Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách viết email để biện minh cho một sự chậm trễ, cho dù đó là sự chậm trễ vào buổi sáng hoặc chậm trễ trong thời hạn để hiển thị công việc của bạn.
Tại sao biện minh cho sự chậm trễ?
Có nhiều trường hợp bạn sẽ phải biện minh cho một sự chậm trễ. Điều này có thể là do bạn trễ làm việc vì một sự kiện bất ngờ, hoặc vì bạn đã đi làm muộn. Trong mọi trường hợp, điều quan trọng là phải biện minh cho sự chậm trễ của bạn vì lý do chính đáng và xin lỗi người giám sát của bạn.
Hãy yên tâm, sự chậm trễ không thể là lý do sa thải nếu nó bị cô lập hoặc thỉnh thoảng! Tuy nhiên, điều quan trọng vẫn là biện minh để thể hiện thiện chí của bạn.
Một số mẹo để biện minh cho sự chậm trễ bằng email
Khi bạn biện minh cho một sự chậm trễ bằng e-mailbạn phải ủng hộ sự biện minh của mình để nó đáng tin cậy, bởi vì bạn không có khả năng thuyết phục bằng những biểu hiện của khuôn mặt.
Trước hết, điều quan trọng là bắt đầu bằng cách xin lỗi vì sự chậm trễ của bạn. Nếu sự chậm trễ không phụ thuộc vào bạn, người giám sát của bạn phải hiểu nó. Nếu sự chậm trễ là của bạn, bạn không cần phải tự sửa lại chính mình, nhưng xin vui lòng tha thứ cho chính mình và xác định rằng bạn sẽ đảm bảo rằng nó không xảy ra lần nữa.
Sau đó, bất cứ khi nào có thể, hãy hỗ trợ lời biện minh của bạn bằng bằng chứng vật chất. Nếu bạn đến trễ một cuộc hẹn khám bệnh (chẳng hạn như xét nghiệm máu), bạn phải xuất trình giấy chứng nhận y tế. Tương tự như vậy, nếu bạn đã nộp bài trễ vì bạn không nhận được câu trả lời từ người đối thoại trước đó: hãy đính kèm một bản sao câu trả lời muộn vào email của bạn.
Mẫu email để biện minh cho sự chậm trễ
Đây là một mô hình để làm theo để biện minh cho một sự chậm trễ bằng email, nếu chúng ta lấy ví dụ về một cuộc hẹn y tế kéo dài lâu hơn dự kiến.
Chủ đề: Chậm hẹn do khám bệnh
Sir / Madam,
Tôi xin lỗi vì đã đến trễ sáng nay.
Tôi đã lấy hẹn khám sức khỏe định kỳ tại 8h, mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Đính kèm là giấy chứng nhận của kỳ thi này.
Tôi hy vọng bạn không gặp bất kỳ vấn đề gì với sự vắng mặt của tôi và tôi cảm ơn sự thông cảm của bạn
Biên cordialement,
[Chữ ký điện tử]
Dưới đây là mười mô hình bổ sung để thích ứng với tình huống của bạn
Email 1: Trì hoãn do con ốm
Xin chào [tên người giám sát]!
Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ của… ..
Thật không may, sự chậm trễ này là do một tình huống đặc biệt ngoài tầm kiểm soát của tôi, vì đứa con mới biết đi của tôi bị ốm nặng. Tôi buộc phải đưa anh ấy đi bác sĩ gấp. Tôi đã cố gắng làm hết sức mình để bắt kịp và đến muộn… giờ.
Nhận thức được những khó khăn mà sự chậm trễ này có thể gây ra, tôi xin chân thành xin lỗi các bạn. Tôi sẽ không ngần ngại nhanh chóng nắm bắt độ trễ xảy ra trên các tệp hiện tại nếu cần thiết để tránh bất kỳ sự bất tiện nào.
Xin vui lòng chấp nhận, thưa bà / thưa ông, lời bày tỏ của tôi về lời chào trân trọng nhất.
[Chữ ký điện tử]
Email 2: Trễ tàu
Xin chào [tên người giám sát]!
Tôi có quyền viết thư cho bạn để xin lỗi vì sự chậm trễ của tôi trong… giờ …….
Thật vậy, ngày hôm đó, chuyến tàu của tôi đã bị hủy khi tôi đến ga, mà không có bất kỳ thông báo trước nào vào ngày hôm trước hoặc trước khi rời nhà tôi. Chuyến tàu bị chậm là do hành lý trên đường ray, khiến tàu không thể chạy trong ... giờ.
Tôi vô cùng xin lỗi vì sự chậm trễ này nằm ngoài tầm kiểm soát của tôi. Tôi sẽ làm những gì cần thiết để bù lại số giờ đã mất để hoàn thiện các hồ sơ hiện tại và tránh phạt cả nhóm trong dự án này.
Tôi vẫn theo ý của bạn, và vui lòng chấp nhận bày tỏ sự cân nhắc cao nhất của tôi.
Kính trọng,
[Chữ ký điện tử]
Email 3: Trì hoãn do tắc đường
Xin chào [tên người giám sát]!
Qua đây, tôi muốn gửi lời xin lỗi đến bạn vì đã đến muộn cuộc họp của…. sẽ diễn ra vào… .. giờ.
Hôm đó, tôi thực sự đã bị kẹt xe trong ... giờ đồng hồ do một vụ tai nạn nghiêm trọng trên các làn đường giao thông. Một số làn đường đã bị đóng để cho phép các dịch vụ khẩn cấp đi qua, dẫn đến giao thông bị chậm lại nghiêm trọng.
Tôi thành thật xin lỗi vì sự chậm trễ không mong muốn này, tôi sẽ ở lại văn phòng lâu hơn một chút để bù lại thời gian đã mất và ghi chép lại các chủ đề đã thảo luận trong cuộc họp.
Tôi cảm ơn trước vì sự thông cảm của bạn, và yêu cầu bạn tin tưởng vào sự thể hiện của tôi.
[Chữ ký điện tử]
Email 4: Trì hoãn do tuyết
Xin chào [tên người giám sát]!
Tôi sẽ quay lại với bạn vì sự chậm trễ của tôi vào …… trong… .. giờ.
Các…/…/…. , trời đã có tuyết qua đêm. Khi tôi thức dậy, tất cả các làn đường giao thông đã trở nên không thể vượt qua do lượng tuyết và đường không có muối.
Dù sao tôi cũng cố gắng đến văn phòng bằng phương tiện công cộng, nhưng không có tàu nào chạy vì tất cả các đường ray đều phủ đầy tuyết. Tôi đã phải đợi cho đến ... giờ trước khi tôi có một chuyến tàu.
Tôi thành thật xin lỗi vì sự việc không lường trước được này, tôi sẽ làm những gì cần thiết để khắc phục sự chậm trễ trong công việc do sự cố này.
Hy vọng rằng sự cố này không phạt bạn quá nhiều, xin vui lòng chấp nhận sự bày tỏ của tôi.
[Chữ ký điện tử]
Email 5: Trì hoãn do tai nạn xe đạp
Xin chào [tên người giám sát]!
Tôi muốn sử dụng tin nhắn này để giải thích sự chậm trễ mà tôi đã gặp phải vào sáng nay.
Trên thực tế, tôi đạp xe đi làm mỗi ngày. Hôm nay, theo lộ trình quen thuộc của tôi, một chiếc xe đã cắt ngang và húc tôi một cách nguy hiểm. Tôi bị trẹo mắt cá chân và phải đến phòng cấp cứu để điều trị. Điều này giải thích tại sao tôi phải vắng nhà trong một phần sáng sớm, nhưng tôi đến làm việc trực tiếp từ bệnh viện.
Ngoài ra, tôi xin chân thành xin lỗi vì sự chậm trễ này nằm ngoài khả năng kiểm soát của tôi và vì sự bất tiện đã gây ra. Tôi sẽ tiến tới việc trì hoãn để tránh gây thành kiến cho toàn đội.
Còn lại theo ý của bạn,
Kính trọng,
[Chữ ký điện tử]
Email 6: Trì hoãn 45 phút do sốt
Xin chào [tên người giám sát]!
Tôi muốn gửi lời xin lỗi đến bạn vì đã đến trễ ..... 45 phút.
Quả thực tôi bị sốt vào đêm… .. Tôi có uống thuốc nhưng đến sáng thức dậy thì đau đầu và hơi ê ẩm. Tôi đợi lâu hơn bình thường vài phút cho bệnh qua đi trước khi đến làm việc trong điều kiện tốt.
Điều này giải thích sự chậm trễ của tôi trong 45 phút và tôi muốn thành thật xin lỗi. Tôi hy vọng tôi đã không gây ra bất kỳ tổn hại cho bạn. Tôi sẽ cho phép mình ở lại muộn hơn một chút vào buổi tối hôm nay để bù đắp cho sự chậm trễ này.
Cảm ơn bạn cho sự hiểu biết của bạn và tôi theo ý của bạn.
[Chữ ký điện tử]
Email 7: Chậm trễ do xe bị hỏng
Xin chào [tên người giám sát]!
Vì sự cố xe của tôi, tôi có quyền viết thư cho bạn để cảnh báo bạn rằng tôi sẽ đến muộn trước…. phút / giờ sáng nay.
Thật vậy, tôi đã phải gửi nó trong nhà để xe khẩn cấp trước khi đến bằng phương tiện giao thông công cộng. Tôi hy vọng sẽ đến văn phòng lúc ... giờ tối đa.
Tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này và sẽ làm những gì cần thiết để bù đắp cho sự chậm trễ này. Để biết thông tin của bạn, tôi dự định sẽ gửi cho bạn tệp sẽ được trả lại vào ngày hôm nay muộn nhất là… giờ.
Cảm ơn sự thông cảm của bạn và tôi vẫn sẵn sàng qua điện thoại và email cho đến khi tôi đến văn phòng.
Kính trọng,
[Chữ ký điện tử]
Email 8: Trì hoãn do cuộc họp của trường
Xin chào [tên người giám sát]!
Tôi muốn gửi tin nhắn ngắn gọn này để xin lỗi vì sự chậm trễ của tôi về…. giờ sáng nay.
Thật không may, tôi có một cuộc hẹn gấp ở trường của con tôi sáng nay rất sớm. Quá trình này diễn ra lâu hơn một chút so với dự kiến. Cuộc họp diễn ra từ 7:30 đến 8:15 sáng, cuối cùng đã kết thúc lúc…. thời gian. Tôi đã cố gắng hết sức để đến văn phòng nhanh nhất có thể.
Tôi xin lỗi vì sự cố này. Tôi sẽ thực hiện các bước của mình để bù đắp cho sự chậm trễ trong hồ sơ trong ngày, hy vọng không bị đội nào phạt.
Cảm ơn bạn cho sự hiểu biết của bạn,
Kính trọng,
[Chữ ký điện tử]
Email 9: Trì hoãn do cuộc gọi đánh thức
Xin chào [tên người giám sát]!
Tôi muốn xin lỗi vì sự chậm trễ… phút / giờ của tôi.
Thật vậy, sáng hôm đó, tôi không nghe thấy tiếng chuông đồng hồ báo thức của mình và tôi đã bỏ lỡ chuyến tàu tôi thường đi để đến nơi làm việc. Chuyến tàu tiếp theo chậm hơn nửa giờ, điều này giải thích cho sự chậm trễ kéo dài. Tôi thành thật xin lỗi vì sự cố này đã xảy ra lần đầu tiên sau vài năm.
Tôi dự định chắc chắn rằng tình huống như vậy sẽ không xảy ra nữa trong tương lai, và để bắt kịp bằng cách ở lại văn phòng muộn hơn một chút hôm nay.
Với hy vọng rằng tôi đã không làm phiền bạn quá nhiều với sự việc này, xin vui lòng chấp nhận bày tỏ sự cân nhắc cao nhất của tôi.
[Chữ ký điện tử]
Email 10: Trì hoãn do cảnh cáo
Xin chào [tên người giám sát]!
Tôi viết thư này để xin lỗi vì sự chậm trễ của…. NS…..
Thật vậy, một cuộc đình công toàn quốc đã được tổ chức vào ngày hôm đó mà các phương tiện giao thông công cộng và người lái xe không thể lưu thông trong điều kiện bình thường. Do đó, tôi không thể đi làm đúng giờ vì tôi không thể sử dụng ô tô cũng như đi phương tiện công cộng.
Ngoài ra, tôi phải đợi tình hình trở lại bình thường ít nhiều để đi chuyến tàu tiếp theo đến….
Tôi xin lỗi vì sự cố ngoài tầm kiểm soát của tôi. Tôi đã gửi cho bạn đóng góp của tôi cho dự án…. mà đã đến hạn cho ngày hôm nay.
Còn lại theo ý của bạn để thảo luận về nó,
[Chữ ký điện tử]
