บ่อยครั้งที่อีเมลทำให้เราสื่อสารได้มากขึ้น เป็นผลให้อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วย เคล็ดลับสำหรับการเขียนที่ดีขึ้นรายการเหตุผลในการหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลในบางช่วงเวลา หรือคำแนะนำว่าเราควรจะตอบกลับได้เร็วเพียงใด เป็นต้น อย่างไรก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดในการประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงความสับสนอาจเป็นการจำไว้ว่าการสนทนาบางอย่างไม่สามารถเกิดขึ้นผ่านอีเมลได้ นี่คือตัวอย่างบางส่วน
เมื่อคุณส่งต่อข่าวร้าย
การส่งข่าวร้ายไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องส่งต่อให้เจ้านายหรือผู้จัดการของคุณ แต่มีหลายวิธีในการลดความยาก ก่อนอื่น อย่าละทิ้งและอย่าเสียเวลา คุณต้องรับผิดชอบและอธิบายสถานการณ์อย่างละเอียด การส่งข่าวร้ายทางอีเมลไม่ใช่ความคิดที่ดี เนื่องจากสามารถเข้าใจได้ว่าเป็นการพยายามหลีกเลี่ยงการสนทนา คุณสามารถส่งภาพลักษณ์ของคนที่น่ากลัว เขินอาย หรือแม้แต่ยังไม่บรรลุนิติภาวะเกินกว่าจะเป็นเชิงรุกกลับมาได้ ดังนั้นเมื่อคุณมีข่าวร้ายจะแจ้งให้ทราบ โปรดแจ้งด้วยตนเองทุกครั้งที่ทำได้
เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าคุณหมายถึงอะไร
โดยทั่วไป จะเป็นการดีที่จะมุ่งมั่นที่จะเป็นเชิงรุกมากกว่าเชิงรับ น่าเสียดายที่อีเมลยืมตัวเองได้ดีกับการสะท้อนแบบนี้ เรารู้สึกว่าจำเป็นต้องล้างกล่องขาเข้าของเรา โดยที่อีเมลส่วนใหญ่ต้องการการตอบกลับ ดังนั้นบางครั้ง แม้ว่าเราจะไม่ค่อยแน่ใจว่าเราต้องการจะตอบสนองอย่างไร แต่นิ้วของเราก็ยังเริ่มแตะอยู่ดี ให้หยุดพักเมื่อคุณต้องการ ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ แทนที่จะตอบก่อนที่คุณจะรู้ว่าคุณคิดอย่างไรและต้องการจะพูดอะไร
หากคุณรู้สึกทรมานด้วยน้ำเสียง
พวกเราหลายคนใช้อีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการสนทนาที่ยากลำบาก แนวคิดก็คือสื่อนี้เปิดโอกาสให้เราเขียนอีเมลที่จะส่งถึงบุคคลอื่นตามที่เราหวังไว้ แต่บ่อยครั้ง นั่นไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งแรกที่ต้องทนทุกข์ทรมานคือประสิทธิภาพของเรา การสร้างอีเมลที่สร้างขึ้นอย่างสมบูรณ์แบบต้องใช้เวลามาก บ่อยครั้ง อีกฝ่ายไม่อ่านอีเมลของเราอย่างที่เราคาดไว้ ดังนั้น หากคุณพบว่าตัวเองรู้สึกทรมานกับน้ำเสียงเมื่อคุณเขียนอีเมล ให้ถามตัวเองว่าในกรณีนี้ด้วย การจัดการการสนทนานี้แบบเห็นหน้ากันจะไม่สมเหตุสมผลมากกว่าหรือไม่
หากอยู่ระหว่าง 21h และ 6h และคุณรู้สึกเหนื่อย
มันยากกว่าที่จะคิดให้ชัดเมื่อคุณเหนื่อย และอารมณ์ก็อาจพุ่งสูงขึ้นเมื่อคุณอยู่ในสภาวะนี้ ดังนั้น หากคุณกำลังนั่งอยู่ที่บ้านและนอกเวลาทำการ ให้ลองกดปุ่มบันทึกร่างจดหมายแทนปุ่มส่ง ให้เขียนร่างแรกเป็นฉบับร่างแทน ถ้ามันช่วยให้คุณลืมปัญหาได้ และอ่านในตอนเช้าก่อนที่จะสรุป เมื่อคุณมีมุมมองที่ใหม่กว่า
เมื่อคุณขอเพิ่ม
บทสนทนาบางรายการมีไว้เพื่อพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน เช่น เมื่อคุณต้องการเจรจาเพื่อขอขึ้นเงินเดือน นี่ไม่ใช่คำขอประเภทที่คุณต้องการส่งทางอีเมล ส่วนใหญ่เป็นเพราะคุณต้องการให้มันชัดเจนและเป็นเรื่องที่คุณจริงจัง นอกจากนี้ คุณต้องการพร้อมตอบคำถามเกี่ยวกับการสมัครของคุณ การส่งอีเมลอาจส่งข้อความผิด การใช้เวลาพบปะกับหัวหน้าของคุณในสถานการณ์เหล่านี้จะทำให้คุณได้ผลลัพธ์มากขึ้น
