E-post har lenge vært et viktig verktøy for forretningskommunikasjon, men en meningsmåling utført av Sendmail. Avslørte at det forårsaket spenning, forvirring eller andre negative konsekvenser for 64% av fagfolk.
Så, hvordan kan du unngå dette med e-postene dine? Og hvordan kan du skrive e-post som gir de ønskede resultatene? I denne artikkelen vurderer vi strategiene du kan bruke for å sikre at din bruk av e-post er klar, effektiv og vellykket.
En gjennomsnittlig kontorist mottar omtrent 80 e-post om dagen. Med dette volumet av post kan enkeltmeldinger enkelt glemmes. Følg disse enkle regler slik at e-postene dine blir lagt merke til og brukt.
- Ikke kommuniser for mye via e-post.
- Gjøre god bruk av objekter.
- Lag klare og korte meldinger.
- Vær høflig.
- Sjekk tonen din.
- Lese.
Ikke kommuniser for mye via e-post
En av de største kildene til stress på jobben er det store antallet e-poster folk mottar. Så før du begynner å skrive en e-post, spør deg selv: "Er dette virkelig nødvendig?"
I denne sammenhengen bør du bruke telefon eller direktemeldinger for å håndtere spørsmål som sannsynligvis er gjenstand for diskusjoner i etterkant. Bruk et kommunikasjonsplanleggingsverktøy og identifiser de beste kanalene for ulike typer meldinger.
Når det er mulig, gi de dårlige nyhetene personlig. Det hjelper deg med å kommunisere med empati, medfølelse og forståelse og løse deg selv hvis meldingen din er feilaktig tatt.
Gjøre god bruk av objekter
En avisoverskrift gjør to ting: den fanger oppmerksomheten din og oppsummerer artikkelen slik at du kan bestemme om du vil lese den eller ikke. E-postens emnelinje bør gjøre det samme.
En gjenstand tom plass er mer sannsynlig å bli oversett eller avvist som "spam". Så bruk alltid noen få velvalgte ord for å fortelle mottakeren hva e-posten handler om.
Det kan være lurt å inkludere datoen i emnelinjen hvis meldingen din er en del av en vanlig e-postserie, for eksempel en ukentlig prosjektrapport. For en melding som krever svar, kan du også inkludere en oppfordring til handling, for eksempel «Vennligst innen 7. november».
En velskrevet emnelinje, som den nedenfor, gir den viktigste informasjonen uten at mottakeren en gang trenger å åpne e-posten. Dette fungerer som en melding som minner mottakerne om møtet ditt hver gang de sjekker innboksen.
| Dårlig eksempel Godt eksempel |
|
| Emne: møte | Emne: Møte på GATEWAY-prosessen - 09h 25 February 2018 |
Hold meldingene klare og korte
Emails, som tradisjonelle forretningsbrev, må være klare og konsise. Hold setningene korte og presise. E-postens kropp må være direkte og informativ, og inneholder all relevant informasjon.
I motsetning til tradisjonelle brev, koster det ikke mer å sende flere e-poster enn å sende én. Så hvis du trenger å kommunisere med noen om en rekke forskjellige emner, bør du vurdere å skrive en egen e-post for hver. Dette tydeliggjør meldingen og lar korrespondenten svare på ett emne om gangen.
| Dårlig eksempel | Godt eksempel |
| Emne: Revisjoner for salgsrapporten
Hei Michelin,
Takk for at du sendte denne rapporten forrige uke. Jeg leste den i går og føler at kapittel 2 krever mer spesifikk informasjon om salgstallene våre. Jeg synes også tonen kunne vært mer formell.
I tillegg ville jeg informere om at jeg har avtalt et møte med PR-avdelingen om den nye annonsekampanjen denne fredagen. Hun er klokken 11 og vil være i det lille konferanserommet.
Gi meg beskjed om du er tilgjengelig.
Takk
Camille |
Emne: Revisjoner for salgsrapporten
Hei Michelin,
Takk for at du sendte denne rapporten forrige uke. Jeg leste den i går og føler at kapittel 2 krever mer spesifikk informasjon om salgstallene våre.
Jeg tror også at tonen kan være mer formell.
Kan du endre det med disse kommentarene i tankene?
Takk for ditt harde arbeid!
Camille
(Camille sender deretter en annen e-post om PR-møtet.) |
Det er viktig å finne en balanse her. Du vil ikke bombardere noen med e-post, og det er fornuftig å kombinere flere relaterte punkter i ett innlegg. Når dette skjer, hold det enkelt med nummererte avsnitt eller punktpunkter, og vurder å "klippe" informasjonen i små, godt organiserte enheter for å gjøre den lettere å fordøye.
Merk også at i det gode eksemplet ovenfor spesifiserte Camille hva hun ønsket at Michelin skulle gjøre (i dette tilfellet endre rapporten). Hvis du hjelper folk å vite hva du vil ha, er det mer sannsynlig at de gir deg det.
Vær høflig
Folk tror ofte at e-postmeldinger kan være mindre formelle enn tradisjonelle brev. Men meldingene du sender er en refleksjon av din egen profesjonalitet, verdier og oppmerksomhet på detaljer er viktige, så et visst nivå av formalitet er nødvendig.
Med mindre du er på god fot med noen, unngå uformelt språk, slang, sjargong og upassende forkortelser. Uttrykksikoner kan være nyttige for å tydeliggjøre intensjonen din, men det er best å bruke dem bare med personer du kjenner godt.
Lukk meldingen med "Vennlig hilsen", "God dag / kveld til deg" eller "God til deg", avhengig av situasjonen.
Mottakere kan velge å skrive ut e-poster og dele dem med andre, så vær alltid høflig.
Sjekk tonen
Når vi møter mennesker ansikt til ansikt, bruker vi kroppsspråk, vokaltoner og ansiktsuttrykk for å evaluere hvordan de føler. E-post berøver oss av denne informasjonen, noe som betyr at vi ikke kan vite når folk har misforstått våre meldinger.
Ditt valg av ord, setningslengde, tegnsetting og store bokstaver kan lett feiltolkes uten visuelle og auditive signaler. I det første eksemplet nedenfor kan Louise tro at Yann er frustrert eller sint, men i virkeligheten føler han seg bra.
| Dårlig eksempel | Godt eksempel |
| Louise,
Jeg trenger rapporten din innen 17 i dag, ellers går jeg over fristen min.
Yann |
Hei Louise,
Takk for ditt harde arbeid på denne rapporten. Kan du gi meg din versjon før 17 timer, slik at jeg ikke savner fristen min?
Takk på forhånd,
Yann |
Tenk på følelsen av e-posten din følelsesmessig. Hvis dine intensjoner eller følelser kan misforstås, finn en mindre tvetydig måte å formulere ordene dine på.
korrekturlesing
Til slutt, før du klikker "Send", ta deg tid til å sjekke e-posten din for stave-, grammatikk- og tegnsettingsfeil. E-postene dine er like mye en del av ditt profesjonelle image som klærne du har på deg. Det er derfor misfornøyd å sende en melding som inneholder seriefeil.
Under korrekturlesning, vær nøye med lengden på e-posten din. Folk er mer sannsynlig å lese korte, koncise e-poster enn lange, frakoblede e-postmeldinger, så sørg for at e-postene dine er så korte som mulig uten å utelukke nødvendig informasjon.
Poengklemmer
De fleste av oss tilbringer en god del av dagen vår kl lese og komponere e-postmeldinger. Men meldingene vi sender kan være forvirrende for andre.
For å skrive effektive e-poster, spør deg selv om du virkelig bør bruke denne kanalen. Noen ganger kan det være bedre å ta telefonen.
Lag e-postene dine konsistente og presise. Send dem bare til folk som virkelig trenger å se dem og tydelig angi hva du vil at mottakeren skal gjøre neste gang.
Husk at e-postene dine er en refleksjon av din profesjonalitet, dine verdier og din oppmerksomhet på detaljer. Prøv å forestille deg hvordan andre kan tolke tonen i meldingen din. Vær høflig og dobbeltsjekk alltid det du har skrevet før du trykker på "send".
