மின்னஞ்சல் நீண்ட காலமாக வணிகத் தகவல்தொடர்புகளுக்கு இன்றியமையாத கருவியாக இருந்து வருகிறது, ஆனால் Sendmail நடத்திய கருத்துக்கணிப்பு. இது 64% நிபுணர்களுக்கு பதற்றம், குழப்பம் அல்லது பிற எதிர்மறையான விளைவுகளை ஏற்படுத்தியது.
எனவே, உங்கள் மின்னஞ்சல்களில் இதை எவ்வாறு தவிர்க்கலாம்? விரும்பிய முடிவுகளை வழங்கும் மின்னஞ்சல்களை எப்படி எழுதலாம்? இந்த கட்டுரையில், உங்கள் மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்துவது தெளிவான, பயனுள்ள மற்றும் வெற்றிகரமானது என்பதை உறுதிப்படுத்த நீங்கள் பயன்படுத்தும் உத்திகளை நாங்கள் மதிப்பாய்வு செய்கிறோம்.
சராசரியாக அலுவலக ஊழியர் ஒரு நாளைக்கு சுமார் 9 மின்னஞ்சல்கள் பெறுகிறார். இந்த மின்னஞ்சலுடன், தனிப்பட்ட செய்திகளை எளிதாக மறக்க முடியும். உங்கள் மின்னஞ்சல்களைக் கவனித்து, பயன்படுத்தும்போது, இந்த எளிய விதிகள் பின்பற்றவும்.
- மின்னஞ்சல் மூலம் அதிகம் தொடர்பு கொள்ளாதீர்கள்.
- பொருள்களைப் பயன்படுத்துவது நல்லது.
- தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான செய்திகளை உருவாக்கவும்.
- கண்ணியமாக இருங்கள்.
- உங்கள் தொனியை சரிபார்க்கவும்.
- மீண்டும் படித்தார்.
மின்னஞ்சல் மூலம் அதிகம் தொடர்பு கொள்ளாதீர்கள்
வேலையில் மன அழுத்தத்தின் மிகப்பெரிய ஆதாரங்களில் ஒன்று மக்கள் பெறும் மின்னஞ்சல்களின் சுத்த அளவு. எனவே, நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலை எழுதத் தொடங்குவதற்கு முன், உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள்: "இது உண்மையில் அவசியமா?"
இந்தச் சூழலில், மீண்டும் விவாதத்திற்குரிய கேள்விகளைக் கையாள நீங்கள் தொலைபேசி அல்லது உடனடி செய்தியைப் பயன்படுத்த வேண்டும். தகவல்தொடர்பு திட்டமிடல் கருவியைப் பயன்படுத்தவும் மற்றும் பல்வேறு வகையான செய்திகளுக்கான சிறந்த சேனல்களை அடையாளம் காணவும்.
முடிந்தவரை, தவறான செய்தியை நபர் கொடுங்கள். உங்கள் செய்தியை தவறாக எடுத்துக் கொண்டால், நீங்கள் உணர்ச்சி, இரக்கம் மற்றும் புரிதலுடன் தொடர்பு கொள்ளவும், உங்களை மீட்டுக்கொள்ளவும் உதவுகிறது.
பொருள்களைப் பயன்படுத்துவது நல்லது
ஒரு செய்தித்தாள் தலைப்பு இரண்டு விஷயங்களைச் செய்கிறது: அது உங்கள் கவனத்தை ஈர்க்கிறது மற்றும் கட்டுரையை சுருக்கமாகக் கூறுகிறது, எனவே அதைப் படிக்கலாமா வேண்டாமா என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்கலாம். உங்கள் மின்னஞ்சல் பொருள் வரியும் அதையே செய்ய வேண்டும்.
ஒரு பொருள் வெற்று இடம் "ஸ்பேம்" என்று கவனிக்கப்படாமல் அல்லது நிராகரிக்கப்படுவதற்கான வாய்ப்புகள் அதிகம். எனவே எப்பொழுதும் மின்னஞ்சல் எதைப் பற்றியது என்பதை பெறுநரிடம் சொல்ல, நன்கு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட சில வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்தவும்.
உங்கள் செய்தி வாராந்திர திட்ட அறிக்கை போன்ற வழக்கமான மின்னஞ்சல் தொடரின் ஒரு பகுதியாக இருந்தால், தலைப்பு வரியில் தேதியைச் சேர்க்க விரும்பலாம். பதில் தேவைப்படும் செய்திக்கு, "தயவுசெய்து நவம்பர் 7க்குள்" போன்ற செயலுக்கான அழைப்பையும் நீங்கள் சேர்க்கலாம்.
நன்கு எழுதப்பட்ட தலைப்பு, கீழே உள்ளதைப் போன்றது, பெறுநர் மின்னஞ்சலைத் திறக்காமலேயே மிக முக்கியமான தகவலை வழங்குகிறது. பெறுநர்கள் இன்பாக்ஸைச் சரிபார்க்கும் போதெல்லாம் உங்கள் சந்திப்பை நினைவூட்டும் ஒரு அறிவிப்பாக இது செயல்படுகிறது.
| தவறான உதாரணம் நல்ல உதாரணம் |
|
| பொருள்: கூட்டம் | பொருள்: GATEWAY செயல்முறை சந்திப்பு - 09h பிப்ரவரி மாதம் 29 |
செய்திகளை தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் வைத்திருங்கள்
பாரம்பரிய வணிகக் கடிதங்கள் போன்ற மின்னஞ்சல்கள் தெளிவு மற்றும் சுருக்கமாக இருக்க வேண்டும். உங்கள் தண்டனை குறுகிய மற்றும் துல்லியமானதாக இரு. மின்னஞ்சல் உடல் நேரடி மற்றும் தகவல்தொடர்பு இருக்க வேண்டும், மற்றும் அனைத்து தொடர்புடைய தகவல்களை கொண்டிருக்க வேண்டும்.
பாரம்பரிய கடிதங்களைப் போலன்றி, பல மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவது ஒன்றை அனுப்புவதை விட அதிகமாக செலவாகாது. எனவே பல்வேறு தலைப்புகளில் ஒருவருடன் நீங்கள் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் என்றால், ஒவ்வொன்றிற்கும் தனித்தனி மின்னஞ்சலை எழுதவும். இது செய்தியை தெளிவுபடுத்துகிறது மற்றும் உங்கள் நிருபர் ஒரு நேரத்தில் ஒரு தலைப்புக்கு பதிலளிக்க அனுமதிக்கிறது.
| மோசமான உதாரணம் | நல்ல உதாரணம் |
| பொருள்: விற்பனை அறிக்கையின் திருத்தங்கள்
Hi மிச்செலின்,
கடந்த வாரம் இந்த அறிக்கையை அனுப்பியதற்கு நன்றி. நான் நேற்று அதைப் படித்தேன், அத்தியாயம் 2 க்கு எங்கள் விற்பனை புள்ளிவிவரங்களைப் பற்றிய கூடுதல் தகவல் தேவை என்று உணர்கிறேன். தொனி இன்னும் முறையானதாக இருக்கலாம் என்று நினைக்கிறேன்.
கூடுதலாக, புதிய விளம்பரப் பிரச்சாரம் குறித்து மக்கள் தொடர்புத் துறையுடன் இந்த வெள்ளிக்கிழமை ஒரு சந்திப்பைத் திட்டமிட்டுள்ளேன் என்பதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்க விரும்பினேன். அவள் காலை 11:00 மணிக்கு சிறிய மாநாட்டு அறையில் இருப்பாள்.
நீங்கள் இருந்தால் எனக்கு தெரியப்படுத்தவும்.
நன்றி,
காமில் |
பொருள்: விற்பனை அறிக்கையின் திருத்தங்கள்
Hi மிச்செலின்,
கடந்த வாரம் இந்த அறிக்கையை அனுப்பியதற்கு நன்றி. நான் நேற்று அதைப் படித்தேன், அத்தியாயம் 2 க்கு எங்கள் விற்பனை புள்ளிவிவரங்களைப் பற்றிய கூடுதல் தகவல் தேவை என்று உணர்கிறேன்.
நான் தொனி இன்னும் சாதாரண இருக்க முடியும் என்று நினைக்கிறேன்.
இந்த கருத்துகளை மனதில் கொண்டு நீங்கள் அதை மாற்றிக்கொள்ள முடியுமா?
உங்கள் கடின உழைப்பிற்காக நன்றி!
காமில்
(PR கூட்டம் பற்றி காமிலீல் மற்றொரு மின்னஞ்சலை அனுப்புகிறார்.) |
இங்கே சமநிலையை அடைவது முக்கியம். நீங்கள் மின்னஞ்சல்கள் மூலம் யாரையாவது தாக்க விரும்பவில்லை, மேலும் பல தொடர்புடைய புள்ளிகளை ஒரு இடுகையில் இணைப்பது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கும். இது நிகழும்போது, எண்ணிடப்பட்ட பத்திகள் அல்லது புல்லட் புள்ளிகளுடன் எளிமையாக வைத்துக் கொள்ளவும், மேலும் செரிமானத்தை எளிதாக்குவதற்கு தகவலை சிறிய, நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட அலகுகளாக "வெட்டி" செய்யவும்.
மேலே உள்ள நல்ல எடுத்துக்காட்டில், மிச்செலின் என்ன செய்ய வேண்டும் என்று காமில் குறிப்பிட்டுள்ளார் (இந்த வழக்கில், அறிக்கையை மாற்றவும்). உங்களுக்கு என்ன வேண்டும் என்பதை மக்களுக்குத் தெரியப்படுத்த நீங்கள் உதவினால், அவர்கள் அதை உங்களுக்கு வழங்குவதற்கான வாய்ப்புகள் அதிகம்.
கண்ணியமாக இருங்கள்
பாரம்பரிய கடிதங்களைக் காட்டிலும் மின்னஞ்சல்கள் சாதாரணமாக இருக்கக்கூடும் என்று பெரும்பாலும் மக்கள் நினைக்கிறார்கள். ஆனால் நீங்கள் அனுப்பும் செய்திகள் உங்கள் சொந்த தொழில்முறையின் பிரதிபலிப்பாகும், மதிப்புகள் மற்றும் கவனத்தை விவரிப்பதற்கான முக்கியத்துவம் வாய்ந்தவை, எனவே ஒரு குறிப்பிட்ட அளவு முறை தேவைப்படுகிறது.
நீங்கள் ஒருவருடன் நல்ல உறவில் இல்லாவிட்டால், முறைசாரா மொழி, ஸ்லாங், வாசகங்கள் மற்றும் பொருத்தமற்ற சுருக்கங்களைத் தவிர்க்கவும். உங்கள் நோக்கத்தை தெளிவுபடுத்த எமோடிகான்கள் உதவியாக இருக்கும், ஆனால் உங்களுக்கு நன்கு தெரிந்தவர்களுடன் மட்டுமே அவற்றைப் பயன்படுத்துவது சிறந்தது.
உங்கள் செய்தியை "உண்மையுள்ள," "நல்ல நாள் / மாலை நேரம்" அல்லது "உங்களுக்கு நல்லது" என்ற நிலைமையை பொறுத்து.
பெறுநர்கள் மின்னஞ்சல்களை அச்சிடவும் மற்றவர்களுடன் பகிர்ந்து கொள்ளவும் தேர்வு செய்யலாம், எனவே எப்போதும் கண்ணியமாக இருங்கள்.
தொனியை சரிபார்க்கவும்
நபர்களை சந்திக்கும்போது, அவர்களின் உடல் மொழி, குரல் டன்கள் மற்றும் முகபாவங்கள் ஆகியவை எப்படி உணர்கின்றன என்பதை மதிப்பீடு செய்ய பயன்படுத்துகிறோம். மின்னஞ்சல் இந்த தகவலை எங்களுக்கு உதவுகிறது, அதாவது எங்களது செய்திகளை மக்கள் தவறாக புரிந்து கொண்டால் எங்களுக்கு தெரியாது.
உங்கள் தேர்வு வார்த்தைகள், வாக்கியத்தின் நீளம், நிறுத்தற்குறிகள் மற்றும் தலையெழுத்து ஆகியவை காட்சி மற்றும் செவிவழி குறிப்புகள் இல்லாமல் எளிதில் தவறாகப் புரிந்துகொள்ளப்படலாம். கீழேயுள்ள முதல் எடுத்துக்காட்டில், யான் விரக்தியாக அல்லது கோபமாக இருப்பதாக லூயிஸ் நினைக்கலாம், ஆனால் உண்மையில், அவர் நன்றாக உணர்கிறார்.
| மோசமான உதாரணம் | நல்ல உதாரணம் |
| லூயிஸ்,
இன்று மாலை 17 மணிக்குள் எனக்கு உங்கள் அறிக்கை தேவை அல்லது எனது காலக்கெடுவை இழக்க நேரிடும்.
யான் |
Hi லூயிஸ்,
இந்த அறிக்கையில் உங்கள் உழைப்புக்கு நன்றி. என் பதிப்பை எனக்கு வழங்குவதற்கு எனக்கு நேரம் இல்லை. என் காலக்கெடுவை நான் இழக்கவில்லை.
முன்கூட்டியே நன்றி,
யான் |
உணர்ச்சியுடன் உங்கள் மின்னஞ்சல் "உணர்வு" பற்றி யோசி. உங்கள் எண்ணங்கள் அல்லது உணர்ச்சிகள் தவறாக புரிந்து கொள்ளப்பட்டால், உங்கள் வார்த்தைகளை உருவாக்கும் குறைவான தெளிவற்ற வழியைக் கண்டறியவும்.
சரிபார்த்தல்
இறுதியாக, "அனுப்பு" என்பதைக் கிளிக் செய்வதற்கு முன், ஏதேனும் எழுத்துப்பிழை, இலக்கணம் மற்றும் நிறுத்தற்குறி பிழைகள் உள்ளதா என உங்கள் மின்னஞ்சலைச் சரிபார்க்க சிறிது நேரம் ஒதுக்குங்கள். நீங்கள் அணியும் ஆடைகளைப் போலவே உங்கள் மின்னஞ்சல்களும் உங்கள் தொழில்முறைப் படத்தின் ஒரு பகுதியாகும். எனவே தொடரில் பிழைகள் உள்ள செய்தியை அனுப்புவதில் வெறுப்பு ஏற்படுகிறது.
சரிபார்த்தல் போது, உங்கள் மின்னஞ்சலின் நீளத்திற்கு கவனம் செலுத்தவும். நீண்ட, துண்டிக்கப்பட்ட மின்னஞ்சல்களைக் காட்டிலும் குறுகிய, சுருக்கமான மின்னஞ்சல்களைப் படிக்க மக்கள் அதிகமாக இருக்கிறார்கள், எனவே உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் தேவையான தகவலைத் தவிர்த்து, முடிந்தவரை குறுகியதாக இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
முக்கிய புள்ளிகள்
நம்மில் பெரும்பாலோர் நம் நாளின் ஒரு நல்ல பகுதியை இங்கு செலவிடுகிறோம் மின்னஞ்சல்களைப் படித்து எழுதுங்கள். ஆனால் நாம் அனுப்பும் செய்திகள் மற்றவர்களுக்கு குழப்பத்தை ஏற்படுத்தும்.
பயனுள்ள மின்னஞ்சல்களை எழுத, நீங்கள் உண்மையில் இந்த சேனலைப் பயன்படுத்தினால் முதலில் உங்களைக் கேட்கவும். சில நேரங்களில் தொலைபேசியை எடுக்க நல்லது.
உங்கள் மின்னஞ்சல்களை சுருக்கமாகவும் துல்லியமாகவும் உருவாக்கவும். உண்மையில் அவற்றைப் பார்க்க விரும்பும் மக்களுக்கு அவற்றை அனுப்பவும், மேலும் நீங்கள் பெறுநரை அடுத்ததைச் செய்ய விரும்புகிறீர்களா என்பதை தெளிவாக சுட்டிக்காட்டவும்.
உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் உங்கள் தொழில்முறை, உங்கள் மதிப்புகள் மற்றும் விவரங்களுக்கு உங்கள் கவனத்தை பிரதிபலிக்கின்றன என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். உங்கள் செய்தியின் தொனியை மற்றவர்கள் எப்படி விளக்குவார்கள் என்று கற்பனை செய்து பாருங்கள். கண்ணியமாக இருங்கள் மற்றும் "அனுப்பு" என்பதைத் தட்டுவதற்கு முன்பு நீங்கள் எழுதியதை எப்போதும் இருமுறை சரிபார்க்கவும்.
