આપણામાંના મોટાભાગના લોકો માટે ઈમેલ એ પ્રિફર્ડ કોમ્યુનિકેશન ટૂલ છે. ઈ-મેલ કલ્પિત છે કારણ કે તમારે વાતચીત કરવા માટે તમારા ઇન્ટરલોક્યુટર તરીકે તે જ સમયે ઉપલબ્ધ હોવું જરૂરી નથી. જ્યારે અમારા સાથીદારો અનુપલબ્ધ હોય અથવા વિશ્વની બીજી બાજુએ હોય ત્યારે આ અમને ચાલુ મુદ્દાઓ પર આગળ વધવાની મંજૂરી આપે છે.
જો કે, આપણામાંના મોટાભાગના ઇમેઇલ્સની અનંત સૂચિમાં ડૂબી રહ્યા છે. 2016 માં પ્રકાશિત થયેલા એક અહેવાલ મુજબ, સરેરાશ વ્યવસાયિક વપરાશકર્તા દરરોજ 100 થી વધુ ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્ત કરે છે અને મોકલે છે.
આ ઉપરાંત, ઇમેઇલ્સ ખૂબ સરળતાથી સમજવામાં આવે છે. તાજેતરના સેન્ડમેલ અભ્યાસમાં જાણવા મળ્યું છે કે 64% લોકોએ એક ઇમેઇલ મોકલ્યો હતો અથવા પ્રાપ્ત કર્યો હતો જેણે ગુસ્સો અથવા અવિચારી મૂંઝવણ ઊભી કરી હતી.
અમે જે ઇમેઇલ્સ મોકલીએ છીએ અને પ્રાપ્ત કરીએ છીએ, અને કારણ કે ઇમેઇલ્સ ઘણીવાર ખોટી રીતે વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છે, તે સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત રીતે લખવાનું મહત્વપૂર્ણ છે.
વ્યવસાયિક ઇ-મેઇલ કેવી રીતે યોગ્ય રીતે લખવું
ટૂંકી અને પોઈન્ટ ઈમેલ લખવાથી ઈમેલ મેનેજ કરવામાં વિતાવેલો સમય ઘટશે અને તમને વધુ ઉત્પાદક બનાવશે. તમારી ઈમેઈલ ટૂંકી રાખીને, તમે ઈમેલ પર ઓછો સમય અને અન્ય કાર્યોમાં વધુ સમય પસાર કરશો. તેણે કહ્યું, સ્પષ્ટ રીતે લખવું એ એક કૌશલ્ય છે. બધી કુશળતાની જેમ, તમારે જરૂર પડશે તેના વિકાસ પર કામ કરે છે.
શરૂઆતમાં, તમને ટૂંકી ઈમેલ લખવામાં એટલો સમય લાગી શકે છે જેટલો લાંબો ઈમેલ લખવામાં લાગે છે. જો કે, જો આ કિસ્સો હોય તો પણ, તમે તમારા સાથીદારો, ગ્રાહકો અથવા કર્મચારીઓને વધુ ઉત્પાદક બનવામાં મદદ કરશો, કારણ કે તમે તેમના ઇનબોક્સમાં ઓછા ક્લટર ઉમેરશો, જે તેમને તમને વધુ ઝડપથી પ્રતિસાદ આપવામાં મદદ કરશે.
સ્પષ્ટ રીતે લખવાથી, તમે એવા વ્યક્તિ તરીકે ઓળખાઈ જશો જે જાણે છે કે તેઓ શું ઈચ્છે છે અને વસ્તુઓ પૂર્ણ કરે છે. બંને તમારી કારકિર્દીની સંભાવનાઓ માટે સારા છે.
તેથી સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને વ્યવસાયિક ઇ-મેઇલ લખવા માટે તે શું લે છે?
તમારા લક્ષ્યને ઓળખો
સ્પષ્ટ ઇ-મેલ્સ હંમેશા સ્પષ્ટ હેતુ ધરાવે છે.
દર વખતે જ્યારે તમે ઈમેલ લખવા બેસો, ત્યારે તમારી જાતને પૂછવા માટે થોડીક સેકંડ લો, “હું આ કેમ મોકલી રહ્યો છું? હું પ્રાપ્તકર્તા પાસેથી શું અપેક્ષા રાખું છું?
જો તમે આ પ્રશ્નોના જવાબ આપી શકતા નથી, તો તમારે ઇમેઇલ મોકલવું જોઈએ નહીં. તમને જે જોઈએ છે તે જાણ્યા વિના ઇ-મેઈલ લખી તમારા સમય અને તમારા પ્રાપ્તકર્તાને નષ્ટ કરી રહ્યું છે. જો તમે જે જોઈએ તે બરાબર જાણતા નથી, તો તમારે તમારા માટે સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્તમાં વ્યક્ત કરવું મુશ્કેલ રહેશે.
"એક સમયે એક વસ્તુ" નિયમનો ઉપયોગ કરો
ઇમેઇલ્સ મીટિંગ્સ માટે કોઈ વિકલ્પ નથી. બિઝનેસ મીટિંગ્સ સાથે, તમે જેટલી વધુ કાર્યસૂચિ વસ્તુઓ પર કામ કરો છો, તેટલી વધુ ઉત્પાદક મીટિંગ.
ઇમેઇલ્સ સાથે, વિપરીત સાચું છે. તમે તમારા ઇમેઇલ્સમાં ઓછા વિષયો શામેલ કરો છો, એટલું જ નહીં તમારી વાતચીત માટે વધુ સમજશક્તિ હશે.
એટલા માટે "એક સમયે એક વસ્તુ" નિયમનો અભ્યાસ કરવો એ સારો વિચાર છે. ખાતરી કરો કે તમે મોકલો છો તે દરેક ઇમેઇલ એક વસ્તુ વિશે છે. જો તમારે બીજા પ્રોજેક્ટ વિશે વાતચીત કરવાની જરૂર હોય, તો બીજી ઇમેઇલ લખો.
પોતાને પૂછવા માટે સારો સમય છે, "શું આ ઇમેઇલ ખરેખર આવશ્યક છે?" ફરીથી, ફક્ત એકદમ આવશ્યક ઇ-મેઇલ તમે જે વ્યક્તિને ઈ-મેલ મોકલો છો તેના સંદર્ભમાં સાક્ષી આપો.
સહાનુભૂતિની પ્રેક્ટિસ
સહાનુભૂતિ એ અન્યની આંખો દ્વારા વિશ્વને જોવાની ક્ષમતા છે. જ્યારે તમે આ કરો છો, ત્યારે તમે તેમના વિચારો અને લાગણીઓને સમજો છો.
ઇમેઇલ્સ લખતી વખતે, વાચકોના દૃષ્ટિકોણથી તમારા શબ્દો વિશે વિચારો. તમે જે પણ લખો છો તેનાથી, પોતાને પૂછો:
- જો મને આ સજા મળે તો હું કેવી રીતે અર્થઘટન કરી શકું?
- તે સ્પષ્ટ કરવા માટે અસ્પષ્ટ શરતો શામેલ છે?
આ તમારે લખવાની રીતનું એક સરળ, છતાં અસરકારક ગોઠવણ છે. તમને વાંચનારા લોકો વિશે વિચારવું કે તેઓ તમને પ્રતિક્રિયા આપે છે તે રીતે બદલાશે.
તમને પ્રારંભ કરવામાં સહાય માટે વિશ્વને જોવા માટે એક સહજ માર્ગ છે. મોટા ભાગના લોકો:
- વ્યસ્ત છે. તમે શું ઇચ્છો છો તે અનુમાન કરવાનો તેમની પાસે સમય નથી, અને તેઓ તમારી ઇમેઇલ વાંચવામાં અને તેનો ઝડપથી પ્રતિસાદ આપવા માટે સમર્થ થવા માંગશે.
- ખુશામતનો આનંદ માણો. જો તમે તેમને અથવા તેમના કાર્ય વિશે કંઈક હકારાત્મક કહી શકો છો, તો તે કરો. તમારા શબ્દો બગાડવામાં આવશે નહીં.
- આભાર માનવા ગમે છે. જો પ્રાપ્તકર્તાએ તમને કોઈપણ રીતે મદદ કરી હોય, તો તેમનો આભાર માનવાનું યાદ રાખો. જ્યારે તમને મદદ કરવાનું તેમનું કામ હોય ત્યારે પણ તમારે આ કરવું જોઈએ.
પ્રસ્તુતિઓ સંક્ષિપ્ત કરો
જ્યારે તમે પ્રથમવાર કોઈને ઈમેલ કરો છો, ત્યારે તમારે પ્રાપ્તકર્તાને જણાવવું જરૂરી છે કે તમે કોણ છો. તમે તેને સામાન્ય રીતે એક વાક્યમાં કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે: “તમને [ઇવેન્ટ X] ખાતે મળીને આનંદ થયો. »
પરિચય ટૂંકો કરવાની એક રીત એ છે કે તમે રૂબરૂ મળી રહ્યા હોવ તેમ લખો. જ્યારે તમે રૂબરૂમાં કોઈને મળો ત્યારે તમે પાંચ મિનિટના એકપાત્રી નાટકમાં પ્રવેશવા માંગતા નથી. તેથી તે ઇમેઇલમાં કરશો નહીં.
પરિચય જરૂરી છે કે કેમ તે તમે નથી જાણતા. કદાચ તમે પહેલાથી પ્રાપ્તકર્તાનો સંપર્ક કર્યો છે, પરંતુ તમને ખબર નથી કે તે તમને યાદ કરશે કે નહીં. તમે તમારા પ્રમાણપત્રને તમારા ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરમાં મૂકી શકો છો.
આ ગેરસમજ ટાળે છે. તમારી જાતને એવી કોઈ વ્યક્તિ સાથે ફરીથી રજૂ કરો કે જે તમને પહેલેથી જ જાણે છે કે તમે અસભ્ય બની શકો છો. જો તેણીને ખાતરી ન હોય કે તેણી તમને ઓળખે છે કે નહીં, તો તમે તેને ફક્ત તમારી સહી તપાસવા દો.
તમારી જાતને પાંચ વાક્યો સુધી મર્યાદિત કરો
તમે લખતા દરેક ઇમેઇલમાં, તમારે જે જોઈએ છે તે કહેવા માટે પૂરતા વાક્યોનો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે. એક ઉપયોગી પ્રથા જાતે પાંચ વાક્યો સુધી મર્યાદિત છે.
પાંચ વાક્ય કરતાં ઓછું ક્રૂર અને કઠોર હોય છે, પાંચ વાક્યોથી વધુ કચરો સમય.
ત્યાં એવા સમય હશે જ્યારે ઇમેઇલને પાંચ વાક્યો સમાવવાનું અશક્ય હશે. પરંતુ મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, પાંચ વાક્યો પર્યાપ્ત છે.
પાંચ વાક્યોના શિસ્તને અપનાવો અને તમે તમારી જાતને ઇમેઇલ્સને ઝડપી લખી શકશો. તમને વધુ જવાબો મળશે.
ટૂંકા શબ્દો વાપરો
1946માં, જ્યોર્જ ઓરવેલે લેખકોને સલાહ આપી હતી કે લાંબા શબ્દનો ક્યારેય ઉપયોગ ન કરો જ્યાં ટૂંકું કામ કરશે.
આ સલાહ આજે પણ વધુ સુસંગત છે, ખાસ કરીને જ્યારે ઇમેઇલ્સ લખતી વખતે.
ટૂંકા શબ્દો તમારા રીડર માટે આદર દર્શાવે છે. ટૂંકા શબ્દોનો ઉપયોગ કરીને, તમે તમારા સંદેશને સમજવામાં સરળ બનાવ્યા.
તે જ ટૂંકા વાક્યો અને ફકરાઓની સાચી છે. જો તમારો સંદેશ સ્પષ્ટ અને સમજવામાં સરળ હોવો હોય તો ટેક્સ્ટના મોટા બ્લોક્સ લખવાનું ટાળો.
સક્રિય વૉઇસનો ઉપયોગ કરો
સક્રિય અવાજ વાંચવા માટે સરળ છે. તે ક્રિયા અને જવાબદારીને પણ પ્રોત્સાહિત કરે છે. ખરેખર, સક્રિય અવાજમાં, વાક્યો જે વ્યક્તિ કાર્ય કરે છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. નિષ્ક્રિય અવાજમાં, વાક્યો જે ઑબ્જેક્ટ પર કાર્ય કરે છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. નિષ્ક્રિય અવાજમાં, એવું લાગે છે કે વસ્તુઓ તેમના પોતાના પર થઈ રહી છે. સક્રિય રીતે, વસ્તુઓ ત્યારે જ બને છે જ્યારે લોકો કાર્ય કરે છે.
પ્રમાણભૂત બંધારણને વળગી રહો
તમારી ઇમેઇલ્સ ટૂંકા રાખવા માટે કી શું છે? પ્રમાણભૂત માળખું વાપરો. આ એક નમૂનો છે જે તમે લખતા દરેક ઇમેઇલ માટે અનુસરી શકો છો.
તમારા ઇમેઇલ્સ ટૂંકા રાખવા ઉપરાંત, સ્ટાન્ડર્ડ સ્ટ્રક્ચરને અનુસરવાથી તમને ઝડપથી લખવામાં પણ સહાય મળે છે.
સમય જતાં, તમે એક માળખું વિકસાવશો જે તમારા માટે કાર્ય કરશે. પ્રારંભ કરવા માટે અહીં એક સરળ માળખું છે:
- નમસ્કાર
- ખુશામત
- તમારા ઇમેઇલ માટેનું કારણ
- એક્શન માટે કૉલ
- એક બંધ સંદેશ (બંધ)
- હસ્તાક્ષર
ચાલો આમાંના દરેકને ઊંડાણમાં જોઈએ.
- આ ઈમેલની પહેલી લાઇન છે. “હેલો, [પ્રથમ નામ]” એ એક સામાન્ય શુભેચ્છા છે.
- જ્યારે તમે પ્રથમ વખત કોઈને ઈમેલ કરી રહ્યાં હોવ, ત્યારે ખુશામત એ એક સરસ શરૂઆત છે. સારી રીતે લખેલી ખુશામત પણ પરિચય તરીકે સેવા આપી શકે છે. દાખલા તરીકે :
“મેં [તારીખ] પર [વિષય] પર તમારી રજૂઆતનો આનંદ માણ્યો. »
“મને તમારો બ્લોગ [વિષય] પર ખરેખર મદદરૂપ લાગ્યો. »
“તમને [ઇવેન્ટ] પર મળીને આનંદ થયો. »
- તમારા ઇમેઇલ માટેનું કારણ. આ વિભાગમાં, તમે કહો છો, "હું આ વિશે પૂછવા માટે ઈમેલ કરવા જઈ રહ્યો છું..." અથવા "હું વિચારી રહ્યો હતો કે શું તમે મદદ કરી શકશો કે નહીં..." કેટલીકવાર તમારે તમારા લખવાના કારણો સમજાવવા માટે બે વાક્યોની જરૂર પડશે.
- એક્શન માટે કૉલ. એકવાર તમે તમારા ઇમેઇલ માટેનું કારણ સમજાવ્યા પછી, ધારો કે પ્રાપ્તકર્તા જાણશે કે શું કરવું. ચોક્કસ સૂચનાઓ પૂરી પાડો. ઉદાહરણ તરીકે:
"શું તમે મને તે ફાઇલો ગુરુવાર સુધીમાં મોકલી શકશો?" »
"તમે આવનારા બે અઠવાડિયામાં આ લખી શકશો?" "
“કૃપા કરીને તે વિશે Yann લખો, અને જ્યારે તમે તે કરી લો ત્યારે મને જણાવો. »
તમારી વિનંતીને સવાલના રૂપમાં સ્ટ્રક્ચર કરીને, પ્રાપ્તકર્તાને જવાબ આપવા આમંત્રણ આપવામાં આવ્યું છે. વૈકલ્પિક રીતે, તમે આનો ઉપયોગ પણ કરી શકો છો: "તમે આ ક્યારે કર્યું તે મને જણાવો" અથવા "આ તમારા માટે ઠીક છે કે કેમ તે મને જણાવો." "
- બંધ. તમારો ઈમેલ મોકલતા પહેલા, એક બંધ સંદેશ સામેલ કરવાની ખાતરી કરો. આ તમારા કૉલ ટુ એક્શનને પુનરાવર્તિત કરવા અને પ્રાપ્તકર્તાને સારું લાગે તેવા બેવડા હેતુને પૂર્ણ કરે છે.
સારા બંધ થવાના ઉદાહરણો:
“આ સાથે તમારી બધી સહાય બદલ આભાર. "
"તમે શું વિચારો છો તે સાંભળવા માટે હું રાહ જોઈ શકતો નથી. »
“જો તમને કોઈ પ્રશ્નો હોય તો મને જણાવો. "
- શુભેચ્છા સંદેશો દ્વારા તમારી સહી પહેલા ઉમેરવાની વિચારણા સમાપ્ત કરવા.
તે "તમારું", "આપની", "સરસ દિવસ" અથવા "તમારો આભાર" હોઈ શકે છે.
