Nykyään sähköposti on paras tapa kommunikoida helposti, nopeudella ja tehokkuudella. Ammattipörsseille se on yleisimmin käytetty tapa.
Kirjoita a ammatillinen postimeidän on noudatettava tiettyjä kriteerejä, vinkkejä ja sääntöjä, joita yritämme selittää teille koko artikkelissa.
Esimerkki ammatillisen sähköpostin kirjoitussuunnitelmasta
Joskus posti voi olla monimutkainen hallita ammattimaisessa kontekstissa. Ammattitaitoisen sähköpostiviestin kirjoittamiseen tähtäävän suunnitelman on annettava vastaanottajan käyttöön kaikki tarvittavat elementit lyhyeksi ja tarkaksi.
Voit kirjoittaa ammattimaisen sähköpostin hyväksymällä seuraavan suunnitelman:
- Selkeä ja selkeä esine
- Valituskaava
- Alku, jonka on keskityttävä viestinnän kontekstiin
- Lupauskaava päättyy
- Allekirjoitus
Valitse ammatillinen sähköpostiosoite
Arvioiden mukaan ammattilainen voi saada keskimäärin 100 sähköpostia päivässä. Siksi sinun on valittava sähköpostisi aihe kannustamaan heitä avaamaan se. Tätä varten on noudatettava sääntöjä:
1-Kirjoita lyhyt objekti
Sähköpostisi avautumisnopeuden lisäämiseksi asiantuntijat suosittelevat mieluiten enintään 50 merkin aiheen käyttämistä.
Sinulla on vain rajoitetusti tilaa kirjoittaa esineesi, joten sinun on valittava jokin tietty kohde samalla, kun käytät toimintaviestejä, jotka liittyvät sähköpostisi sisältöön.
Yleensä pitkät kohteet ovat huonosti lukeneet älypuhelimista, joita ammattilaiset yhä useammat käyttävät sähköpostinsa tarkistamiseen.
2-Muokkaa sähköpostiviestin aihe
Jos mahdollista, sinun on mainittava yhteystietosi nimi ja etunimi objektitasolla. Se on osa, joka voi lisätä avautumisnopeutta.
Lähettämällä vastaanottajan tiedot sähköpostin aiheen tasolle, hän tuntee arvostetun ja tunnustetun, mikä kannustaa häntä avaamaan ja lukemaan sähköpostisi.
Ammattimaisen sähköpostin runko
Ammattimaisen sähköpostiviestin kirjoittaminen on suositeltavaa kirjoittaa selkeästi sähköpostiosoitteesi ilman poiketa aiheesta ja kaikki perustuvat tiettyihin tyyliin ja esitykseen.
Varmista, että kirjoitat lyhyen sähköpostin, jossa on lyhyitä ja tarkkoja lauseita, jotka antavat vastaanottajalle entistä enemmän mukavuutta.
Tässä on muutama muistettava asia:
1-Käytä Classic-fonttia
Suurin osa sähköpostipalveluista antaa käyttäjän valita tekstin fontin ja tyylin. Kun kyseessä on yrityssähköposti, valitse klassinen fontti, kuten "Times New Roman" tai "Arial".
Ei ole suositeltavaa käyttää koristeellista kirjasinta.
Suosittelemme myös:
- Hyväksy fonttikoko
- Vältä kursiivisia, korostuksia tai värejä
- Älä kirjoita koko tekstiä isoilla kirjaimilla
2-Kirjoitetaan hyvä kutsulause
Ammattitaitoisen sähköpostin kohdalla on parempi, kuin edellä, osoite vastaanottajalle nimen mukaan, kun mukana on myös hänen sukunimensä jälkimmäisen henkilöllisyys.
3-Esittele itsesi ensimmäisessä kappaleessa
Jos kirjoitat jollekin ensimmäistä kertaa (esimerkiksi uusi asiakas), on erittäin tärkeää esitellä itsesi ja selittää lyhyesti viestin tarkoitus.
Voit käyttää tähän pieneen esitykseen yhden tai kaksi lauseita.
4-tärkeimmät tiedot ensisijaisesti
Esityksen jälkeen menemme tärkeimpään asiaan.
On erittäin mielenkiintoista mainita tärkeimmät tiedot sähköpostiosoitteesi alussa. Säästät vastaanottajan aikaa selventämällä aikomuksia.
Sinun on kiinnitettävä kirjeenvaihtajan huomio ja päästävä suoraan asiaan.
5-Käytä muodollista sanastoa
Koska olet kirjoittanut ammattimaisen sähköpostiviestin, sinun on tehtävä hyvä vaikutelma.
Suosittelemme kirjoittamaan täydellisiä lauseita kohtelias tyyliin.
Ei ole suositeltavaa käyttää:
- Slangi sanat;
- Hyödytön lyhenteet;
- Hymiöt tai hymiöt;
- Vitsit ;
- Töykeät sanat;
6-Tee asianmukainen päätelmä
Sähköpostin lopettamiseksi meidän on harkittava allekirjoitusta käytettäväksi, äänen hyväksymistä ja kohteliaisuutta käytettävän kaavan valitsemiseksi.
Meidän on pidettävä mielessä, että ammatillinen viestintä on edelleen a erittäin kodifioitu kieli. On erittäin tärkeää tietää säännöt ja valita oikea kaava käytettäväksi sähköpostin lopussa.
Käytetty kaava on mukautettava sen vastaanottajan laatuun ja vaihteen kontekstiin.
Esimerkiksi, jos puhut esimiehelle tai asiakkaalle, voit käyttää ”vilpittömät terveiset”, joka on sopivin lause. Jos kyseessä on kollega, voimme lopettaa sähköpostin sanalla "hyvää päivän loppua!" "
Kun olet allekirjoittanut, voit asettaa sähköpostiohjelmasi syöttämään automaattisesti yksilöllisen allekirjoituksen sähköpostiisi loppuun.
Jotta allekirjoitus olisi tehokas, sen on oltava lyhyt:
- Enintään 4 riviä;
- Enintään 70 merkkiä riviä kohti;
- Sisällytä etu- ja sukunimesi, toimintosi, yrityksen nimi, verkkosivustosi osoite, puhelin- ja faksinumero ja mahdollisesti linkki LinkedIn- tai Viadeo-profiiliisi;
esimerkkejä :
Robert Holliday
Y: n edustaja
http: /www.votresite.com
Puhelin. : 06 00 00 00 00 / faksi: 06 00 00 00 00
Matkapuhelin: 06 00 00 00 00
Joitakin kohteliaita ilmaisuja:
- Sydämellisesti;
- Parhain terveisin ;
- Parhain terveisin;
- Kunnioittavasti ;
- Sydämelliset terveiset;
- Parhain terveisin ;
- Sinun,
- On ilo nähdä sinut jälleen;
- Lämpimät tervehdykset ...
Ihmisille, jotka tunnemme erityisen hyvin, voimme käyttää sydämellisiä kaavoja, kuten "hei", "ystävyyssuhteet", "nähdään" ...
Muita esimerkkejä klassisista kaavoista:
- Hyväksy, herra / rouva, arvostettujen tunteeni ilmaisu;
- Hyväksy, herra / rouva, sydämellisen tervehdykseni ilmaisu;
- Vastaanottakaa, herra / rouva, terveiset;
- Vastaanottakaa, herra / rouva, kunnioittavia ja omistautuneita tunteitani;
- Hyväksy, herra / rouva, vilpittömät terveiset;
- Hyväksykää, herra / rouva, suurimman kunnioitukseni;
- Pyytämällä sinua hyväksymään terveisin;
- Kiitän huomiosta pyyntöni;
- Hyvä arvoinen, herra / rouva, kunnioitukseni syvästi
- Odottaessani lukea teiltä, hyväksykää, herra / rouva, korkeimman kunnioitukseni vakuutus;
- Kiitokseni kanssa kehotan teitä löytämään täältä, herra / rouva, ilmaisuni arvostetuista tunteistani;
7-Sisällytä liitteet
Liitetiedostojen osalta älä unohda ilmoittaa vastaanottajalle mainitsemalla ne sähköpostin kehossa kohteliaasti.
On erittäin mielenkiintoista mainita vastaanottajalle lähetettävien liitetiedostojen koko ja määrä.
Tarkennus: käänteinen pyramidi
Ns. Taaksepäin suunnatun pyramidimenetelmän osalta se koostuu ammatti-sähköpostisi tekstin aloittamisesta viestisi päätietojen avulla ja jatkaa sitten muiden tietojen merkitystä alenevassa järjestyksessä.
Mutta miksi omaksua tämä menetelmä?
Yleensä ensimmäinen lause lukee paremmin kuin muu viesti. Sen on oltava houkutteleva. Käyttämällä käänteistä pyramidimenetelmää voimme helposti kiinnittää lukijan huomion ja saada hänet haluamaan lukea sähköpostin loppuun asti.
Kirjallisuuden osalta on suositeltavaa käyttää enintään neljää kappaletta 3: stä 4-riveihin, samalla kun keskitytään tiettyyn käsitteeseen kohti.
Jos haluat käyttää tätä menetelmää, suosittelemme käyttämään:
- suhteellisen lyhyet lauseet;
- sanojen linkittäminen lauseiden linkittämiseksi yhteen;
- nykyinen ja ammatillinen kieli.
REMINDER
Kuten olet ymmärtänyt, ammattimaisella sähköpostilla ei ole mitään tekemistä ystävälle lähetetyn sähköpostin kanssa. On sääntöjä, joita on noudatettava kirjaimellisesti.
1-Tarkastele kohdetta huolellisesti
Kuten olemme selvästi määrittäneet, sinun on kirjoitettava ammattisähköpostisi aihekenttä (tai aihe) oikein. Sen tulee olla ytimekäs ja selkeä. Vastaanottajan on välittömästi ymmärrettävä sähköpostisi sisältö. Hän voi siksi päättää, avaako se heti vai lukeeko se myöhemmin.
2-olla kohtelias
Kuten olet hyvin ymmärtänyt, tervehdyksen ja kohteliaisuuden kaavoja on käytettävä kontekstissa.
Kaavojen pitäisi olla lyhyitä ja hyvin valittuja.
3-Korjata oikeinkirjoitusvirheet
Ensinnäkin, sinun täytyy lukea uudelleen sähköpostisi ja varmistaa, että et ole unohtanut tarvittavia tietoja ja miksi et saa sitä lukemaan. On erittäin mielenkiintoista saada toisen henkilön mielipide.
Oikeinkirjoituksen ja kieliopillisten virheiden korjaamiseksi suosittelemme kopioimaan ja liittämään sähköpostiviestin tekstinkäsittelyohjelmaan ja tekemään automaattisen tarkistuksen. Vaikka tämä ohjelmisto ei korjaa kaikkia vikoja, se voi auttaa sinua. Voit myös sijoittaa ammattimaiseen korjausohjelmaan.
4-allekirjoittaa sähköpostisi
On erittäin tärkeää lisätä allekirjoitus ammattimaiseen sähköpostiisi. Sinun on noudatettava yllä mainittuja sääntöjä kirjoittaaksesi ammatillinen allekirjoitus.
Mainitsemalla eri toimintoihin liittyviä tietoja yrityksesi ... vastaanottaja ymmärtää nopeasti, kenen kanssa hän käsittelee.
5-Muokkaa sähköpostisi
Jos se on yleistä, postia ei todennäköisesti lukea. Vastaanottajan on tunnustettava, että posti on osoitettu vain hänelle. Joten sinun täytyy muokata objektia ja valita hyväksyttävä kaava aloittaaksesi sähköpostisi.
Jos kyseessä on ryhmäsähköposti, on tärkeää luoda erilaisia luetteloita vastaanottajien ominaisuuksien, heidän mieltymystensä, kiinnostuksen kohteidensa ja sijaintinsa mukaan. Vastaanottajien segmentoinnin avulla voit lisätä sähköpostisi avautumisastetta.
6-Anna haluat avata sähköpostin
Kun kirjoitat ammattimaista sähköpostia, sinun tulee aina avata vastaanottaja. Yleensä kohde on ensimmäinen elementti, joka työntää kirjeenvaihtajan avataksesi sähköpostisi ja lue se. Joten sinun on kiinnitettävä enemmän esineeseen, parannettava sitä ja tehtävä se mahdollisimman houkuttelevaksi.
Samassa mielessä sähköpostiosoitteesi kahden ensimmäisen lauseen pitäisi tehdä vastaanottaja haluamaan jatkaa lukemista. On suositeltavaa mainita tärkeimmät tiedot sähköpostin alussa ja käynnistää kirjeenvaihdunne uteliaisuus.
7-Vältä petollisia esineitä
Älä koskaan käytä harhaanjohtavaa kohdetta, joka lisää sähköpostisi avautumisastetta.
Sinun tulisi tietää, että sähköpostisi välittää kuvan (tai yrityksesi). Joten on erittäin tärkeää välttää provosoivia ja harhaanjohtavia esineitä. Kohteen on vastattava sähköpostisi sisältöä.
8-Aseta itsesi lukijan paikkaan
Empatia on erittäin tärkeä tekijä, joka on otettava huomioon. Sinun täytyy asettaa itsesi vastaanottajan paikalle voidaksesi kirjoittaa sähköpostisi aihe oikein ja tehdä siitä houkuttelevan. Sinun täytyy laittaa itsesi kirjeenvaihtajasi kenkiin ja luetella joukko kysymyksiä, jotka hän voi esittää itselleen. Vastauksista voit mukauttaa sähköpostisi otsikkoa.
9-Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta
Henkilökohtaiset osoitteet, kuten lovelygirl @ ... tai herrasmies @ ..., ehdottomasti kieltävät. Ammatillisten suhteiden yhteydessä et ole koskaan osoitettu keskustelukumppanille käyttäen tämäntyyppisiä sähköpostiosoitteita.
On suositeltavaa käyttää ammattimaista sähköpostiosoitetta tai ainakin henkilökohtaista osoitetta, jolla on nimesi ja sukunimi.
Ammattimaiset sähköpostit edellyttävät erittäin hyvää viestintää, täsmällistä sanastoa, tiivistettyä tekstiä, selkeää pyyntöä ja väärennettyä oikeinkirjoitusta. Hyväksymällä juuri mainitsemamme säännöt, vinkit ja neuvoja voit kirjoittaa houkuttelevan sähköpostiviestin, joka välittömästi kiinnostaa vastaanottajaa ja herättää kiinnostuksenne.
