Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι εδώ και πολύ καιρό ένα απαραίτητο εργαλείο για τις επιχειρηματικές επικοινωνίες, αλλά μια δημοσκόπηση που διενεργήθηκε από τη Sendmail. Αποκαλύφθηκε ότι προκάλεσε ένταση, σύγχυση ή άλλες αρνητικές συνέπειες για το 64% των επαγγελματιών.

Λοιπόν, πώς μπορείτε να το αποφύγετε αυτό με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας; Και πώς μπορείτε να γράφετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δίνουν τα επιθυμητά αποτελέσματα; Σε αυτό το άρθρο, εξετάζουμε τις στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διασφαλίσετε ότι η χρήση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου είναι σαφής, αποτελεσματική και επιτυχής.

Ένας μέσος υπάλληλος γραφείου λαμβάνει σχετικά με τα μηνύματα 80 την ημέρα. Με αυτόν τον όγκο αλληλογραφίας, ξεχωριστά μηνύματα μπορούν εύκολα να ξεχαστούν. Ακολουθήστε αυτούς τους απλούς κανόνες έτσι ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να παρατηρηθούν και να χρησιμοποιηθούν.

  1. Μην επικοινωνείτε πάρα πολύ με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
  2. Χρησιμοποιήστε καλά αντικείμενα.
  3. Δημιουργήστε σαφή και σύντομα μηνύματα.
  4. Να είστε ευγενικοί.
  5. Ελέγξτε τον τόνο σας.
  6. Ξαναδιαβάστε.

Μην επικοινωνείτε πάρα πολύ με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Μία από τις μεγαλύτερες πηγές άγχους στην εργασία είναι ο τεράστιος όγκος των email που λαμβάνουν οι άνθρωποι. Έτσι, προτού ξεκινήσετε να γράφετε ένα email, αναρωτηθείτε: «Είναι πραγματικά απαραίτητο;»

Σε αυτό το πλαίσιο, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο ή την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων για να αντιμετωπίσετε ερωτήσεις που ενδέχεται να αποτελέσουν αντικείμενο εκ των υστέρων συζητήσεων. Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο προγραμματισμού επικοινωνίας και εντοπίστε τα καλύτερα κανάλια για διαφορετικούς τύπους μηνυμάτων.

Όποτε είναι δυνατόν, δώστε τα κακά νέα προσωπικά. Σας βοηθά να επικοινωνείτε με ενσυναίσθηση, συμπόνια και κατανόηση και να εξαργυρώσετε τον εαυτό σας εάν το μήνυμά σας έχει ληφθεί λανθασμένα.

Χρησιμοποιήστε καλά αντικείμενα

Ένας τίτλος εφημερίδας κάνει δύο πράγματα: τραβάει την προσοχή σας και συνοψίζει το άρθρο, ώστε να αποφασίσετε αν θα το διαβάσετε ή όχι. Η γραμμή θέματος του email σας θα πρέπει να κάνει το ίδιο.

Ένα αντικείμενο Ο κενός χώρος είναι πιο πιθανό να παραβλεφθεί ή να απορριφθεί ως "spam". Χρησιμοποιείτε λοιπόν πάντα μερικές καλά επιλεγμένες λέξεις για να πείτε στον παραλήπτη περί τίνος πρόκειται για το email.

Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία στη γραμμή θέματος εάν το μήνυμά σας αποτελεί μέρος μιας κανονικής σειράς email, όπως μια εβδομαδιαία αναφορά έργου. Για ένα μήνυμα που απαιτεί απάντηση, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια παρότρυνση για δράση, όπως "Παρακαλώ έως τις 7 Νοεμβρίου".

Μια καλογραμμένη γραμμή θέματος, όπως η παρακάτω, παρέχει τις πιο σημαντικές πληροφορίες χωρίς καν να χρειάζεται ο παραλήπτης να ανοίξει το email. Αυτό χρησιμεύει ως προτροπή που υπενθυμίζει στους παραλήπτες τη συνάντησή σας κάθε φορά που ελέγχουν τα εισερχόμενά τους.

 

Κακό παράδειγμα Καλό παράδειγμα
 
Θέμα: συνάντηση Θέμα: Συνάντηση για τη διαδικασία GATEWAY - 09h το 25 Φεβρουαρίου 2018

 

Κρατήστε μηνύματα καθαρά και σύντομα

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως τα παραδοσιακά επιχειρησιακά γράμματα, πρέπει να είναι σαφή και συνοπτικά. Κρατήστε τις προτάσεις σας σύντομες και ακριβείς. Το σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι άμεσο και ενημερωτικό και να περιέχει όλες τις σχετικές πληροφορίες.

Σε αντίθεση με τα παραδοσιακά γράμματα, η αποστολή πολλαπλών email δεν κοστίζει περισσότερο από την αποστολή ενός. Επομένως, εάν χρειάζεται να επικοινωνήσετε με κάποιον για πολλά διαφορετικά θέματα, σκεφτείτε να γράψετε ένα ξεχωριστό email για το καθένα. Αυτό διευκρινίζει το μήνυμα και επιτρέπει στον ανταποκριτή σας να απαντά σε ένα θέμα τη φορά.

 

Κακό παράδειγμα Καλό παράδειγμα
Θέμα: Αναθεωρήσεις για την αναφορά πωλήσεων

 

Γεια σου Michelin,

 

Σας ευχαριστούμε που στείλατε αυτήν την αναφορά την περασμένη εβδομάδα. Το διάβασα χθες και πιστεύω ότι το Κεφάλαιο 2 απαιτεί πιο συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία των πωλήσεών μας. Πιστεύω επίσης ότι ο τόνος θα μπορούσε να είναι πιο επίσημος.

 

Επιπλέον, ήθελα να σας ενημερώσω ότι έχω προγραμματίσει συνάντηση με το τμήμα δημοσίων σχέσεων για τη νέα διαφημιστική καμπάνια αυτή την Παρασκευή. Είναι στις 11:00 και θα είναι στη μικρή αίθουσα συνεδριάσεων.

 

Παρακαλώ ενημερώστε με εάν είστε διαθέσιμοι.

 

Σας ευχαριστώ,

 

Camille

 Θέμα: Αναθεωρήσεις για την αναφορά πωλήσεων

 

Γεια σου Michelin,

 

Σας ευχαριστούμε που στείλατε αυτήν την αναφορά την περασμένη εβδομάδα. Το διάβασα χθες και πιστεύω ότι το Κεφάλαιο 2 απαιτεί πιο συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία των πωλήσεών μας.

 

Πιστεύω επίσης ότι ο τόνος θα μπορούσε να είναι πιο επίσημος.

 

Μπορείτε να το τροποποιήσετε με αυτά τα σχόλια;

 

Σας ευχαριστώ για τη σκληρή δουλειά σας!

 

Camille

 

(Η Camille στέλνει ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τη συνάντηση PR).

 

Είναι σημαντικό να υπάρχει μια ισορροπία εδώ. Δεν θέλετε να βομβαρδίσετε κάποιον με email και είναι λογικό να συνδυάσετε πολλά σχετικά σημεία σε μια ανάρτηση. Όταν συμβεί αυτό, διατηρήστε το απλό με αριθμημένες παραγράφους ή κουκκίδες και σκεφτείτε να «κόψετε» τις πληροφορίες σε μικρές, καλά οργανωμένες ενότητες για να διευκολύνετε την αφομοίωση.

Σημειώστε επίσης ότι στο καλό παράδειγμα παραπάνω, η Camille διευκρίνισε τι ήθελε να κάνει η Michelin (σε αυτήν την περίπτωση, αλλάξτε την αναφορά). Εάν βοηθάτε τους ανθρώπους να ξέρουν τι θέλετε, είναι πιο πιθανό να σας το δώσουν.

Να είστε ευγενικοί

Οι άνθρωποι συχνά πιστεύουν ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι λιγότερο τυπικά από τα παραδοσιακά γράμματα. Αλλά τα μηνύματα που στέλνετε αντικατοπτρίζουν τον επαγγελματισμό σας, οι αξίες και η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι σημαντικές, έτσι απαιτείται ένα ορισμένο επίπεδο διατύπωσης.

Αν δεν έχετε καλές σχέσεις με κάποιον, αποφύγετε την άτυπη γλώσσα, την αργκό, την ορολογία και τις ακατάλληλες συντομογραφίες. Τα emoticon μπορούν να σας βοηθήσουν να διευκρινίσετε την πρόθεσή σας, αλλά είναι καλύτερο να τα χρησιμοποιείτε μόνο με άτομα που γνωρίζετε καλά.

Κλείστε το μήνυμά σας με "Ειλικρινά", "Καλή μέρα / βράδυ για εσάς" ή "Καλή για εσάς", ανάλογα με την κατάσταση.

Οι παραλήπτες μπορούν να επιλέξουν να εκτυπώσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα μοιραστούν με άλλους, επομένως να είστε πάντα ευγενικοί.

Ελέγξτε τον τόνο

Όταν συναντάμε πρόσωπο με πρόσωπο, χρησιμοποιούμε τη γλώσσα του σώματος, τους φωνητικούς τόνους και τις εκφράσεις του προσώπου για να αξιολογήσουμε πώς αισθάνονται. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μας στερεί από αυτές τις πληροφορίες, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορούμε να ξέρουμε πότε οι άνθρωποι έχουν παρανοήσει τα μηνύματά μας.

Η επιλογή των λέξεων, το μήκος της πρότασης, τα σημεία στίξης και η χρήση κεφαλαίων μπορούν εύκολα να παρερμηνευθούν χωρίς οπτικές και ακουστικές ενδείξεις. Στο πρώτο παράδειγμα παρακάτω, η Louise μπορεί να πιστεύει ότι ο Yann είναι απογοητευμένος ή θυμωμένος, αλλά στην πραγματικότητα, νιώθει καλά.

 

Κακό παράδειγμα Καλό παράδειγμα
Louise,

 

Χρειάζομαι την αναφορά σας μέχρι τις 17 μ.μ. σήμερα, διαφορετικά θα χάσω την προθεσμία μου.

 

Yann

 Γεια Λουίζ,

 

Σας ευχαριστώ για τη σκληρή δουλειά σας σε αυτή την έκθεση. Θα μπορούσατε να μου παράσχετε την έκδοση σας πριν από τις ώρες 17, ώστε να μην χάσω την προθεσμία μου;

 

Ευχαριστώ εκ των προτέρων,

 

Yann

 

Σκεφτείτε το "συναίσθημα" του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου συναισθηματικά. Εάν οι προθέσεις ή τα συναισθήματά σας μπορεί να παρεξηγηθούν, βρείτε έναν λιγότερο αμφίσημο τρόπο για να διατυπώσετε τα λόγια σας.

διόρθωση

Τέλος, πριν κάνετε κλικ στο «Αποστολή», αφιερώστε λίγο χρόνο για να ελέγξετε το email σας για τυχόν ορθογραφικά, γραμματικά και στίξη λάθη. Τα email σας αποτελούν μέρος της επαγγελματικής σας εικόνας όσο και τα ρούχα που φοράτε. Ως εκ τούτου, είναι αποθαρρυντικό να σταλεί ένα μήνυμα που περιέχει σφάλματα σε σειρά.

Κατά τη διόρθωση, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο μήκος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να διαβάσουν σύντομα, συνοπτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά μακρά αποσυνδεδεμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι όσο το δυνατόν συντομότερα, χωρίς να αποκλείσετε τις απαραίτητες πληροφορίες.

Σημεία ενδιαφέροντος

Οι περισσότεροι από εμάς περνούν ένα μεγάλο μέρος της ημέρας μας να διαβάζουν και να συνθέτουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά τα μηνύματα που στέλνουμε μπορεί να είναι συγκεχυμένα για τους άλλους.

Για να γράψετε αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ρωτήστε τον εαυτό σας πρώτα αν θέλετε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε αυτό το κανάλι. Μερικές φορές ίσως είναι καλύτερο να πάρετε το τηλέφωνο.

Κάντε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνοπτικά και ακριβή. Στείλτε τους μόνο σε άτομα που πραγματικά πρέπει να τα δουν και να υποδείξουν σαφώς τι θα θέλατε να κάνει ο παραλήπτης στη συνέχεια.

Να θυμάστε ότι τα email σας αντικατοπτρίζουν τον επαγγελματισμό σας, τις αξίες σας και την προσοχή σας στη λεπτομέρεια. Προσπαθήστε να φανταστείτε πώς οι άλλοι θα μπορούσαν να ερμηνεύσουν τον τόνο του μηνύματός σας. Να είστε ευγενικοί και να ελέγχετε πάντα τι έχετε γράψει πριν πατήσετε «αποστολή».