หัวเรื่องเป็นส่วนสำคัญของข้อความระดับมืออาชีพที่คุณต้องการส่งทางอีเมล เพื่อให้อีเมลของคุณบรรลุวัตถุประสงค์ หัวเรื่องต้องดึงดูดความสนใจของคุณอย่างเหมาะสม หลายคนไม่ให้ความสำคัญกับอีเมลในด้านนี้อย่างจริงจัง อันที่จริง บางคนแค่ส่งอีเมลที่ไม่มีหัวเรื่องและคาดหวังผลลัพธ์จากอีเมลดังกล่าว! การเพิ่มหัวเรื่องในอีเมลธุรกิจของคุณไม่ใช่คุณลักษณะทางเลือกในการเขียนอีเมลธุรกิจ แต่เป็นส่วนสำคัญ
ลองมาดูที่สาเหตุบางประการว่าทำไมอีเมลธุรกิจของคุณต้องการวัตถุจริงๆ
ป้องกันจดหมายของคุณจากการถูกพิจารณาว่าไม่พึงประสงค์
อีเมลที่ส่งโดยไม่มีหัวเรื่องอาจถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมหรือขยะ สิ่งนี้ทำโดยอัตโนมัติ ผู้คนจะไม่รับข้อความในโฟลเดอร์สแปมอย่างจริงจัง นอกจากนี้ คนส่วนใหญ่ที่คุณจะส่งอีเมลที่ทำงานถึงมีงานยุ่งเกินกว่าจะสแกนโฟลเดอร์สแปม หากคุณต้องการให้อีเมลของคุณอ่านได้จริงๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องอีเมลของคุณมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน
ป้องกันการลบอีเมลของคุณ
อีเมลที่ไม่มีหัวเรื่องถือว่าไม่คุ้มค่าที่จะอ่าน เมื่อผู้คนตรวจสอบอีเมล พวกเขาอาจจะลบอีเมลที่ไม่มีหัวเรื่อง และพวกเขามีเหตุผลที่ดีสำหรับเรื่องนั้น ประการแรก อีเมลถือได้ว่าเป็นไวรัส อีเมลที่ละเอียดอ่อนส่วนใหญ่มีหัวเรื่องว่างเปล่า ดังนั้น ผู้รับของคุณสามารถลบออกเพื่อป้องกันไวรัสไม่ให้เข้าสู่กล่องจดหมายหรือคอมพิวเตอร์ได้ ประการที่สอง อีเมลที่ไม่มีหัวเรื่องอาจถือว่าไม่เกี่ยวข้องกับผู้รับของคุณ เนื่องจากมันเคยมองเห็นหัวเรื่องก่อน บรรทัดหัวเรื่องมักจะถูกลบหรือไม่ถูกอ่าน เนื่องจากอาจถือว่าไม่เกี่ยวข้อง
ได้รับความสนใจจากผู้รับ
หัวเรื่องของอีเมลสร้างความประทับใจให้คู่สนทนาของคุณเป็นครั้งแรก ก่อนเปิดอีเมล หัวเรื่องโดยหลักการจะระบุหัวเรื่องของผู้รับและมักจะกำหนดว่าจะเปิดอีเมลหรือไม่ ดังนั้น หน้าที่หลักของหัวเรื่องคือการดึงดูดความสนใจของผู้รับเพื่อให้เปิดอ่านอีเมลได้ ซึ่งหมายความว่าหัวเรื่องเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่กำหนดว่าอีเมลของคุณจะถูกอ่านหรือไม่ (ชื่อและที่อยู่อีเมลของคุณมีความสำคัญในการรับรองสิ่งนี้ด้วย)
ความสำคัญของหัวเรื่องไม่สามารถพูดเกินจริงได้ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่แค่การมีหัวเรื่องในอีเมลของคุณเพื่อป้องกันสแปมหรือการลบ มุ่งเน้นไปที่หัวเรื่องที่บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ เป็นหัวเรื่องที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้รับของคุณเปิดอีเมล อ่าน และดำเนินการ
การเขียนหัวเรื่องอย่างมีประสิทธิภาพ
อีเมลธุรกิจทุกฉบับได้รับการออกแบบมาเพื่อสร้างผลกระทบในใจของผู้รับ หัวข้อที่มีประสิทธิผลและออกแบบมาอย่างดีเป็นจุดเริ่มต้นที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายนี้ มาดูพื้นฐานของการเขียนหัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพสำหรับอีเมลธุรกิจกัน
ทำให้เป็นมืออาชีพ
ใช้เฉพาะภาษาที่เป็นทางการหรือเป็นมืออาชีพสำหรับวัตถุของคุณ อีเมลธุรกิจมักเป็นแบบกึ่งทางการหรือเป็นทางการ ซึ่งหมายความว่าหัวเรื่องของคุณควรสะท้อนถึงสิ่งนี้ เพื่อให้อีเมลของคุณมีความเป็นมืออาชีพและมีความเกี่ยวข้อง
ทำให้มีความเกี่ยวข้อง
หัวเรื่องของคุณควรเป็นที่สนใจของผู้รับ จะต้องพิจารณาว่ามีความเกี่ยวข้องกับอีเมลของคุณจึงจะอ่านได้ นอกจากนี้ยังควรสะท้อนถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณอย่างถูกต้อง หากคุณกำลังสมัครงาน หัวเรื่องควรระบุชื่อของคุณและตำแหน่งที่คุณสมัคร
สรุป
หัวเรื่องของอีเมลธุรกิจไม่จำเป็นต้องยาว มีขึ้นเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้รับในคราวเดียว ยิ่งนานก็ยิ่งไม่น่าสนใจ ซึ่งจะช่วยลดโอกาสในการอ่าน ผู้รับที่ตรวจสอบอีเมลบนอุปกรณ์เคลื่อนที่อาจไม่เห็นหัวเรื่องยาวทั้งหมด สิ่งนี้สามารถป้องกันไม่ให้ผู้อ่านเห็นข้อมูลสำคัญในหัวเรื่อง ดังนั้นจึงเป็นที่สนใจของคุณที่จะรักษาหัวเรื่องของอีเมลธุรกิจของคุณให้กระชับเพื่อให้สามารถอ่านอีเมลของคุณได้
ทำให้ถูกต้อง
สิ่งสำคัญคือต้องทำให้หัวข้อของคุณเฉพาะเจาะจง ควรมีเพียงหนึ่งข้อความเท่านั้น หากอีเมลของคุณมีไว้เพื่อสื่อข้อความหลายข้อความ (ควรหลีกเลี่ยง) สิ่งสำคัญที่สุดควรปรากฏในบรรทัดเรื่อง เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ อีเมลธุรกิจควรมีเพียงหัวข้อเดียว วาระเดียว หากจำเป็นต้องส่งข้อความหลายข้อความไปยังผู้รับหนึ่งราย ควรส่งอีเมลแยกกันเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
ทำได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด
ตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการพิมพ์ จำไว้ว่ามันคือความประทับใจแรกพบ หากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการพิมพ์ปรากฏขึ้นจากหัวเรื่อง คุณได้สร้างความประทับใจเชิงลบในใจของผู้รับ หากอีเมลของคุณถูกอ่าน อีเมลทั้งหมดอาจถูกแต่งแต้มด้วยมุมมองเชิงลบ ดังนั้น คุณจำเป็นต้องตรวจทานหัวเรื่องอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนที่จะส่งอีเมลธุรกิจ
