Nech už bola éra akákoľvek, v profesionálnom svete bola efektívnosť vždy vyhľadávanou kvalitou. A táto kvalita tiež nie je na okraji, pokiaľ ide o oblasť písania v práci (nazýva sa to aj úžitkové písanie). V skutočnosti ide o súbor zložený z: správy o činnosti, listov, poznámok, správy ...
Pre ilustráciu, pri mnohých príležitostiach som bol požiadaný, aby som zhodnotil prácu svojich kolegov v profesionálnom kontexte. Ocitol som sa pre väčšinu z nich konfrontovaný so spismi, ktoré vôbec nezodpovedali úrovni ich štúdia, ba dokonca ani nášmu odboru. Zvážte napríklad túto vetu:
« Vzhľadom na rastúce miesto mobilného telefónu v našich životoch sa bude telefónny priemysel určite rozvíjať ešte mnoho ďalších rokov.. »
Táto istá veta mohla byť napísaná jednoduchšie a hlavne efektívnejšie. Mohli sme teda mať:
« Rastúce miesto mobilného telefónu v našich životoch zaisťuje rozvoj telefónneho priemyslu na dlhý čas. »
Najskôr si všimnite vypustenie výrazu „s ohľadom na“. Aj keď použitie tohto výrazu nie je chybne napísané, stále nie je užitočné na pochopenie vety. Tento výraz je v tejto vete skutočne až príliš; táto veta, v ktorej by používal bežnejšie slová, by umožnila každému čitateľovi lepšie pochopiť kontext prenášanej správy.
Potom, berúc do úvahy počet slov v tejto vete, si všimnete rozdiel 07 slov. V skutočnosti 20 slov pre prepísanú vetu proti 27 slovám pre začiatočnú vetu. Všeobecne by veta mala obsahovať v priemere 20 slov. Ideálny počet slov, ktorý odkazuje na použitie krátkych viet v rovnakom odseku pre lepšiu rovnováhu. Je oveľa mysliteľnejšie striedať dĺžku viet v odseku, aby bolo písanie rytmickejšie. Vety dlhšie ako 35 slov však neuľahčujú čítanie ani porozumenie, a tak potvrdzujú existenciu obmedzenia dĺžky. Toto pravidlo platí pre každého, či už je to jednoduchá osoba alebo vedec, pretože jeho porušenie bráni krátkej kapacite pamäte ľudského mozgu.
Okrem toho si všimnite nahradenie výrazu „na mnoho rokov“ výrazom „long“. Táto voľba sa týka hlavne štúdií Rudolf Flesch o čitateľnosti, kde zdôrazňuje význam používania krátkych slov pre vyššiu efektivitu čítania.
Nakoniec ste mohli vidieť zmenu fázy z pasívneho na aktívny hlas. Veta je tak zrozumiteľnejšia. Štruktúra navrhnutá v tejto vete v skutočnosti presnejším a jasnejším spôsobom ukazuje súvislosť medzi rastúcou úlohou telefónu a rozvojom telefónneho trhu. Odkaz na príčinu a následok, ktorý umožňuje čitateľovi porozumieť téme.
Napísanie textu v konečnom dôsledku umožňuje príjemcovi prečítať ho až do konca a porozumieť mu bez kladenia otázok; tu spočíva efektivita vášho písania.
