Një letër profesionale është një dokument i shkruar, i cili siguron një marrëdhënie zyrtare midis bashkëbiseduesve të ndryshëm. Ka një strukturë të brendshme shumë të zakonshme. Në thelb shkruhen në një faqe, ose dy përjashtimisht. Letra profesionale më së shpeshti përmban një temë të vetme. Kjo strukturë e brendshme ka një avantazh. Plani i tij i shkrimit mund të qëndrojë i njëjtë, pavarësisht se çfarë. Padyshim, do të ketë ndryshime duke pasur parasysh objektivin. Sidoqoftë, qoftë një kërkesë e thjeshtë për informacion, një kërkesë, apo edhe një ankesë. Plani për të shkruar korrespondencë profesionale do të mbetet praktikisht i pandryshuar.

E kaluara, e tashmja, e ardhmja: një plan trefazor për një letër të suksesshme profesionale

Përdorimi i së kaluarës, së tashmes dhe së ardhmes, në këtë hierarki kronologjike, i referohet tripiktit të planit të shkrimit të një letre profesionale. Planshtë plani i thjeshtë dhe efektiv për tu zbatuar në të gjitha situatat. Të pyesni, të përcillni informacion, të shpjegoni një temë të caktuar, apo edhe ta bindni lexuesin tuaj. Efikasiteti, i cili është i justifikuar në lidhje merendi logjik vërehet në strukturën e saj.

 

E kaluara: hapi numër 1 i planit

Ne shkruajmë një letër më shpesh, në bazë të një precedenti, një situate fillestare ose të mëparshme. Mund të jetë një letër e marrë, një takim, një vizitë, një intervistë telefonike, etj. Qëllimi i shkrimit të pjesës së parë të kësaj letre është përcjellja e arsyeve për dërgimin. Ose fare thjesht konteksti që përshkruan situatën. Kujtesa e fakteve shprehet përgjithësisht në të njëjtën fjali. Sidoqoftë, është më e përshtatshme të ndërtohet kjo fjali në nën fjali. Për ilustrim, mund të kemi shprehjet e mëposhtme:

  • Unë e pranoj marrjen e letrës tuaj, duke më informuar për ...
  • Në letrën tuaj me datë
  • Ju keni sjellë në njohuritë tona ...
  • Në funksion të njoftimit tuaj për shtyp të botuar nga gazeta XXX (referencë nr. 12345), ne sapo kemi propozuar ...
  • Pas kryerjes së një verifikimi të llogarisë tuaj, ne gjetëm ...

Në situata kur arsyeja për të shkruar letrën nuk lidhet me një fakt të kaluar. Në atë pikë kemi paragrafin e parë të letrës ku autori prezanton veten dhe institucionin e tij. Pastaj vazhdoni duke specifikuar kërkesën tuaj ose duke ofruar shërbime të ndryshme të saj. Për shembull, si pjesë e një kërkese për informacion ose një propozim shërbimi, ne mund të kemi shprehjet e mëposhtme:

  • Si ekspertë në sektorin e sigurisë, ne vijmë në këtë mënyrë.
  • Duke pasur kënaqësinë e klientëve tanë në zemër, ne donim ...
  • Ne jemi shumë të lumtur të njoftojmë se kemi planifikuar për klientët tanë ...

Në kontekstin e një aplikimi spontan (praktikë ose punë), ne gjithashtu mund të kemi shprehjet më poshtë:

  • Kompania juaj më tërhoqi vëmendjen dhe si student në, unë do të doja të aplikoja për një praktikë
  • Diplomuar së fundmi në ...

Marrësi, të cilit i drejtohet letra, duhet që nga paragrafi i parë, të kuptojë temën e letrës tuaj.

E tashmja: hapi numër dy i planit

Kjo pjesë e dytë e planit i referohet arsyeve që justifikojnë shkrimin e letrës në kohën T. Në lidhje me situatën e mëparshme të shprehur në pjesën e parë. Në këtë nivel, bëhet fjalë për të argumentuar, informuar, shpjeguar, apo edhe pyetur. Në varësi të kompleksitetit të situatës, kjo pjesë mund të shkruhet ose në një paragraf të plotë ose të paraqesë idenë kryesore në një fjali të vetme. Për ilustrim, mund të kemi shprehjet e mëposhtme:

  • Duke vërejtur se në datën e… fatura n °… nuk është pastruar, ne
  • Anëtarësimi në organizatën tonë gjithashtu ju siguron ...
  • Përkundër faktit se kontrata parashikon fillimin e punës në datën…, ne vërejmë me habi dhe kemi pasur probleme për të kuptuar vonesat e raportuara nga z.

E ardhmja: hapi numër 3 i planit

Kjo pjesë e tretë dhe e fundit mbyll dy të parat duke raportuar pASOJAT për të ardhur.

Ose ne shprehim qëllimet tona, si autori i letrës, dhe kështu mund të përdorim shprehje të llojit:

  • Sot unë personalisht do të kujdesem për dërgimin e sendeve që keni kërkuar
  • Ne jemi gati të zëvendësojmë ... duke marrë parasysh natyrisht origjinalin.
  • Ju lutemi afrohuni pranë zyrës së biletave… ..

Ose ne shprehim një dëshirë, duke kërkuar ose inkurajuar marrësin të veprojë ose të reagojë. Kështu mund të kemi formulimet e mëposhtme:

  • Ju jeni të ftuar të afroheni në banak
  • Prandaj ju kërkoj që të thërrisni ekspertët tuaj shpejt në mënyrë që të ...
  • Shpejtësia juaj për të zgjidhur këtë situatë pritet me padurim.

Qëllimi i shkrimit të kësaj letre mund të shoqërohet potencialisht nga një argument:

  • Ju do ta rregulloni situatën sa më shpejt të jetë e mundur (objektive) në përputhje me dispozitat e përgjithshme dhe specifike të kontratës. (Argument)
  • A mund ta rregulloni dorëzimin tim sa më shpejt të jetë e mundur ? (Objektivi) useshtë e kotë t'ju kujtoj se dorëzimi duhet të bëhet në datën e planifikuar, në funksion të kushteve tuaja të shitjes. (Argument)

 

Një formulë e sjellshme, thelbësore për të mbyllur letrën tuaj profesionale !

Për të përfunduar siç duhet një letër profesionale, është thelbësore të shkruani një frazë të sjellshme. Në realitet është një formulë e sjellshme e dyfishtë, e përbërë nga një shprehje, por edhe nga një formulë "parapërfundimi".

Ose kemi një formulë mirësjelljeje, që pasqyron një përzemërsi të caktuar:

  • Merrni paraprakisht falënderimet tona për ...
  • Ne kërkojmë falje për këtë situatë të papritur
  • Unë gjithmonë do të jem në dispozicion për ta diskutuar atë në një takim
  • Ju mund të na kontaktoni në çdo kohë për të ...
  • Shpresojmë që kjo ofertë të përmbushë pritjet tuaja dhe sigurisht që jemi në dispozicionin tuaj për informacione të mëtejshme.

Ose kemi një formulë të sjellshme:

  • Ne ju kërkojmë të pranoni, zonjë, zotëri, përshëndetjet tona më të mira.
  • Ju lutemi besoni, Zotëri, në shprehjen e ndjenjave tona më të mira.
  • Ju lutem pranoni, zonjë, përshëndetjet tona më të mira.

 

Përparësia e këtij plani për të shkruar një letër profesionale është nga njëra anë maturia e saj në shkrimin e përmbajtjes dhe nga ana tjetër, lehtësia e tij e leximit përkundër marrësit. Sidoqoftë, kjo afat kohor nuk rekomandohet për përmbajtje më komplekse dhe më të gjatë.