ელ.ფოსტა არის ყველაზე მეტად ჩვენთვის სასურველი საკომუნიკაციო საშუალება. ელ-ფოსტა ზღაპრულია, რადგან თქვენ არ გჭირდებათ ერთდროულად იყოთ ხელმისაწვდომი თანამოსაუბრესთან კომუნიკაციისთვის. ეს საშუალებას გვაძლევს წინ წავიწიოთ მიმდინარე საკითხებზე, როდესაც ჩვენი კოლეგები მიუწვდომელია ან მსოფლიოს მეორე მხარეს არიან.
თუმცა, უმეტესობა ჩვენგანი იხრჩობა ელ.ფოსტის გაუთავებელ სიაში. 2016 წელს გამოქვეყნებული ანგარიშის მიხედვით, საშუალო ბიზნეს მომხმარებელი იღებს და აგზავნის 100-ზე მეტ წერილს დღეში.
გარდა ამისა, წერილები ძალიან ადვილად გაუგებარია. ბოლოდროინდელი Sendmail- ის კვლევამ დაადგინა, რომ გამოგზავნილი ან მიღებულმა ადამიანებმა გამოაგზავნეს ან მიიღეს შეტყობინება, რამაც გამოიწვია განრისხების ან განზრახ დაბნეულობა.
ელფოსტის მოცულობის გამო ჩვენ გამოვიგზავნით და მიიღეთ, რადგან ელ-ფოსტა ხშირად არასწორია, მნიშვნელოვანია, რომ დაწერონ ისინი ნათლად და მოკლედ.
როგორ სწორად წერა პროფესიული ელ
მოკლე და ზუსტი წერილების წერა შეამცირებს ელ.ფოსტის მართვის დროს დახარჯულ დროს და გახდის უფრო პროდუქტიულს. თქვენი ელფოსტის მოკლე შენარჩუნებით, თქვენ დახარჯავთ ნაკლებ დროს ელფოსტაზე და მეტ დროს სხვა ამოცანებზე. ამის თქმით, ნათლად წერა არის უნარი. როგორც ყველა უნარი, თქვენც დაგჭირდებათ იმუშავებს მის განვითარებაზე.
დასაწყისში შეიძლება დაგჭირდეთ მოკლე წერილების დაწერა, როგორც გრძელი წერილების დაწერა. თუმცა, მაშინაც კი, თუ ეს ასეა, თქვენ დაეხმარებით თქვენს კოლეგებს, კლიენტებს ან თანამშრომლებს, იყვნენ უფრო პროდუქტიულები, რადგან ნაკლებ არეულობას დაამატებთ მათ ინბოქსს, რაც დაეხმარება მათ უფრო სწრაფად გიპასუხონ.
მკაფიოდ წერით თქვენ გახდებით ცნობილი, როგორც ადამიანი, რომელმაც იცის რა უნდა და აკეთებს საქმეს. ორივე კარგია თქვენი კარიერული პერსპექტივისთვის.
ასე რომ, რა უნდა მიიღოს წერა ნათელი, მოკლე და პროფესიული ელექტრონული ფოსტის?
იდენტიფიცირება თქვენი მიზანი
წმინდა ელ-ფოსტა ყოველთვის ნათელია.
ყოველთვის, როცა დაჯდებით ელ.ფოსტის დასაწერად, დაუთმეთ რამდენიმე წამს და ჰკითხეთ საკუთარ თავს: „რატომ ვგზავნი ამას? რას ველოდები მიმღებისაგან?
თუ ამ კითხვებზე პასუხის გაცემა ვერ მოხერხდა, არ უნდა გააგზავნოთ ელ.ფოსტა. ჩაწერის ელ-ფოსტის გარეშე იცის, რა გჭირდებათ იმისათვის, რომ თქვენი დრო და თქვენი მიმღები. თუ არ იცი ზუსტად რა გინდა, ძნელია გამოხატოს საკუთარი თავი ნათლად და მოკლედ.
გამოიყენეთ "ერთი რამ იმ დროს" წესი
ელფოსტა არ არის შეხვედრების შემცვლელი. საქმიანი შეხვედრების დროს, რაც უფრო მეტ დღის წესრიგზე მუშაობთ, მით უფრო პროდუქტიული იქნება შეხვედრა.
ელ-ფოსტით, საპირისპიროა სიმართლე. ნაკლებად შედის თქვენი ელ-ფოსტის განსხვავებული თემები, რაც უფრო მეტს გულისხმობს თქვენი თანამოსაუბრეს.
ამიტომ კარგი იდეაა ივარჯიშოთ „ერთი რამ ერთდროულად“. დარწმუნდით, რომ თქვენს მიერ გაგზავნილი ყველა ელ.წერილი ერთ რამეზეა. თუ გჭირდებათ სხვა პროექტის შესახებ კომუნიკაცია, დაწერეთ სხვა ელ.წერილი.
ასევე კარგი დროა, ჰკითხეთ საკუთარ თავს: "ეს ელფოსტა ნამდვილად აუცილებელია?" ისევ აბსოლუტურად აუცილებელი ელ-ფოსტა ადასტურებს იმ პირის პატივისცემას, ვისთანაც გააგზავნით ელ-ფოსტას.
თანაგრძნობის პრაქტიკა
თანაგრძნობა არის სამყაროს სხვისი თვალით დანახვის უნარი. როდესაც ამას აკეთებთ, გესმით მათი აზრები და გრძნობები.
ელ-ფოსტის წერის დროს მკითხველის თვალსაზრისით თქვენი სიტყვები იფიქრეთ. ყველაფერთან ერთად წერენ, ჰკითხე საკუთარ თავს:
- როგორ შემიძლია ინტერპრეტაცია ეს წინადადება თუ მივიღე ეს?
- შეიცავს თუ არა ორაზროვანი პირობები მითითებას?
ეს არის მარტივი, მაგრამ ეფექტური კორექტირება, თუ როგორ უნდა წეროთ. ფიქრი იმ ადამიანებზე, ვინც წაგიკითხავს, გარდაქმნის თქვენს რეაგირების გზას.
აქ არის empathic გზა შევხედოთ მსოფლიოს რათა დაგეხმაროთ თქვენ უნდა დაიწყო. ადამიანების უმრავლესობა:
- Დაკავებულები არიან. მათ არ აქვთ დრო, რომ გამოიცნონ რა გსურთ, და მათ სურთ შეძლონ თქვენი ელ. ფოსტის წაკითხვა და მასზე სწრაფად რეაგირება.
- ისიამოვნეთ კომპლიმენტი. თუ რამე დადებითია მათთვის ან მათი მუშაობისთვის, შეგიძლიათ ამის გაკეთება. შენი სიტყვები არ დაიკარგება.
- მინდა მადლობა გადაგიხადოთ. თუ მიმღები რაიმე სახით დაგეხმარათ, გახსოვდეთ, რომ მადლობა გადაუხადეთ მას. თქვენ უნდა გააკეთოთ ეს მაშინაც კი, როცა მათი ამოცანაა დაგეხმაროთ.
აბრევიატურა პრეზენტაციები
როდესაც ვინმეს პირველად გაუგზავნით ელფოსტას, თქვენ უნდა უთხრათ მიმღებს ვინ ხართ. როგორც წესი, ამის გაკეთება შეგიძლიათ ერთი წინადადებით. მაგალითად: „სასიამოვნო იყო თქვენთან შეხვედრა [ივენთ X]-ზე. »
შესავლის შემცირების ერთ-ერთი გზაა მათი დაწერა ისე, თითქოს პირისპირ ხვდებოდით. არ ისურვებდით ხუთწუთიან მონოლოგში შეხვედრის დროს ვინმეს პირადად. ასე რომ, ნუ გააკეთებთ ამას ელ.წერილით.
არ იცით, თუ შესავალი აუცილებელია. ალბათ უკვე დაუკავშირდით მიმღებს, მაგრამ არ იცი, თუ გახსოვს. თქვენ შეგიძლიათ დატოვოთ რწმუნება თქვენი ელექტრონული ხელმოწერით.
ეს თავიდან აიცილებს გაუგებრობას. საკუთარი თავის ხელახლა წარდგენა ვინმესთან, ვინც უკვე გიცნობს, უხეშია. თუ ის არ არის დარწმუნებული, გიცნობთ თუ არა, შეგიძლიათ უბრალოდ მისცეთ უფლება შეამოწმოს თქვენი ხელმოწერა.
შეზღუდეთ საკუთარ თავს ხუთი წინადადება
ყველა წერილში თქვენ წერენ, უნდა გამოიყენოთ საკმარისი სასჯელი იმისთვის, რომ თქვა, რაც გჭირდებათ, აღარ. სასარგებლო პრაქტიკა ხუთ სასჯელს ითხოვს.
ხუთზე ნაკლები სასჯელი ხშირად სასტიკი და უხეშია, ხუთჯერ მეტი ხნის ნარჩენების დრო.
იქნება დრო, როდესაც შეუძლებელი იქნება ელფოსტის შენარჩუნება ხუთი წინადადება. მაგრამ ხშირ შემთხვევაში, ხუთი წინადადება საკმარისია.
მიღება ხუთი სასჯელს და თქვენ აღმოჩნდეთ წერილობით ელ სწრაფად. თქვენ მიიღებთ პასუხებს.
გამოიყენეთ მოკლე სიტყვები
1946 წელს ჯორჯ ორუელმა მწერლებს ურჩია, არასოდეს გამოეყენებინათ გრძელი სიტყვა, სადაც მოკლე იქნება.
ეს რჩევა დღეს კიდევ უფრო აქტუალურია, განსაკუთრებით წერილების წერისას.
მოკლე სიტყვები აჩვენე თქვენი მკითხველის მიმართ პატივისცემას. მოკლე სიტყვების გამოყენებით თქვენ გაგიადვილებთ თქვენს შეტყობინებას ადვილად გასაგებად.
იგივეა მოკლე წინადადებები და პუნქტები. მოერიდეთ ტექსტის დიდი ბლოკებს, თუ გსურთ თქვენი შეტყობინება ნათელი და გასაგები იყოს.
გამოიყენეთ აქტიური ხმა
აქტიური ხმა უფრო ადვილად იკითხება. ის ასევე ხელს უწყობს მოქმედებას და პასუხისმგებლობას. მართლაც, აქტიურ ხმაში წინადადებები ფოკუსირებულია იმ ადამიანზე, ვინც მოქმედებს. პასიურ ხმაში წინადადებები ფოკუსირებულია ობიექტზე, რომელზეც მოქმედებს. პასიურ ხმაში შეიძლება ჟღერდეს, თითქოს ყველაფერი თავისთავად ხდება. რეალურად, ყველაფერი ხდება მხოლოდ მაშინ, როდესაც ადამიანები მოქმედებენ.
დაიცავით სტანდარტული სტრუქტურა
რა არის გასაღები შენახვა თქვენი ელ მოკლე? გამოიყენეთ სტანდარტული სტრუქტურა. ეს არის თარგი, რომლითაც შეგიძლიათ დაიცვას ყველა წერილი, რასაც წერთ.
გარდა იმისა, რომ შეინახოთ თქვენი ელფოსტა მოკლე, შემდეგ სტანდარტული სტრუქტურა ასევე დაგეხმარებათ წერა სწრაფად.
დროთა განმავლობაში თქვენ შეიმუშავებთ შენს სტრუქტურას, რომელიც იმუშავებს თქვენთვის. აქ არის მარტივი სტრუქტურა მისაღებად თქვენ დაიწყო:
- Salutation
- კომპლიმენტი
- თქვენი ელფოსტის მიზეზი
- მოწოდება მოქმედებისკენ
- დახურვის შეტყობინება (დახურვა)
- ხელმოწერა
მოდით შევხედოთ თითოეულ მათგანს სიღრმეში.
- ეს არის ელფოსტის პირველი ხაზი. "გამარჯობა, [სახელი]" არის ტიპიური მისალმება.
- როდესაც ვინმეს პირველად უგზავნით ელ.წერილს, კომპლიმენტი შესანიშნავი დასაწყისია. კარგად დაწერილი კომპლიმენტი ასევე შეიძლება იყოს შესავალი. Მაგალითად :
„მომეწონა თქვენი პრეზენტაცია [თემაზე] [თარიღი]. »
„თქვენი ბლოგი [თემაზე] ნამდვილად გამოსადეგი აღმოვაჩინე. »
„სასიამოვნო იყო თქვენთან შეხვედრა [ღონისძიებაზე]. »
- თქვენი ელფოსტის მიზეზი. ამ განყოფილებაში თქვენ ამბობთ: "მე ვაპირებ ელ.წერილს, რომ გკითხო..." ან "მაინტერესებდა, შეგეძლოთ თუ არა დახმარება..." ზოგჯერ დაგჭირდებათ ორი წინადადება წერის მიზეზების ასახსნელად.
- მოწოდება მოქმედებისკენ. ერთხელ თქვენ განმარტა მიზეზი თქვენი ელ, არ ვივარაუდოთ, რომ მიმღები იცის რა უნდა გააკეთოს. კონკრეტული ინსტრუქციების უზრუნველყოფა. მაგალითად:
"შეგიძლიათ გამომიგზავნოთ ეს ფაილები ხუთშაბათამდე?" »
"შეგიძიათ ამის დაწერა მომდევნო ორ კვირაში?" "
„გთხოვ, დაწერე იანს ამის შესახებ და შემატყობინე, როცა ამას გააკეთებ. »
თქვენი თხოვნის კითხვის სახით სტრუქტურირებით, ადრესატს უპასუხებენ. გარდა ამისა, ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ: "შემატყობინე, როდის გააკეთე ეს" ან "შემატყობინე, ეს შენთვის კარგია". "
- დახურვის. სანამ გაგზავნით თქვენს ელ.წერილს, დარწმუნდით, რომ შეიტანეთ დახურვის შეტყობინება. ეს ემსახურება ორმაგ მიზანს, რომ გაიმეოროთ თქვენი მოწოდება მოქმედებისკენ და მიმღებმა თავი კარგად იგრძნოს.
კარგი დახურვის ხაზის მაგალითები:
”მადლობას გიხდით ყველა დახმარებისთვის. "
„მოუთმენლად ველოდები თქვენი აზრის მოსმენას. »
”შემიკითხეთ, თუ გაქვთ რაიმე კითხვა. "
- დასრულება ფიქრი დაამატოთ თქვენი ხელმოწერის წინ უძღვის გაგზავნა ულოცავენ.
ეს შეიძლება იყოს "შენი", "გულწრფელად", "მშვენიერი დღე" ან "დიდი მადლობა".
