E-post tillåter oss ofta att kommunicera mer. Som ett resultat är Internet fullt av tips för att skriva bättre, listor med anledningar till att undvika att skicka e-postmeddelanden vid vissa tidpunkter, eller råd om hur snabbt vi bör svara osv. Det bästa sättet att spara tid och undvika förvirring kan dock vara att komma ihåg att vissa konversationer inte kan ske via e-post, här är några exempel.

När du vidarebefordrar dåliga nyheter

Det är inte lätt att förmedla dåliga nyheter, särskilt när du måste förmedla dem till din chef eller chef. Men det finns flera sätt att minimera svårigheten. Först av allt, skjut inte upp det och slösa inte tid; du måste ta ansvar och förklara situationen grundligt. Att ge dåliga nyheter via e-post är ingen bra idé, eftersom det kan förstås som ett försök att undvika konversation. Du kan skicka tillbaka bilden av en person som är rädd, generad eller till och med för omogen för att vara proaktiv. Så när du har dåliga nyheter att leverera, gör det personligen när det är möjligt.

När du inte är helt säker på vad du menar

Generellt sett är det bra att sträva efter att vara proaktiv snarare än reaktiv. Tyvärr lämpar sig e-post väl för denna typ av reflex. Vi känner oss tvungna att tömma våra inkorgar, med de flesta e-postmeddelanden som kräver svar. Så ibland, även när vi inte är helt säkra på hur vi skulle vilja svara, börjar våra fingrar ändå knacka. Ta istället en paus när du behöver ta en. Sök efter mer information om ämnet, snarare än att svara innan du verkligen vet vad du tycker och vad du skulle vilja säga.

Om du känner dig plågad av tonen

Många av oss använder e-post för att slippa ha en svår konversation. Tanken är att detta medium ger oss möjlighet att skriva ett mejl som når den andra personen precis som vi hoppas. Men alltför ofta är det inte det som händer. Det första som lider är vår effektivitet; att skapa ett perfekt utformat e-postmeddelande tar så mycket tid. Så, ganska ofta, kommer den andra personen inte att läsa vår e-post som vi förväntade oss ändå. Så om du upplever att du plågas av tonen när du skriver ett e-postmeddelande, fråga dig själv om det inte heller i detta fall skulle vara mer meningsfullt att hantera den här konversationen ansikte mot ansikte.

Om det är mellan 21h och 6h och du är trött

Det är svårare att tänka klart när du är trött, och känslorna kan också bli höga när du är i det här tillståndet. Så om du sitter hemma och är utanför kontorstid, överväg att trycka på spara utkast istället för att skicka. Skriv istället ett första utkast i utkast, om det hjälper dig att glömma problemet, och läs det på morgonen innan du slutför det, när du har ett fräschare perspektiv.

När du ber om en ökning

Vissa konversationer är avsedda att föras ansikte mot ansikte, när du till exempel vill förhandla om en löneförhöjning. Det här är inte den typen av begäran du vill göra via e-post, främst för att du vill att det ska vara tydligt och det är en fråga du tar på allvar. Du vill också vara tillgänglig för att svara på frågor om din ansökan. Att skicka ett e-postmeddelande kan skicka fel meddelande. Att ta sig tid att träffa din överordnade personligen under dessa omständigheter kommer att ge dig fler resultat.