ஒரு சராசரி பிரெஞ்சு ஊழியர், வாரத்தில் கால் பகுதியை ஒவ்வொரு நாளும் அனுப்பும் மற்றும் பெறும் நூற்றுக்கணக்கான மின்னஞ்சல்களைப் பார்க்கிறார்.
எவ்வாறாயினும், எங்கள் நேரத்தின் ஒரு நல்ல பகுதிக்கு நாங்கள் எங்கள் அஞ்சல் பெட்டியில் சிக்கியுள்ளோம் என்ற போதிலும், நம்மில் பலருக்கு, மிகவும் தொழில்முறை கூட, இன்னும் எப்படி பயன்படுத்த வேண்டும் என்று தெரியவில்லை சரியான முறையில் மின்னஞ்சல் அனுப்புங்கள்.
சொல்லப்போனால், ஒவ்வொரு நாளையும் படிக்கும் மற்றும் எழுதும் செய்திகளின் அளவு கொடுக்கப்பட்டால், நாங்கள் சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்கு அதிக வாய்ப்புகள் உள்ளன, அவை கடுமையான வணிக விளைவுகளை ஏற்படுத்தும்.
இந்த கட்டுரையில், மிக முக்கியமான அத்தியாவசியமான "சைபர்கோர்ட்" விதிகளை நாங்கள் வரையறுத்திருக்கிறோம்.
தெளிவான மற்றும் நேரடியான பொருள் வரியைச் சேர்க்கவும்
"மாற்றப்பட்ட சந்திப்பு தேதி", "உங்கள் விளக்கக்காட்சியைப் பற்றிய விரைவான கேள்வி" அல்லது "முன்மொழிவுக்கான பரிந்துரைகள்" ஆகியவை ஒரு நல்ல தலைப்பு வரிக்கான எடுத்துக்காட்டுகள்.
மக்கள் பெரும்பாலும் பொருள் வரியின் அடிப்படையில் ஒரு மின்னஞ்சலைத் திறக்க முடிவு செய்கிறார்கள், வாசகர்களின் கவலைகள் அல்லது பணி சிக்கல்களை நீங்கள் தீர்க்கிறீர்கள் என்பதைத் தெரிவிக்கும் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
தொழில்முறை மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பயன்படுத்தவும்
நீங்கள் ஒரு நிறுவனத்தில் பணிபுரிந்தால், உங்கள் நிறுவனத்தின் மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பயன்படுத்த வேண்டும். ஆனால் நீங்கள் ஒரு தனிப்பட்ட மின்னஞ்சல் கணக்கைப் பயன்படுத்தினால், நீங்கள் சுயதொழில் செய்பவராக இருந்தாலும் அல்லது வணிக கடிதப் பரிமாற்றத்திற்காக அவ்வப்போது அதைப் பயன்படுத்த விரும்பினாலும், இந்த முகவரியைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது கவனமாக இருக்க வேண்டும்.
நீங்கள் எப்பொழுதும் ஒரு மின்னஞ்சல் முகவரியை வைத்திருக்க வேண்டும், அதில் உங்கள் பெயர் இருக்கும், இதன் மூலம் மின்னஞ்சலை யார் அனுப்புகிறார்கள் என்பது பெறுநருக்குத் தெரியும். வேலைக்குப் பொருந்தாத மின்னஞ்சல் முகவரியை ஒருபோதும் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
"அனைவருக்கும் பதிலளிக்கவும்" என்பதைக் கிளிக் செய்வதற்கு முன் இரண்டு முறை சிந்தியுங்கள்
20 பேரின் மின்னஞ்சல்களைப் படிக்க யாரும் விரும்ப மாட்டார்கள். மின்னஞ்சல்களைப் புறக்கணிப்பது கடினமாக இருக்கலாம், ஏனெனில் பலர் தங்கள் ஸ்மார்ட்போனில் புதிய செய்திகளின் அறிவிப்புகளைப் பெறுகிறார்கள் அல்லது அவர்களின் கணினித் திரையில் பாப்-அப் செய்திகளை திசை திருப்புகிறார்கள். பட்டியலில் உள்ள அனைவருக்கும் மின்னஞ்சலைப் பெற வேண்டும் என்று நீங்கள் நினைக்கும் வரை "அனைவருக்கும் பதில்" என்பதைக் கிளிக் செய்வதைத் தவிர்க்கவும்.
கையொப்பம் தொகுதி அடங்கும்
உங்களைப் பற்றிய தகவல்களை உங்கள் வாசகருக்கு வழங்கவும். பொதுவாக, உங்கள் முழுப் பெயர், தலைப்பு, நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் தொலைபேசி எண் உட்பட தொடர்புத் தகவலைச் சேர்க்கவும். உங்களுக்கான விளம்பரத்தையும் நீங்கள் சேர்க்கலாம், ஆனால் சொற்கள் அல்லது விளக்கப்படங்களுடன் அதிகமாகச் செல்ல வேண்டாம்.
மின்னஞ்சலில் உள்ள அதே எழுத்துரு, அளவு மற்றும் வண்ணத்தைப் பயன்படுத்தவும்.
தொழில்முறை வாழ்த்துக்களைப் பயன்படுத்துங்கள்
"ஹலோ", "ஹாய்!" போன்ற சாதாரண, பேச்சு வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். அல்லது "நீங்கள் எப்படி இருக்கிறீர்கள்?".
எங்கள் எழுத்துகளின் தளர்வான இயல்பு மின்னஞ்சலில் வாழ்த்துக்களை பாதிக்கக் கூடாது. "ஹாய்!" மிகவும் முறைசாரா வாழ்த்துக்கள் மற்றும் பொதுவாக, அது ஒரு வேலை சூழ்நிலையில் பயன்படுத்தப்படக்கூடாது. அதற்கு பதிலாக "வணக்கம்" அல்லது "நல்ல மாலை" பயன்படுத்தவும்.
ஆச்சரியக்குறிகளை சிக்கனமாக பயன்படுத்தவும்
ஆச்சரியக்குறியைப் பயன்படுத்த நீங்கள் தேர்வுசெய்தால், உங்கள் உற்சாகத்தை வெளிப்படுத்த ஒன்றை மட்டும் பயன்படுத்தவும்.
மக்கள் சில சமயங்களில் தூக்கிச் செல்லப்பட்டு, தங்கள் வாக்கியங்களின் முடிவில் பல ஆச்சரியக்குறிகளை வைக்கிறார்கள். முடிவு மிகவும் உணர்ச்சிவசப்பட்டதாகவோ அல்லது முதிர்ச்சியற்றதாகவோ தோன்றலாம், ஆச்சரியக்குறிகளை எழுத்தில் குறைவாகவே பயன்படுத்த வேண்டும்.
நகைச்சுவையுடன் கவனமாக இருங்கள்
சரியான தொனி அல்லது முகபாவங்கள் இல்லாமல் மொழிபெயர்ப்பில் நகைச்சுவை எளிதில் தொலைந்துவிடும். வணிக உரையாடலில், பெறுநரைப் பற்றி உங்களுக்குத் தெரிந்தவரை, மின்னஞ்சல்களில் இருந்து நகைச்சுவை சிறந்ததாக இருக்கும். மேலும், நீங்கள் வேடிக்கையாக நினைக்கும் ஒன்று மற்றவருக்கு இருக்காது.
வேறுபட்ட கலாச்சாரங்களிலிருந்து வரும் மக்கள் வித்தியாசமாக பேசவும் எழுதவும்
கலாச்சார வேறுபாடுகள் காரணமாக தவறான தகவல்தொடர்பு எளிதில் எழுகிறது, குறிப்பாக எழுத்து வடிவில் நாம் ஒருவருக்கொருவர் உடல் மொழியைப் பார்க்க முடியாது. பெறுநரின் கலாச்சார பின்னணி அல்லது அறிவு நிலைக்கு உங்கள் செய்தியை மாற்றியமைக்கவும்.
மிகவும் சந்தர்ப்பவாத கலாச்சாரங்கள் (ஜப்பனீஸ், அரபி அல்லது சீனோ) உங்களுடன் வியாபாரம் செய்வதற்கு முன்னர் உங்களைத் தெரிந்துகொள்ள விரும்புகிறோம் என்பதை நினைவில் கொள்ள நல்லது. இதன் விளைவாக, இந்த நாடுகளில் உள்ள பணியாளர்களுக்கு அவர்களின் எழுத்துக்களில் தனிப்பட்டதாக இருக்கும். மறுபுறம், குறைந்த-சூழல் கலாச்சாரங்கள் (ஜேர்மன், அமெரிக்கன் அல்லது ஸ்காண்டிநேவியன்) மக்கள் மிக விரைவாக புள்ளிக்கு செல்ல விரும்புகிறார்கள்.
மின்னஞ்சல் உங்களுக்கானது இல்லையென்றாலும், உங்கள் மின்னஞ்சல்களுக்குப் பதிலளிக்கவும்
உங்களுக்கு அனுப்பப்படும் அனைத்து மின்னஞ்சல்களுக்கும் பதிலளிப்பது கடினம், ஆனால் நீங்கள் முயற்சிக்க வேண்டும். தற்செயலாக உங்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பப்பட்ட நிகழ்வுகளும் இதில் அடங்கும், குறிப்பாக அனுப்புநர் ஒரு பதிலை எதிர்பார்த்தால். பதில் தேவையில்லை, ஆனால் நல்ல மின்னஞ்சல் ஆசாரம், குறிப்பாக அந்த நபர் உங்களைப் போன்ற அதே நிறுவனம் அல்லது துறையில் பணிபுரிந்தால்.
பதிலின் உதாரணம் இங்கே: “நீங்கள் மிகவும் பிஸியாக இருக்கிறீர்கள் என்று எனக்குத் தெரியும், ஆனால் இந்த மின்னஞ்சலை எனக்கு அனுப்ப விரும்பவில்லை என்று நினைக்கிறேன். நான் உங்களுக்குத் தெரிவிக்க விரும்பினேன், எனவே நீங்கள் அதை சரியான நபருக்கு அனுப்பலாம். »
ஒவ்வொரு செய்தியையும் மதிப்பாய்வு செய்யவும்
உங்கள் தவறுகள் உங்கள் மின்னஞ்சலைப் பெறுபவர்களால் கவனிக்கப்படாமல் போகாது. மேலும், பெறுநரைப் பொறுத்து, அவ்வாறு செய்வதற்கு நீங்கள் தீர்மானிக்கப்படலாம்.
எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பவர்களை நம்ப வேண்டாம். உங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன் பலமுறை படித்துவிட்டு மீண்டும் படிக்கவும்.
கடைசியாக மின்னஞ்சல் முகவரியைச் சேர்க்கவும்
நீங்கள் எழுதி முடித்து செய்தியை சரிசெய்வதற்கு முன் தற்செயலாக மின்னஞ்சலை அனுப்புவதைத் தவிர்க்கவும். ஒரு செய்திக்கு பதிலளிக்கும் போது கூட, பெறுநரின் முகவரியை அகற்றிவிட்டு, செய்தி அனுப்பத் தயாராக உள்ளது என்பதை உறுதிப்படுத்தினால் மட்டுமே அதைச் செருகுவது நல்லது.
நீங்கள் சரியான பெறுநரை தேர்ந்தெடுத்தீர்களென சரிபார்க்கவும்
மின்னஞ்சலின் "டு" வரியில் உங்கள் முகவரிப் புத்தகத்திலிருந்து பெயரைத் தட்டச்சு செய்யும் போது நீங்கள் மிகவும் கவனமாக இருக்க வேண்டும். தவறான பெயரைத் தேர்ந்தெடுப்பது எளிது, இது உங்களுக்கும், தவறுதலாக மின்னஞ்சலைப் பெறும் நபருக்கும் சங்கடமாக இருக்கும்.
கிளாசிக் எழுத்துருக்களைப் பயன்படுத்தவும்
தொழில்முறை கடிதத்திற்கு, எப்போதும் உங்கள் எழுத்துருக்களை, நிறங்கள் மற்றும் நிலையான அளவுகளை வைத்திருக்கவும்.
கார்டினல் விதி: மற்றவர்களுக்கு வாசிக்க உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் எளிதாக இருக்க வேண்டும்.
ஒரு பொது விதியாக, 10 அல்லது 12 புள்ளி வகை மற்றும் Arial, Calibri அல்லது Times New Roman போன்ற எளிதில் படிக்கக்கூடிய தட்டச்சுப்பொறியைப் பயன்படுத்துவது சிறந்தது. நிறத்தைப் பொறுத்தவரை, கருப்பு என்பது பாதுகாப்பான தேர்வு.
உங்கள் தொனியில் ஒரு கண் வைத்திருங்கள்
நகைச்சுவைகளை மொழிபெயர்ப்பில் இழந்துவிட்டால், உங்கள் செய்தி விரைவில் தவறாகப் புரிந்துகொள்ளப்படலாம். உங்கள் நேர்காணலுக்காக ஒருவருடன் ஒரு கலந்துரையாடலில் கிடைக்கும் குரல் குறிப்புகள் மற்றும் முகபாவங்களைக் கொண்டிருக்கவில்லை என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.
எந்த தவறான வழியையும் தவிர்க்க, அனுப்பு என்பதைக் கிளிக் செய்வதற்கு முன்பு உங்கள் செய்தியை சத்தமாக வாசிப்பது பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. உங்களுக்கு கடினமாக தோன்றினால், வாசகருக்கு கடினமாக தோன்றும்.
சிறந்த முடிவுகளுக்கு, முற்றிலும் எதிர்மறையான வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும் ("தோல்வி", "மோசமான" அல்லது "கவனிக்கப்படாதது") மற்றும் எப்போதும் "தயவுசெய்து" மற்றும் "நன்றி" என்று கூறவும்.
