Hogyan írjunk professzionális e-maileket?

 

Ma az e-mail a legjobb módja annak, hogy könnyen, gyorsan és hatékonyan kommunikáljon. A szakmai cserék esetében ez a leggyakrabban használt módszer.

Írni a szakmai levelezéstiszteletben kell tartanunk bizonyos kritériumokat, tippeket és szabályokat, amelyeket megpróbálunk elmagyarázni neked az egész cikkben.

Példa egy professzionális e-mail írás tervére 

Néha az e-mail bonyolult kezelése szakmai környezetben. A professzionális e-mail írásához követni kívánt tervet a címzett rendelkezésére kell bocsátani, az összes szükséges elem rövid és pontos.

Szakmai e-mail írásához a következő tervet fogadhatja el:

• Világos és egyértelmű tárgy
• Fellebbezési képlet
• Olyan kezdet, amely a kommunikáció kontextusát kell elhelyeznie
• Jóváhagyó formula, hogy megkötjük
• Egy aláírás

Válasszon professzionális e-mail tárgyát

Becslések szerint egy szakember átlagosan 100 e-mailt kaphat naponta. Ezért ki kell választania e-mailjének tárgyát, hogy ösztönözze őket annak megnyitására. Ehhez be kell tartani a szabályokat:

1 - írjon rövid tárgyat

Az e-mailek nyitási arányának növelése érdekében a szakértők ideális esetben legfeljebb 50 karakterből álló tárgyat javasolnak.

Csak egy korlátozott hely van az objektum megírásához, ezért egy konkrét objektumot kell választania, miközben cselekvési igéket használ az e-mail tartalmára vonatkozóan.

Általánosságban elmondható, hogy a hosszú objektumokat kevéssé olvassák az okostelefonok, amelyek egyre inkább használják a szakemberek, hogy ellenőrizzék az e-maileket.

2 - Az e-mail tárgyának testreszabása

Ha lehetséges, fel kell tüntetnie a névjegyek nevét és keresztnevét az objektum szintjén. Ez egy olyan elem, amely növelheti a nyitási arányt.

Azáltal, hogy az e-mail tárgyának szintjén megadja címzettjeinek részleteit, úgy fogja érezni, hogy értékes és elismert, ami ösztönzi őt, hogy nyissa meg és olvassa el e-mailjét.

A professzionális e-mailek teste 

Professzionális e-mail írásához ajánlatos egyértelműen megírni az e-mail címét, anélkül, hogy a téma elhagyná a dolgot, és mindegyik a stílus és a prezentáció bizonyos standardjain alapulna.

Vigyázzon, hogy rövid e-mailt írjon, rövid és pontos mondatokkal, amelyek nagyobb kényelmet biztosítanak a címzettnek.

Néhány emlékezetes dolog: 

1-Classic betűtípus használata

A legtöbb e-mail szolgáltatás lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy kiválassza a szöveg betűtípusát és stílusát. Ha professzionális e-mailről van szó, válasszon egy klasszikus betűtípust, például a "Times New Roman" vagy az "Arial" betűtípust.

Nem ajánlott dekoratív betűtípust használni.

Javasoljuk továbbá:

• Adjon meg egy olvasható betűméretet
• Kerülje a dőlt betűket, a kiemelést vagy a színeket
• Nem az összes szöveget nagybetűkkel írja

2-Jó hívási képlet írása

Professzionális e-mail esetén a fentiek szerint a címzettet név szerint kell címezni, a személy nevéhez fűződő udvariassági címét is beleértve.

3 - Az első bekezdés bevezetése

Ha először írsz valakit (például egy új ügyfelet), nagyon fontos bemutatkozni és röviden megmagyarázni az üzeneted célját.

E kis prezentációra egy vagy két mondatot szentelhetsz.

4 - A legfontosabb információk a kiemelt helyen

Az előadás után a legfontosabb pontra megyünk.

Nagyon érdekes az e-mail elején feltüntetni a legfontosabb információkat. A szándékainak tisztázásával mentheti meg a címzett idejét.

Fel kell hívnia a levelező figyelmét, és egyenesen a lényegre kell térnie.

5-Használjon egy hivatalos szókincset

Mivel professzionális e-mailt írsz, jó benyomást kell keltenie.

Javasoljuk, hogy teljes mondatokat írjon udvarias stílusban.

Nem ajánlott használni:

• Szleng szavak;
• Hasznos rövidítések;
• Hangulatjelek vagy hangulatjelek;
• Viccek;
• Durva szavak;

6-Megfelelő következtetés

Az e-mail befejezéséhez gondoljunk az általa használt aláírásra, az elfogadni kívánt hangra és az udvariassági képletre.

Szem előtt kell tartanunk, hogy a szakmai kommunikáció továbbra is a nagyon kodifikált nyelv. Nagyon fontos ismerni a szabályokat, és kiválasztani a megfelelő képletet, amelyet az e-mail végén használhat.

Az alkalmazott képletet hozzá kell igazítani a címzett minőségéhez és a csere kontextusához.

Például, ha felügyelővel vagy ügyféllel beszél, használhatja az „őszinte üdvözletet”, amely a legmegfelelőbb kifejezés. Ha kollégánkról van szó, az e-mailt a "Jó nap vége!" Kifejezéssel fejezhetjük be. "

Az aláírással beállíthatja az e-mail szoftvert, hogy automatikusan hozzon létre egy személyre szabott aláírást e-mailjeink végén.

A hatékonyság érdekében az aláírásnak rövidnek kell lennie:

• Legfeljebb 4 sor;
• Soronként legfeljebb 70 karakter;
• Tartalmazza az utó- és vezetéknevét, a funkcióját, a vállalat nevét, a webhely címét, a telefon- és faxszámát, és esetleg egy linket a LinkedIn vagy a Viadeo profiljához;

EXEMPLE :

Robert Holliday

Az Y társaság képviselője

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / fax: 06 00 00 00 00

Mobil: 06 00 00 00 00

Néhány udvarias kifejezés:

• Szívélyesen;
• Üdvözlettel ;
• Üdvözlettel;
• Tisztelettel;
• Szívélyes üdvözlet;
• Üdvözlettel ;
• A tiéd,
• Öröm újra látni;
• Meleg üdvözlet ...

Különösen jól ismert emberek számára használhatunk olyan szívélyes képleteket, mint a "szia", ​​a "barátság", a "viszontlátás" ...

További példák a klasszikus képletekre:

• Kérem, uram / asszonyom, fogadja megkülönböztetett érzéseim kifejezését;
• Kérem, uram / asszonyom, fogadja szívélyes üdvözletem kifejezését;
• Kérem, fogadja uram és asszonyom, üdvözletemet;
• Kérem, fogadja uram / asszonyom, tiszteletteljes és odaadó érzéseimet;
• Kérem, fogadja őszinte üdvözletemet, uram / asszonyom!
• Kérem, uram / asszonyom, fogadja legnagyobb tiszteletem kifejezését;
• Arra kérve, fogadja el üdvözletemet;
• Megköszönve a figyelmemet kérésemre;
• Tisztelettel fogadja uram / asszonyom mély tiszteletem tiszteletét;
• Amíg arra vár, hogy olvashasson tőletek, kérem, fogadja uram és asszonyom, a legnagyobb tisztelettel!
• Köszönettel arra kérlek benneteket, uram / asszonyom, találja meg itt megkülönböztetett érzéseim kifejezését;

7-Tartalmazza a mellékleteket

Ami a mellékleteket illeti, ne felejtse el tájékoztatni a címzettet azáltal, hogy udvariassággal megemlíti azokat az e-mailje szervezetében.

Nagyon érdekes megemlíteni a címzettnek küldött mellékletek méretét és számát.

Fókusz: az invertált piramis

Ami az úgynevezett fordított piramis-módszert illeti, az azt jelenti, hogy elkezdi a professzionális e-mail szövegét az üzenet legfontosabb információival, majd folytatja a többi információt a csökkenő fontossági sorrendben.

De miért alkalmazza ezt a módszert?

Általában az első mondat jobban olvasható, mint az üzenet többi része. Vonzónak kell lennie. Az invertált piramis módszer alkalmazásával könnyen leköthetjük az olvasó figyelmét, és arra késztetjük, hogy a végére olvassa az e-mailt.

Ami az írást illeti, ajánlatos legfeljebb négy bekezdést használni, az 3-tól az 4 vonalakig mindegyikhez, miközben egy bekezdésre vonatkozó konkrét ötletre összpontosít.

Ha ezt a módszert szeretné alkalmazni, azt javasoljuk, hogy használja:

• viszonylag rövid mondatok;
• szavak összekapcsolása a mondatok összekapcsolásához;
• egy jelenlegi és professzionális nyelv.

 

                                                    EMLÉKEZTETŐ 

 

Amint azt Ön is megértette, egy professzionális e-mailnek semmi köze az ismerősének küldötthez. Vannak szabályok, amelyeket pontosan be kell tartani.

1 - Óvatosan kezelje a témát

Amint azt egyértelműen meghatároztuk, helyesen kell beírnia szakmai e-mailje tárgymezőjét (vagy tárgyát). Tömörnek és egyértelműnek kell lennie. A címzettnek azonnal meg kell értenie az e-mail tartalmát. Ezért eldöntheti, hogy azonnal megnyitja-e, vagy később olvassa el.

2 - Legyen udvarias

Amint azt jól megértette, az üdvözlés és az udvariasság képleteit kontextusban kell használni.

A képleteknek rövidnek és nagyon jól megválasztottnak kell lenniük.

3-helyesírási hibák

Először is újra el kell olvasnia az e-mail címét, és győződjön meg róla, hogy nem felejtett el minden szükséges információt, és miért ne olvassa el valaki más. Nagyon érdekes egy másik személy véleménye.

A helyesírási és nyelvtani hibák kijavítására javasoljuk, hogy másolja és illessze be az e-mailjeit egy szövegszerkesztőbe, és végezzen automatikus ellenőrzést. Még akkor is, ha ez a szoftver nem javítja az összes hibát, segíthet. Alternatív megoldásként fektethet a szakmai korrekciós szoftverbe is.

4 - írja alá e-mailjét

Nagyon fontos, hogy aláírást adjon professzionális e-mailjéhez. A professzionális aláírás megírásához kövesse a fenti szabályokat.

Ha megemlítjük a funkciójával kapcsolatos különféle információkat, akkor a vállalat ... a címzett gyorsan meg fogja érteni, kivel foglalkozik.

5 - Az e-mail beállítása

Ha ez általános, az e-mail kevésbé valószínű. A címzettnek úgy érzi, hogy az e-mail cím csak neki szól. Szóval testreszabhatja az objektumot, és választania kell az elfogadni kívánt képletet az e-mail indításához.

Ha csoportos levélről van szó, fontos, hogy különböző listákat hozzon létre a címzettek jellemzői, preferenciái, érdeklődési köre és elhelyezkedése szerint. A címzettek szegmentálása lehetővé teszi az e-mailek nyitási arányának növelését.

6-Adja meg az e-mail megnyitását

Professzionális e-mail írása során mindig meg kell nyitnia a címzettet. Általában az objektum az első olyan elem, amely megnyitja a levelezőt az e-mail megnyitásához és olvasásához. Szóval nagyobb jelentőséget kell tulajdonítanod az objektumnak, meg kell gyógyítanod, és minél vonzóbbá kell tennie.

Ugyanebben az értelemben, az e-mail első két mondatának lehetővé kell tennie, hogy a címzett folytassa az olvasást. Javasoljuk, hogy az e-mail elején feltüntetett legfontosabb információkat idézze, és a tudósító kíváncsiságát kiváltsa.

7 - Kerülje el a megtévesztő objektumokat

Soha ne használjon félrevezető objektumot az e-mailjei megnyitásának növeléséhez.

Tudnia kell, hogy e-mailje közvetíti a képét (vagy a cégét), ezért nagyon fontos elkerülni a provokatív és megtévesztő objektumokat. Az objektumnak meg kell felelnie az e-mail tartalmának.

8 - Tegye magát az olvasó helyére

Az empátia nagyon fontos elem, amelyet figyelembe kell venni. Be kell állítania magát a címzett helyébe annak érdekében, hogy megfelelően megírhassa e-mailjének tárgyát és vonzóvá tegye azt. Be kell öltenie magát levelezője cipőjébe, és fel kell sorolnia egy sor kérdést, amelyet feltehet magának. A válaszokból adhatja meg e-mailjének címét.

9 - Használjon professzionális e-mail címet

Az olyan személyes címek, mint a lovelygirl @… vagy a gentleman @…, abszolút tilosak. A szakmai kapcsolatok kapcsán soha nem fordulunk ilyen típusú e-mail címmel egy beszélgetőpartnerhez.

Javasoljuk professzionális e-mail cím használatát, vagy legalább egy személyes címet az Ön nevével és vezetéknevével.

A profi e-mail nagyon jó kommunikációt igényel, pontos szókincset, tömör szöveget, egyértelmű kérést és helytelen szöveget. Azáltal, hogy elfogadtuk az általunk idézett szabályokat, tippeket és tanácsokat, vonzó e-mailt írhatunk, amely azonnal érdeklődik a címzetttől, és felkelti érdeklődését.