გვერდის შინაარსი

განსაზღვრეთ თქვენი მიზნისთვის ადაპტირებული სტანდარტული მოდელი

არსებობს სხვადასხვა სტანდარტული ელ.ფოსტის ანგარიშის შაბლონები, რომლებიც გამოიყენება ბიზნესში. თქვენი მოხსენების მიზნიდან გამომდინარე სწორი ფორმატის არჩევა აუცილებელია თქვენი გზავნილის ნათლად და ეფექტურად გადმოსაცემად.

რეგულარული მონიტორინგის ანგარიშისთვის, როგორიცაა ყოველკვირეული ან ყოველთვიური ანგარიში, აირჩიეთ ცხრილის სტრუქტურა ძირითადი ფიგურებით (გაყიდვები, წარმოება და ა.შ.).

ბიუჯეტის ან რესურსის მოთხოვნისთვის, დაწერეთ ნაწილებად სტრუქტურირებული ფაილი შესავალი, თქვენი დეტალური საჭიროებები, არგუმენტები და დასკვნა.

კრიზისულ სიტუაციაში, რომელიც საჭიროებს გადაუდებელ რეაქციას, დადეთ ფსონი პირდაპირ და ძლიერ სტილზე, რამდენიმე შოკისმომგვრელი წინადადებით ჩამოთვალეთ პრობლემები, შედეგები და ქმედებები.

როგორიც არ უნდა იყოს მოდელი, იზრუნეთ ფორმატირებაზე ინტერტიტრებით, ტყვიებით, ცხრილებით, რათა ხელი შეუწყოთ კითხვას. ქვემოთ მოცემული კონკრეტული მაგალითები დაგეხმარებათ აირჩიოთ საუკეთესო ფორმატი თითოეული სიტუაციისთვის პროფესიონალური და ეფექტური ელფოსტის მოხსენებებისთვის.

რეგულარული მონიტორინგის ანგარიში ცხრილების სახით

რეგულარული მონიტორინგის ანგარიში, მაგალითად, ყოველთვიური ან ყოველკვირეული, მოითხოვს მკაფიო და სინთეზურ სტრუქტურას, რომელიც ხაზს უსვამს ძირითად მონაცემებს.

ფორმატი ცხრილებში შესაძლებელს ხდის მნიშვნელოვანი ინდიკატორების (გაყიდვები, წარმოება, კონვერტაციის კურსი და ა.შ.) ორგანიზებულად და წასაკითხად წარმოჩენას რამდენიმე წამში.

დაასახელეთ თქვენი ცხრილები ზუსტად, მაგალითად „ონლაინ გაყიდვების ევოლუცია (თვიური ბრუნვა 2022)“. გახსოვდეთ ერთეულების აღნიშვნა.

თქვენ შეგიძლიათ ჩართოთ ვიზუალური ელემენტები, როგორიცაა გრაფიკა შეტყობინების გასაძლიერებლად. დარწმუნდით, რომ მონაცემები სწორია და გამოთვლები სწორია.

თან ახლეთ თითოეულ ცხრილს ან გრაფიკს მოკლე კომენტარი, რომელიც აანალიზებს ძირითად ტენდენციებსა და დასკვნებს, 2-3 წინადადებაში.

ცხრილის ფორმატი უადვილებს თქვენს მიმღებს სწრაფად წაიკითხოს ძირითადი. იდეალურია რეგულარული მონიტორინგის ანგარიშებისთვის, რომლებიც საჭიროებენ ძირითადი მონაცემების შემაჯამებელ პრეზენტაციას.

გავლენიანი ელფოსტა კრიზისის შემთხვევაში

გადაუდებელ სიტუაციაში, რომელიც მოითხოვს სწრაფ რეაგირებას, აირჩიეთ მოხსენება მოკლე, მკვეთრი წინადადებების სახით.

თავიდანვე გამოაცხადეთ პრობლემა: „ჩვენი სერვერი გათიშულია თავდასხმის შემდეგ, ჩვენ ხაზგარეშე ვართ“. შემდეგ დეტალურად აღწერეთ გავლენა: დაკარგული ბრუნვა, დაზარალებული მომხმარებლები და ა.შ.

შემდეგ ჩამოთვალეთ ქმედებები, რომლებიც განხორციელდა ზიანის შესამცირებლად და რაც უნდა განხორციელდეს დაუყოვნებლივ. დაასრულეთ აქტუალური კითხვით ან მოთხოვნით: „შეგვიძლია თუ არა დავითვალოთ დამატებითი რესურსები სერვისის აღსადგენად 48 საათის განმავლობაში?

კრიზისის დროს მთავარია სწრაფად ინფორმირება სირთულეების, შედეგებისა და პასუხების შესახებ რამდენიმე პირდაპირი წინადადებით. თქვენი შეტყობინება უნდა იყოს მოკლე და მობილიზებული. Punchy სტილი ყველაზე ეფექტურია ამ ტიპის საგანგებო ელ.ფოსტის მოხსენებისთვის.

 

მაგალითი XNUMX: დეტალური ყოველთვიური გაყიდვების ანგარიში

Madam,

გთხოვთ იხილოთ ქვემოთ ჩვენი მარტის გაყიდვების დეტალური ანგარიში:

  1. გაყიდვები მაღაზიაში

მაღაზიებში გაყიდვები წინა თვესთან შედარებით 5%-ით შემცირდა 1 ევრომდე. აქ არის ევოლუცია დეპარტამენტების მიხედვით:

  • საყოფაცხოვრებო ტექნიკა: ბრუნვა 550 ევრო, სტაბილური
  • წვრილმანი განყოფილება: ბრუნვა 350 ევრო, 000%-ით შემცირებული
  • ბაღის განყოფილება: ბრუნვა 300 ევრო, 000% კლება
  • სამზარეულოს განყოფილება: ბრუნვა 50 ევრო, 000%-ით მეტი

ბაღის განყოფილების შემცირება ამ თვეში არახელსაყრელი ამინდით აიხსნება. გაითვალისწინეთ წამახალისებელი ზრდა სამზარეულოს განყოფილებაში.

  1. ონლაინ გაყიდვები

ჩვენს ვებგვერდზე გაყიდვები სტაბილურია 900 ევროზე. მობილურის წილი გაიზარდა ონლაინ გაყიდვების 000%-მდე. ავეჯისა და დეკორაციის გაყიდვები მკვეთრად გაიზარდა ჩვენი ახალი საგაზაფხულო კოლექციის წყალობით.

  1. მარკეტინგული მოქმედებები

ჩვენმა ელ.ფოსტის კამპანიამ ბებიების დღისთვის შექმნა დამატებითი ბრუნვა 20 ევროს ოდენობით სამზარეულოს განყოფილებაში.

ჩვენმა ოპერაციებმა სოციალურ ქსელებში ინტერიერის დიზაინის გარშემო ასევე გაზარდა გაყიდვები ამ სეგმენტში.

  1. დასკვნა

მიუხედავად მაღაზიების მცირე ვარდნისა, ჩვენი გაყიდვები რჩება მყარი, განპირობებული ელექტრონული კომერციით და მიზნობრივი მარკეტინგული ოპერაციებით. ჩვენ უნდა გავაგრძელოთ ძალისხმევა დეკორაციისა და ავეჯზე, რათა კომპენსაცია მოვახდინოთ ბაღის განყოფილებაში სეზონური ვარდნის გამო.

თქვენს განკარგულებაში ვარ ნებისმიერი განმარტებისთვის.

პატივისცემით,

Jean Dupont Seller აღმოსავლეთის სექტორი

მეორე მაგალითი: დამატებითი ბიუჯეტის მოთხოვნა ახალი პროდუქტის ხაზის გაშვებისთვის

 

ქალბატონო გენერალური დირექტორი,

მე მაქვს პატივი მოვითხოვო თქვენგან დამატებითი ბიუჯეტი, როგორც ნაწილი ჩვენი ახალი ასორტიმენტის 2024 წლის ივნისისთვის დაგეგმილი პროდუქციის გაშვების ფარგლებში.

ეს სტრატეგიული პროექტი მიზნად ისახავს გაავრცელოს ჩვენი შეთავაზება ორგანული პროდუქტების მძლავრ სეგმენტზე, სადაც მოთხოვნა იზრდება წელიწადში 20%-ით, 15 დამატებითი მითითების შეთავაზებით.

ამ გაშვების წარმატების გარანტირებისთვის აუცილებელია დამატებითი რესურსების მობილიზება. აქ არის ჩემი რიცხვითი წინადადებები:

  1. გუნდის დროებითი გაძლიერება:
  • 2 სრულ განაკვეთზე დეველოპერების დაქირავება 6 თვის განმავლობაში შეფუთვის და ტექნიკური დოკუმენტაციის დასასრულებლად (ღირებულება: €12000)
  • ციფრული მარკეტინგის სააგენტოს მხარდაჭერა 3 თვის განმავლობაში ვებ კამპანიისთვის (8000€)
  1. Მარკეტინგის კამპანია :
  • მედია ბიუჯეტი ჩვენი პუბლიკაციების სოციალურ ქსელებში დასაფინანსებლად (5000€)
  • ელ.წერილების შექმნა და გაგზავნა: გრაფიკული დიზაინი, მიწოდების ხარჯები 3 კამპანიისთვის (7000€)
  1. სამომხმარებლო ტესტები:
  • სამომხმარებლო პანელების ორგანიზება პროდუქტებზე გამოხმაურების შესაგროვებლად (4000€)

ეს არის 36 ევრო ადამიანური და მარკეტინგული რესურსების გამოსაყენებლად, რომელიც აუცილებელია ამ სტრატეგიული გაშვების წარმატებისთვის.

მე ვარ თქვენს განკარგულებაში, რომ განვიხილოთ ეს ჩვენს მომავალ შეხვედრაზე.

დაბრუნების მოლოდინში

Cordialement,

ჟან დიუპონი

Პროექტის მენეჯერი

 

მესამე მაგალითი: გაყიდვების დეპარტამენტის ყოველთვიური საქმიანობის ანგარიში

 

ძვირფასო ქალბატონო დიურანდი,

გთხოვთ იხილოთ ქვემოთ ჩვენი გაყიდვების დეპარტამენტის საქმიანობის ანგარიში მარტის თვისთვის:

  • საძიებო ვიზიტები: ჩვენი გაყიდვების წარმომადგენლები დაუკავშირდნენ 25 პერსპექტიულს, რომლებიც იდენტიფიცირებულია ჩვენს კლიენტთა ფაილში. დაფიქსირდა 12 შეხვედრა.
  • გაგზავნილი შეთავაზებები: ჩვენ გავაგზავნეთ 10 კომერციული შეთავაზება ძირითად პროდუქტებზე ჩვენი კატალოგიდან, რომელთაგან 3 უკვე გადაკეთებულია.
  • სავაჭრო გამოფენები: Expopharm-ის შოუზე ჩვენმა სტენდმა მოიზიდა დაახლოებით 200 კონტაქტი. მათგან 15 გადავაქციეთ მომავალ დანიშვნებად.
  • ტრენინგი: ჩვენი ახალი თანამშრომელი ლენა გაჰყვა ერთკვირიან საველე ტრენინგს მარკთან, რათა გაეცნო ჩვენს პროდუქტებსა და გაყიდვების სფეროებს.
  • მიზნები: ჩვენი კომერციული მიზანი თვეში 20 ახალი კონტრაქტის შესახებ მიღწეულია. გამომუშავებული ბრუნვა შეადგენს 30 ევროს.

ჩვენ ვაგრძელებთ ძალისხმევას ჩვენი კლიენტების სიის შემუშავებისთვის, ნუ მოგერიდებათ გამომიგზავნოთ თქვენი რეკომენდაციები.

პატივისცემით,

ჟან დიუპონის გაყიდვების მენეჯერი

 

მაგალითი მეოთხე: დეტალური ყოველკვირეული აქტივობის ანგარიში – სუპერმარკეტის საცხობი

 

ძვირფასო კოლეგებო,

გთხოვთ, იხილოთ ქვემოთ ჩვენი პურის პურის საქმიანობის დეტალური ანგარიში 1-7 მარტის კვირისთვის:

წარმოება:

  • ჩვენ ვაწარმოებდით საშუალოდ 350 ტრადიციულ ბაგეტს დღეში, სულ 2100 კვირაში.
  • საერთო მოცულობა 5%-ით გაიზარდა ჩვენი ახალი ღუმელის წყალობით, რომელიც საშუალებას გვაძლევს დავაკმაყოფილოთ მზარდი მოთხოვნა.
  • ჩვენი სპეციალური პურის ასორტიმენტის დივერსიფიკაცია (სოფლის, ბურღული, მარცვლეული) ნაყოფს იძლევა. ამ კვირაში 750 გამოვაცხოთ.

Გაყიდვების:

  • საერთო ბრუნვა არის 2500€, სტაბილურია გასულ კვირასთან შედარებით.
  • ვენური ნამცხვრები რჩება ჩვენს საუკეთესო გაყიდვად (680 ევრო), რასაც მოჰყვება ლანჩის ფორმულები (550 ევრო) და ტრადიციული პური (430 ევრო).
  • კვირა დილით გაყიდვები განსაკუთრებით ძლიერი იყო (ბრუნვა 1200 ევრო) სპეციალური ბრანჩის შეთავაზების წყალობით.

Მიწოდება :

  • მიღება 50 კგ ფქვილი და 25 კგ კარაქი. აქციები ადეკვატურია.
  • ვფიქრობ კვერცხებისა და საფუარის შეკვეთაზე მომავალი კვირისთვის.

Პერსონალის :

  • ჯული მომავალ კვირას შვებულებაში იქნება, განრიგს მოვაწესრიგებ.
  • მადლობა ბასტიენს, რომელიც უზრუნველყოფს ზეგანაკვეთურ გასაყიდად.

პრობლემები:

  • მონეტის მექანიზმის ავარია სამშაბათს დილით, შეკეთდა დღისით ელექტრიკოსის მიერ.

პატივისცემით,

ჟან დიუპონის მენეჯერი

 

მეხუთე მაგალითი: გადაუდებელი პრობლემა – ბუღალტრული აღრიცხვის პროგრამული უზრუნველყოფის გაუმართაობა

 

გაუმარჯოს ყველას,

დღეს დილით, ჩვენს საბუღალტრო პროგრამას აქვს შეცდომები, რომლებიც ხელს უშლის ინვოისების შეყვანას და გენერალური წიგნის მონიტორინგს.

ჩვენი IT სერვისის პროვაიდერი, რომელსაც მე დავუკავშირდი, ადასტურებს, რომ კითხვის ნიშნის ქვეშ დგას ბოლო განახლება. გამოსწორებაზე მუშაობენ.

ამასობაში ჩვენთვის შეუძლებელია ტრანზაქციების ჩაწერა და ნაღდი ფულის მონიტორინგი შეფერხებულია. ძალიან სწრაფად ჩამორჩენის რისკზე ვართ.

პრობლემის დროებით მოსაგვარებლად:

  • ჩაწერეთ თქვენი ინვოისები/დანახარჯები საგანგებო excel ფაილზე, რომელსაც მე ვიღებ
  • კლიენტების შეკითხვებისთვის დამირეკეთ, რომ გადაამოწმოთ ანგარიშები პირდაპირ ეთერში
  • ყველაფერს ვაკეთებ, რომ ინფორმირებული გქონდეთ პროგრესის შესახებ.

ჩვენი სერვისის პროვაიდერი სრულად მობილიზებულია და იმედოვნებს, რომ ამ პრობლემას მოაგვარებს მაქსიმუმ 48 საათის განმავლობაში. მე ვიცი, რომ ეს გაუმართაობა ცუდია, გმადლობთ გაგებისთვის. გთხოვთ შემატყობინოთ ნებისმიერი გადაუდებელი საკითხის შესახებ.

Cordialement,

ჟან დიუპონის ბუღალტერი