Професионалното писмо е писмен документ, който осигурява формална връзка между различни събеседници. Той има съвсем обикновена вътрешна структура. По същество написано на една страница, или две изключително. Професионалното писмо най-често съдържа една тема. Тази вътрешна структура има предимство. Планът му за писане може да остане същият, независимо от всичко. Очевидно ще има промени предвид целта. Независимо дали става въпрос за обикновена молба за информация, заявление или дори жалба. Планът за писане на професионална кореспонденция ще остане практически непроменен.
Минало, настояще, бъдеще: трифазен план за успешно професионално писмо
Използването на миналото, настоящето и бъдещето в тази хронологична йерархия се отнася до триптиха на плана за писане на професионално писмо. Това е простият и ефективен план за изпълнение във всички ситуации. За да поставите под въпрос, предадете информация, обяснете дадена тема или дори убедете читателя си. Ефективност, която е оправдана по отношение налогичен ред наблюдавани в неговата структура.
Миналото: стъпка номер 1 от плана
Пишем писмо най-често въз основа на прецедент, първоначална или предишна ситуация. Това може да е получено писмо, среща, посещение, телефонно интервю и т.н. Целта на написването на първата част на това писмо е да съобщи причините за изпращането. Или съвсем просто контекстът, описващ ситуацията. Напомнянето на фактите обикновено се изразява в едно и също изречение. По-удобно е обаче това изречение да се изгради в подречения. Като илюстрация можем да имаме следните изрази:
- Потвърждавам получаването на вашето писмо, като ме информира за ...
- Във вашето писмо от ………
- Вие ни научихте ...
- С оглед на вашето съобщение за пресата, публикувано от вестник XXX (референтен номер 12345), ние току-що предложихме ...
- След като извършихме проверка на вашия акаунт, открихме ...
В ситуации, когато причината за написването на писмото не е свързана с минали факти. В този момент имаме първия абзац от писмото, където авторът се представя и установява. След това продължете, като посочите вашата заявка или като предложите различни услуги. Например, като част от искане за информация или предложение за услуга, може да имаме следните изрази:
- Като експерти в сектора на сигурността, ние стигаме по този начин ...
- Имайки в сърцето си удовлетворението на нашите клиенти, ние искахме ...
- Много се радваме да съобщим, че сме планирали за нашите клиенти ...
В контекста на спонтанно кандидатстване (стаж или работа), можем да имаме и изразите по-долу:
- Вашата компания привлече вниманието ми и като студент в …………, бих искал да кандидатствам за стаж ………
- Наскоро завършил ...
Получателят, до когото е адресирано писмото, трябва от първия параграф да разбере темата на вашето писмо.
Настоящето: стъпка номер две от плана
Тази втора част от плана се отнася до причините, оправдаващи написването на писмото по време Т. По отношение на предишната ситуация, изразена в първата част. На това ниво става въпрос или за спорове, информиране, обяснение или дори за разпит. В зависимост от сложността на ситуацията, тази част може да бъде написана или в пълен абзац, или да представи основната идея в едно изречение. Като илюстрация можем да имаме следните изрази:
- Като отбелязваме, че на датата на ... фактура n ° ... не е изчистена, ние ...
- Членството в нашата организация също ви гарантира ...
- Въпреки факта, че договорът предвижда започване на работа на датата на ..., ние наблюдаваме с учудване и имахме трудности да разберем закъсненията, докладвани от г-н ...
Бъдещето: стъпка номер 3 от плана
Тази трета и последна част затваря първите две, като докладва за отава да дойде.
Или изразяваме намеренията си като автор на писмото и по този начин можем да използваме изрази от типа:
- Днес аз лично ще се погрижа за изпращането на артикулите, които сте поискали
- Готови сме да заместим ... като вземем предвид разбира се оригинала.
- Моля, приближете се до касата ...
Или изразяваме желание, като молим или насърчаваме получателя да действа или реагира. По този начин можем да имаме следните формулировки:
- Поканени сте да се приближите до гишето
- Затова ви моля да се обадите бързо на вашите експерти, за да ...
- Вашата бързина да разрешите тази ситуация се очаква с нетърпение.
Целта на написването на това писмо може да бъде придружена от аргумент:
- Вие ще коригирате ситуацията възможно най-бързо (обективно) според общите и специфичните разпоредби на договора. (Аргумент)
- Можете ли да уредите доставката ми възможно най-скоро ? (Цел) Излишно е да ви напомням, че доставката трябва да бъде извършена на определената дата, с оглед на вашите условия за продажба. (Аргумент)
Учтива формула, от съществено значение за затваряне на професионалното ви писмо !
За да завършите правилно професионално писмо, е от съществено значение да напишете учтива фраза. Това всъщност е двойна учтива формула, съставена от израз, но също така и от формула „преди заключение“.
Или имаме формула за учтивост, отразяваща известна сърдечност:
- Получете предварително нашите благодарности за ...
- Извиняваме се за тази неочаквана ситуация
- Винаги ще бъда на разположение да го обсъдя на среща
- Можете да се свържете с нас по всяко време, за да ...
- Надяваме се, че тази оферта ще отговори на вашите очаквания и ние, разбира се, сме на ваше разположение за допълнителна информация.
Или имаме учтива формула:
- Молим Ви да приемете, госпожо, сър, нашите най-добри пожелания.
- Моля, повярвайте, сър, в израза на най-добрите ни чувства.
- Моля, приемете, г-жо, нашите най-добри пожелания.
Предимството на този план при написването на професионално писмо е, от една страна, неговата трезвост при писане на съдържанието, а от друга, лекотата му на четене спрямо получателя. Този график обаче не се препоръчва за по-сложно и по-дълго съдържание.
