Бүгін электрондық пошта - оңай, жылдам және тиімділікпен сөйлесудің ең жақсы жолы. Кәсіби алмасу үшін бұл ең жиі қолданылатын әдіс.
Жазу үшін кәсіби поштабіз мақалада сізге түсіндіруге тырысатын белгілі бір критерийлерге, кеңестерге және ережелерге құрметпен қарауымыз керек.
Кәсіби электрондық поштаға арналған жазбаша жоспардың мысалы
Кейде почта кәсіби тұрғыда басқару үшін күрделі болуы мүмкін. Кәсіби электрондық поштаны жазуды жоспарлау алушының барлық қажетті элементтерінің қысқаша және нақты сипатына ие болуы керек.
Кәсіби электрондық поштаны жазу үшін келесі жоспарды қабылдауға болады:
- Айқын және айқын нысан
- Апелляциялық формула
- Байланыстың контекстін орналастыру керек бастамасы
- Қорытындылайтын қорытынды формула
- Қолтаңба
Кәсіби электрондық пошта тақырыбын таңдаңыз
Кәсіби маман күніне орта есеппен 100 хат ала алады деп есептеледі. Сондықтан сіз оларды ашуға ынталандыру үшін электрондық поштаңыздың тақырыбын таңдауыңыз керек. Ол үшін келесі ережелерді сақтау керек:
1 - қысқа нысанды жазыңыз
Электрондық поштаңыздың ашық жылдамдығын арттыру үшін сарапшылар максимум 50 таңбадан тұратын тақырыпты қолдануға кеңес береді.
Нысаныңызды жазу үшін сізде шектеулі орын ғана бар, сондықтан өзіңіздің электрондық поштаңыздың мазмұнына қатысты іс-әрекет етулерін пайдалану кезінде белгілі бір нысанды таңдауыңыз керек.
Әдетте, ұзақ нысандар смартфондарда нашар оқылады, олар өздерінің электрондық пошталарын тексеру үшін кәсіпқойлар жиі пайдаланылады.
2-Электрондық поштаңыздың тақырыбын теңшеңіз
Мүмкін болса, объектілер деңгейінде контактілердің атын және атын көрсетіңіз. Бұл ашу жылдамдығын арттыра алатын элемент.
Алушы туралы мәліметтерді электрондық пошта тақырыбының деңгейіне қою арқылы ол өзіңізді бағалайды және танылады, ол оны электрондық поштаңызды ашуға және оқуға шақырады.
Кәсіби электрондық поштаңыз
Кәсіби электрондық поштаны жазу үшін, тақырыптан кетпестен және стилі мен презентацияның белгілі бір стандарттарына негізделген электрондық поштаңыздың денесін нақты жазыңыз.
Қысқа хабарламаларды қысқа және нақты сөйлемдермен жазыңыз, ол сіздің алушыңызға көп жайлылық береді.
Есте сақтау керек бірнеше нәрсе:
1 - Классикалық қаріпті пайдаланыңыз
Электрондық пошта қызметтерінің көпшілігі пайдаланушыға мәтіннің қаріпі мен стилін таңдауға мүмкіндік береді. Іскерлік электрондық пошта туралы сөз болғанда, «Times New Roman» немесе «Arial» сияқты классикалық қаріпті таңдаңыз.
Декоративті қаріпті пайдалану ұсынылмайды.
Біз сондай-ақ ұсынамыз:
- Оқылатын қаріп өлшемін қабылдайды
- Қиғаштан, бөлектеуден немесе түстерден аулақ болыңыз
- Барлық мәтінді бас әріптермен жазуға болмайды
2 - Жақсы қоңырау формуласын жазу
Кәсіби электрондық пошта үшін, жоғарыда көрсетілгендей, адресатқа аты-жөні арқылы хабарласыңыз, ал оның тектес тұлғаның аты шыққан адамның аты шыққан.
3 - Бірінші абзацта өзіңізді таныстырыңыз
Егер сіз біреуді алғаш рет жазсаңыз (мысалы, жаңа клиент), өзіңізді таныстырып, сіздің хабарламаңыздың мақсатына қысқаша түсіндіріңіз.
Сіз осы кішігірім баяндамаға бір-екі сөйлемді арнай аласыз.
4 - басымдықтағы ең маңызды ақпарат
Тұсаукесерден кейін біз ең маңызды мәселеге жеттік.
Электрондық поштаңыздың басында ең маңызды ақпаратты көрсету өте қызықты. Ниеттеріңізді түсіндіріп, алушыңыздың уақытын үнемдейсіз.
Сіз өзіңіздің корреспонденттің назарын аударып, нақты мәнге жетуіңіз керек.
5 - ресми сөздік қорын пайдаланыңыз
Сіз кәсіби электрондық поштаны жазғандықтан, жақсы әсер қалдыруыңыз керек.
Біз сыпайы стильде толық сөйлемдерді жазуға кеңес береміз.
Қолдану ұсынылмайды:
- Жаргон сөздер;
- Пайдаланылмайтын қысқартулар;
- Смайликтер немесе эмодзилер;
- Әзілдер;
- Дөрекі сөздер;
6 - Сәйкес қорытынды жасаңыз
Электрондық поштаны аяқтау үшін пайдаланылатын қолтаңба, қабылдайтын тонна және таңдауға болатын сыпайылық формуласы туралы ойлауымыз керек.
Біз кәсіби коммуникация болып қала беретінін есте ұстауымыз керек жоғары кодталған тіл. Электрондық поштаның соңында пайдалану ережелерін білу және дұрыс формуланы таңдау өте маңызды.
Қолданылатын формула алушының сапасына және биржаның контекстіне бейімделуі керек.
Мысалы, егер сіз супервайзермен немесе клиентпен сөйлесіп жатсаңыз, сіз ең жақсы сөйлем болып табылатын «ізгі тілектерді» қолдана аласыз. Егер ол әріптес болса, біз электронды поштаңызды «Күннің соңы қайырлы болсын!» Деген сөздермен аяқтай аламыз. «
Қолтаңбаға қатысты электрондық пошта бағдарламаңызды электронды хаттарымыздың соңында дербес қолтаңбаны автоматты түрде кірістіру үшін орнатуға болады.
Тиімді болу үшін қолтаңба қысқа болуы керек:
- 4 жолдан артық емес;
- Бір жолға 70 символдан аспауы керек;
- Сіздің аты-жөніңізді, қызметіңізді, компанияның атын, веб-сайтыңыздың мекен-жайын, телефоныңыз бен факс нөміріңізді, мүмкін сіздің LinkedIn немесе Viadeo профиліңізге сілтемені енгізіңіз;
мысал :
Роберт Холлидей
Y компаниясының өкілі
HTTP: /www.votresite.com
Телефон. : 06 00 00 00 00 / факс: 06 00 00 00 00
Ұялы телефон: 06 00 00 00 00
Кейбір сыпайы сөздер:
- Cordially;
- Ең жақсы тілектер ;
- Ең жақсы тілектер;
- Құрметпен;
- Сәлемдесу;
- Ең жақсы тілектер ;
- Сіздің,
- Сізбен тағы бір рет жүздескеніме қуаныштымын;
- Жылы құттықтаулар ...
Біз жақсы білетін адамдар үшін «сәлем», «достық», «кездескенше» сияқты жылы жүзді формулаларды қолдана аламыз ...
Классикалық формулалардың басқа мысалдары:
- Мырза / ханым, менің ерекше сезімдерімнің көрінісін қабыл алыңыз;
- Ханым, менің құттықтауымды қабыл алыңыз;
- Құрметті мырза / ханым, қабыл алыңыздар!
- Өтінемін, мырза / ханым, менің құрметпен және адал сезімімді қабыл алыңыз;
- Менің мырза / ханым, менің шын жүректен құттықтауымды қабыл алыңыз;
- Ханым, мырза, менің үлкен құрметімді қабыл алыңыз;
- Сізден ізгі тілектерімді қабылдауыңызды сұрай отырып;
- Менің өтінішіме назар аударғаныңызға рахмет;
- Ханым, мырза, менің терең құрметімді қабыл алыңыз;
- Сізден оқуды күте отырып, мырза / ханым, менің сізге деген құрметімді қабыл алыңыз;
- Менің алғысыммен сізден өтінемін, мырза / ханым, менің ерекше сезімдерімнің көрінісін табыңыз;
7-тіркемелерді қосыңыз
Тіркемелерге қатысты болсаңыз, алушыны электронды поштаңыздың корпусында сыпайылықпен еске салу арқылы хабардар етіңіз.
Алушыға жіберілетін қосымшалардың саны мен саны туралы айту өте қызықты.
Фокус: Төңкерілген пирамида
Қайтару пирамидасы әдісі деп аталатын болсаңыз, ол сіздің кәсіби электрондық поштаңыздың мәтінін хабарламаңыздың негізгі ақпаратымен бастайды, содан кейін маңызды ақпараттың кему тәртібімен жалғасады.
Бірақ неге бұл әдісті қолдану керек?
Әдетте бірінші сөйлем хабарламаның қалған бөлігінен гөрі жақсы оқылады. Бұл тартымды болуы керек. Төңкерілген пирамида әдісін қолдана отырып, біз оқырманның назарын оңай аударып, оған электронды хатты соңына дейін оқығысы келеді.
Жазбаға қатысты, 3-ден 4 жолдарынан максимум төрт параграфты қолданған жөн, ал параграфқа қатысты нақты идеяға назар аудару керек.
Егер сіз осы әдісті қолданғыңыз келсе, келесі әрекеттерді қолдануға кеңес береміз:
- салыстырмалы түрде қысқа сөйлемдер;
- сөйлемдерді байланыстыру үшін сөздерді байланыстыру;
- ағымдағы және кәсіби тіл.
REMINDER
Өзіңіз түсінгеніңіздей, кәсіби электрондық поштаның досыңызға жіберілген хатпен еш қатысы жоқ. Хатқа дейін сақталуы керек ережелер бар.
1 - тақырыпты мұқият емдеңіз
Біз анық көрсеткендей, кәсіби электрондық поштаның тақырып өрісін (немесе тақырыбын) дұрыс жазу керек. Ол қысқа және анық болуы керек. Сіздің алушы электрондық поштаңыздың мазмұнын бірден түсінуі керек. Сондықтан ол оны бірден ашуды немесе кейін оқуды шеше алады.
2 - Сыпайы болу
Сіз жақсы түсінгеніңіздей, сәлемдесу және сыпайылық формулаларын контексте қолдану қажет.
Формулалар қысқа және жақсы таңдалған болуы керек.
3-түзу емле қателері
Ең алдымен, сіздің электрондық поштаңызды қайта оқып шығуыңыз керек және қажетті ақпаратты ұмытып қалмағаныңызға көз жеткізіңіз және неге оны басқа біреу оқитын болады. Басқа адамның пікірін білу өте қызықты.
Емле мен грамматикалық қателерді түзету үшін электрондық поштаңызды сөз өңдеушісіне көшіріп, қойып, автоматты түрде тексеруді ұсынамыз. Тіпті егер бұл бағдарламалық жасақтама барлық кемшіліктерді түзетпесе де, ол сізге көмектесе алады. Сонымен қатар, кәсіби түзету бағдарламалық жасақтамасына да инвестициялауға болады.
4 - Электрондық поштаға қол қойыңыз
Кәсіби электрондық поштаға қолтаңбаны қосу өте маңызды. Кәсіби қолтаңбаны жазу үшін жоғарыда аталған ережелерді сақтау керек.
Өзіңіздің функцияңызға қатысты әртүрлі ақпараттарды еске түсіре отырып, сіздің компанияңыз ... сіздің алушыыңыз кіммен айналысатындығын тез түсінеді.
5 - Электрондық поштаны теңшеңіз
Егер бұл жалпы болса, онда поштаны оқу мүмкін болмайды. Алушының поштаны оған ғана жіберілгенін сезінуіңіз керек. Сондықтан сіз нысанды теңшеуіңіз керек және электрондық поштаны бастау үшін қабылдау үшін формуланы таңдаңыз.
Егер бұл топтық электрондық пошта болса, сіздің алушыларыңыздың сипаттамаларына, олардың қалауына, қызығушылықтарына және орналасқан жеріне сәйкес әр түрлі тізімдер жасау маңызды. Сіздің алушыларыңыздың сегменттелуі электрондық поштаңыздың ашылу жылдамдығын арттыруға мүмкіндік береді.
6 - поштаны ашқыңыз келеді
Кәсіби электрондық поштаны жазғанда, алушыны әрдайым ашқыңыз келген жөн. Әдетте объект - электрондық поштаны ашу және оны оқу үшін корреспондентті басатын бірінші элемент. Сондықтан сіз өзіңіздің объектіңізге көбірек мән беріп, оны сауықтырып, мүмкіндігінше тартымды етуіңіз керек.
Сол мағынада, электрондық поштаның алғашқы екі сөйлемі алушыны оқуды жалғастырғысы келеді. Электрондық поштаңыздың басында маңызды ақпаратты келтіріп, корреспонденттің қызығушылығын тудырғаныңыз жөн.
7 - алдамшы объектілерден аулақ болыңыз
Электрондық поштаңыздың ашылу жылдамдығын арттыру үшін ешқашан адастыратын нысанды пайдаланбаңыз.
Электрондық поштаңыздың сіздің кескініңізді (немесе сіздің компанияңыздың) бергенін білуіңіз керек, сондықтан арандату және жаңылыстыратын объектілерден аулақ болу өте маңызды. Нысан электрондық поштаңыздың мазмұнына сәйкес болуы керек.
8 - оқырманның аяқ киіміне қойыңыз
Эмпатия - ескеру үшін өте маңызды элемент. Электрондық поштаңыздың тақырыбын дұрыс жазу және оны тартымды ету үшін сіз өзіңізді алушының орнына қоюыңыз керек. Сіз өзіңізді корреспонденттің орнына қойып, оның өзіне қоя алатын бірқатар сұрақтар тізімін беруіңіз керек. Жауаптардан сіз электрондық поштаңыздың тақырыбын бейімдей аласыз.
9 - кәсіби электрондық пошта мекенжайын пайдаланыңыз
Мұндай әдемі қыздар @ ... немесе джентльмен @ ... жеке мекенжайлар сөзсіз жазылады. Кәсіптік қарым-қатынас тұрғысынан бұл электрондық пошта мекенжайларын қолдана отырып, әңгімелесушімен ешқашан сөйлеспейміз.
Кәсіби электрондық поштаның мекен-жайын немесе кем дегенде жеке атыңызды және атыңызды көрсетіңіз.
Кәсіби электрондық пошта өте жақсы қарым-қатынас, нақты сөздік, қысқаша мәтін, нақты сұраныс және мінсіз жазуды талап етеді. Ережелерді, кеңестерді және ұсыныстарымызды қолданып, біз жай ғана цитироваласаңыз, сіз өзіңіздің алушыңызды қызықтыратын және оның қызығушылығын тудыратын тартымды электрондық поштаны жаза аласыз.
