Ghi chép trong khi trong một cuộc họp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Cho dù để thực hiện một báo cáo hoặc một báo cáo, để viết trên giấy tất cả mọi thứ được cho là đòi hỏi một kỹ thuật nhất định.

Dưới đây là lời khuyên của tôi cho việc ghi chú hiệu quả trong các cuộc họp, mẹo đơn giản để đưa ra nơi mà sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Ghi chép trong một cuộc họp, những khó khăn chính:

Như bạn có thể nhận thấy, có sự khác biệt đáng chú ý giữa tốc độ giọng nói và tốc độ ghi.
Thật vậy, một diễn giả nói trên trung bình 150 từ mỗi phút trong khi bằng văn bản chúng tôi không thường vượt quá 27 từ mỗi phút.
Để có hiệu quả, bạn phải có khả năng lắng nghe và viết cùng một lúc, đòi hỏi một sự tập trung nhất định và một phương pháp tốt.

Đừng bỏ bê việc chuẩn bị:

Đây chắc chắn là bước quan trọng nhất, vì nó phụ thuộc vào chất lượng ghi chú của bạn trong cuộc họp.
Nó không đủ để đến trong một cuộc họp với notepad của bạn dưới cánh tay của bạn, bạn phải chuẩn bị cho mình và cho đây là lời khuyên của tôi:

  • truy xuất chương trình làm việc càng sớm càng tốt,
  • tìm hiểu về các chủ đề khác nhau sẽ được thảo luận trong cuộc họp,
  • xem xét (các) người nhận báo cáo và kỳ vọng của họ,
  • đừng chờ đợi khoảnh khắc cuối cùng để chuẩn bị cho bạn.

Trong quá trình chuẩn bị, bạn cũng sẽ cần phải chọn công cụ phù hợp nhất với bạn để ghi chép.
Nếu bạn thích giấy, hãy cân nhắc sử dụng một cuốn sổ nhỏ hoặc sổ ghi chép và lấy một cây bút hoạt động tốt.
Và nếu bạn thích ghi chú kỹ thuật số, hãy nhớ kiểm tra xem bạn có đủ pin trên máy tính bảng, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh của mình hay không.

Lưu ý điều cần thiết:

Bạn không phải là một siêu anh hùng vì vậy tôi không mong đợi để viết tất cả mọi thứ xuống.
Trong cuộc họp, lưu ý rằng điều quan trọng, sắp xếp thông qua ý tưởng và chỉ chọn thông tin hữu ích cho việc thực hiện báo cáo của bạn.
Cũng cần lưu ý những gì không đáng nhớ như ngày, số liệu hoặc tên của người nói.

Sử dụng các từ của bạn:

Nó không phải là cần thiết để phiên âm từ cho những gì nó nói. Nếu các câu dài và phức tạp, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì.
Vì vậy, hãy ghi chú với lời nói của bạn, nó sẽ đơn giản hơn, trực tiếp hơn và cho phép bạn viết báo cáo của mình dễ dàng hơn.

Chuẩn bị báo cáo của bạn ngay sau cuộc họp:

Ngay cả khi bạn đã ghi chú, điều quan trọng là đắm mình vào báo cáo ngay sau cuộc họp.
Bạn sẽ vẫn ở trong "nước trái cây" và do đó có thể ghi lại những gì bạn đã ghi nhận.
Đọc lại chính mình, làm rõ ý tưởng của bạn, tạo tiêu đề và phụ đề.

Tại đây bạn đã sẵn sàng ghi chú hiệu quả tại cuộc họp tiếp theo. Bạn có thể điều chỉnh những mẹo này theo cách làm việc của mình, bạn sẽ chỉ làm việc hiệu quả hơn.