วันนี้อีเมลเป็นวิธีสื่อสารที่สะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ สำหรับการแลกเปลี่ยนมืออาชีพเป็นวิธีที่นิยมใช้กันมากที่สุด
การเขียน a จดหมายมืออาชีพเราต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และหลักเกณฑ์บางประการซึ่งเราจะพยายามอธิบายให้คุณทราบตลอดทั้งบทความ
ตัวอย่างแผนการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพ
บางครั้งจดหมายอาจมีความซับซ้อนในการจัดการในบริบทระดับมืออาชีพ แผนการที่จะปฏิบัติตามเพื่อเขียนอีเมลมืออาชีพจะต้องนำไปจำหน่ายของผู้รับทุกองค์ประกอบที่จำเป็นสั้นและแม่นยำ
ในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพคุณสามารถใช้แผนต่อไปนี้:
- วัตถุที่ชัดเจนและชัดเจน
- สูตรการอุทธรณ์
- จุดเริ่มต้นซึ่งต้องตั้งอยู่ในบริบทของการสื่อสาร
- มารยาทสูตรที่จะสรุป
- ลายเซ็น
เลือกเรื่องของอีเมลมืออาชีพ
ประมาณว่ามืออาชีพสามารถรับอีเมลได้เฉลี่ย 100 ฉบับต่อวัน คุณจึงต้องเลือกหัวเรื่องอีเมลของคุณเพื่อกระตุ้นให้พวกเขาเปิดอ่าน ในการดำเนินการนี้มีกฎที่ต้องปฏิบัติดังนี้
1- เขียนวัตถุสั้น ๆ
เพื่อเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใช้หัวเรื่องสูงสุด 50 อักขระ
คุณมีพื้นที่ จำกัด ในการเขียนออบเจกต์ของคุณดังนั้นคุณต้องเลือกออบเจกต์เฉพาะในขณะที่ใช้คำกริยาในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของอีเมลของคุณ
โดยทั่วไปวัตถุอันยาวนานจะอ่านได้ไม่ดีบนสมาร์ทโฟนซึ่งมีการใช้งานโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อตรวจสอบอีเมลของตนมากขึ้น
2 - ปรับแต่งหัวเรื่องของอีเมลของคุณ
ถ้าเป็นไปได้คุณต้องระบุชื่อและชื่อที่ติดต่อของคุณที่ระดับอ็อบเจ็กต์ เป็นองค์ประกอบที่สามารถเพิ่มอัตราการเปิด
โดยการใส่รายละเอียดของผู้รับของคุณในระดับของเรื่องของอีเมลที่เขาจะรู้สึกมีคุณค่าและเป็นที่ยอมรับซึ่งจะสนับสนุนให้เขาเปิดและอ่านอีเมลของคุณ
ร่างกายของอีเมลระดับมืออาชีพ
ในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพขอแนะนำให้เขียนเนื้อหาอีเมลของคุณอย่างชัดเจนโดยไม่ต้องออกจากหัวข้อและขึ้นอยู่กับลักษณะและรูปแบบที่กำหนด
ดูแลการเขียนอีเมลสั้น ๆ ด้วยประโยคสั้น ๆ และแม่นยำซึ่งจะทำให้ผู้รับของคุณสะดวกยิ่งขึ้น
ข้อควรจำบางประการมีดังนี้
1- ใช้แบบอักษรแบบคลาสสิก
บริการอีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกแบบอักษรและรูปแบบของข้อความ เมื่อพูดถึงอีเมลธุรกิจให้เลือกแบบอักษรคลาสสิกเช่น "Times New Roman" หรือ "Arial"
ไม่แนะนำให้ใช้ตัวอักษรตกแต่ง
เราขอแนะนำ:
- ใช้ขนาดตัวอักษรที่อ่านได้
- หลีกเลี่ยงการใช้ตัวเอียงเน้นหรือสี
- ไม่ต้องเขียนข้อความทั้งหมดด้วยตัวพิมพ์ใหญ่
2- เขียนสูตรการโทรที่ดี
สำหรับอีเมลแบบมืออาชีพเป็นที่พึงพอใจด้านบนเพื่อระบุที่อยู่ตามชื่อในขณะที่รวมถึงชื่อเรื่องความสุภาพของบุคคลตามด้วยนามสกุล
3 - แนะนำตัวเองในย่อหน้าแรก
ถ้าคุณเขียนถึงใครบางคนเป็นครั้งแรก (เช่นลูกค้ารายใหม่) สิ่งสำคัญคือต้องแนะนำตัวคุณเองและอธิบายวัตถุประสงค์ของข้อความสั้น ๆ
คุณสามารถอุทิศงานนำเสนอเล็ก ๆ นี้ได้หนึ่งหรือสองประโยค
4- ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในลำดับความสำคัญ
หลังจากการนำเสนอของคุณเราไปที่จุดที่สำคัญที่สุด
เป็นเรื่องที่น่าสนใจมากที่จะอ้างอิงข้อมูลที่สำคัญที่สุดในตอนเริ่มต้นอีเมลของคุณ คุณจะประหยัดเวลาผู้รับโดยการชี้แจงความตั้งใจของคุณ
คุณต้องดึงดูดความสนใจของผู้สื่อข่าวของคุณและตรงประเด็น
5- ใช้คำศัพท์ที่เป็นทางการ
เมื่อคุณเขียนอีเมลมืออาชีพคุณต้องสร้างความประทับใจ
เราขอแนะนำให้คุณเขียนประโยคที่สมบูรณ์แบบด้วยความสุภาพ
ไม่แนะนำให้ใช้:
- คำแสลง;
- คำย่อไร้ประโยชน์;
- อีโมติคอนหรืออิโมจิ;
- เรื่องตลก;
- คำหยาบ;
6 - ทำข้อสรุปที่เหมาะสม
ในการจบอีเมลเราต้องคิดถึงลายเซ็นที่จะใช้โทนเสียงที่จะนำมาใช้และสูตรความสุภาพที่จะเลือก
เราต้องจำไว้ว่าการสื่อสารอย่างมืออาชีพยังคงเป็น ภาษาประมวลผลสูง. สิ่งสำคัญคือต้องรู้กฎและเลือกสูตรที่เหมาะสมที่จะใช้ในตอนท้ายของอีเมล
สูตรที่ใช้ต้องมีการปรับให้เข้ากับคุณภาพของผู้รับและบริบทของการแลกเปลี่ยน
ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังพูดกับหัวหน้างานหรือลูกค้าคุณสามารถใช้ "คำทักทายที่จริงใจ" ซึ่งเป็นวลีที่เหมาะสมที่สุด ในขณะที่ถ้าเป็นเพื่อนร่วมงานเราสามารถลงท้ายอีเมลด้วยข้อความว่า Good end of the day! "
เกี่ยวกับลายเซ็นคุณสามารถตั้งค่าซอฟต์แวร์อีเมลของคุณเพื่อแทรกลายเซ็นส่วนตัวในตอนท้ายของอีเมลของเราโดยอัตโนมัติ
ลายเซ็นต้องสั้น:
- ไม่เกิน 4 บรรทัด
- ไม่เกิน 70 อักขระต่อบรรทัด
- ป้อนชื่อและนามสกุลของคุณหน้าที่ของคุณชื่อ บริษัท ที่อยู่เว็บไซต์หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ของคุณและอาจเชื่อมโยงไปยังโปรไฟล์ LinkedIn หรือ Viadeo ของคุณ
กันตัวอย่าง :
Robert Holliday
ตัวแทนของ บริษัท Y
http: /www.votresite.com
โทรศัพท์. : 06 00 00 00 00 / แฟกซ์: 06 00 00 00 00 น
มือถือ: 06 00 00 00 00
สำนวนสุภาพ:
- จริงใจ;
- ขอแสดงความนับถืออย่างสูง ;
- ขอแสดงความนับถืออย่างสูง;
- กราบ;
- ทักทายอย่างจริงใจ;
- ขอแสดงความนับถืออย่างสูง ;
- ขอแสดงความนับถือ
- ยินดีที่ได้พบคุณอีกครั้ง
- คำทักทายที่อบอุ่น ...
สำหรับคนที่เรารู้จักกันดีเป็นพิเศษเราสามารถใช้สูตรที่จริงใจเช่น "สวัสดี" "มิตรภาพ" "แล้วเจอกัน" ...
ตัวอย่างอื่น ๆ ของสูตรคลาสสิก:
- โปรดยอมรับท่าน / ท่านผู้หญิงการแสดงออกของความรู้สึกที่แตกต่างของฉัน
- โปรดยอมรับครับท่าน / ท่านผู้หญิงการแสดงออกของการทักทายอย่างจริงใจ
- ได้โปรดรับเซอร์ / ท่านผู้หญิงด้วยความนับถือ;
- โปรดรับเซอร์ / ท่านผู้หญิงความรู้สึกที่เคารพและอุทิศตนของฉัน
- โปรดยอมรับท่าน / ท่านผู้หญิงคำทักทายที่จริงใจของฉัน
- โปรดยอมรับครับท่าน / ท่านผู้หญิงการแสดงออกของการพิจารณาสูงสุดของฉัน
- โดยขอให้คุณยอมรับนับถือที่ดีที่สุดของฉัน;
- ขอบคุณที่ให้ความสนใจคำขอของฉัน
- ขอแสดงความนับถือท่าน / ท่านผู้หญิงการแสดงความเคารพอย่างสุดซึ้งของฉัน
- ในขณะที่รอการอ่านจากคุณโปรดยอมรับท่าน / ท่านผู้หญิงความมั่นใจในการพิจารณาสูงสุดของฉัน
- ด้วยความขอบคุณของฉันฉันขอให้คุณพบที่นี่ Sir / Madam การแสดงออกของความรู้สึกที่แตกต่างของฉัน
7- รวมไฟล์แนบ
เกี่ยวกับเอกสารแนบอย่าลืมแจ้งผู้รับโดยกล่าวถึงเนื้อหาเหล่านี้ในเนื้อหาอีเมลของคุณด้วยความสุภาพ
เป็นที่น่าสนใจมากที่จะกล่าวถึงขนาดและจำนวนของเอกสารแนบที่ส่งไปยังผู้รับ
โฟกัส: ปิรามิดแบบพลิกคว่ำ
เกี่ยวกับวิธีการแบบพีระมิดย้อนกลับที่เรียกกันว่านั่นคือการเริ่มต้นข้อความอีเมลระดับมืออาชีพของคุณพร้อมกับข้อมูลหลักของข้อความของคุณและจากนั้นไปดูข้อมูลอื่น ๆ ตามลำดับต่อไป
แต่ทำไมต้องใช้วิธีนี้?
โดยปกติประโยคแรกจะอ่านได้ดีกว่าส่วนที่เหลือของข้อความ มันต้องน่าดึงดูด ด้วยการนำวิธีปิรามิดกลับหัวเราสามารถดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและทำให้เขาต้องการอ่านอีเมลจนจบ
ส่วนที่เกี่ยวกับการเขียนเป็นเรื่องที่น่าสนใจแนะนำให้ใช้อักษรย่อสี่ย่อหน้าจากแต่ละบรรทัด 3 ถึง 4 โดยเน้นความคิดเฉพาะต่อย่อหน้า
หากคุณต้องการใช้วิธีนี้เราแนะนำให้คุณใช้:
- ประโยคค่อนข้างสั้น
- การเชื่อมคำเพื่อเชื่อมประโยคเข้าด้วยกัน
- ภาษาปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ
การแจ้งเตือน
ตามที่คุณเข้าใจ อีเมลแบบมืออาชีพไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับอีเมลที่ส่งถึงเพื่อน มีกฎเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตามจดหมาย
1 - ใช้ความระมัดระวังกับวัตถุ
ตามที่เราได้ระบุไว้อย่างชัดเจน คุณต้องเขียนฟิลด์หัวเรื่อง (หรือหัวเรื่อง) ของอีเมลมืออาชีพของคุณอย่างถูกต้อง ควรกระชับและชัดเจน ผู้รับของคุณต้องเข้าใจเนื้อหาอีเมลของคุณทันที เขาจึงสามารถตัดสินใจว่าจะเปิดทันทีหรืออ่านในภายหลัง
2 - ต้องสุภาพ
ตามที่คุณเข้าใจดีแล้ว จำเป็นต้องใช้สูตรคำทักทายและความสุภาพในบริบท
สูตรควรจะสั้นและเลือกอย่างดี
3- แก้ไขข้อสะกดผิด
ก่อนอื่นคุณต้องอ่านอีเมลของคุณอีกครั้งและตรวจสอบว่าคุณไม่ลืมข้อมูลที่จำเป็นและทำไมไม่มีคนอื่นอ่าน น่าสนใจมากที่มีความเห็นของอีกคนหนึ่ง
เพื่อแก้ไขความผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์เราแนะนำให้คุณคัดลอกและวางอีเมลของคุณลงในโปรแกรมประมวลผลคำและทำการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ แม้ว่าซอฟต์แวร์นี้จะไม่แก้ไขข้อผิดพลาดทั้งหมด แต่ก็สามารถช่วยคุณได้ หรือคุณสามารถลงทุนในซอฟต์แวร์แก้ไขระดับมืออาชีพ
4- ลงชื่อเข้าใช้อีเมลของคุณ
การเพิ่มลายเซ็นลงในอีเมลระดับมืออาชีพของคุณเป็นเรื่องสำคัญมาก คุณต้องปฏิบัติตามกฎที่ระบุไว้ด้านบนเพื่อเขียนลายมือชื่อมืออาชีพ
โดยการกล่าวถึงข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับการทำงาน บริษัท ของคุณ ... ผู้รับของคุณจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าเขาคือใคร
5 - ปรับแต่งอีเมลของคุณ
ถ้าเป็นเรื่องทั่วไปจดหมายจะไม่ค่อยอ่าน คุณต้องทำให้ผู้รับรู้สึกว่าจดหมายถูกส่งถึงเขาเท่านั้น ดังนั้นคุณต้องปรับแต่งออบเจกต์และเลือกสูตรที่จะใช้เพื่อเริ่มต้นอีเมลของคุณ
หากเป็นอีเมลกลุ่มสิ่งสำคัญคือต้องสร้างรายการที่แตกต่างกันตามลักษณะของผู้รับความชอบความสนใจและตำแหน่งที่ตั้งของพวกเขา การแบ่งกลุ่มผู้รับของคุณช่วยให้คุณสามารถเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณได้
6- ต้องการเปิดอีเมล
เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพคุณต้องทำให้ผู้รับต้องการเปิดเสมอ โดยทั่วไปวัตถุเป็นองค์ประกอบแรกที่ผลักดันผู้สื่อข่าวเพื่อเปิดอีเมลของคุณและอ่าน ดังนั้นคุณจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับวัตถุของคุณมากขึ้นและทำให้มันดูน่าสนใจมากที่สุด
ในความหมายเดียวกันสองประโยคแรกของอีเมลของคุณควรทำให้ผู้รับต้องการอ่านต่อ ขอแนะนำให้พูดข้อมูลที่สำคัญที่สุดในช่วงเริ่มต้นของอีเมลของคุณและเพื่อกระตุ้นความอยากรู้ของผู้สื่อข่าว
7- หลีกเลี่ยงวัตถุที่หลอกลวง
คุณไม่ควรใช้วัตถุที่ทำให้เข้าใจผิดเพื่อเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณ
คุณควรทราบว่าอีเมลของคุณแสดงภาพของคุณ (หรือของ บริษัท ) ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงวัตถุที่ยั่วยุและทำให้เข้าใจผิด วัตถุต้องสอดคล้องกับเนื้อหาของอีเมลของคุณ
8 - วางตัวเองในที่ที่ผู้อ่าน
การเอาใจใส่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญมากที่ต้องคำนึงถึง คุณต้องใส่รองเท้าของผู้รับเพื่อที่จะเขียนหัวเรื่องอีเมลของคุณได้อย่างถูกต้องและทำให้น่าสนใจ คุณต้องใส่รองเท้าของผู้สื่อข่าวและเขียนคำถามที่เขาสามารถถามตัวเองได้ มาจากคำตอบที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนชื่ออีเมลของคุณได้
9- ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
ที่อยู่ส่วนบุคคลเช่น lovelygirl @ ... หรือสุภาพบุรุษ @ ... นั้นเป็นเด็ดขาด ในบริบทของความสัมพันธ์ระดับมืออาชีพคุณจะไม่ถูกส่งต่อไปยังคู่สนทนาด้วยการใช้ที่อยู่อีเมลประเภทนี้
ขอแนะนำให้ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพหรืออย่างน้อยที่อยู่ส่วนบุคคลที่มีชื่อและนามสกุลของคุณ
อีเมลระดับมืออาชีพจำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ดีมีคำศัพท์ที่แม่นยำข้อความสั้นกระชับคำร้องขอที่ชัดเจนและการสะกดที่ไม่สามารถลบล้างได้ เมื่อใช้กฎคำแนะนำและคำแนะนำที่เราเพิ่งอ้างอิงไว้คุณสามารถเขียนอีเมลที่น่าสนใจซึ่งจะดึงดูดผู้รับของคุณได้ทันทีและกระตุ้นความสนใจของเขา
