نکاتی برای گزارش های ایمیل کوتاه و جذاب

خواننده خود را از مقدمه قلاب کنید

مقدمه برای جلب توجه خواننده و تشویق آنها به خواندن بقیه گزارش شما بسیار مهم است. با ایمیل.

با یک جمله قدرتمند شروع کنید که زمینه را مشخص می کند یا بر هدف اصلی تأکید می کند، به عنوان مثال: "به دنبال راه اندازی ناموفق خط تولید جدید ما، تجزیه و تحلیل علل و اقدام سریع ضروری است".

این مقدمه کوتاه را در 2-3 جمله کلیدی ساختار دهید: وضعیت فعلی، مسائل اصلی، دیدگاه.

روی یک سبک مستقیم و کلمات قوی شرط بندی کنید. اطلاعات ضروری را در ابتدای جملات قرار دهید.

می توانید ارقامی را برای حمایت از نظر خود اضافه کنید.

در چند خط هدفمند، مقدمه شما باید خواننده شما را وادار به خواندن ادامه مطلب کند تا بیشتر بداند. از همان ثانیه های اول، کلمات شما باید درگیر شوند.

با یک مقدمه خوب، گزارش ایمیل شما توجه را به خود جلب می کند و خواننده شما را تشویق می کند تا به قلب تحلیل شما برسد.

گزارش خود را با تصاویر مرتبط تقویت کنید

بصری ها قدرت چشم نوازی غیرقابل انکاری در گزارش ایمیل دارند. آنها پیام شما را به روشی قدرتمند تقویت می کنند.

اگر داده‌های مرتبطی برای ارائه دارید، در ادغام نمودارها، جداول، نمودارها، عکس‌ها تردید نکنید. یک نمودار دایره ای ساده که توزیع فروش را نشان می دهد تأثیر بیشتری نسبت به یک پاراگراف طولانی خواهد داشت.

با این حال مراقب باشید تصاویر واضحی را انتخاب کنید که به سرعت قابل درک هستند. از گرافیک بیش از حد خودداری کنید. همیشه منبع را ذکر کنید و در صورت لزوم یک عنوان توضیحی اضافه کنید.

همچنین با بررسی صفحه نمایش، مطمئن شوید که تصاویر شما در تلفن همراه قابل خواندن هستند. در صورت لزوم، نسخه ای مناسب برای صفحه نمایش های کوچک ایجاد کنید.

برای برانگیختن توجه، تصاویر را در گزارش خود تغییر دهید. ایمیلی که بیش از حد با تصاویر بارگذاری شده باشد، وضوح خود را از دست می دهد. متن و تصاویر جایگزین برای یک گزارش پویا.

با برجسته‌سازی داده‌های مرتبط، تصاویر بصری شما چشم‌ها را جلب می‌کند و گزارش ایمیل شما را به روشی چشم‌گیر و حرفه‌ای قابل درک آسان‌تر می‌کند.

با باز کردن چشم اندازها نتیجه گیری کنید

نتیجه گیری شما باید خواننده شما را تشویق کند تا در مورد گزارش شما اقدام کند.

ابتدا به سرعت نکات کلیدی و نتیجه گیری را در 2-3 جمله مختصر خلاصه کنید.

اطلاعاتی را که می خواهید گیرنده شما ابتدا به خاطر بسپارد، برجسته کنید. می توانید از کلمات کلیدی خاصی از عنوان ها برای یادآوری ساختار استفاده کنید.

سپس، ایمیل خود را با باز کردن موارد بعدی به پایان برسانید: پیشنهاد برای جلسه بعدی، درخواست تأیید اعتبار یک برنامه اقدام، پیگیری برای دریافت پاسخ سریع...

نتیجه گیری شما برای برانگیختن واکنش خواننده شما جذاب است. سبک تأییدی با افعال کنشی این هدف را تسهیل می کند.

با کار بر روی نتیجه‌گیری، چشم‌اندازی به گزارش خود می‌دهید و گیرنده خود را تشویق می‌کنید تا پاسخ دهد یا اقدامی انجام دهد.

نمونه ای از گزارش از طریق ایمیل برای تشدید مشکلات فنی و پیشنهاد یک برنامه اقدام