چاپ دوستانه، PDF و ایمیل

ایمیل یکی از اصلی ترین ابزارهای ارتباطی در محیط حرفه ای است. با این حال، برخی تمایل دارند قوانین را فراموش کنند. این با توجه به اینکه ایمیل کمتر از نامه رسمی در نظر گرفته می شود. دانستن این نکته مهم است که با این وجود این نوشته همچنان یک نوشته کارآمد باقی می ماند، حتی اگر سبکی سبک تر یا کاربرپسندتر داشته باشد. چگونه در یک ایمیل حرفه ای موفق شویم؟ شیوه هایی را که برای تهیه پیش نویس در قوانین هنر باید اتخاذ کنید، کشف کنید.

موضوع ایمیل باید کوتاه باشد

مشخصاً اولین چیزی که گیرنده شما می خواند موضوع ایمیل شماست. این در واقع تنها خطی است که در صندوق ورودی نشان داده می شود. به همین دلیل است که باید کوتاه ، دقیق و شسته و رفته باشد. به همین ترتیب ، باید پیوندی با هدف ایمیل شما داشته باشد (اطلاع رسانی ، اطلاع رسانی ، دعوت ...). به عبارت دیگر ، گیرنده باید به سرعت درک کند که چیست ، فقط با خواندن موضوع.

موضوع ایمیل را می توان در یک جمله اسمی ، یک جمله بدون کلمه پیوند ، یک جمله 5 تا 7 کلمه ای ، یک جمله بدون مقاله فرموله کرد. در اینجا چند مثال آورده شده است: "درخواست اطلاعات" ، "درخواست موقعیت ..." ، "لغو آموزش CSE در 25 ژانویه" ، "دعوت به 10 سال شرکت X" ، "گزارش جلسه از … "، و غیره.

همچنین توجه داشته باشید که نبود موضوع می تواند ایمیل را ناخواسته کند.

فرمول شروع

فرمول تماس نیز نامیده می شود ، این اولین کلمات ایمیل را مشخص می کند. به عبارت دیگر ، این کلمات هستند که تماس با شخص مکالمه را تضمین می کنند.

این فرم درخواست تجدید نظر به طور خاص به عوامل زیر بستگی دارد:

  • رابطه شما با گیرنده: آیا گیرنده را می شناسید؟ اگر چنین است در چه مرحله ای؟
  • زمینه ارتباطات: رسمی یا غیررسمی؟
READ  از CCI به خوبی در ایمیل استفاده کنید

بنابراین بدیهی است که قرار نیست شما به همان روشی که قصد دارید به یک همکار خود بپردازید ، به یک مقام برتر مراجعه کنید. به همین ترتیب ، فرمول متفاوتی است که هنگام خطاب به یک غریبه از آن استفاده خواهید کرد.

به دنبال فرمول تجدیدنظر ، اولین جمله از ایمیل آمده است که باید با موضوع مقاله حرفه ای پیوند داده شود.

متن ایمیل

استفاده از روش هرم وارونه را برای نوشتن متن ایمیل خود در نظر بگیرید. این شامل شروع با اطلاعات اصلی ایمیل است که اغلب موضوع ایمیل است. پس از آن ، شما باید اطلاعات دیگر را به روشی کاهنده ، یعنی از مهمترین به کمترین ضروری ، فراخوانی کنید.

دلیل اینکه چرا باید به دنبال این روش بروید این است که قسمت اول جمله بهترین خوانده شده و بیشترین بخاطر سپرده شده است. در یک جمله 40 کلمه ای ، شما معمولاً فقط 30٪ قسمت اول را به یاد می آورید.

ایمیل شما باید با جملات کوتاه و به زبان حرفه ای و روزمره نوشته شود. به این معنی ، از اصطلاحات فنی پرهیز کنید و اطمینان حاصل کنید که کلمات متصل کننده ای بین جملات وجود دارد.

سرانجام ، برای پایان ایمیل خود ، عبارت مودب را فراموش نکنید. سپس در پایان ضمن لطف كردن متناسب با متن مبادله و همچنین رابطه خود با گیرنده ، از حسن نیت ارائه می دهید.