Η λήψη σημειώσεων κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης δεν είναι πάντα εύκολη. Είτε πρόκειται να κάνετε μια αναφορά είτε μια αναφορά, να γράψετε σε χαρτί όλα όσα λέγονται απαιτούν κάποια τεχνική.
Εδώ είναι οι συμβουλές μου για τη λήψη αποτελεσματικών σημειώσεων στις συναντήσεις, απλές συμβουλές για να τεθεί σε εφαρμογή που θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
Λαμβάνοντας σημειώσεις σε μια συνάντηση, οι κύριες δυσκολίες:
Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, υπάρχει μια αξιοσημείωτη διαφορά μεταξύ του ρυθμού ομιλίας και της ταχύτητας εγγραφής.
Πράγματι, ένα ηχείο μιλά κατά μέσο όρο λόγια 150 ανά λεπτό, ενώ σε γραπτό δεν υπερβαίνουμε συνήθως τις λέξεις 27 ανά λεπτό.
Για να είναι αποτελεσματική, πρέπει να είστε σε θέση να ακούτε και να γράφετε ταυτόχρονα, πράγμα που απαιτεί κάποια συγκέντρωση και καλή μεθοδολογία.
Μην παραμελείτε το παρασκεύασμα:
Αυτό είναι σίγουρα το πιο σημαντικό βήμα, διότι εξαρτάται από την ποιότητα της σημείωσής σας που παίρνει τη συνάντηση.
Δεν αρκεί να φτάσετε σε μια συνάντηση με το σημειωματάριό σας κάτω από το χέρι σας, πρέπει να προετοιμαστείτε και γι 'αυτό είναι η συμβουλή μου:
- να ανακτήσει την ημερήσια διάταξη το συντομότερο δυνατόν,
- ανακαλύψτε τα διάφορα θέματα που θα συζητηθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης,
- λαμβάνουν υπόψη τον αποδέκτη της έκθεσης και τις προσδοκίες τους,
- μην το περιμένετε τελευταία στιγμή για να σας προετοιμάσω.
Κατά την προετοιμασία σας, θα χρειαστεί επίσης να επιλέξετε το εργαλείο που σας ταιριάζει καλύτερα για τη λήψη σημειώσεων.
Εάν προτιμάτε το χαρτί, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μικρό σημειωματάριο ή σημειωματάριο και να πάρετε ένα στυλό που λειτουργεί σωστά.
Και αν παίρνετε μάλλον ψηφιακές σημειώσεις, θυμηθείτε να ελέγξετε ότι έχετε αρκετή μπαταρία στο tablet, laptop ή smartphone σας.
Σημειώστε τα ουσιώδη:
Δεν είστε υπερήρωα γι 'αυτό μην περιμένετε να γράψετε τα πάντα κάτω.
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, σημειώστε ότι είναι σημαντικό, να ταξινομήσετε τις ιδέες και να επιλέξετε μόνο τις πληροφορίες που είναι χρήσιμες για την πραγματοποίηση της αναφοράς σας.
Επίσης θυμηθείτε να σημειώσετε τι δεν είναι αξέχαστο, όπως ημερομηνίες, αριθμοί ή ονόματα ομιλητών.
Χρησιμοποιήστε τα λόγια σας:
Δεν είναι απαραίτητο να μεταγράψουμε λέξη για λέξη ό, τι λέει. Εάν οι προτάσεις είναι μακρές και σύνθετες, θα έχετε πρόβλημα να διατηρήσετε την προσοχή σας.
Έτσι, λάβετε υπόψη σας με τα λόγια σας, θα είναι πιο απλή, πιο άμεση και θα σας επιτρέψει να γράψετε την έκθεσή σας πιο εύκολα.
Προετοιμάστε την αναφορά σας αμέσως μετά τη συνάντηση:
Ακόμη και αν έχετε πάρει σημειώσεις, είναι σημαντικό να βυθιστείτε στο έκθεση αμέσως μετά τη συνάντηση.
Θα εξακολουθείτε να είστε στο "χυμό" και επομένως πιο ικανός να μεταγράψετε όσα έχετε σημειώσει.
Ξαναδιαβάζετε τον εαυτό σας, διευκρινίστε τις ιδέες σας, δημιουργήστε τίτλους και υποτίτλους.
Είστε έτοιμοι να λάβετε αποτελεσματικά σημειώσεις κατά την επόμενη συνεδρίαση. Εναπόκειται σε εσάς να προσαρμόσετε αυτές τις συμβουλές στον τρόπο εργασίας σας, θα είστε μόνο πιο παραγωγικοί.
