Identifikoni modelin standard të përshtatur me objektivin tuaj

Ekzistojnë modele të ndryshme standarde të raporteve të postës elektronike të përdorura në biznes. Zgjedhja e formatit të duhur bazuar në qëllimin e raportit tuaj është thelbësor për të përcjellë mesazhin tuaj në mënyrë të qartë dhe efektive.

Për një raport të rregullt monitorimi, si p.sh. një raport javor ose mujor, zgjidhni një strukturë tabele me shifra kryesore (shitje, prodhim, etj.).

Për një kërkesë për buxhet ose burim, shkruani një skedar të strukturuar në pjesë me një hyrje, nevojat tuaja të detajuara, një argument dhe një përfundim.

Në një situatë krize që kërkon një reagim urgjent, vini bast për një stil të drejtpërdrejtë dhe të fuqishëm duke renditur problemet, pasojat dhe veprimet në disa fjali tronditëse.

Cilido qoftë modeli, kujdesuni për formatimin me ndërtituj, pika, tabela për të lehtësuar leximin. Shembujt konkretë më poshtë do t'ju ndihmojnë të zgjidhni formatin më të mirë për çdo situatë për raporte profesionale dhe efektive me email.

Raporti i rregullt i monitorimit në formën e tabelave

Raporti i rregullt i monitorimit, për shembull mujor ose javor, kërkon një strukturë të qartë dhe sintetike që thekson të dhënat kryesore.

Formati në tabela bën të mundur paraqitjen e treguesve të rëndësishëm (shitjet, prodhimi, norma e konvertimit etj.) në mënyrë të organizuar dhe të lexueshme, në pak sekonda.

Titulloni saktësisht tabelat tuaja, për shembull "Evoluimi i shitjeve në internet (xhiro mujore 2022)". Mos harroni të përmendni njësitë.

Ju mund të inkorporoni elemente vizuale si grafika për të përforcuar mesazhin. Sigurohuni që të dhënat të jenë të sakta dhe llogaritjet të sakta.

Shoqëroni secilën tabelë ose grafik me një koment të shkurtër duke analizuar tendencat dhe përfundimet kryesore, në 2-3 fjali.

Formati i tabelës e bën të lehtë për marrësin tuaj që të lexojë shpejt gjërat thelbësore. Ai është ideal për raportet e rregullta të monitorimit që kërkojnë një paraqitje përmbledhëse të të dhënave kryesore.

E-mail me ndikim në rast krize

Në një situatë emergjente që kërkon një përgjigje të shpejtë, zgjidhni një raport në formën e fjalive të shkurtra dhe të mprehta.

Njoftoni problemin që në fillim: "Serveri ynë nuk funksionon pas një sulmi, ne jemi jashtë linje". Më pas detajoni ndikimin: qarkullimi i humbur, klientët e prekur, etj.

Më pas listoni veprimet e ndërmarra për të kufizuar dëmin dhe ato që duhet të zbatohen menjëherë. Përfundoni me një pyetje ose kërkesë të ngutshme: "A mund të llogarisim në burime shtesë për të rivendosur shërbimin brenda 48 orëve?"

Në një krizë, çelësi është të informoni shpejt për vështirësitë, pasojat dhe përgjigjet me disa fjali të drejtpërdrejta. Mesazhi juaj duhet të jetë i shkurtër dhe mobilizues. Stili i mprehtë është më efektiv për këtë lloj raporti me email urgjent.

 

Shembulli XNUMX: Raporti i detajuar i shitjeve mujore

mrs,

Ju lutemi gjeni më poshtë raportin e detajuar të shitjeve tona të marsit:

  1. Shitjet në dyqan

Shitjet në dyqane ranë 5% nga muaji i kaluar në 1 €. Këtu është evolucioni sipas departamentit:

  • Pajisje elektroshtëpiake: xhiro 550€, stabile
  • Departamenti DIY: qarkullim prej 350 €, më pak 000%
  • Seksioni i kopshtit: qarkullim prej 300 €, 000% më pak
  • Reparti i kuzhinës: xhiro 50 €, rritje 000%

Rënia në sektorin e kopshtit shpjegohet me motin e pafavorshëm këtë muaj. Vini re rritjen inkurajuese në departamentin e kuzhinës.

  1. Shitjet online

Shitjet në faqen tonë të internetit janë të qëndrueshme në 900 €. Pjesa e celularit u rrit në 000% të shitjeve në internet. Shitjet e mobiljeve dhe dekorimit janë rritur ndjeshëm falë koleksionit tonë të ri të pranverës.

  1. Veprimet e marketingut

Fushata jonë me email për Ditën e Gjysheve gjeneroi një qarkullim shtesë prej 20 € në departamentin e kuzhinës.

Operacionet tona në rrjetet sociale rreth dizajnit të brendshëm gjithashtu rritën shitjet në këtë segment.

  1. Përfundim

Pavarësisht nga një rënie e lehtë në dyqane, shitjet tona mbeten të qëndrueshme, të nxitura nga tregtia elektronike dhe operacionet e synuara të marketingut. Ne duhet të vazhdojmë përpjekjet tona për dekorimin dhe mobiljet për të kompensuar rënien sezonale në departamentin e kopshtit.

Jam në dispozicionin tuaj për çdo sqarim.

sinqerisht,

Jean Dupont Seller Sektori Lindor

Shembulli i dytë: Kërkesë shtesë buxhetore për lëshimin e një linje produkti të ri

 

Zonja Drejtore e Përgjithshme,

Kam nderin të kërkoj nga ju një buxhet shtesë si pjesë e lançimit të gamës sonë të re të produkteve të planifikuar për në qershor 2024.

Ky projekt strategjik synon të shtrijë ofertën tonë në segmentin e gjallë të produkteve organike, ku kërkesa po rritet me 20% në vit, duke ofruar 15 referenca shtesë.

Për të garantuar suksesin e kësaj nisjeje, është thelbësore të mobilizohen burime shtesë. Këtu janë propozimet e mia numerike:

  1. Përforcimi i përkohshëm i ekipit:
  • Rekrutimi i 2 zhvilluesve me kohë të plotë mbi 6 muaj për të finalizuar paketimin dhe dokumentacionin teknik (kosto: 12000 €)
  • Mbështetje e një agjencie të marketingut dixhital për 3 muaj për fushatën në internet (8000 €)
  1. Fushatë marketingu :
  • Buxheti mediatik për të sponsorizuar publikimet tona në rrjetet sociale (5000 €)
  • Krijimi dhe dërgimi i emaileve: dizajn grafik, kosto transporti për 3 fushata (7000 €)
  1. Testet e konsumatorit:
  • Organizimi i paneleve të konsumatorëve për mbledhjen e komenteve për produktet (4000 €)

Kjo është një total prej 36 € për të vendosur burimet njerëzore dhe të marketingut të nevojshëm për suksesin e këtij nisje strategjike.

Jam në dispozicionin tuaj për ta diskutuar gjatë takimit tonë të ardhshëm.

Në pritje të kthimit tuaj,

Të fala,

John Dupont

Menaxher i Projektit

 

Shembulli i tretë: Raporti mujor i aktivitetit të departamentit të shitjeve

 

E nderuara zonja Durand,

Më poshtë gjeni raportin e aktivitetit të departamentit tonë të shitjeve për muajin mars:

  • Vizitat në kërkim: Përfaqësuesit tanë të shitjeve kontaktuan 25 perspektivë të identifikuar në dosjen tonë të klientit. Janë caktuar 12 takime.
  • Ofertat e dërguara: Ne kemi dërguar 10 oferta komerciale për produktet kryesore nga katalogu ynë, 3 prej të cilave tashmë janë konvertuar.
  • Shfaqjet tregtare: Stenda jonë në ekspozitën Expopharm tërhoqi rreth 200 kontakte. Ne kemi konvertuar 15 prej tyre në emërime të ardhshme.
  • Trajnimi: Bashkëpunëtorja jonë e re Lena ndoqi një javë trajnim në terren me Marc për t'u njohur me produktet tona dhe fushat e shitjeve.
  • Objektivat: Objektivi ynë tregtar për 20 kontrata të reja gjatë muajit është arritur. Qarkullimi i realizuar arrin në 30€.

Ne po vazhdojmë përpjekjet tona për të zhvilluar listën tonë të klientëve, mos hezitoni të më dërgoni rekomandimet tuaja.

sinqerisht,

Menaxher i shitjeve Jean Dupont

 

Shembulli i katërt: Raporti i detajuar i aktivitetit javor – Furra e Supermarketit

 

kolegët e Chers,

Më poshtë gjeni raportin e detajuar të aktivitetit të furrës sonë për javën 1-7 Mars:

Prodhimi:

  • Ne prodhonim mesatarisht 350 bagueta tradicionale në ditë, për një total prej 2100 gjatë javës.
  • Vëllimi i përgjithshëm është rritur me 5% falë furrës sonë të re, e cila na lejon të plotësojmë kërkesën në rritje.
  • Diversifikimi i gamës sonë të bukës speciale (fshatare, miell integral, drithëra) po jep fryte. Ne pjekim 750 këtë javë.

Shitjet:

  • Qarkullimi i përgjithshëm është 2500 €, i qëndrueshëm krahasuar me javën e kaluar.
  • Ëmbëlsira vjeneze mbeten shitësi ynë më i mirë (680 €), të ndjekur nga formulat e drekës (550 €) dhe buka tradicionale (430 €).
  • Shitjet e mëngjesit të së dielës ishin veçanërisht të forta (xhiro 1200 €) falë ofertës speciale për mëngjesin e vonë.

Furnizimi:

  • Pritja e 50 kg miell dhe 25 kg gjalpë. Stoqet janë adekuate.
  • Duke menduar për të porositur vezë dhe maja për javën e ardhshme.

stafi:

  • Julie do të jetë me pushime javën e ardhshme, unë do të riorganizoj oraret.
  • Faleminderit Bastien që ofron jashtë orarit për shitje.

problemet:

  • Defekt i mekanizmit të monedhës mëngjesin e së martës, i riparuar gjatë ditës nga elektricisti.

sinqerisht,

Menaxher Jean Dupont

 

Shembulli i pestë: Problem urgjent – ​​Mosfunksionim i softuerit të kontabilitetit

 

Përshëndetje të gjithë,

Sot në mëngjes, softveri ynë i kontabilitetit ka defekte që pengojnë hyrjen e faturave dhe monitorimin e librit kryesor.

Ofruesi ynë i shërbimit të TI-së, me të cilin kontaktova, konfirmon se bëhet fjalë për një përditësim të fundit. Ata po punojnë për një rregullim.

Ndërkohë, e kemi të pamundur të regjistrojmë transaksione dhe monitorimi i cash-it është i ndërprerë. Ne rrezikojmë të ngecim shumë shpejt prapa.

Për të zgjidhur përkohësisht problemin:

  • Shkruani faturat/shpenzimet tuaja në një skedar excel urgjence që unë do të marr
  • Për pyetjet e klientëve, më telefononi për të verifikuar llogaritë drejtpërdrejt
  • Unë bëj çmos për t'ju mbajtur të informuar për progresin.

Ofruesi ynë i shërbimit është plotësisht i mobilizuar dhe shpreson ta zgjidhë këtë problem brenda maksimum 48 orësh. E di që ky mosfunksionim është i keq, faleminderit për mirëkuptimin. Ju lutem më njoftoni për çdo çështje urgjente.

Të fala,

Kontabilist Jean Dupont