Yn yr erthygl hon, rydym yn esbonio sut i ysgrifennu e-bost i gyfiawnhau oedi, boed oedi yn y bore neu oedi yn yr amser i rendro eich gwaith.
Pam cyfiawnhau oedi?
Mae sawl achlysur lle bydd yn rhaid ichi gyfiawnhau oedi. Gall hyn fod oherwydd eich bod yn hwyr i'r gwaith oherwydd digwyddiad annisgwyl, neu oherwydd eich bod wedi bod yn hwyr i'r gwaith. Mewn unrhyw achos, mae'n bwysig cyfiawnhau'ch oedi am resymau dilys ac ymddiheuro i'ch goruchwyliwr.
Yn dawel eich meddwl, ni all oedi fod yn rheswm dros ddiswyddo os yw'n ynysig neu'n achlysurol! Fodd bynnag, mae'n dal yn bwysig ei gyfiawnhau i ddangos eich ewyllys da.
Rhai awgrymiadau i gyfiawnhau oedi trwy e-bost
Pan fyddwch chi'n cyfiawnhau oedi erbyn e-bostmae'n rhaid i chi gefnogi eich cyfiawnhad fel ei fod yn gredadwy, oherwydd nad oes gennych y posibilrwydd o argyhoeddi gan ymadroddion yr wyneb.
Yn gyntaf oll, mae'n bwysig dechrau trwy ymddiheuro am eich oedi. Os nad yw'r oedi yn dibynnu arnoch chi, rhaid i'ch goruchwyliwr ei ddeall. Os yw'r oedi yn dod oddi wrthych chi, afraid flagellate chi, ond esgus eich hun ac yn sôn y byddwch yn sicrhau nad yw hyn yn digwydd eto.
Yna, cyn belled ag y bo modd, cefnogwch eich cyfiawnhad gyda thystiolaeth gorfforol. Os ydych chi'n hwyr am apwyntiad meddygol (er enghraifft, prawf gwaed), dylech allu dangos tystysgrif feddygol. Yn yr un modd, os ydych wedi dychwelyd swydd yn hwyr oherwydd nad oeddech wedi derbyn yr ymateb gan eich rhyng-gysylltydd yn gynharach: atodwch gopi o'r ymateb hwyr i'ch e-bost.
Templed e-bost i gyfiawnhau oedi
Dyma enghraifft i'w dilyn i gyfiawnhau oedi trwy e-bost, os byddwn yn cymryd enghraifft o apwyntiad meddygol a barhaodd yn hwy na'r disgwyl.
Testun: Oedi oherwydd apwyntiad meddygol
Syr / Madam,
Ymddiheuraf am fod yn hwyr y bore yma.
Gwneuthum apwyntiad ar gyfer archwiliad meddygol arferol yn 8h, a gymerodd fwy na'r disgwyl. Atodedig yw tystysgrif yr arholiad hwn.
Rwy'n gobeithio nad oedd gennych unrhyw broblemau gyda'm absenoldeb a diolchaf ichi am eich dealltwriaeth
Yn gywir,
[Llofnod electronig]
Dyma ddeg model ychwanegol i addasu i'ch sefyllfa
E-bost 1: Oedi oherwydd plentyn sâl
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Ymddiheuraf trwy hyn am fy oedi o… ..
Yn anffodus, mae'r oedi hwn oherwydd sefyllfa eithriadol y tu hwnt i'm rheolaeth, gan fod fy mhlentyn bach wedi mynd yn ddifrifol wael. Fe'm gorfodwyd i fynd ag ef ar frys at y meddyg. Ceisiais wneud fy ngorau i ddal i fyny a chyrraedd… oriau’n hwyr.
Yn ymwybodol o'r anawsterau y gallai'r oedi hwn fod wedi'u hachosi, hoffwn gynnig fy ymddiheuriadau diffuant i chi. Ni fyddaf yn oedi cyn dal i fyny yn gyflym ar yr oedi a gymerir ar ffeiliau cyfredol os oes angen er mwyn osgoi unrhyw anghyfleustra.
Derbyniwch, Madam / Syr, y mynegiad o fy nymuniadau gorau.
[Llofnod electronig]
E-bost 2: Oedi trên
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Cymeraf y rhyddid i ysgrifennu atoch i ymddiheuro am fy oedi o… oriau o …….
Yn wir, y diwrnod hwnnw, cafodd fy nhrên ei ganslo pan gyrhaeddais yr orsaf, heb unrhyw gyhoeddiad ymlaen llaw y diwrnod cyn neu cyn gadael fy nghartref. Cafodd yr oedi ar y trên ei achosi gan fagiau ar y cledrau, gan atal trenau rhag rhedeg am… awr.
Ymddiheuraf yn fawr am yr oedi hwn y tu hwnt i'm rheolaeth. Byddaf yn gwneud yr hyn sy'n angenrheidiol i wneud iawn am yr oriau coll er mwyn cwblhau'r ffeiliau cyfredol ac osgoi cosbi'r tîm cyfan ar y prosiect hwn.
Rwy'n parhau i fod ar gael ichi, a derbyniwch fynegiant fy ystyriaeth uchaf.
Cordialement,
[Llofnod electronig]
E-bost 3: Oedi oherwydd tagfeydd traffig
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Hoffwn drwy hyn ymddiheuro i chi am fod yn hwyr yng nghyfarfod…. a oedd i ddigwydd am… .. oriau.
Y diwrnod hwnnw, roeddwn yn wir yn sownd mewn traffig am… oriau oherwydd damwain draffig ddifrifol. Caewyd sawl lôn i ganiatáu i'r gwasanaethau brys basio, a arweiniodd at arafu traffig yn sylweddol.
Mae'n ddrwg iawn gennyf am yr oedi annisgwyl hwn, byddaf yn aros ychydig yn hwy yn y swyddfa i wneud iawn am amser coll a chymryd sylw o'r pynciau a drafodwyd yn ystod y cyfarfod.
Diolchaf ichi ymlaen llaw am eich dealltwriaeth, a gofynnaf ichi gredu yn y mynegiant o'm cofion gorau.
[Llofnod electronig]
E-bost 4: Oedi oherwydd eira
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Rwy’n dod yn ôl atoch ynglŷn â fy oedi ar …… o… .. awr.
Mae'r… /… /…. , roedd hi wedi bwrw eira dros nos. Pan ddeffrais, roedd yr holl lonydd traffig wedi dod yn amhosibl oherwydd faint o eira a diffyg halltu ar y ffyrdd.
Ceisiais ddod i'r swyddfa ar drafnidiaeth gyhoeddus beth bynnag, ond nid oedd unrhyw drên yn rhedeg chwaith oherwydd bod yr holl draciau wedi'u gorchuddio ag eira. Roedd yn rhaid i mi aros tan… oriau cyn i mi gael trên.
Ymddiheuraf yn ddiffuant am y digwyddiad annisgwyl hwn, byddaf yn gwneud yr hyn sy'n angenrheidiol i symud yr oedi yn fy ngwaith oherwydd y digwyddiad hwn.
Gan obeithio na chosbodd y digwyddiad hwn ormod ichi, derbyniwch y mynegiant o'm cofion gorau.
[Llofnod electronig]
E-bost 5: Oedi oherwydd damwain beic
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Hoffwn ddefnyddio'r neges hon i egluro'r oedi a gefais y bore yma.
Mewn gwirionedd, rwy'n beicio i'r gwaith bob dydd. Heddiw, gan gymryd fy llwybr arferol, fe wnaeth car fy nhorri a fy mwrw drosodd yn beryglus. Roedd gen i ffêr wedi ei throelli a bu'n rhaid i mi fynd i'r ystafell argyfwng i gael rhywfaint o driniaeth. Mae hyn yn esbonio pam roedd yn rhaid i mi fod i ffwrdd am ran dda o'r bore, ond des i weithio'n uniongyrchol o'r ysbyty.
Hefyd, cynigiaf fy ymddiheuriadau diffuant am yr oedi hwn y tu hwnt i'm rheolaeth ac am yr anghyfleustra a achoswyd. Symudaf ymlaen ar yr oedi er mwyn osgoi achosi rhagfarn i'r tîm cyfan.
Yn weddill wrth law,
Cordialement,
[Llofnod electronig]
E-bost 6: Oedi o 45 munud oherwydd twymyn
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Hoffwn ymddiheuro'n ddwfn am fy oedi o ..... 45 munud.
Yn wir, cefais dwymyn y noson… .. Cymerais feddyginiaeth ond yn y bore pan ddeffrais, cefais gur pen mawr ac roeddwn yn dal i deimlo ychydig yn ddrwg. Arhosais ychydig funudau yn hirach nag arfer i'r salwch basio cyn dod i'r gwaith mewn amodau da.
Mae hyn yn egluro fy oedi o 45 munud yr hoffwn ymddiheuro'n ddiffuant amdano. Gobeithio nad ydw i wedi achosi unrhyw niwed i chi. Byddaf yn caniatáu i mi fy hun aros ychydig yn hwyrach heno i wneud iawn am yr oedi hwn.
Diolch i chi am eich dealltwriaeth ac rydw i ar gael ichi.
[Llofnod electronig]
E-bost 7: Oedi oherwydd bod y car wedi torri i lawr
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Oherwydd chwalfa fy nghar, cymeraf y rhyddid i ysgrifennu atoch i'ch rhybuddio y byddaf yn hwyr erbyn…. munudau / oriau y bore yma.
Yn wir, bu’n rhaid imi ei ollwng yn y garej ar frys cyn dod i fynd â chludiant cyhoeddus. Rwy'n gobeithio cyrraedd y swyddfa ar ... oriau ar y mwyaf.
Ymddiheuraf yn ddiffuant am yr anghyfleustra a byddaf yn gwneud yr hyn sy'n angenrheidiol i wneud iawn am yr oedi hwn. Er gwybodaeth, rwy'n bwriadu anfon y ffeil atoch i'w dychwelyd heddiw am ... o'r gloch fan bellaf.
Diolch i chi am eich dealltwriaeth ac rwy'n parhau i fod ar gael dros y ffôn ac e-bost nes i mi gyrraedd y swyddfa.
Cordialement,
[Llofnod electronig]
E-bost 8: Oedi oherwydd cyfarfod ysgol
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Hoffwn trwy'r neges fer hon ymddiheuro am fy oedi o…. oriau'r bore 'ma.
Yn anffodus, cefais apwyntiad brys yn ysgol fy mhlentyn yn gynnar iawn y bore yma. A gymerodd ychydig yn hirach na'r disgwyl. Daeth y cyfarfod a oedd i gael ei gynnal rhwng 7:30 a 8:15 i ben am…. amser. Fe wnes i fy ngorau i gyrraedd y swyddfa cyn gynted â phosib.
Ymddiheuraf am y digwyddiad hwn. Cymeraf fy nghamau i wneud iawn am yr oedi ar ffeiliau'r dydd, gan obeithio peidio â chosbi'r tîm.
Diolch am eich dealltwriaeth,
Cordialement,
[Llofnod electronig]
E-bost 9: Oedi oherwydd galwad deffro
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Hoffwn ymddiheuro am fy oedi o… munud / awr.
Yn wir, y bore hwnnw, ni chlywais fy nghloc larwm yn canu a chollais y trên yr wyf fel arfer yn ei gymryd i gyrraedd y gwaith. Roedd y trên nesaf hanner awr yn ddiweddarach, sy'n esbonio'r oedi hir. Ymddiheuraf yn ddiffuant am y digwyddiad hwn sydd wedi digwydd am y tro cyntaf ers sawl blwyddyn.
Rwy’n bwriadu sicrhau na fydd sefyllfa o’r fath yn digwydd eto yn y dyfodol, ac i ddal i fyny trwy aros ychydig yn hwyrach heddiw yn y swyddfa.
Yn y gobaith nad wyf wedi trafferthu gormod ichi gyda'r digwyddiad hwn, derbyniwch fynegiant fy ystyriaeth uchaf.
[Llofnod electronig]
E-bost 10: Oedi oherwydd streic
Helo [enw'r goruchwyliwr],
Rwy’n ysgrifennu i ymddiheuro am fy oedi o…. y… ..
Yn wir, trefnwyd streic genedlaethol y diwrnod hwnnw pan na allai trafnidiaeth gyhoeddus a modurwyr gylchredeg dan amodau arferol. Felly roedd yn amhosibl imi gyrraedd y gwaith ar amser oherwydd ni allwn ddefnyddio fy nghar na chymryd trafnidiaeth gyhoeddus.
Hefyd, bu’n rhaid imi aros i’r sefyllfa ddychwelyd i fwy neu lai arferol i fynd ar y trên nesaf i….
Ymddiheuraf am y digwyddiad hwn y tu hwnt i'm rheolaeth. Rwyf eisoes wedi anfon fy nghyfraniad at y prosiect atoch…. a oedd i fod i ddod heddiw.
Yn weddill sydd ar gael ichi i'w drafod,
[Llofnod electronig]
