ทำความเข้าใจถึงความสำคัญของการจัดการบัญชี Gmail ที่ไม่ได้ใช้งาน
การจัดการบัญชีออนไลน์ของเรากลายเป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันของเรา ในบรรดาบัญชีเหล่านี้ Gmail โดดเด่นในฐานะหนึ่งในบริการของ ผู้ส่งสารยอดนิยม และใช้มากที่สุด อย่างไรก็ตาม จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเราหยุดใช้บัญชี Gmail
โปรดทราบว่าแม้ว่าบัญชี Gmail จะไม่ได้ใช้งาน แต่บัญชีจะยังคงได้รับอีเมลต่อไป สิ่งนี้อาจทำให้เกิดปัญหาได้ เนื่องจากคู่สนทนาของคุณอาจไม่ทราบว่าที่อยู่อีเมลที่พวกเขาเขียนถึงนั้นไม่ได้รับการปรึกษาอีกต่อไป โชคดีที่ Google ได้จัดเตรียมวิธีแก้ปัญหาสำหรับสิ่งนี้: การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีที่ไม่ได้ใช้งาน
ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2021 Google ได้ใช้นโยบายว่าข้อมูลจากบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งมีพื้นที่เก็บข้อมูลอาจถูกลบหากไม่มีการลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail เป็นเวลา 24 เดือน อย่างไรก็ตาม บัญชีของคุณจะไม่ถูกลบและจะยังคงใช้งานได้จนกว่าคุณจะตัดสินใจเป็นอย่างอื่น
นอกจากนี้ยังสามารถลดระยะเวลาที่บัญชี Gmail ของคุณควรถูกพิจารณาว่าไม่ได้ใช้งาน คุณไม่ต้องรอถึง 2 ปีสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อเปิดใช้งาน การตั้งค่าอนุญาตให้คุณตั้งค่าการไม่ใช้งานเป็น 3 เดือน 6 เดือน 12 เดือน หรือ 18 เดือน นอกจากนี้ยังมาจากผู้จัดการบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งคุณเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ
วิธีตั้งค่าบัญชี Gmail เป็นไม่ใช้งานและเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเมื่อใดและอย่างไรบัญชี Gmail จะถือว่าไม่มีการใช้งาน ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2021 Google ได้ใช้นโยบายการลบข้อมูลจากบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งมีพื้นที่เก็บข้อมูล หากคุณไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail เป็นเวลา 24 เดือน Google จะถือว่าบัญชีนั้นไม่มีการใช้งานและอาจลบข้อมูลที่เก็บไว้ อย่างไรก็ตาม Google จะไม่ลบบัญชีของคุณแม้ว่าจะไม่ได้ใช้ที่อยู่อีเมลของคุณมานานกว่า 2 ปีก็ตาม บัญชี Gmail ของคุณจะยังคงใช้งานได้เสมอ เว้นแต่คุณจะตัดสินใจเป็นอย่างอื่น
มีตัวเลือกในการตั้งค่าบัญชี Google ของคุณเพื่อขอให้ลบที่อยู่ Gmail ของคุณโดยอัตโนมัติหลังจากไม่มีการใช้งานในช่วงเวลาที่เลือก นอกจากนี้ คุณยังสามารถตัดสินใจลดระยะเวลาที่บัญชี Gmail ของคุณจะได้รับการพิจารณาว่าไม่ได้ใช้งาน ไม่จำเป็นต้องรอถึง 2 ปีเพื่อเปิดใช้งานการส่งการตอบกลับอัตโนมัติ การตั้งค่าอนุญาตให้คุณตั้งค่าการไม่ใช้งานเป็น 3 เดือน 6 เดือน 12 เดือน หรือ 18 เดือน นอกจากนี้ยังมาจากผู้จัดการบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งคุณเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ
หากต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อมีคนเขียนอีเมลถึงบัญชี Gmail ที่ไม่ได้ใช้งานของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดช่วงเวลาที่บัญชีของคุณจะถูกพิจารณาว่าไม่มีการใช้งาน นี่คือขั้นตอนต่าง ๆ ที่ต้องปฏิบัติตาม:
- ไปที่ผู้จัดการบัญชีที่ไม่ได้ใช้งาน
- กำหนดระยะเวลาที่บัญชีของคุณจะถูกพิจารณาว่าไม่ได้ใช้งาน
- ระบุหมายเลขโทรศัพท์ที่ติดต่อได้และที่อยู่อีเมล (เมื่อถึงเวลา คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้ทราบว่าบัญชีกำลังใช้งานไม่ได้)
- คลิกที่ ถัดไป เพื่อกำหนดค่าการส่งอีเมลอัตโนมัติ หลังจากกำหนดระยะเวลาของการไม่มีการใช้งานในตัวจัดการบัญชีที่ไม่ใช้งาน
- เลือกหัวข้อและเขียนข้อความที่จะส่ง
ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าข้อความอัตโนมัติในกรณีที่ไม่มีการใช้งาน ในหน้าเดียวกัน คุณสามารถระบุรายละเอียดการติดต่อของผู้ที่สามารถเข้าควบคุมบัญชีของคุณในกรณีที่ไม่มีการใช้งาน หน้าถัดไปจะให้คุณเลือกว่าต้องการให้บัญชีของคุณถูกลบหลังจากเวลาที่ไม่มีการใช้งานที่กำหนดไว้หรือไม่
คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าได้ตลอดเวลาโดยไปที่จัดการบัญชี Google ของคุณ > ข้อมูลและความเป็นส่วนตัว > วางแผนมรดกทางประวัติศาสตร์ของคุณ
ข้อดีและข้อเสียของการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชี Gmail ที่ไม่ได้ใช้งาน
การเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชี Gmail ที่ไม่ได้ใช้งานอาจเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ใช้ได้จริงในการแจ้งผู้ติดต่อของคุณว่าคุณไม่ได้ตรวจสอบบัญชีนี้อีกต่อไป อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสีย
ข้อดีประการหนึ่งคือหลีกเลี่ยงความสับสนหรือความยุ่งยากในส่วนของผู้ติดต่อของคุณ พวกเขาจะไม่นั่งรอคำตอบที่ไม่มีวันมา นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณรักษาภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ตรวจสอบบัญชีนั้นอีกต่อไป
อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อเสียที่ต้องพิจารณา ตัวอย่างเช่น การเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติอาจกระตุ้นให้นักส่งสแปมส่งข้อความมาที่บัญชีของคุณมากขึ้น โดยรู้ว่าพวกเขาจะได้รับการตอบกลับ นอกจากนี้ หากคุณได้รับอีเมลที่สำคัญเกี่ยวกับบัญชีนี้ คุณอาจพลาดอีเมลเหล่านั้นหากคุณไม่ตรวจสอบบัญชีอีกต่อไป
