Dzisiaj poczta elektroniczna to najlepszy sposób na komunikację z łatwością, szybkością i wydajnością. W przypadku profesjonalnych wymian jest to najczęściej stosowany sposób.
Aby napisać profesjonalna pocztamusimy przestrzegać pewnych kryteriów, wskazówek i zasad, które postaramy się wyjaśnić w całym artykule.
Przykład planu pisania dla profesjonalnego e-maila
Czasami poczta może być skomplikowana do zarządzania w kontekście zawodowym. Plan, który należy wykonać, aby napisać profesjonalną wiadomość e-mail, musi oddać do dyspozycji odbiorcy wszystkie niezbędne elementy, które są krótkie i precyzyjne.
Aby napisać profesjonalną wiadomość e-mail, możesz przyjąć następujący plan:
- Jasny i wyraźny przedmiot
- Formuła odwołania
- Początek, który musi umiejscowić kontekst komunikacji
- Formuła uprzejmości do zawarcia
- Podpis
Wybierz temat profesjonalnej wiadomości e-mail
Szacuje się, że profesjonalista może otrzymać średnio 100 e-maili dziennie. Dlatego musisz wybrać temat wiadomości e-mail, aby zachęcić ich do jej otwarcia. Aby to zrobić, należy przestrzegać zasad:
1 - Napisz krótki obiekt
Aby zwiększyć częstotliwość otwierania wiadomości e-mail, eksperci zalecają użycie tematu o maksymalnej długości 50 znaków.
Masz tylko ograniczone miejsce na zapisanie obiektu, więc musisz wybrać konkretny obiekt, używając czasowników akcji związanych z treścią e-maila.
Ogólnie rzecz biorąc, długie obiekty są słabo odczytywane na smartfonach, które są coraz częściej wykorzystywane przez profesjonalistów do sprawdzania ich wiadomości e-mail.
2 - dostosuj temat swojej poczty e-mail
Jeśli to możliwe, musisz podać imię i nazwisko swoich kontaktów na poziomie obiektu. Jest to element, który może zwiększyć wskaźnik otwarcia.
Umieszczając dane adresata na poziomie tematu e-maila, poczuje się doceniony i uznany, co zachęci go do otwarcia i przeczytania wiadomości e-mail.
Ciało profesjonalnego e-maila
Aby napisać profesjonalną wiadomość e-mail, zaleca się wyraźne napisanie treści wiadomości e-mail bez odchodzenia od tematu i wszystkich na podstawie określonych standardów stylu i prezentacji.
Zadbaj o napisanie krótkiej wiadomości e-mail z krótkimi i precyzyjnymi zdaniami, które zapewnią Twojemu odbiorcy większy komfort.
Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:
1-Użyj klasycznej czcionki
Większość usług e-mail umożliwia użytkownikowi wybór czcionki i stylu tekstu. Jeśli chodzi o firmową pocztę e-mail, wybierz klasyczną czcionkę, na przykład „Times New Roman” lub „Arial”.
Nie zaleca się używania dekoracyjnej czcionki.
Polecamy również:
- Przyjmij czytelny rozmiar czcionki
- Unikaj kursywy, podświetlania lub kolorów
- Nie pisać całego tekstu wielkimi literami
2 - Zapisywanie dobrej formuły połączenia
Aby uzyskać profesjonalny adres e-mail, lepiej jak powyżej adresować adresata po imieniu, a jednocześnie podać tytuł uprzejmości osoby, a następnie jego nazwisko.
3 - Przedstaw się w pierwszym akapicie
Jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy (na przykład nowy klient), bardzo ważne jest, aby przedstawić się i krótko wyjaśnić cel swojej wiadomości.
Możesz poświęcić tej małej prezentacji jedno lub dwa zdania.
4 - najważniejsze informacje w priorytecie
Po prezentacji idziemy do najważniejszego punktu.
Bardzo interesujące jest przytoczenie najważniejszych informacji na początku wiadomości e-mail. Zaoszczędzisz czas odbiorcy, wyjaśniając swoje intencje.
Musisz zwrócić na siebie uwagę korespondenta i przejść od razu do rzeczy.
5-Użyj formalnego słownictwa
Ponieważ piszesz profesjonalny e-mail, musisz zrobić dobre wrażenie.
Radzimy napisać pełne zdania w uprzejmym stylu.
Nie zaleca się stosowania:
- Słowa slangowe;
- Bezużyteczne skróty;
- Emotikony lub emotikony;
- Żarty;
- Niegrzeczne słowa;
6 - Podaj właściwy wniosek
Aby zakończyć wiadomość e-mail, musimy pomyśleć o sygnaturze, której należy użyć, tonie do przyjęcia i formułę grzeczności do wyboru.
Musimy pamiętać, że komunikacja zawodowa pozostaje wysoce skodyfikowany język, Bardzo ważne jest, aby znać zasady i wybrać odpowiednią formułę do użycia na końcu e-maila.
Zastosowana formuła musi być dostosowana do jakości jej odbiorcy i kontekstu wymiany.
Na przykład, jeśli rozmawiasz z przełożonym lub klientem, możesz użyć „szczerego pozdrowienia”, które jest najwłaściwszym wyrażeniem. Natomiast jeśli jest to kolega, możemy zakończyć naszą wiadomość e-mail wyrażeniem „Dobra koniec dnia!” "
Jeśli chodzi o podpis, możesz ustawić oprogramowanie poczty e-mail, aby automatycznie wstawiać spersonalizowany podpis pod koniec naszych e-maili.
Aby podpis był skuteczny, musi być krótki:
- Nie więcej niż 4 linie;
- Nie więcej niż 70 znaków w linii;
- Wpisz swoje imię i nazwisko, funkcję, nazwę firmy, adres strony internetowej, numer telefonu i faksu oraz ewentualnie link do profilu LinkedIn lub Viadeo;
Przykłady :
Robert Holliday
Przedstawiciel firmy Y.
http: /www.votresite.com
Telefon. : 06 00 00 00 00 / Faks: 06 00 00 00 00
Telefon komórkowy: 06 00 00 00 00
Niektóre grzeczne wyrażenia:
- Serdecznie;
- Z poważaniem ;
- Z poważaniem;
- Z szacunkiem;
- Serdeczne pozdrowienia ;
- Z poważaniem ;
- Twój,
- Miło cię znowu widzieć;
- Ciepłe pozdrowienia ...
W przypadku osób, które szczególnie dobrze znamy, możemy użyć serdecznych formuł, takich jak „cześć”, „przyjaźnie”, „do zobaczenia” ...
Inne przykłady klasycznych formuł:
- Proszę przyjąć, Szanowna Pani / Panu, wyraz moich wybitnych uczuć;
- Proszę przyjąć, Szanowna Pani / Panu, wyrazy moich serdecznych pozdrowień;
- Proszę przyjąć, Szanowna Pani / Panu, pozdrawiam;
- Proszę przyjąć, Szanowna Pani / Panu, moje pełne szacunku i oddania uczucia;
- Proszę przyjąć, Szanowna Pani / Panu, moje szczere pozdrowienia;
- Proszę przyjąć, Szanowna Pani / Panu, wyrazy mojego najwyższego szacunku;
- Prosząc o przyjęcie moich najlepszych pozdrowień;
- Dziękuję za zwrócenie uwagi na moją prośbę;
- Racz przyjąć, Panie / Pani, hołd mojego głębokiego szacunku;
- W oczekiwaniu na przeczytanie informacji od Pana / Pani proszę przyjąć wyrazy mojego najwyższego szacunku;
- Dziękuję, proszę, abyś znalazł tutaj, Panie / Pani, wyraz moich wybitnych uczuć;
7-Dołącz załączniki
Jeśli chodzi o załączniki, nie zapomnij poinformować odbiorcy, podając je w treści wiadomości e-mail z uprzejmością.
Bardzo interesujące jest podanie rozmiaru i liczby załączników wysłanych do odbiorcy.
Ostrość: odwrócona piramida
W odniesieniu do tak zwanej metody odwróconej piramidy polega ona na rozpoczynaniu tekstu profesjonalnej wiadomości e-mail od głównej informacji o wiadomości, a następnie kontynuacji z innymi informacjami w malejącej kolejności ważności.
Ale po co przyjmować tę metodę?
Zwykle pierwsze zdanie czyta się lepiej niż reszta wiadomości. To musi być atrakcyjne. Przyjmując metodę odwróconej piramidy, możemy łatwo przykuć uwagę czytelnika i sprawić, że będzie chciał przeczytać e-maila do końca.
Jeśli chodzi o pisanie, wskazane jest użycie maksymalnie czterech akapitów, od 3 do 4 każdego, przy skupieniu się na konkretnym pomyśle na akapit.
Jeśli chcesz zastosować tę metodę, radzimy skorzystać z:
- stosunkowo krótkie zdania;
- łączenie słów w celu połączenia zdań;
- aktualny i profesjonalny język.
PRZYPOMINAMY
Jak zrozumiałeś, profesjonalna wiadomość e-mail nie ma nic wspólnego z wiadomością wysłaną do znajomego. Istnieją zasady, których należy przestrzegać co do joty.
1 - Ostrożnie traktuj obiekt
Jak jasno określiliśmy, musisz poprawnie wpisać pole tematu (lub temat) swojej profesjonalnej wiadomości e-mail. Powinna być zwięzła i jednoznaczna. Odbiorca musi natychmiast zrozumieć treść wiadomości e-mail. Może więc zdecydować, czy otworzyć go od razu, czy przeczytać później.
2 - Być uprzejmym
Jak dobrze zrozumiałeś, formuły powitania i grzeczności należy używać w kontekście.
Formuły powinny być krótkie i bardzo dobrze dobrane.
3 - popraw błędy pisowni
Przede wszystkim musisz ponownie przeczytać wiadomość e-mail i upewnić się, że nie zapomniałeś żadnych niezbędnych informacji, i dlaczego nie chcesz, aby ktoś inny ją przeczytał. To bardzo interesujące mieć opinię innej osoby.
Aby poprawić błędy ortograficzne i gramatyczne, radzimy skopiować i wkleić wiadomość e-mail na edytorze tekstu i wykonać automatyczną kontrolę. Nawet jeśli to oprogramowanie nie naprawi wszystkich błędów, może ci pomóc. Możesz także zainwestować w profesjonalne oprogramowanie korekcyjne.
4-Podaj swój e-mail
Bardzo ważne jest, aby dodać podpis do profesjonalnego e-maila. Aby napisać profesjonalny podpis, musisz przestrzegać powyższych zasad.
Wymieniając różne informacje dotyczące Twojej funkcji, Twojej firmy ... Twój odbiorca szybko zrozumie, z kim ma do czynienia.
5-Dostosuj swój adres e-mail
Jeśli jest ogólna, wiadomość jest mniej prawdopodobne, aby czytać. Musisz sprawić, by odbiorca poczuł, że poczta jest adresowana tylko do niego. Musisz więc dostosować obiekt i wybrać formułę, która ma zostać użyta do uruchomienia wiadomości e-mail.
Jeśli jest to e-mail grupowy, ważne jest, aby utworzyć różne listy w zależności od cech odbiorców, ich preferencji, zainteresowań i lokalizacji. Segmentacja Twoich odbiorców pozwala na zwiększenie szybkości otwierania Twoich e-maili.
6-Give chce otworzyć pocztę
Podczas pisania profesjonalnej wiadomości e-mail zawsze musisz poprosić odbiorcę o otwarcie jej. Ogólnie rzecz biorąc, obiekt jest pierwszym elementem, który popycha korespondenta, aby otworzyć swój e-mail i przeczytać go. Musisz więc nadać większą wagę obiektowi, go uzdrowić i uczynić go jak najbardziej atrakcyjnym.
W tym samym znaczeniu pierwsze dwa zdania wiadomości e-mail powinny skłonić odbiorcę do dalszego czytania. Zaleca się podanie najważniejszych informacji na początku wiadomości e-mail i wzbudzenie ciekawości korespondenta.
7-Unikaj oszukańczych obiektów
Nigdy nie powinieneś używać przedmiotu wprowadzającego w błąd, aby zwiększyć wskaźnik otwierania swoich e-maili.
Powinieneś wiedzieć, że twój e-mail przekazuje obraz (lub firmę), dlatego bardzo ważne jest unikanie prowokacyjnych i wprowadzających w błąd obiektów. Obiekt musi być zgodny z treścią Twojego e-maila.
8 - Postaw się w miejscu czytelnika
Empatia to bardzo ważny element, który należy wziąć pod uwagę. Musisz postawić się w miejscu odbiorcy, aby odpowiednio napisać temat wiadomości i uczynić go atrakcyjnym. Musisz postawić się na miejscu swojego korespondenta i wypisać szereg pytań, które może sobie zadać. To na podstawie odpowiedzi możesz dostosować tytuł swojego e-maila.
9-Użyj profesjonalnego adresu e-mail
Osobiste adresy takie jak lovelygirl @ ... lub gentleman @ ... są absolutnie zabronione. W kontekście relacji zawodowych nigdy nie jesteś adresowany do rozmówcy używającego tego typu adresów e-mail.
Zalecane jest użycie profesjonalnego adresu e-mail lub przynajmniej osobistego adresu z Twoim imieniem i nazwiskiem.
Profesjonalny adres e-mail wymaga bardzo dobrej komunikacji, precyzyjnego słownictwa, zwięzłego tekstu, wyraźnej prośby i nienagannej pisowni. Przyjmując zasady, wskazówki i porady, które właśnie zacytowaliśmy, możesz napisać atrakcyjny e-mail, który natychmiast zainteresuje twojego odbiorcę i wzbudzi jego zainteresowanie.
