Σήμερα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας με ευκολία, ταχύτητα και αποτελεσματικότητα. Για τις επαγγελματικές ανταλλαγές, είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος.
Για να γράψετε ένα επαγγελματικό ταχυδρομείοπρέπει να τηρήσουμε ορισμένα κριτήρια, συμβουλές και κανόνες, τους οποίους θα προσπαθήσουμε να σας εξηγήσουμε σε όλο το άρθρο.
Παράδειγμα σχεδίου γραφής για ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Μερικές φορές η αλληλογραφία μπορεί να είναι πολύπλοκη για να διαχειριστεί σε ένα επαγγελματικό πλαίσιο. Το σχέδιο που πρέπει να ακολουθήσετε για να γράψετε ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να θέσει στη διάθεση του αποδέκτη όλα τα απαραίτητα στοιχεία που είναι σύντομα και ακριβή.
Για να γράψετε ένα επαγγελματικό email, μπορείτε να υιοθετήσετε το ακόλουθο σχέδιο:
- Ένα σαφές και σαφές αντικείμενο
- Ένας τύπος προσφυγής
- Μια αρχή που πρέπει να τοποθετήσει το πλαίσιο της επικοινωνίας
- Μια φόρμουλα ευγένειας για να ολοκληρώσω
- Μια υπογραφή
Επιλέξτε το θέμα ενός επαγγελματικού email
Εκτιμάται ότι ένας επαγγελματίας μπορεί να λαμβάνει κατά μέσο όρο 100 email ανά ημέρα. Επομένως, πρέπει να επιλέξετε το θέμα του email σας για να τους ενθαρρύνετε να το ανοίξουν. Για να το κάνετε αυτό, υπάρχουν κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε:
1-Γράψτε ένα σύντομο αντικείμενο
Προκειμένου να αυξηθεί το ποσοστό ανοίγματος του email σας, οι ειδικοί προτείνουν ιδανικά τη χρήση θέματος έως 50 χαρακτήρων.
Έχετε μόνο έναν περιορισμένο χώρο για να γράψετε το αντικείμενο σας, οπότε πρέπει να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο αντικείμενο, ενώ χρησιμοποιείτε ρήματα δράσης που σχετίζονται με το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Γενικά, τα μεγάλα αντικείμενα δεν διαβάζονται καλά σε smartphones, τα οποία χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο από επαγγελματίες για να ελέγχουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.
2-Προσαρμόστε το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Εάν είναι δυνατόν, πρέπει να αναφέρετε το όνομα και το όνομα των επαφών σας σε επίπεδο αντικειμένου. Είναι ένα στοιχείο που μπορεί να αυξήσει το ποσοστό ανοίγματος.
Με την επαφή του παραλήπτη σας στη γραμμή του θέματος, θα αισθάνονται αξία και αναγνωρίζονται, η οποία θα τους δώσει κίνητρα να ανοίξει και να διαβάσει το email σας.
Το σώμα ενός επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για να γράψετε ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, συνιστάται να γράψετε με σαφήνεια το σώμα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου χωρίς να απομακρυνθείτε από το θέμα και όλα βασίζονται σε συγκεκριμένα πρότυπα στυλ και παρουσίασης.
Προσέξτε να γράψετε ένα σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με σύντομες και ακριβείς προτάσεις που θα δώσουν μεγαλύτερη άνεση στον παραλήπτη σας.
Εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε:
1-Χρησιμοποιήστε μια κλασική γραμματοσειρά
Οι περισσότερες υπηρεσίες email επιτρέπουν στον χρήστη να επιλέξει τη γραμματοσειρά και το στυλ του κειμένου. Όταν πρόκειται για επαγγελματικό email, επιλέξτε μια κλασική γραμματοσειρά όπως "Times New Roman" ή "Arial".
Δεν συνιστάται η χρήση διακοσμητικής γραμματοσειράς.
Συνιστούμε επίσης:
- Υιοθετήστε ένα ευανάγνωστο μέγεθος γραμματοσειράς
- Αποφύγετε την πλάγια γραφή, την επισήμανση ή τα χρώματα
- Μην γράφετε όλο το κείμενο με κεφαλαία γράμματα
2-Γράφοντας έναν καλό τύπο κλήσης
Για ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι προτιμότερο όπως πιο πάνω να απευθυνθείτε στον παραλήπτη ονομαστικά, συμπεριλαμβάνοντας τον τίτλο ευγένειας του προσώπου ακολουθούμενο από το επώνυμό του.
3-Εισάγετε τον εαυτό σας στην πρώτη παράγραφο
Αν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά (για παράδειγμα ένας νέος πελάτης), είναι πολύ σημαντικό να εισαγάγετε τον εαυτό σας και να εξηγήσετε εν συντομία τον σκοπό του μηνύματός σας.
Μπορείτε να αφιερώσετε σε αυτή τη μικρή παρουσίαση μία ή δύο προτάσεις.
4-Οι σημαντικότερες πληροφορίες κατά προτεραιότητα
Μετά την παρουσίασή σας, πηγαίνουμε στο πιο σημαντικό σημείο.
Είναι πολύ ενδιαφέρον να αναφέρουμε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Θα εξοικονομήσετε χρόνο παραλήπτη διευκρινίζοντας τις προθέσεις σας.
Πρέπει να τραβήξετε την προσοχή του ανταποκριτή σας και να φτάσετε κατευθείαν στο θέμα.
5-Χρησιμοποιήστε ένα επίσημο λεξιλόγιο
Δεδομένου ότι γράφετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να κάνετε μια καλή εντύπωση.
Σας συμβουλεύουμε να γράψετε πλήρεις προτάσεις με ευγενικό ύφος.
Δεν συνιστάται η χρήση:
- Λίγες λέξεις;
- Άχρηστες συντομογραφίες.
- Emoticons ή emoji;
- Αστεία;
- Αγενείς λέξεις;
6 - Πραγματοποιήστε το κατάλληλο συμπέρασμα
Για να ολοκληρώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να σκεφτούμε την υπογραφή που πρέπει να χρησιμοποιήσετε, τον τόνο που θα υιοθετήσετε και τον τύπο ευγένειας που θα επιλέξετε.
Πρέπει να έχουμε κατά νου ότι η επαγγελματική επικοινωνία παραμένει α πολύ κωδικοποιημένη γλώσσα. Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε τους κανόνες και να επιλέξετε το σωστό τύπο που θα χρησιμοποιηθεί στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο χρησιμοποιούμενος τύπος πρέπει να προσαρμόζεται στην ποιότητα του αποδέκτη του και στο πλαίσιο της ανταλλαγής.
Για παράδειγμα, εάν μιλάτε σε επόπτη ή πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε «ειλικρινείς χαιρετισμούς», που είναι η πιο κατάλληλη φράση. Αν και είναι συνάδελφος, μπορούμε να τερματίσουμε το email μας με την έκφραση "Καλό τέλος της ημέρας!" "
Όσον αφορά την υπογραφή, μπορείτε να ρυθμίσετε το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να εισαγάγετε αυτόματα μια εξατομικευμένη υπογραφή στο τέλος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να είναι αποτελεσματική, η υπογραφή πρέπει να είναι σύντομη:
- Όχι περισσότερες από 4 γραμμές.
- Όχι περισσότεροι από 70 χαρακτήρες ανά γραμμή.
- Εισαγάγετε το όνομα και το επώνυμό σας, τη λειτουργία σας, το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση του ιστότοπού σας, τον αριθμό τηλεφώνου και φαξ και ενδεχομένως έναν σύνδεσμο για το προφίλ σας στο LinkedIn ή στο Viadeo
παραδείγματα :
Robert Holliday
Εκπρόσωπος της εταιρείας Υ
http: /www.votresite.com
Τηλέφωνο. : 06 00 00 00 00 / Φαξ: 06 00 00 00 00
Κινητό: 06 00 00 00 00
Μερικές ευγενικές εκφράσεις:
- Ευγενικά;
- Τις καλύτερες ευχές ;
- Τις καλύτερες ευχές;
- Με σεβασμό
- Εγκάρδια χαιρετισμούς;
- Τις καλύτερες ευχές ;
- Δικος σου,
- Είναι χαρά να σας ξαναδούμε.
- Ζεστά χαιρετισμούς ...
Για άτομα που γνωρίζουμε πολύ καλά, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε εγκάρδιες φόρμουλες όπως "γεια", "φιλίες", "τα λέμε" ...
Άλλα παραδείγματα κλασικών τύπων:
- Παρακαλώ δεχθείτε, κύριε / κυρία, την έκφραση των διακεκριμένων συναισθημάτων μου.
- Παρακαλώ δεχθείτε, κύριε / κυρία, την έκφραση των εγκάρδιων χαιρετισμών μου.
- Παρακαλώ λάβετε, κύριε / κυρία, τις καλύτερες ευχές μου.
- Παρακαλώ λάβετε, κύριε / κυρία, τα σεβαστά και αφοσιωμένα συναισθήματά μου.
- Παρακαλώ δεχθείτε, κύριε / κυρία, τους ειλικρινείς χαιρετισμούς μου.
- Παρακαλώ δεχθείτε, κύριε / κυρία, την έκφραση της εκτίμησής μου.
- Ζητώντας σας να αποδεχτείτε τις καλύτερες ευχές μου.
- Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας στο αίτημά μου.
- Προτίθεσαι να δεχτώ, κύριε / κυρία, το φόρο τιμής του βαθύ σεβασμού μου.
- Περιμένοντας να διαβάσετε από εσάς, παρακαλώ αποδεχτείτε, κύριε / κυρία, τη διαβεβαίωση της υψηλότερης εκτίμησής μου.
- Με τις ευχαριστίες μου, σας παρακαλώ να βρείτε εδώ, κύριε / κυρία, την έκφραση των διακεκριμένων συναισθημάτων μου.
7-Συμπεριλάβετε συνημμένα
Όσον αφορά τα συνημμένα, μην ξεχάσετε να ενημερώσετε τον παραλήπτη αναφέροντάς τα στο σώμα του email σας με ευγένεια.
Είναι πολύ ενδιαφέρον να αναφέρουμε το μέγεθος και τον αριθμό των συνημμένων που αποστέλλονται στον παραλήπτη.
Εστίαση: Η ανεστραμμένη πυραμίδα
Όσον αφορά τη λεγόμενη μέθοδο ανεστραμμένη πυραμίδα, είναι να ξεκινήσει το κείμενο της επαγγελματικής σας e-mail από τον κύριο πληροφορίες του μηνύματός σας και στη συνέχεια να συνεχίσει με τις υπόλοιπες πληροφορίες κατά φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας.
Γιατί όμως να υιοθετήσετε αυτήν τη μέθοδο;
Συνήθως η πρώτη πρόταση διαβάζεται καλύτερα από το υπόλοιπο μήνυμα. Πρέπει να είναι ελκυστικό. Υιοθετώντας τη μέθοδο της ανεστραμμένης πυραμίδας, μπορούμε εύκολα να τραβήξουμε την προσοχή του αναγνώστη και να τον κάνουμε να θέλει να διαβάσει το email στο τέλος.
Όσον αφορά τη γραφή, συνιστάται να χρησιμοποιείτε το πολύ τέσσερις παραγράφους, από τις γραμμές 3 έως 4, ενώ εστιάζετε σε μια συγκεκριμένη ιδέα ανά παράγραφο.
Εάν θέλετε να υιοθετήσετε αυτήν τη μέθοδο, σας συμβουλεύουμε να χρησιμοποιήσετε:
- σχετικά σύντομες προτάσεις ·
- συνδέοντας λέξεις για να συνδέσουμε τις προτάσεις μαζί ·
- μια σύγχρονη και επαγγελματική γλώσσα.
ΥΠΕΝΘΥΜΙΣΗ
Όπως καταλάβατε, ένα επαγγελματικό email δεν έχει καμία σχέση με αυτό που αποστέλλεται σε φίλο. Υπάρχουν κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται κατά γράμμα.
1 - Προσέξτε προσεκτικά το θέμα
Όπως έχουμε προσδιορίσει ξεκάθαρα, πρέπει να γράψετε σωστά το πεδίο θέματος (ή θέμα) του επαγγελματικού σας email. Θα πρέπει να είναι συνοπτικό και σαφές. Ο παραλήπτης σας πρέπει να κατανοήσει αμέσως το περιεχόμενο του email σας. Μπορεί επομένως να αποφασίσει αν θα το ανοίξει αμέσως ή θα το διαβάσει αργότερα.
2-Για να είσαι ευγενικός
Όπως πολύ καλά καταλάβατε, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε τις φόρμουλες του χαιρετισμού και της ευγένειας στο πλαίσιο.
Οι τύποι πρέπει να είναι σύντομοι και πολύ καλά επιλεγμένοι.
3-Σωστά ορθογραφικά σφάλματα
Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να ξαναδιαβάσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο και να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε ξεχάσει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και γιατί να μην το διαβάσετε κάποιος άλλος. Είναι πολύ ενδιαφέρον να έχουμε τη γνώμη ενός άλλου προσώπου.
Για να διορθώσετε τα λάθη ορθογραφίας και γραμματικής, σας συμβουλεύουμε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε έναν επεξεργαστή κειμένου και να κάνετε αυτόματο έλεγχο. Ακόμα κι αν αυτό το λογισμικό δεν διορθώνει όλα τα σφάλματα, μπορεί να σας βοηθήσει. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να επενδύσετε σε λογισμικό επαγγελματικής διόρθωσης.
4-Υπογράψτε το email σας
Είναι πολύ σημαντικό να προσθέσετε μια υπογραφή στο επαγγελματικό σας email. Πρέπει να ακολουθήσετε τους κανόνες που αναφέρονται παραπάνω για να γράψετε μια επαγγελματική υπογραφή.
Αναφέροντας τις διάφορες πληροφορίες που σχετίζονται με τη λειτουργία σας, την εταιρεία σας ... ο παραλήπτης σας θα καταλάβει γρήγορα ποιος έχει να κάνει.
5-Προσαρμόστε το email σας
Αν είναι γενικά, το ταχυδρομείο είναι λιγότερο πιθανό να διαβαστεί. Πρέπει να κάνετε τον παραλήπτη να αισθάνεται ότι το μήνυμα απευθύνεται μόνο σε αυτόν. Έτσι, πρέπει να προσαρμόσετε το αντικείμενο και να επιλέξετε τον τύπο που θα υιοθετήσετε για να ξεκινήσετε το email σας.
Εάν πρόκειται για ομαδικό email, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε διαφορετικές λίστες ανάλογα με τα χαρακτηριστικά των παραληπτών σας, τις προτιμήσεις τους, τα ενδιαφέροντά τους και την τοποθεσία τους. Η τμηματοποίηση των παραληπτών σας σάς επιτρέπει να αυξήσετε το ανοιχτό ποσοστό των email σας.
6-Δώστε την επιθυμία να ανοίξετε το μήνυμα
Κατά τη σύνταξη ενός επαγγελματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει πάντα να κάνετε τον παραλήπτη να θέλει να το ανοίξει. Γενικά, το αντικείμενο είναι το πρώτο στοιχείο που ωθεί έναν ανταποκριτή να ανοίξει το email σας και να το διαβάσει. Έτσι πρέπει να δώσετε μεγαλύτερη σημασία στο αντικείμενο σας, να το θεραπεύσετε και να το κάνετε όσο το δυνατόν πιο ελκυστικό.
Με την ίδια έννοια, οι δύο πρώτες προτάσεις της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφίας θα πρέπει να κάνουν τον παραλήπτη να συνεχίσει να διαβάζει. Συνιστάται να παραθέσετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να ενεργοποιήσετε την περιέργεια του ανταποκριτή σας.
7-Αποφύγετε παραπλανητικά αντικείμενα
Δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιήσετε παραπλανητικό αντικείμενο για να αυξήσετε το ποσοστό ανοίγματος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι το email σας μεταφέρει την εικόνα σας (ή της εταιρείας σας). Επομένως, είναι πολύ σημαντικό να αποφύγετε προκλητικά και παραπλανητικά αντικείμενα. Το αντικείμενο πρέπει να είναι σύμφωνο με το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
8-Βάλτε τον εαυτό σας στο χώρο του αναγνώστη
Η ενσυναίσθηση είναι ένα πολύ σημαντικό στοιχείο που πρέπει να ληφθεί υπόψη. Πρέπει να τοποθετήσετε τον εαυτό σας στη θέση του παραλήπτη σας για να γράψετε σωστά το θέμα του email σας και να το κάνετε ελκυστικό. Πρέπει να βάλεις τον εαυτό σου στα παπούτσια του ανταποκριτή σου και να απαριθμήσεις μια σειρά ερωτήσεων που μπορεί να κάνει στον εαυτό του. Από τις απαντήσεις μπορείτε να προσαρμόσετε τον τίτλο του email σας.
9-Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Προσωπικές διευθύνσεις όπως lovelygirl @ ... ή gentleman @ ... είναι απολύτως να απαγορεύσουν. Στο πλαίσιο των επαγγελματικών σχέσεων, ποτέ δεν απευθύνεστε σε έναν συνομιλητή που χρησιμοποιεί αυτό το είδος διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συνιστάται να χρησιμοποιείτε επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τουλάχιστον προσωπική διεύθυνση με το όνομα και το επώνυμό σας.
Το επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απαιτεί πολύ καλή επικοινωνία, ακριβές λεξιλόγιο, συνοπτικό κείμενο, σαφές αίτημα και άψογη ορθογραφία. Με την υιοθέτηση των κανόνων, συμβουλών και συμβουλών που μόλις αναφέραμε, μπορείτε να γράψετε ένα ελκυστικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο θα ενδιαφέρει άμεσα τον παραλήπτη σας και θα προκαλέσει το ενδιαφέρον του.
