Psát, který má být přečten

Kolega vám právě poslal e-mail o schůzce, kterou máte za hodinu. E-mail má obsahovat klíčové informace, které potřebujete prezentovat v rámci důležitého projektu.

Ale je tu problém: e-mail je tak špatně napsaný, že nemůžete najít data, která potřebujete. Jsou tam pravopisné chyby a neúplné věty. Odstavce jsou tak dlouhé a nepřehledné, že vám trvá třikrát déle, než najdete požadované informace. V důsledku toho nejste na schůzku dostatečně připraveni a nedopadne tak dobře, jak byste doufali.

Setkali jste se někdy s podobnou situací? Ve světě přetíženém informacemi je nezbytné komunikovat jasně, stručně a efektivně. Lidé nemají čas číst e-maily v délce knihy a nemají trpělivost interpretovat e-maily, které jsou špatně sestavené a kde jsou užitečné informace roztroušeny všude možně.

Plus vaše psaní jsou dobré, tím lepší dojem uděláte na své okolí, včetně šéfa, kolegů a klientů. Nikdy nevíte, jak daleko vás tyto dobré dojmy zanesou.

V tomto článku uvidíme, jak můžete zlepšit své dovednosti psát a vyhnout se běžným chybám.

Publikum a formát

Prvním krokem k jasnému psaní je výběr vhodného formátu. Potřebujete poslat neformální email? Napsat podrobnou zprávu? Nebo napsat formální dopis?

Formát spolu s vaším publikem bude definovat váš „hlas při psaní“, tedy jak formální nebo uvolněný tón by měl být. Pokud například píšete e-mail potenciálnímu klientovi, měl by mít stejný tón jako e-mail příteli?

Určitě ne.

Začněte tím, že určíte, kdo bude číst vaši zprávu. Je to pro vedoucí pracovníky, celý tým nebo malou skupinu pracující na konkrétním souboru? Ve všem, co píšete, musí vaši čtenáři nebo příjemci definovat váš tón a také aspekty obsahu.

Složení a styl

Jakmile víte, co píšete a pro koho píšete, musíte začít psát.

Prázdná bílá obrazovka počítače je často zastrašující. Je snadné se zaseknout, protože nevíte, jak začít. Vyzkoušejte tyto tipy pro skládání a formátování dokumentu:

 

  • Začněte s publikem: Pamatujte, že vaši čtenáři nemusí vědět nic o tom, co jim říkáte. Co by měli vědět jako první?
  • Vytvořte plán: To je zvláště užitečné, pokud píšete delší dokument, jako je zpráva, prezentace nebo projev. Obrysy vám pomohou určit, které kroky je třeba provést v jakém pořadí, a rozdělit úkol na zvládnutelné informace.
  • Zkuste trochu empatie: Pokud například píšete prodejní e-mail pro potenciální zákazníky, proč by je měl zajímat váš produkt nebo vaše prodejní nabídka? Jaký je pro ně přínos? Vždy pamatujte na potřeby svého publika.
  • Použijte rétorický trojúhelník: Pokud se snažíte někoho přesvědčit, aby něco udělal, nezapomeňte vysvětlit, proč by vám lidé měli naslouchat, vyjádřit svůj názor způsobem, který zaujme vaše publikum, a prezentovat informace racionálním a koherentním způsobem.
  • Určete hlavní téma: Pokud máte potíže s definováním hlavního tématu vaší zprávy, předstírejte, že vám zbývá 15 sekund na vysvětlení vaší pozice. Co říkáš ? To je pravděpodobně vaše hlavní téma.
  • Použijte běžný jazyk: Pokud nepíšete vědeckou práci, je obvykle nejlepší používat jednoduchý a přímočarý jazyk. Nepoužívejte dlouhá slova, abyste na lidi udělali dojem.

Struktura

Váš dokument by měl být co nejpříjemnější. Použijte tituly, titulky, odrážky a čísla co nejvíce pro oddělení textu.

Koneckonců, co by se mohlo číst snadněji: stránka plná dlouhých odstavců nebo stránka rozdělená na krátké odstavce s nadpisy oddílů a odrážkami? Dokument, který lze snadno skenovat, bude čten častěji než dokument s dlouhými a hustými odstavci.

Nadpisy by měly upoutat pozornost čtenáře. Používání otázek je často dobrý nápad, zejména v textu reklamy, protože otázky pomáhají udržet čtenáře zájem a zvědavost.

V e-mailech a návrzích použijte krátké faktické tituly a titulky, jako jsou ty v tomto článku.

Přidávání grafiky je také chytrý způsob, jak oddělit váš text. Tyto vizuální pomůcky nejen umožňují čtenáři, aby si udrželi svou pozornost na obsahu, ale také aby sdělili důležité informace mnohem rychleji než text.

Gramatické chyby

Pravděpodobně víte, že chyby ve vašem e-mailu způsobí, že vaše práce bude vypadat neprofesionálně. Je nezbytné, abyste se vyvarovali hrubých chyb tím, že si pořídíte kontrolu pravopisu a co nejvíce upravíte svůj pravopis.

Zde jsou některé příklady běžně používaných slov:

 

  • Posílají / posílají / posílají

 

Sloveso "poslat" je sloveso první skupiny, vždy se zapíše první osoba singulární "já posílám" s "e". "Expedice" bez "e" je název ("zásilka") a může být plurální: "zásilky".

 

  • Připojuji se k vám / Připojuji se k vám

 

Jeden bude vždy psát "Připojuji se k vám" s "s". "Joint" s "t" je konjugace třetí osoby singulární "on se připojí".

 

  • Termín / lhůta

 

Dokonce i když je "nárazník" připojen k ženskému jménu, nedávejte mu pokušení a vždy napište "nárazník" bez "e".

 

  • Doporučení / doporučení

 

Pokud v angličtině píšeme doporučení s písmenem e, ve francouzštině píšeme vždy doporučení s písmenem "a".

 

  • Je tam / je tam / je tam

 

Do tázacích vzorců přidáváme eufonické „t“, abychom usnadnili výslovnost a zabránili dvěma samohláskám za sebou. Napíšeme tedy „je tam“.

 

  • Z hlediska / ve smyslu

 

Člověk nikdy píše "v podmínkách" bez "s". Existuje skutečně vždy několik "výrazů" v používání tohoto výrazu.

 

  • Z / mezi

 

Dávejte pozor, abyste nebyli uváděni do omylu slovem "kromě", který končí "s". Nikdo nikdy nepřipisuje "mezi" s "s". Je to předsunutí a je to neměnné.

 

  • Jak bylo dohodnuto / dohodnuto

 

Dokonce i připevněná na ženský název, "jak bylo dohodnuto", je vždy neměnné a nikdy nepřijímá "e".

 

  • Údržba / servis

Nezaměňujte jméno a sloveso. Název "interview" bez "t" popisuje výměnu nebo "pohovor". Konjugované sloveso ve třetí osobě singulárního "udržuje" se používá, když jde o to, že něco dělá.

Někteří z vašich čtenářů nebudou dokonalí v pravopisu a gramatice. Možná si nevšimnou, že uděláte tyto chyby. Ale nepoužívejte to jako ospravedlnění: obvykle budou lidé, zejména vedoucí pracovníci, kteří si všimnou!

Z tohoto důvodu by vše, co napíšete, mělo mít přijatelnou kvalitu pro všechny čtenáře.

ověření

Nepřítelem dobré korektury je rychlost. Mnoho lidí spěchá přes své e-maily, ale tak vám unikají chyby. Chcete-li ověřit, co jste napsali, postupujte podle těchto pokynů:

  • Zkontrolujte záhlaví a zápatí: Lidé je často ignorují, aby se soustředili pouze na text. To, že jsou záhlaví velká a tučná, neznamená, že jsou bez chyb!
  • Přečtěte si e-mail nahlas: To vás nutí, abyste šli pomaleji, což znamená, že je větší pravděpodobnost, že zjistíte chyby.
  • Pomocí prstu postupujte podle textu, když čtete: Je to další věc, která vám pomůže zpomalit.
  • Začněte na konci textu: Znovu přečtěte větu od konce do začátku, pomůže vám zaměřit se na chyby a ne na obsah.