ਜੀਮੇਲ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕਰਨਾ: ਬੁਨਿਆਦੀ ਗੱਲਾਂ
ਜੀਮੇਲ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਮੈਸੇਜਿੰਗ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਤੋਂ ਵੱਧ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਟੂਲ ਹੈ ਜੋ, ਜਦੋਂ ਇਸਦੀ ਪੂਰੀ ਸਮਰੱਥਾ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਸੰਚਾਰਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਨੂੰ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਉਹਨਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਖਾਤੇ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਕੰਪਨੀ ਦੁਆਰਾ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਸੰਰਚਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਜੀਮੇਲ ਦੀ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਵਰਤੋਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕੁਝ ਸੁਝਾਅ ਜਾਣਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।
ਪਹਿਲਾਂ, ਕੀ-ਬੋਰਡ ਸ਼ਾਰਟਕੱਟਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਤੁਹਾਡੇ ਆਮ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਸਿਰਫ਼ "c" ਦਬਾ ਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਨਵੀਂ ਈਮੇਲ ਲਿਖ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਹਨਾਂ ਸ਼ਾਰਟਕੱਟਾਂ ਵਿੱਚ ਮੁਹਾਰਤ ਹਾਸਲ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਕੀਮਤੀ ਸਮੇਂ ਦੀ ਬਚਤ ਕਰੋਗੇ।
ਅੱਗੇ, ਜੀਮੇਲ ਦੀ "ਸੁਝਾਏ ਜਵਾਬ" ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਹੈਰਾਨੀ ਹੈ ਜੋ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ ਲਈ ਧੰਨਵਾਦ, ਜੀਮੇਲ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਛੋਟੇ ਅਤੇ ਢੁਕਵੇਂ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਕਲਿੱਕ ਵਿੱਚ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਨਾਲ ਹੀ, “ਅਨਡੂ ਭੇਜੋ” ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਜੀਵਨ ਬਚਾਉਣ ਵਾਲੀ ਹੈ। ਬਹੁਤ ਜਲਦੀ ਈ-ਮੇਲ ਭੇਜਣ ਲਈ ਕਿਸ ਨੂੰ ਕਦੇ ਪਛਤਾਵਾ ਨਹੀਂ ਹੋਇਆ? ਇਸ ਫੰਕਸ਼ਨ ਦੇ ਨਾਲ, ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ "ਭੇਜੋ" 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਈ-ਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਰੱਦ ਕਰਨ ਲਈ ਕੁਝ ਸਕਿੰਟ ਹਨ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਬਣਾਉਣ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਵੀ ਸੁਧਾਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਰੰਗੀਨ ਲੇਬਲਾਂ ਨਾਲ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਕੇ ਅਤੇ "ਪ੍ਰਾਥਮਿਕਤਾ" ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਘੱਟ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਈਮੇਲਾਂ ਤੋਂ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਵੱਖ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਕੁੱਲ ਮਿਲਾ ਕੇ, ਜੀਮੇਲ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਸਮਝਦਾਰੀ ਨਾਲ ਵਰਤੇ ਜਾਣ 'ਤੇ, ਤੁਹਾਡੇ ਈਮੇਲ ਅਨੁਭਵ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੁਚਾਰੂ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਕੁਸ਼ਲ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਫਿਲਟਰਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਓ
ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਇੱਕ ਮੁਸ਼ਕਲ ਕੰਮ ਬਣ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਸੈਂਕੜੇ ਸੁਨੇਹੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਖੁਸ਼ਕਿਸਮਤੀ ਨਾਲ, ਜੀਮੇਲ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨਾਲ ਛਾਂਟਣ, ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਟੂਲ ਪੇਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਜੀਮੇਲ ਦੀਆਂ ਸਭ ਤੋਂ ਉਪਯੋਗੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਫਿਲਟਰ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਹੈ। ਮੰਨ ਲਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਵਿਕਰੀ ਟੀਮ ਤੋਂ ਨਿਯਮਤ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਇਹਨਾਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਹੱਥੀਂ ਛਾਂਟਣ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਫਿਲਟਰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਜੋ "ਰਿਪੋਰਟ" ਸ਼ਬਦ ਵਾਲੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਇੱਕ ਖਾਸ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੀਆਂ ਜਾਣ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਅਤੇ ਸੰਗਠਿਤ ਰੱਖਣ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਜੀਮੇਲ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੁਝ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਨਿਊਜ਼ਲੈਟਰਾਂ ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਮੋਸ਼ਨਾਂ ਤੋਂ ਪਰੇਸ਼ਾਨ ਨਹੀਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਆਟੋਮੈਟਿਕਲੀ ਆਰਕਾਈਵ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਪਹੁੰਚਣ ਦੇ ਨਾਲ ਹੀ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹੇ ਵਜੋਂ ਮਾਰਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇੱਕ ਹੋਰ ਕੀਮਤੀ ਸੁਝਾਅ "ਐਡਵਾਂਸਡ ਖੋਜ" ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਲਈ ਹਜ਼ਾਰਾਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਖੋਜਣ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਆਪਣੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਲੱਭਣ ਲਈ ਉੱਨਤ ਖੋਜ ਮਾਪਦੰਡ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਤੁਸੀਂ ਮਿਤੀ ਦੁਆਰਾ, ਭੇਜਣ ਵਾਲੇ ਦੁਆਰਾ, ਜਾਂ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਦੁਆਰਾ ਵੀ ਖੋਜ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇਹਨਾਂ ਸਾਧਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਅਰਾਜਕ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸੰਗਠਿਤ ਵਰਕਸਪੇਸ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਕੰਮਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਲਈ ਹੋਰ Google ਐਪਾਂ ਨਾਲ ਏਕੀਕਰਣ
ਜੀਮੇਲ ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੇ ਫਾਇਦਿਆਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੋਰ ਗੂਗਲ ਐਪਸ ਦੇ ਨਾਲ ਸਹਿਜਤਾ ਨਾਲ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ ਹੈ। ਸਾਧਨਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਇਹ ਤਾਲਮੇਲ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕਰਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਕੰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਕੀਮਤੀ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਗੂਗਲ ਕੈਲੰਡਰ ਦੀ ਉਦਾਹਰਣ ਲਓ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਮੁਲਾਕਾਤ ਦੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਆਗਾਮੀ ਇਵੈਂਟ ਨਾਲ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ Gmail ਆਪਣੇ ਆਪ ਉਸ ਇਵੈਂਟ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ Google ਕੈਲੰਡਰ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਦਾ ਸੁਝਾਅ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਕਲਿੱਕ ਨਾਲ, ਇਵੈਂਟ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੱਥੀਂ ਵੇਰਵੇ ਦਾਖਲ ਕਰਨ ਦੀ ਪਰੇਸ਼ਾਨੀ ਨੂੰ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਇਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਗੂਗਲ ਡਰਾਈਵ ਨਾਲ ਏਕੀਕਰਣ ਇੱਕ ਵੱਡਾ ਪਲੱਸ ਹੈ. ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਸਿੱਧੇ ਆਪਣੀ ਡਰਾਈਵ ਵਿੱਚ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਤੁਹਾਡੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਡਿਵਾਈਸ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਆਸਾਨ ਪਹੁੰਚ ਲਈ ਵੀ ਸਹਾਇਕ ਹੈ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਜੀਮੇਲ ਦੀ ਕਾਰਜ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਤੁਹਾਡੀ ਕਰਨਯੋਗ ਸੂਚੀ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਸਾਧਨ ਹੈ। ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਕਲਿੱਕ ਨਾਲ, ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਬਦਲੋ। ਤੁਸੀਂ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਸੈਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਉਪ-ਕਾਰਜ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਹੋਰ Google ਐਪਾਂ ਨਾਲ ਸਿੰਕ ਵੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇਹਨਾਂ ਏਕੀਕਰਣਾਂ ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾ ਕੇ, ਉਪਭੋਗਤਾ ਇੱਕ ਸਹਿਜ ਕਾਰਜ ਈਕੋਸਿਸਟਮ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਜਿੱਥੇ ਹਰੇਕ ਟੂਲ ਦੂਜਿਆਂ ਨਾਲ ਨਿਰਵਿਘਨ ਸੰਚਾਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਈਮੇਲਾਂ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਕੰਮਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਆਸਾਨ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਕੁਸ਼ਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
