დაუსწრებელი შეტყობინებები მნიშვნელოვანი სამუშაოა. მაგრამ მრავალი მიზეზის გამო, მათი უგულებელყოფა შეიძლება. ეს აიხსნება მათი წერის კონტექსტით და ზოგჯერ იმ ზემოქმედების გაუთვალისწინებლად, რაც მათ შეუძლიათ.
მართლაც, არარსებობის შეტყობინება არის ავტომატური შეტყობინება. გაიგზავნა საპასუხოდ ნებისმიერ შეტყობინებაზე, რომელიც მიიღება დროის ინტერვალში ან განსაზღვრულ ვადაში. ზოგჯერ შეტყობინება მზადდება შვებულებაში გასვლის ფონზე. ეს პერიოდი, როდესაც ალბათ უკვე სხვაგან გაქვთ თქვენი აზრი, შეიძლება არ იყოს საუკეთესო დრო თქვენი წერილის დასაწერად.
რა აზრი აქვს ავტომატური არარსებობის შეტყობინების კონფიგურაციას?
სამუშაო გზავნილის არარსებობა მრავალმხრივ მნიშვნელოვანია. ის გამოიყენება თქვენი ყველა თანამშრომლის შესახებ თქვენი არყოფნის შესახებ. ეს ასევე ემსახურება ინფორმაციის მიწოდებას, რომელიც საშუალებას აძლევს მათ გააგრძელონ თავიანთი საქმიანობა, სანამ შენს დაბრუნებას ელიან. ეს ინფორმაცია ძირითადად არის თქვენი გამოჯანმრთელების თარიღი, საგანგებო სიტუაციების საკონტაქტო ინფორმაცია თქვენთან დასაკავშირებლად ან კოლეგის საკონტაქტო ინფორმაცია საგანგებო სიტუაციებში დასაკავშირებლად. ამ ყველაფრის გათვალისწინებით, არარსებობის მესიჯი კომუნიკაციის აუცილებელი მოქმედებაა ნებისმიერი პროფესიონალისთვის.
რომელი შეცდომებია თავიდან ასაცილებლად?
არარსებობის შეტყობინების მნიშვნელობიდან გამომდინარე, მხედველობაში უნდა იქნეს მიღებული რამდენიმე პარამეტრი, რათა არ მოხდეს თქვენი თანამოსაუბრის შოკი ან უპატივცემულობა. სჯობს ზედმეტად პატივისცემით ჟღერდე, ვიდრე უპატივცემულო. ასე რომ, თქვენ არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ისეთი გამოთქმები, როგორიცაა OUPS, pff და ა.შ. თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ ყველა დაინტერესებული მხარის პროფილი. ამრიგად, მოერიდეთ წერას ისე, თითქოს უბრალოდ თანამშრომლებს ესაუბრებით, როდესაც თქვენი უფროსები ან კლიენტები, მომწოდებლები ან თუნდაც საჯარო ხელისუფლება შეიძლება გიგზავნით შეტყობინებას.
ამ უხერხულობის თავიდან ასაცილებლად, Outlook– ს საშუალებით შეიძლება ჰქონდეს არარსებობის შეტყობინება შიდა კომპანიის ფოსტისთვის და სხვა შეტყობინება გარე ფოსტისთვის. ნებისმიერ შემთხვევაში, თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ ყველა პროფილი, რომ კარგად სტრუქტურირებული არ იყოს გაგზავნილი შეტყობინება.
გარდა ამისა, ინფორმაცია უნდა იყოს სასარგებლო და ზუსტი. თავიდან აიცილეთ ორაზროვანი შეტყობინებები, როგორიცაა "ხვალ არ ვიქნები". იცოდეთ, ვინც ამ ინფორმაციას მიიღებს, ვერ იცნობს ამ "ხვალ" თარიღს.
დაბოლოს, მოერიდეთ ნაცნობი და ჩვეულებრივი ტონის გამოყენებას. მართლაც, შვებულების ეიფორიამ დანახვაზე შეიძლება გამოიწვიოს ზედმეტად ნაცნობი ტონის გამოყენება. გახსოვდეთ, რომ ბოლომდე პროფესიონალურად დარჩეთ. ზეპირად კოლეგებთან ეს შეიძლება მოხდეს, მაგრამ განსაკუთრებით არა სამუშაო დოკუმენტების კონტექსტში.
არარსებობის რა ტიპი უნდა აირჩიოთ?
ყველა ამ პრობლემის თავიდან ასაცილებლად აირჩიეთ ჩვეულებრივი სტილი. ეს მოიცავს თქვენს სახელებს და გვარებს, ინფორმაციას იმის შესახებ, თუ როდის შეგიძლიათ მიიღოთ დამუშავებული წერილი და იმ პირებს, რომლებსაც დაუკავშირდებით საგანგებო ვითარების შემთხვევაში.
