Priemerný francúzsky zamestnanec strávi približne štvrtinu týždňa prechádzaním stoviek e-mailov, ktoré posiela a prijíma každý deň.
Napriek tomu, že sme v našej schránke uviazli v dobrej časti našej doby, mnohí z nás, dokonca aj najprofesionálnejší, stále nevedia, ako používať e-mailom primerane.
V skutočnosti, vzhľadom na množstvo správ, ktoré čítame a píšeme každý deň, je pravdepodobnejšie, že sa staneme trapnými chybami, čo môže mať vážne obchodné následky.
V tomto článku sme definovali najdôležitejšie pravidlá "cybercourt", aby sme to vedeli.
Uveďte jasný a priamy predmet
Príklady dobrého predmetu zahŕňajú „Zmenený dátum stretnutia“, „Rýchla otázka o vašej prezentácii“ alebo „Návrhy k návrhu“.
Ľudia sa často rozhodnú otvoriť e-mail na základe predmetu, vybrať si taký, ktorý čitateľom dá vedieť, že riešite ich problémy alebo pracovné problémy.
Použite profesionálnu e-mailovú adresu
Ak pracujete pre spoločnosť, musíte použiť svoju firemnú e-mailovú adresu. Ak však používate osobný e-mailový účet, či už ste živnostník alebo ho radi príležitostne používate na obchodnú korešpondenciu, mali by ste byť pri výbere tejto adresy opatrní.
Vždy by ste mali mať e-mailovú adresu, na ktorej je vaše meno, aby príjemca presne vedel, kto e-mail odosiela. Nikdy nepoužívajte e-mailovú adresu, ktorá nie je vhodná na prácu.
Pred kliknutím na položku „Odpovedať všetkým“ si to dobre premyslite
Nikto nechce čítať e-maily 20 ľudí, ktoré s nimi nemajú nič spoločné. Ignorovanie e-mailov môže byť ťažké, pretože mnohí ľudia dostávajú upozornenia na nové správy na svojom smartfóne alebo rušivé kontextové správy na obrazovke počítača. Neklikajte na „odpovedať všetkým“, pokiaľ si nemyslíte, že by e-mail mali dostať všetci na zozname.
Zahrňte blok podpisov
Poskytnite svojmu čitateľovi informácie o sebe. Zvyčajne uveďte svoje celé meno, titul, názov spoločnosti a kontaktné informácie vrátane telefónneho čísla. Môžete tiež pridať trochu reklamy pre seba, ale nepreháňajte to s výrokmi alebo ilustráciami.
Použite rovnaké písmo, veľkosť a farbu ako zvyšok e-mailu.
Použite profesionálne pozdravy
Nepoužívajte bežné, hovorové výrazy ako „Ahoj“, „Ahoj!“ alebo "Ako sa máš?".
Uvoľnená povaha našich spisov by nemala ovplyvniť pozdrav v e-maile. "Ahoj!" Je to veľmi neformálny pozdrav a vo všeobecnosti by sa nemal používať v pracovnej situácii. Namiesto toho použite "Dobrý deň" alebo "Dobrý večer".
Výkričníky používajte s mierou
Ak sa rozhodnete použiť výkričník, použite iba jeden na vyjadrenie svojho nadšenia.
Ľudia sa niekedy nechajú uniesť a dajú na koniec viet množstvo výkričníkov. Výsledok sa môže zdať príliš emotívny alebo nezrelý, výkričníky treba pri písaní používať s mierou.
Buďte opatrní s humorom
Humor sa môže ľahko stratiť v preklade bez správneho tónu a mimiky. V profesionálnom rozhovore je lepšie z e-mailov vynechať humor, pokiaľ príjemcu dobre nepoznáte. Tiež niečo, čo považujete za zábavné, nemusí byť pre niekoho iného.
Vedzte, že ľudia z rôznych kultúr hovoria a píšu inak
Nesprávna komunikácia môže ľahko vzniknúť v dôsledku kultúrnych rozdielov, najmä v písomnej forme, keď si navzájom nevidíme reč tela. Prispôsobte svoju správu kultúrnemu zázemiu alebo úrovni vedomostí príjemcu.
Je dobré mať na pamäti, že vysoko kontextuálne kultúry (japonské, arabské alebo čínske) vás chcú poznať predtým, ako s vami podnikáte. V dôsledku toho môže byť bežné, že zamestnanci v týchto krajinách sú pri písaní osobnejší. Na druhej strane ľudia z nižších kultúr (nemecký, americký alebo škandinávsky) radšej idú veľmi rýchlo.
Odpovedajte na svoje e-maily, aj keď e-mail nebol určený vám
Je ťažké odpovedať na všetky e-maily, ktoré vám boli odoslané, ale mali by ste to skúsiť. To zahŕňa prípady, keď vám bol e-mail odoslaný omylom, najmä ak odosielateľ očakáva odpoveď. Odpoveď nie je potrebná, ale je to dobrá e-mailová etiketa, najmä ak táto osoba pracuje v rovnakej spoločnosti alebo odvetví ako vy.
Tu je príklad odpovede: „Viem, že ste veľmi zaneprázdnený, ale nemyslím si, že ste mi chceli poslať tento e-mail. A chcel som vám dať vedieť, aby ste to mohli poslať správnej osobe. »
Prezrite si každú správu
Vaše chyby nezostane bez povšimnutia príjemcov vášho e-mailu. A v závislosti od príjemcu môžete byť za to súdení.
Nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu. Pred odoslaním si poštu niekoľkokrát prečítajte a prečítajte si ju, najlepšie nahlas.
Pridajte e-mailovú adresu ako poslednú
Vyhnite sa náhodnému odoslaniu e-mailu skôr, ako ho dokončíte a opravíte správu. Dokonca aj pri odpovedaní na správu je dobré odstrániť adresu príjemcu a vložiť ju až vtedy, keď ste si istí, že je správa pripravená na odoslanie.
Skontrolujte, či ste vybrali správneho príjemcu
Pri zadávaní mena z adresára do riadku „Komu“ e-mailu musíte byť veľmi opatrní. Je ľahké vybrať nesprávne meno, čo môže byť pre vás a osobu, ktorá e-mail dostal omylom, zahanbujúce.
Používajte klasické písma
Pre profesionálnu korešpondenciu vždy zachovávajte písma, farby a štandardné veľkosti.
Základné pravidlo: Vaše e-maily by mali byť pre ostatných ľahko čitateľné.
Vo všeobecnosti je najlepšie použiť 10 alebo 12 bodové písmo a ľahko čitateľný typ písma, ako je Arial, Calibri alebo Times New Roman. Pokiaľ ide o farbu, čierna je najbezpečnejšou voľbou.
Sledujte váš tón
Rovnako ako vtipy sa stratia v preklade, vaša správa môže byť rýchlo nesprávne interpretovaná. Pamätajte si, že váš rozhovor nemá vokálne podnety a výrazy tváre, ktoré by dostali v diskusii "one-to-one".
Aby ste sa vyhli akémukoľvek nedorozumeniu, odporúča sa, aby ste si prečítali svoju správu nahlas pred kliknutím na tlačidlo Odoslať. Ak sa vám to zdá ťažké, pre čitateľa to bude ťažké.
Najlepšie výsledky dosiahnete, ak nebudete používať úplne negatívne slová („zlyhanie“, „zlé“ alebo „prehliadnuté“) a vždy povedzte „prosím“ a „ďakujem“.
