Print Friendly, PDF და ელ

 

L 'ელ ჩვენგან უმეტესობისთვის სასურველი საკომუნიკაციო საშუალებაა. ელფოსტა შესანიშნავია, რადგან ჩვენ არ გვჭირდება, რომ ერთდროულად ვიყოთ ხელმისაწვდომი, როგორც ჩვენი თანამოსაუბრე კომუნიკაციისთვის. ეს საშუალებას გვაძლევს წინ წავიწიოთ აქტუალურ საკითხებზე, როდესაც ჩვენი კოლეგები მიუწვდომელია ან მსოფლიოს მეორე მხარეს.

ამასთან, უმეტესობა ჩვენგანის ელ – ფოსტის დაუსრულებელ ჩამონათვალში იხრჩობა. 2016 წელს გამოქვეყნებული ანგარიშის თანახმად, საშუალო ბიზნესის მომხმარებელი დღეში იღებს 100-ზე მეტ ელ.ფოსტით.

გარდა ამისა, წერილები ძალიან ადვილად გაუგებარია. ბოლოდროინდელი Sendmail- ის კვლევამ დაადგინა, რომ გამოგზავნილი ან მიღებულმა ადამიანებმა გამოაგზავნეს ან მიიღეს შეტყობინება, რამაც გამოიწვია განრისხების ან განზრახ დაბნეულობა.

ელფოსტის მოცულობის გამო ჩვენ გამოვიგზავნით და მიიღეთ, რადგან ელ-ფოსტა ხშირად არასწორია, მნიშვნელოვანია, რომ დაწერონ ისინი ნათლად და მოკლედ.

როგორ სწორად წერა პროფესიული ელ

მოკლე, ზუსტი წერილების წერა შეამცირებს ელფოსტის მენეჯმენტის დროს გატარებულ დროს და უფრო პროდუქტიული გახდის. თქვენი ელ-ფოსტის მოკლე საშუალებების შენახვა, ალბათ, ცოტა ხნით გაატარებთ ელ-ფოსტას და სხვა დროს სხვა ამოცანებზე. რომ განაცხადა, წერილობით ნათლად არის უნარი. როგორც ყველა უნარი, თქვენ უნდა იმუშავებს მის განვითარებაზე.

დასაწყისში, თქვენ შეიძლება უნდა იმდენი დრო დაწერა მოკლე ელ დაწერა ხანგრძლივი ელ. თუმცა, თუ ეს საქმე, თქვენ დაეხმარება თქვენს კოლეგებს, კლიენტებს ან თანამშრომლებს უფრო პროდუქტიული იმიტომ, რომ თქვენ დავუმატებთ ნაკლები clutter მათი inbox, რომელიც დაეხმარება მათ რეაგირება უფრო სწრაფად.

ნათლად დაწერეთ, როგორც ის, ვინც იცის, რა სურს და რამე ხდება. ორივე კარგია კარიერის პერსპექტივებზე.

ასე რომ, რა უნდა მიიღოს წერა ნათელი, მოკლე და პროფესიული ელექტრონული ფოსტის?

იდენტიფიცირება თქვენი მიზანი

წმინდა ელ-ფოსტა ყოველთვის ნათელია.

როცა იჯარით ელ.ფოსტის წერისას, რამდენიმე წუთი დასჭირდება საკუთარ თხოვნას: "რატომ გამომიგზავნე ეს? რას ველოდი მიმღებიდან?

თუ ამ კითხვებზე პასუხის გაცემა ვერ მოხერხდა, არ უნდა გააგზავნოთ ელ.ფოსტა. ჩაწერის ელ-ფოსტის გარეშე იცის, რა გჭირდებათ იმისათვის, რომ თქვენი დრო და თქვენი მიმღები. თუ არ იცი ზუსტად რა გინდა, ძნელია გამოხატოს საკუთარი თავი ნათლად და მოკლედ.

READ  წერილის შაბლონი: განბლოკეთ თქვენი თანამშრომლის დანაზოგი

გამოიყენეთ "ერთი რამ იმ დროს" წესი

შეხვედრების ჩანაცვლება არ მოხდა. სამუშაო შეხვედრებთან ერთად, რაც უფრო მეტია დღის წესრიგში მუშაობ, უფრო ნაყოფიერია შეხვედრა.

ელ-ფოსტით, საპირისპიროა სიმართლე. ნაკლებად შედის თქვენი ელ-ფოსტის განსხვავებული თემები, რაც უფრო მეტს გულისხმობს თქვენი თანამოსაუბრეს.

სწორედ ამიტომ კარგი იდეაა, რომ პრაქტიკაში "ერთი რამე დროს" წესით. დარწმუნდით, რომ თქვენ მიერ გაგზავნილი ყველა წერილი დაახლოებით ერთი რამ არის. თუ საჭიროა სხვა პროექტთან დაკავშირება, ჩაწერეთ სხვა ელ.

ასევე კარგი დროა, ჰკითხეთ საკუთარ თავს: "ეს ელფოსტა ნამდვილად აუცილებელია?" ისევ აბსოლუტურად აუცილებელი ელ-ფოსტა ადასტურებს იმ პირის პატივისცემას, ვისთანაც გააგზავნით ელ-ფოსტას.

პრაქტიკა თანაგრძნობა

თანაგრძნობა არის სხვების თვალში მსოფლიოს დანახვა. როცა ამას აკეთებთ, გესმით მათი გრძნობები და გრძნობები.

ელ-ფოსტის წერის დროს მკითხველის თვალსაზრისით თქვენი სიტყვები იფიქრეთ. ყველაფერთან ერთად წერენ, ჰკითხე საკუთარ თავს:

  • როგორ შემიძლია ინტერპრეტაცია ეს წინადადება თუ მივიღე ეს?
  • შეიცავს თუ არა ორაზროვანი პირობები მითითებას?

ეს არის მარტივი, მაგრამ ეფექტური კორექტირება, თუ როგორ უნდა წეროთ. ფიქრი იმ ადამიანებზე, ვინც წაგიკითხავს, ​​გარდაქმნის თქვენს რეაგირების გზას.

აქ არის empathic გზა შევხედოთ მსოფლიოს რათა დაგეხმაროთ თქვენ უნდა დაიწყო. ადამიანების უმრავლესობა:

  • დაკავებულია. მათ არ აქვთ დრო, რომ გამოიცნონ ის, რაც გინდათ, და მათ უნდათ, რომ წაიკითხოთ თქვენი ელ.
  • ისიამოვნეთ კომპლიმენტი. თუ რამე დადებითია მათთვის ან მათი მუშაობისთვის, შეგიძლიათ ამის გაკეთება. შენი სიტყვები არ დაიკარგება.
  • მინდა მადლობა გადავუხადო. თუ მიმღები დაეხმარა თქვენ ნებისმიერ შემთხვევაში, გახსოვდეთ, რომ მადლობა მას. თქვენ უნდა გავაკეთოთ ის კი, როდესაც ეს მათი სამუშაო დაგეხმაროთ.

აბრევიატურა პრეზენტაციები

როდესაც პირველად გაგზავნით ელ.წერილს ვინმესთან, თქვენ უნდა უთხრათ ადრესატს ვინ ხართ. ჩვეულებრივ, ამის გაკეთება შეგიძლიათ ერთი წინადადებით. მაგალითად: ”სასიამოვნო იყო თქვენი შეხვედრა [ღონისძიება X] - ზე. "

READ  როდესაც სახეზეა უკეთესია, ვიდრე ელ

პრეზენტაციის შემცირების ერთ-ერთი გზაა დაწერო, თითქოს პირისპირ შეხვედრისას. თქვენ არ გსურთ წასვლა ხუთ წუთიანი მონოლოგი, როდესაც შეხვდებით ადამიანს. ასე რომ, არ გააკეთოთ ეს ელ.

არ იცით, თუ შესავალი აუცილებელია. ალბათ უკვე დაუკავშირდით მიმღებს, მაგრამ არ იცი, თუ გახსოვს. თქვენ შეგიძლიათ დატოვოთ რწმუნება თქვენი ელექტრონული ხელმოწერით.

ეს გაუგებრობებს თავს არიდებს. თქვენ კვლავ წარმოგიდგენთ იმ ადამიანს, რომელიც უკვე იცის, რომ თქვენ ხართ უხეში. თუ მან არ იცის, თუ მან იცის, თქვენ შეგიძლიათ მისცეს შეამოწმოთ თქვენი ხელმოწერა.

შეზღუდეთ საკუთარ თავს ხუთი წინადადება

ყველა წერილში თქვენ წერენ, უნდა გამოიყენოთ საკმარისი სასჯელი იმისთვის, რომ თქვა, რაც გჭირდებათ, აღარ. სასარგებლო პრაქტიკა ხუთ სასჯელს ითხოვს.

ხუთზე ნაკლები სასჯელი ხშირად სასტიკი და უხეშია, ხუთჯერ მეტი ხნის ნარჩენების დრო.

იქნება დრო, როდესაც შეუძლებელი იქნება ელფოსტის შენარჩუნება ხუთი წინადადება. მაგრამ ხშირ შემთხვევაში, ხუთი წინადადება საკმარისია.

მიღება ხუთი სასჯელს და თქვენ აღმოჩნდეთ წერილობით ელ სწრაფად. თქვენ მიიღებთ პასუხებს.

გამოიყენეთ მოკლე სიტყვები

ჯორჯ ორუელმა ურჩია მწერლებს, რომ არასდროს გამოიყენონ გრძელი სიტყვა, სადაც მოკლე გაკეთებაა.

ეს რჩევა დღესაც უფრო აქტუალურია, განსაკუთრებით ელ-ფოსტის წერისას.

მოკლე სიტყვები აჩვენე თქვენი მკითხველის მიმართ პატივისცემას. მოკლე სიტყვების გამოყენებით თქვენ გაგიადვილებთ თქვენს შეტყობინებას ადვილად გასაგებად.

იგივეა მოკლე წინადადებები და პუნქტები. მოერიდეთ ტექსტის დიდი ბლოკებს, თუ გსურთ თქვენი შეტყობინება ნათელი და გასაგები იყოს.

გამოიყენეთ აქტიური ხმა

აქტიური ხმა ადვილია წაკითხული. იგი ასევე ხელს უწყობს ქმედებასა და პასუხისმგებლობას. მართლაც, აქტიური ხმით, სასჯელი ფოკუსირებულია იმ პირზე, რომელიც მოქმედებს. პასიურ ხმას, წინადადებები ყურადღებას ამახვილებს იმ ობიექტზე, რომელზეც ერთი ქმედებაა. პასიურ ხმას, შეიძლება ჩანდეს, რომ ყველაფერი მარტო ხდება. აქტიური გზა, რამ მხოლოდ მაშინ მოხდება, როდესაც ადამიანი იმოქმედებს.

გამყარებაში სტანდარტული სტრუქტურა

რა არის გასაღები შენახვა თქვენი ელ მოკლე? გამოიყენეთ სტანდარტული სტრუქტურა. ეს არის თარგი, რომლითაც შეგიძლიათ დაიცვას ყველა წერილი, რასაც წერთ.

READ  ეფექტიანი ელწერილის მონახაზი

გარდა იმისა, რომ შეინახოთ თქვენი ელფოსტა მოკლე, შემდეგ სტანდარტული სტრუქტურა ასევე დაგეხმარებათ წერა სწრაფად.

დროთა განმავლობაში თქვენ შეიმუშავებთ შენს სტრუქტურას, რომელიც იმუშავებს თქვენთვის. აქ არის მარტივი სტრუქტურა მისაღებად თქვენ დაიწყო:

  • Salutation
  • კომპლიმენტი
  • თქვენი ელფოსტის მიზეზი
  • მოქმედება მოწოდება
  • დახურვის შეტყობინება (დახურვა)
  • ხელმოწერა

მოდით შევხედოთ თითოეულ მათგანს სიღრმეში.

  • ეს არის პირველი ხაზი ელ. "გამარჯობა, [სახელი]] არის ტიპიური მისალმება.

 

  • როცა პირველად ვინმეს ელ-ფოსტა, კომპლიმენტი დიდი დასაწყისია. კარგად დაწერილი კომპლიმენტი ასევე შეიძლება გახდეს შესავალი. მაგალითად:

 

”მე მომეწონა თქვენი პრეზენტაცია [თემაზე] [თარიღი]. "

”[ბლოგი] თქვენი ბლოგი ნამდვილად სასარგებლო აღმოჩნდა. "

”სასიამოვნო იყო თქვენი შეხვედრა [ღონისძიებაზე]. "

 

  • თქვენი ელფოსტის მიზეზი. ამ განყოფილებაში თქვენ ამბობთ: ”მე გამოგიგზავნი ელ.წერილს, რომ ვკითხო ...” ან ”მაინტერესებდა იქნებ დაგეხმარო ...” ზოგჯერ დაგჭირდებათ ორი წინადადება, რომ ახსნათ თქვენი წერის მიზეზები.

 

  • მოქმედება მოწოდება. ერთხელ თქვენ განმარტა მიზეზი თქვენი ელ, არ ვივარაუდოთ, რომ მიმღები იცის რა უნდა გააკეთოს. კონკრეტული ინსტრუქციების უზრუნველყოფა. მაგალითად:

"იქნებ ხუთშაბათამდე გამომიგზავნოთ ეს ფაილები?" "

"შეგიძიათ ამის დაწერა მომდევნო ორ კვირაში?" "

”გთხოვთ, ამის შესახებ მისწეროთ იანს და მაცნობეთ, როდესაც ეს გააკეთეთ.” "

თქვენი თხოვნის კითხვის სახით სტრუქტურირებით, ადრესატს უპასუხებენ. გარდა ამისა, ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ: "შემატყობინე, როდის გააკეთე ეს" ან "შემატყობინე, ეს შენთვის კარგია". "

 

  • დახურვის. ელ-ფოსტის გაგზავნამდე, დარწმუნდით, რომ შევაჩეროთ დახურვის შეტყობინება. ამას აქვს ორმაგი დანიშნულება, რომ გაიმეოროთ თქვენი მოწოდება და მიიღოს მიმღები კარგად.

 

კარგი დახურვის ხაზის მაგალითები:

”მადლობას გიხდით ყველა დახმარებისთვის. "

”ვეღარ მოვითმინე იმის მოსმენას, თუ რას ფიქრობთ. "

”შემიკითხეთ, თუ გაქვთ რაიმე კითხვა. "

  • დასრულება ფიქრი დაამატოთ თქვენი ხელმოწერის წინ უძღვის გაგზავნა ულოცავენ.

ეს შეიძლება იყოს "შენი", "გულწრფელად", "მშვენიერი დღე" ან "დიდი მადლობა".