Электрондық пошта бұрыннан іскерлік байланыс үшін маңызды құрал болды, бірақ Sendmail жүргізген сауалнама. Бұл мамандардың 64% үшін шиеленісті, шатасуды немесе басқа жағымсыз салдарды тудырды.
Мәселен, сіз оны электрондық поштаңыздан қалай аулақ бола аласыз? Қажетті нәтижелерді беретін электрондық пошталарды қалай жазуға болады? Бұл мақалада сіз электрондық поштаны пайдаланудың анық, тиімді және табысты болуын қамтамасыз ету үшін қолдануға болатын стратегияларды қарастырамыз.
Орташа офис қызметкері күніне шамамен 80 электрондық поштаны алады. Осы көлемді пошта арқылы жеке хабарламалар оңай ұмыта алады. Электрондық хаттарыңыз байқалған және пайдаланылатын етіп қарапайым ережелерді орындаңыз.
- Электрондық пошта арқылы тым көп сөйлеспеңіз.
- Нысандарды тиімді пайдалану.
- Таза және қысқа хабарламалар жасаңыз.
- Сыпайы болыңыз.
- Реңкіңізді тексеріңіз.
- Қайта оқыңыз.
Электрондық пошта арқылы тым көп сөйлеспеңіз
Жұмыстағы стресстің ең үлкен көздерінің бірі - адамдар алатын электрондық хаттардың көптігі. Сондықтан, электрондық поштаны жазуды бастамас бұрын, өзіңізден: «Бұл шынымен қажет пе?» Деп сұраңыз.
Осы контекстте кері талқылаудың тақырыбы болуы мүмкін сұрақтарды шешу үшін телефонды немесе жылдам хабар алмасуды пайдалану керек. Байланысты жоспарлау құралын пайдаланыңыз және хабарлардың әртүрлі түрлері үшін ең жақсы арналарды анықтаңыз.
Мүмкіндігінше, жаман жаңалықтарды жеке-жеке айтып беріңіз. Бұл сіздің хабарыңыз қате қабылданса, сіз өзіңіздің көңіл-күйіңмен, жанашырлықпен және түсінігімен байланысуға көмектеседі.
Нысандарды тиімді пайдалану
Газет тақырыбы екі нәрсені жасайды: ол сіздің назарыңызды аударады және мақаланы қорытындылайды, осылайша сіз оны оқу немесе оқымауды шеше аласыз. Электрондық поштаның тақырып жолы да солай болуы керек.
Объект бос орынның елеусіз қалуы немесе «спам» ретінде қабылданбауы ықтимал. Сондықтан алушыға электрондық поштаның не туралы екенін айту үшін әрқашан дұрыс таңдалған бірнеше сөзді пайдаланыңыз.
Егер хабарыңыз апталық жоба есебі сияқты кәдімгі электрондық пошта сериясының бөлігі болса, тақырып жолына күнді қосқыңыз келуі мүмкін. Жауапты қажет ететін хабар үшін «7 қарашаға дейін өтінемін» сияқты әрекетке шақыруды қосуға болады.
Төмендегідей жақсы жазылған тақырып жолы ең маңызды ақпаратты алушыға электрондық поштаны ашпай-ақ береді. Бұл кездесуді алушыларға кіріс жәшігін тексерген сайын еске салатын сұрау ретінде қызмет етеді.
| Нашар мысал Жақсы мысал |
|
| Тақырыбы: кездесу | Тақырыбы: GATEWAY процесінде кездесу - 09h 25 ақпан 2018 |
Хабарларды анық және қысқаша сақтаңыз
Дәстүрлі іскери хаттар сияқты электрондық хаттар нақты және қысқаша болуы керек. Өтініштеріңізді қысқаша және дәл сақтаңыз. Электрондық пошта органы тікелей және ақпараттық болуы керек және барлық қажетті ақпаратты қамтиды.
Дәстүрлі хаттардан айырмашылығы, бірнеше электрондық поштаны жіберу бір жіберуден қымбат емес. Сондықтан біреумен әртүрлі тақырыптар бойынша сөйлесу қажет болса, әрқайсысына жеке электрондық пошта жазуды қарастырыңыз. Бұл хабарламаны нақтылайды және сіздің тілшіңізге бір уақытта бір тақырыпқа жауап беруге мүмкіндік береді.
| Қате мысал | Жақсы үлгі |
| Тақырыбы: Сатылым туралы есеп үшін түзетулер
Hi Michelin,
Өткен аптада осы есепті жібергеніңіз үшін рахмет. Мен оны кеше оқыдым және 2-тарауда біздің сату көрсеткіштері туралы нақтырақ ақпарат қажет деп ойлаймын. Менің ойымша, бұл тон формальды болуы мүмкін.
Сонымен қатар, мен осы жұмада жаңа жарнамалық науқан бойынша қоғаммен байланыс бөлімімен кездесуді жоспарлағанымды хабарлаймын. Ол сағат 11:00-де және шағын конференц-залда болады.
Қол жетімді болсаңыз, маған хабарлаңыз.
Рахмет,
Камиль |
Тақырыбы: Сатылым туралы есеп үшін түзетулер
Hi Michelin,
Өткен аптада осы есепті жібергеніңіз үшін рахмет. Мен оны кеше оқыдым және 2-тарауда біздің сату көрсеткіштері туралы нақтырақ ақпарат қажет деп ойлаймын.
Мен сондай-ақ, тонна әлдеқайда формальды болуы мүмкін деп ойлаймын.
Сіз бұл ескертулерді ескере отырып өзгерте аласыз ба?
Сіздің еңбегіңізге рахмет!
Камиль
(Камилль PR кездесуі туралы басқа электрондық хатты жібереді.) |
Бұл жерде тепе-теңдікті сақтау маңызды. Сіз біреуді электрондық поштамен бомбалауды қаламайсыз және бірнеше байланысты нүктелерді бір постқа біріктіру мағынасы бар. Бұл орын алғанда, оны нөмірленген абзацтармен немесе таңбалау нүктелерімен қарапайым етіп сақтаңыз және қорытуды жеңілдету үшін ақпаратты шағын, жақсы ұйымдастырылған бірліктерге «қиып алуды» қарастырыңыз.
Сондай-ақ, жоғарыдағы жақсы мысалда Камилла Мишлен не істегісі келетінін көрсеткенін ескеріңіз (бұл жағдайда есепті өзгертіңіз). Адамдарға не қалайтыныңызды білуге көмектессеңіз, олар сізге оны беруі ықтимал.
Сыпайы болыңыз
Адамдар жиі электрондық пошталардың дәстүрлі әріптерден гөрі ресми емес болуы мүмкін деп ойлайды. Бірақ сіз жіберген хабарлар сіздің жеке кәсібилігіңізді, құндылықтарыңыз бен мұқият назарыңызды егжей-тегжейлі көрсетеді, сондықтан формальдылықтың белгілі бір деңгейі қажет.
Біреумен жақсы қарым-қатынаста болмасаңыз, бейресми тілден, сленгтен, жаргоннан және орынсыз аббревиатурадан аулақ болыңыз. Эмотикондар сіздің ниетіңізді түсіндіруге көмектесуі мүмкін, бірақ оларды тек жақсы білетін адамдармен қолданған дұрыс.
Жағдайды қарай отырып, «Құрметпен», «Сізге жақсы күн / кеш» немесе «Сен үшін жақсы» деген хабарды жабыңыз.
Алушылар электрондық хаттарды басып шығаруды және оларды басқалармен бөлісуді таңдауы мүмкін, сондықтан әрқашан сыпайы болыңыз.
Реңкті тексеріңіз
Адамдарды бетпе-бет кездестіргенде, олар өздерін қалай сезінетінін білу үшін олардың дене тілін, вокалдық тондарын және бет әлпетін пайдаланады. Электрондық пошта бізді осы ақпараттан айырады, яғни адамдар біздің хабарламаларымызды дұрыс түсінбейтінін біле алмаймыз.
Таңдалған сөздерді, сөйлем ұзындығын, тыныс белгілерін және бас әріптерді көру және есту белгілерінсіз оңай түсіндірмеуге болады. Төмендегі бірінші мысалда Луиза Янн көңілсіз немесе ашулы деп ойлауы мүмкін, бірақ шын мәнінде ол өзін жақсы сезінеді.
| Қате мысал | Жақсы үлгі |
| Луиза,
Маған бүгін сағат 17-ге дейін есеп беру керек, әйтпесе мерзімім өтіп кетем.
Yann |
Hi Luise,
Осы есепте сіздердің еңбектеріңіз үшін алғыс айтамыз. 17 сағаттан бұрын нұсқамды маған бере аласыз ба?
Алдын-ала рақмет,
Yann |
Электрондық поштаңыздың эмоционалды түрде «сезімі» туралы ойланыңыз. Егер сіздің ниетіңіз немесе эмоцияларыңыз дұрыс емес түсіндірілсе, сөздерді қалыптастырудың біркелкі емес әдісін табыңыз.
түзету
Соңында, «Жіберу» түймесін баспас бұрын, электрондық поштаңызды емле, грамматика және тыныс белгілерінің қателерінің бар-жоғын тексеріңіз. Сіздің электрондық хаттарыңыз киген киіміңіз сияқты кәсіби имиджіңіздің бір бөлігі болып табылады. Сондықтан қателер сериясы бар хабарламаны жіберу ұнамайды.
Редакциялау кезінде электрондық поштаның ұзақтығына назар аударыңыз. Адамдар қысқа, қысқаша электрондық пошта хабарларын ұзақ, ажыратылған электрондық поштадан оқып шығуы ықтимал, сондықтан қажетті ақпаратты алып тастамастан электрондық поштаңыз мүмкіндігінше қысқа екендігіне көз жеткізіңіз.
Негізгі мәселелер
Біздің көпшілігіміз күніміздің жақсы бөлігін өткізеді электрондық поштаны оқып, жазыңыз. Бірақ біз жіберетін хабарламалар басқаларды шатастыруы мүмкін.
Тиімді электрондық поштаны жазу үшін алдымен осы арнаны пайдалану керек пе деген сұраңыз. Кейде телефонды алу жақсы болар.
Электрондық поштаңызды қысқа және анық етіп жасаңыз. Оларды шынымен ғана көруге және алушыдан не істеу керек екенін нақты көрсетуге қажет адамдарға жіберіңіз.
Сіздің электрондық пошталарыңыз сіздің кәсібилігіңіздің, құндылықтарыңыздың және егжей-тегжейге деген назарыңыздың көрінісі екенін есте сақтаңыз. Басқалар сіздің хабарламаңыздың үнін қалай түсіндіре алатынын елестетіп көріңіз. Сыпайы болыңыз және әрқашан «жіберу» түймесін баспас бұрын жазғаныңызды екі рет тексеріңіз.
