هنگامی که برخی از کارمندان به دلایل مختلف بدون اطلاع سرپرست یا مدیر خود غیبت می کنند، نمی دانند چگونه نظر خود را بیان کنند. برخی دیگر نیز زمانی که تعدادی مرخصی دارند، درخواست مرخصی کوتاه مدت دشوار است مسائل شخصی پرداخت می شود
تأثیر غیبت شما بستگی زیادی به ماهیت کار و سیاست شما در محل کار شما دارد. غیبت شما، به ویژه اگر پیش از آن اعلام نشده باشد، می تواند برای سازمان شما بسیار گران باشد. بنابراین، قبل از تصمیم گیری برای دور بودن، در مورد آن فکر کنید. اگر این اتفاق یا اتفاق افتاده باشد، استفاده از ایمیل برای عذرخواهی یا توضیح به سرپرست شما یک راه عالی برای برقراری ارتباط موثر و سریع است.
قبل از نوشتن ایمیل توجیهی
هدف این مقاله نشان دادن این است که چگونه یک کارمند با یک یا چند دلیل مشروع می‌تواند نیاز خود به غیبت یا دلیل عدم حضور در پست خود را توجیه کند. به عنوان یک کارمند، مهم است که از عواقب احتمالی غیبت بدون مرخصی مطمئن باشید. هیچ تضمینی وجود ندارد که ایمیل عذرخواهی شما پاسخ مثبتی دریافت کند. به همین ترتیب، هیچ تضمینی وجود ندارد که وقتی ایمیلی را برای درخواست مرخصی از کار می نویسید، مثبت دریافت شود.
اما ، وقتی به دلایل فوری غایب هستید و نمی توانید به رئیس خود برسید ، نوشتن نامه الکترونیکی در اسرع وقت حاوی دلایل دقیق این غیبت ضروری است. به همین ترتیب ، وقتی از قبل می دانید که باید با مسائل مهم شخصی یا خانوادگی سر و کار داشته باشید ، عاقلانه است نوشتن یک ایمیل در صورت امکان عذرخواهی خود را برای ناراحتی و چند توضیح ارائه دهید. شما این کار را به امید به حداقل رساندن تأثیر زندگی شخصی بر شغل خود انجام می دهید.
در نهایت، مطمئن شوید که با خط مشی و پروتکل شرکت خود در مورد نحوه غیبت در گروه خود آشنا هستید. این شرکت می تواند در مواقع اضطراری امتیازات خاصی بدهد و راهی برای مدیریت آنها ارائه دهد. احتمالاً سیاستی در مورد تعداد روزهایی که باید درخواست بدهید و روزهایی که دور خواهید بود وجود خواهد داشت.
راهنمای نوشتن ایمیل
از یک سبک رسمی استفاده کنید
این ایمیل رسمی است. باید به سبک رسمی نوشته شود. از موضوع تا نتیجه گیری، همه چیز باید حرفه ای باشد. سرپرست شما، همراه با دیگران، از شما انتظار دارد که جدیت وضعیت را در ایمیل خود بیان کنید. زمانی که چنین ایمیلی را به سبک رسمی بنویسید، احتمال شنیده شدن پرونده شما بیشتر است.
ایمیل زود ارسال کنید
ما قبلا اهمیت احترام به سیاست شرکت را مورد تاکید قرار داده ایم. همچنین توجه داشته باشید که اگر شما نیاز به نوشتن ایمیل حاوی یک بهانه حرفه ای، مهم است که این کار را در اسرع وقت انجام دهید. این به خصوص هنگامی که شما شکست خورده است و شما بدون اجازه به کار آمده است ضروری است. اخطار رئیس خود به زودی پس از غیبت غیرقابل قبول می تواند هشدار دهنده باشد. با اطلاع دادن به شما به خوبی در مورد مورد force majeure که در آن شما خودتان را پیدا می کنید، به شرکت کمک می کنید که جایگزین مناسب و یا ترتیبات را انتخاب کند.
مختصر با جزئیات باشید
مختصر باشید نیازی نیست وارد جزئیات اتفاقی که باعث شد در آنجا نباشید یا به زودی دور شوید بروید. فقط حقایق مهم را ذکر کنید. اگر از قبل اجازه می‌خواهید، روز یا روزهایی را که قصد غیبت دارید را مشخص کنید. تاریخ ها را مشخص کنید، تخمین ندهید.
کمک می کند
وقتی یک ایمیل بهانه برای دور بودن می نویسید، حتما نشان دهید که به بهره وری شرکت اهمیت می دهید. اشکالی ندارد که فقط بگویید دور خواهید بود، پیشنهاد انجام کاری را بدهید که اثرات غیبت شما را کاهش دهد. به عنوان مثال، می توانید این کار را هنگام بازگشت انجام دهید یا با همکار خود صحبت کنید تا جایگزین شما شود. برخی از شرکت ها ممکن است سیاست هایی مانند کسر حقوق برای چند روز دیگر داشته باشند. بنابراین، سعی کنید سیاست شرکت و نحوه کار با آن را کاملاً درک کنید.
ایمیل مثال 1: چگونه یک ایمیل عذرخواهی بنویسیم (بعد از اینکه یک روز کاری را از دست دادید)
موضوع: اثبات غیبت از 19/11/2018
سلام آقای گویلو
لطفاً این ایمیل را به عنوان اطلاعیه رسمی بپذیرید که در تاریخ 19 نوامبر 2018 به دلیل سرماخوردگی نتوانستم در محل کار حاضر شوم. لیام و آرتور جای من را در غیاب من گرفتند. آنها تمام وظایف محول شده من را برای آن روز انجام دادند.
از اینکه نمی توانم قبل از ترک کار با شما ارتباط برقرار کنم عذرخواهی می کنم. متاسفم اگر برای کسب و کار مشکلی پیش آمد.
من گواهی پزشکی خود را به این ایمیل پیوست کرده ام.
لطفا در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر به من اطلاع دهید.
تشکر از شما برای درک خود را.
Cordialement،
اتان گودین
ایمیل مثال 2: چگونه یک ایمیل عذرخواهی برای غیبت در آینده از شغل خود بنویسید
موضوع: مدیریت زمان غیبت من 17 / 12 / 2018
خانم پاسکال عزیز
لطفاً این ایمیل را به عنوان اطلاعیه رسمی بپذیرید که من در تاریخ 17 دسامبر 2018 از محل کار غیبت خواهم کرد. در آن روز به عنوان شاهد حرفه ای در دادگاه حضور خواهم داشت. هفته گذشته احضارم به دادگاه و لزوم حضورم را به اطلاع شما رساندم.
من با گابین تیبو از بخش فناوری اطلاعات، که در حال حاضر در مرخصی است تا جایگزین من شود، توافق کردم. در تعطیلات دادگاه، من زنگ می زنم تا ببینم آیا او به کمک نیاز دارد یا خیر.
من تشکر کنم.
Cordialement،
اما واللی
