พิมพ์ง่าย PDF & Email

 

วันนี้อีเมลเป็นวิธีสื่อสารที่สะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ สำหรับการแลกเปลี่ยนมืออาชีพเป็นวิธีที่นิยมใช้กันมากที่สุด

การเขียน a จดหมายมืออาชีพเราต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และหลักเกณฑ์บางประการซึ่งเราจะพยายามอธิบายให้คุณทราบตลอดทั้งบทความ

ตัวอย่างแผนการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพ 

บางครั้งจดหมายอาจมีความซับซ้อนในการจัดการในบริบทระดับมืออาชีพ แผนการที่จะปฏิบัติตามเพื่อเขียนอีเมลมืออาชีพจะต้องนำไปจำหน่ายของผู้รับทุกองค์ประกอบที่จำเป็นสั้นและแม่นยำ

ในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพคุณสามารถใช้แผนต่อไปนี้:

  • วัตถุที่ชัดเจนและชัดเจน
  • สูตรการอุทธรณ์
  • จุดเริ่มต้นซึ่งต้องตั้งอยู่ในบริบทของการสื่อสาร
  • มารยาทสูตรที่จะสรุป
  • ลายเซ็น

เลือกเรื่องของอีเมลมืออาชีพ

ประมาณว่ามืออาชีพสามารถรับอีเมลได้เฉลี่ย 100 ฉบับต่อวัน คุณจึงต้องเลือกหัวเรื่องอีเมลของคุณเพื่อกระตุ้นให้พวกเขาเปิดอ่าน ในการดำเนินการนี้มีกฎที่ต้องปฏิบัติดังนี้

1- เขียนวัตถุสั้น ๆ

เพื่อเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใช้หัวเรื่องสูงสุด 50 อักขระ

คุณมีพื้นที่ จำกัด ในการเขียนออบเจกต์ของคุณดังนั้นคุณต้องเลือกออบเจกต์เฉพาะในขณะที่ใช้คำกริยาในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของอีเมลของคุณ

โดยทั่วไปวัตถุอันยาวนานจะอ่านได้ไม่ดีบนสมาร์ทโฟนซึ่งมีการใช้งานโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อตรวจสอบอีเมลของตนมากขึ้น

2 - ปรับแต่งหัวเรื่องของอีเมลของคุณ

ถ้าเป็นไปได้คุณต้องระบุชื่อและชื่อที่ติดต่อของคุณที่ระดับอ็อบเจ็กต์ เป็นองค์ประกอบที่สามารถเพิ่มอัตราการเปิด

โดยการใส่รายละเอียดของผู้รับของคุณในระดับของเรื่องของอีเมลที่เขาจะรู้สึกมีคุณค่าและเป็นที่ยอมรับซึ่งจะสนับสนุนให้เขาเปิดและอ่านอีเมลของคุณ

ร่างกายของอีเมลระดับมืออาชีพ 

ในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพขอแนะนำให้เขียนเนื้อหาอีเมลของคุณอย่างชัดเจนโดยไม่ต้องออกจากหัวข้อและขึ้นอยู่กับลักษณะและรูปแบบที่กำหนด

ดูแลการเขียนอีเมลสั้น ๆ ด้วยประโยคสั้น ๆ และแม่นยำซึ่งจะทำให้ผู้รับของคุณสะดวกยิ่งขึ้น

ข้อควรจำบางประการมีดังนี้ 

1- ใช้แบบอักษรแบบคลาสสิก

บริการอีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกแบบอักษรและรูปแบบของข้อความ เมื่อพูดถึงอีเมลธุรกิจให้เลือกแบบอักษรคลาสสิกเช่น "Times New Roman" หรือ "Arial"

ไม่แนะนำให้ใช้ตัวอักษรตกแต่ง

เราขอแนะนำ:

  • ใช้ขนาดตัวอักษรที่อ่านได้
  • หลีกเลี่ยงการใช้ตัวเอียงเน้นหรือสี
  • ไม่ต้องเขียนข้อความทั้งหมดด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

2- เขียนสูตรการโทรที่ดี

สำหรับอีเมลแบบมืออาชีพเป็นที่พึงพอใจด้านบนเพื่อระบุที่อยู่ตามชื่อในขณะที่รวมถึงชื่อเรื่องความสุภาพของบุคคลตามด้วยนามสกุล

อ่าน  อีเมลเทมเพลตเพื่อตอบสนองต่อคำขอข้อมูลจากผู้บังคับบัญชา

3 - แนะนำตัวเองในย่อหน้าแรก

ถ้าคุณเขียนถึงใครบางคนเป็นครั้งแรก (เช่นลูกค้ารายใหม่) สิ่งสำคัญคือต้องแนะนำตัวคุณเองและอธิบายวัตถุประสงค์ของข้อความสั้น ๆ

คุณสามารถอุทิศงานนำเสนอเล็ก ๆ นี้ได้หนึ่งหรือสองประโยค

4- ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในลำดับความสำคัญ

หลังจากการนำเสนอของคุณเราไปที่จุดที่สำคัญที่สุด

เป็นเรื่องที่น่าสนใจมากที่จะอ้างอิงข้อมูลที่สำคัญที่สุดในตอนเริ่มต้นอีเมลของคุณ คุณจะประหยัดเวลาผู้รับโดยการชี้แจงความตั้งใจของคุณ

คุณต้องดึงดูดความสนใจของผู้สื่อข่าวของคุณและตรงประเด็น

5- ใช้คำศัพท์ที่เป็นทางการ

เมื่อคุณเขียนอีเมลมืออาชีพคุณต้องสร้างความประทับใจ

เราขอแนะนำให้คุณเขียนประโยคที่สมบูรณ์แบบด้วยความสุภาพ

ไม่แนะนำให้ใช้:

  • คำแสลง;
  • คำย่อไร้ประโยชน์;
  • อีโมติคอนหรืออิโมจิ;
  • เรื่องตลก;
  • คำหยาบ;

6 - ทำข้อสรุปที่เหมาะสม

ในการจบอีเมลเราต้องคิดถึงลายเซ็นที่จะใช้โทนเสียงที่จะนำมาใช้และสูตรความสุภาพที่จะเลือก

ต้องตระหนักว่าการสื่อสารแบบมืออาชีพเป็น a ภาษาประมวลผลสูง. สิ่งสำคัญคือต้องรู้กฎและเลือกสูตรที่เหมาะสมที่จะใช้ในตอนท้ายของอีเมล

สูตรที่ใช้ต้องมีการปรับให้เข้ากับคุณภาพของผู้รับและบริบทของการแลกเปลี่ยน

ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังพูดกับหัวหน้างานหรือลูกค้าคุณสามารถใช้ "คำทักทายที่จริงใจ" ซึ่งเป็นวลีที่เหมาะสมที่สุด ในขณะที่ถ้าเป็นเพื่อนร่วมงานเราสามารถลงท้ายอีเมลด้วยข้อความว่า Good end of the day! "

เกี่ยวกับลายเซ็นคุณสามารถตั้งค่าซอฟต์แวร์อีเมลของคุณเพื่อแทรกลายเซ็นส่วนตัวในตอนท้ายของอีเมลของเราโดยอัตโนมัติ

ลายเซ็นต้องสั้น:

  • ไม่เกิน 4 บรรทัด
  • ไม่เกิน 70 อักขระต่อบรรทัด
  • ป้อนชื่อและนามสกุลของคุณหน้าที่ของคุณชื่อ บริษัท ที่อยู่เว็บไซต์หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ของคุณและอาจเชื่อมโยงไปยังโปรไฟล์ LinkedIn หรือ Viadeo ของคุณ

กันตัวอย่าง :

Robert Holliday

ตัวแทนของ บริษัท Y

http: /www.votresite.com

โทรศัพท์. : 06 00 00 00 00 / แฟกซ์: 06 00 00 00 00 น

มือถือ: 06 00 00 00 00

สำนวนสุภาพ:

  • จริงใจ;
  • ขอแสดงความนับถืออย่างสูง ;
  • ขอแสดงความนับถืออย่างสูง;
  • กราบ;
  • ทักทายอย่างจริงใจ;
  • ขอแสดงความนับถืออย่างสูง ;
  • ขอแสดงความนับถือ
  • ยินดีที่ได้พบคุณอีกครั้ง
  • คำทักทายที่อบอุ่น ...

สำหรับคนที่เรารู้จักกันดีเป็นพิเศษเราสามารถใช้สูตรที่จริงใจเช่น "สวัสดี" "มิตรภาพ" "แล้วเจอกัน" ...

ตัวอย่างอื่น ๆ ของสูตรคลาสสิก:

  • โปรดยอมรับท่าน / ท่านผู้หญิงการแสดงออกของความรู้สึกที่แตกต่างของฉัน
  • โปรดยอมรับครับท่าน / ท่านผู้หญิงการแสดงออกของการทักทายอย่างจริงใจ
  • ได้โปรดรับเซอร์ / ท่านผู้หญิงด้วยความนับถือ;
  • โปรดรับเซอร์ / ท่านผู้หญิงความรู้สึกที่เคารพและอุทิศตนของฉัน
  • โปรดยอมรับท่าน / ท่านผู้หญิงคำทักทายที่จริงใจของฉัน
  • โปรดยอมรับครับท่าน / ท่านผู้หญิงการแสดงออกของการพิจารณาสูงสุดของฉัน
  • โดยขอให้คุณยอมรับนับถือที่ดีที่สุดของฉัน;
  • ขอบคุณที่ให้ความสนใจคำขอของฉัน
  • ขอแสดงความนับถือท่าน / ท่านผู้หญิงการแสดงความเคารพอย่างสุดซึ้งของฉัน
  • ในขณะที่รอการอ่านจากคุณโปรดยอมรับท่าน / ท่านผู้หญิงความมั่นใจในการพิจารณาสูงสุดของฉัน
  • ด้วยความขอบคุณของฉันฉันขอให้คุณพบที่นี่ Sir / Madam การแสดงออกของความรู้สึกที่แตกต่างของฉัน
อ่าน  เตือนความทรงจำของไซเบอร์กูร์เม่ซี

7- รวมไฟล์แนบ

เกี่ยวกับเอกสารแนบอย่าลืมแจ้งผู้รับโดยกล่าวถึงเนื้อหาเหล่านี้ในเนื้อหาอีเมลของคุณด้วยความสุภาพ

เป็นที่น่าสนใจมากที่จะกล่าวถึงขนาดและจำนวนของเอกสารแนบที่ส่งไปยังผู้รับ

โฟกัส: ปิรามิดแบบพลิกคว่ำ

เกี่ยวกับวิธีการแบบพีระมิดย้อนกลับที่เรียกกันว่านั่นคือการเริ่มต้นข้อความอีเมลระดับมืออาชีพของคุณพร้อมกับข้อมูลหลักของข้อความของคุณและจากนั้นไปดูข้อมูลอื่น ๆ ตามลำดับต่อไป

แต่ทำไมต้องใช้วิธีนี้?

โดยปกติประโยคแรกจะอ่านได้ดีกว่าส่วนที่เหลือของข้อความ มันต้องน่าดึงดูด ด้วยการนำวิธีปิรามิดกลับหัวเราสามารถดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและทำให้เขาต้องการอ่านอีเมลจนจบ

ส่วนที่เกี่ยวกับการเขียนเป็นเรื่องที่น่าสนใจแนะนำให้ใช้อักษรย่อสี่ย่อหน้าจากแต่ละบรรทัด 3 ถึง 4 โดยเน้นความคิดเฉพาะต่อย่อหน้า

หากคุณต้องการใช้วิธีนี้เราแนะนำให้คุณใช้:

  • ประโยคค่อนข้างสั้น
  • การเชื่อมคำเพื่อเชื่อมประโยคเข้าด้วยกัน
  • ภาษาปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ

 

                                                    การแจ้งเตือน 

 

ตามที่คุณเข้าใจอีเมลมืออาชีพไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับอีเมลที่ส่งถึงเพื่อน มีกฎที่ต้องปฏิบัติตามตัวอักษร

1 - ใช้ความระมัดระวังกับวัตถุ

ตามที่ได้อธิบายไว้อย่างชัดเจนคุณต้องเขียนเขตข้อมูลเรื่อง (หรือเรื่อง) ของอีเมลระดับมืออาชีพของคุณอย่างถูกต้อง ต้องกระชับและชัดเจน ผู้รับของคุณต้องเข้าใจเนื้อหาของอีเมลของคุณโดยทันที เขาจะสามารถตัดสินใจได้ว่าจะเปิดอ่านหรืออ่านได้ในภายหลัง

2 - ต้องสุภาพ

ตามที่คุณเข้าใจคุณต้องใช้สูตรคำทักทายและความสุภาพในบริบท

สูตรควรจะสั้นและเลือกอย่างดี

3- แก้ไขข้อสะกดผิด

ก่อนอื่นคุณต้องอ่านอีเมลของคุณอีกครั้งและตรวจสอบว่าคุณไม่ลืมข้อมูลที่จำเป็นและทำไมไม่มีคนอื่นอ่าน น่าสนใจมากที่มีความเห็นของอีกคนหนึ่ง

เพื่อแก้ไขความผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์เราแนะนำให้คุณคัดลอกและวางอีเมลของคุณลงในโปรแกรมประมวลผลคำและทำการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ แม้ว่าซอฟต์แวร์นี้จะไม่แก้ไขข้อผิดพลาดทั้งหมด แต่ก็สามารถช่วยคุณได้ หรือคุณสามารถลงทุนในซอฟต์แวร์แก้ไขระดับมืออาชีพ

อ่าน  วิธีการโน้มน้าวใจในการตั้งค่าระดับมืออาชีพ?

4- ลงชื่อเข้าใช้อีเมลของคุณ

การเพิ่มลายเซ็นลงในอีเมลระดับมืออาชีพของคุณเป็นเรื่องสำคัญมาก คุณต้องปฏิบัติตามกฎที่ระบุไว้ด้านบนเพื่อเขียนลายมือชื่อมืออาชีพ

โดยการกล่าวถึงข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับการทำงาน บริษัท ของคุณ ... ผู้รับของคุณจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าเขาคือใคร

5 - ปรับแต่งอีเมลของคุณ

ถ้าเป็นเรื่องทั่วไปจดหมายจะไม่ค่อยอ่าน คุณต้องทำให้ผู้รับรู้สึกว่าจดหมายถูกส่งถึงเขาเท่านั้น ดังนั้นคุณต้องปรับแต่งออบเจกต์และเลือกสูตรที่จะใช้เพื่อเริ่มต้นอีเมลของคุณ

หากเป็นอีเมลกลุ่มสิ่งสำคัญคือต้องสร้างรายการที่แตกต่างกันตามลักษณะของผู้รับความชอบความสนใจและตำแหน่งที่ตั้งของพวกเขา การแบ่งกลุ่มผู้รับของคุณช่วยให้คุณสามารถเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณได้

6- ต้องการเปิดอีเมล

เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพคุณต้องทำให้ผู้รับต้องการเปิดเสมอ โดยทั่วไปวัตถุเป็นองค์ประกอบแรกที่ผลักดันผู้สื่อข่าวเพื่อเปิดอีเมลของคุณและอ่าน ดังนั้นคุณจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับวัตถุของคุณมากขึ้นและทำให้มันดูน่าสนใจมากที่สุด

ในความหมายเดียวกันสองประโยคแรกของอีเมลของคุณควรทำให้ผู้รับต้องการอ่านต่อ ขอแนะนำให้พูดข้อมูลที่สำคัญที่สุดในช่วงเริ่มต้นของอีเมลของคุณและเพื่อกระตุ้นความอยากรู้ของผู้สื่อข่าว

7- หลีกเลี่ยงวัตถุที่หลอกลวง

คุณไม่ควรใช้วัตถุที่ทำให้เข้าใจผิดเพื่อเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณ

คุณควรทราบว่าอีเมลของคุณแสดงภาพของคุณ (หรือของ บริษัท ) ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงวัตถุที่ยั่วยุและทำให้เข้าใจผิด วัตถุต้องสอดคล้องกับเนื้อหาของอีเมลของคุณ

8 - วางตัวเองในที่ที่ผู้อ่าน

การเอาใจใส่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญมากที่ต้องคำนึงถึง คุณต้องใส่รองเท้าของผู้รับเพื่อที่จะเขียนหัวเรื่องอีเมลของคุณได้อย่างถูกต้องและทำให้น่าสนใจ คุณต้องใส่รองเท้าของผู้สื่อข่าวและเขียนคำถามที่เขาสามารถถามตัวเองได้ มาจากคำตอบที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนชื่ออีเมลของคุณได้

9- ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

ที่อยู่ส่วนบุคคลเช่น lovelygirl @… หรือสุภาพบุรุษ @… เป็นสิ่งต้องห้ามโดยเด็ดขาด ในบริบทของความสัมพันธ์ทางวิชาชีพ เราไม่เคยพูดคุยกับคู่สนทนาโดยใช้ที่อยู่ประเภทนี้ อีเมล.

ขอแนะนำให้ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพหรืออย่างน้อยที่อยู่ส่วนบุคคลที่มีชื่อและนามสกุลของคุณ

อีเมลระดับมืออาชีพจำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ดีมีคำศัพท์ที่แม่นยำข้อความสั้นกระชับคำร้องขอที่ชัดเจนและการสะกดที่ไม่สามารถลบล้างได้ เมื่อใช้กฎคำแนะนำและคำแนะนำที่เราเพิ่งอ้างอิงไว้คุณสามารถเขียนอีเมลที่น่าสนใจซึ่งจะดึงดูดผู้รับของคุณได้ทันทีและกระตุ้นความสนใจของเขา