Tlač priateľské, PDF a e-mail

Priemerný francúzsky zamestnanec strávi asi štvrť týždňa prehliadaním stoviek e-mailov, ktoré posiela a prijíma denne.

Napriek tomu, že sme v našej schránke uviazli v dobrej časti našej doby, mnohí z nás, dokonca aj najprofesionálnejší, stále nevedia, ako používať e-mailom primerane.

V skutočnosti, vzhľadom na množstvo správ, ktoré čítame a píšeme každý deň, je pravdepodobnejšie, že sa staneme trapnými chybami, čo môže mať vážne obchodné následky.

V tomto článku sme definovali najdôležitejšie pravidlá "cybercourt", aby sme to vedeli.

Zahrňte jasnú a priamu líniu objektu

Príklady dobrého riadku predmetu zahŕňajú „Dátum pozmeneného stretnutia“, „Rýchla otázka o Vašej prezentácii“ alebo „Návrhy na návrh“.

Ľudia sa často rozhodnú otvoriť a e-mail V závislosti od predmetu si vyberte taký, ktorý čitateľom dá vedieť, že riešite ich obavy alebo obchodné problémy.

Použite profesionálnu e-mailovú adresu

Ak pracujete v spoločnosti, musíte použiť e-mailovú adresu vašej spoločnosti. Ak však používate osobné e-mailové konto, či už ste na voľnej nohe alebo ho chcete príležitostne použiť na obchodné zápasy, mali by ste byť opatrní pri výbere tejto adresy.

Mali by ste vždy mať e-mailovú adresu, ktorá nesie vaše meno, aby príjemca presne vedel, kto odosiela e-mail. Nikdy nepoužívajte e-mailovú adresu, ktorá nie je vhodná na prácu.

Pred kliknutím na položku „Odpovedať všetkým“ si to dobre premyslite

Nikto nechce čítať e-maily od 20 ľudí, ktorí s nimi nemajú nič spoločné. Ignorovanie e-mailov môže byť náročné, pretože veľa ľudí dostáva oznámenia o nových správach do svojich smartphonov alebo rušivé vyskakovacie správy na obrazovke svojho počítača. Ak si nemyslíte, že by e-mail mali dostávať všetci členovia zoznamu, neklikajte na „odpovedať všetkým“.

READ  Šablóna listu so žiadosťou o zaslanie výplatnej pásky

Zahrňte blok podpisov

Poskytnite čitateľovi informácie o vás. Vo všeobecnosti uveďte celé meno, názov, názov spoločnosti a kontaktné informácie vrátane telefónneho čísla. Môžete tiež pridať nejakú reklamu pre seba, ale neprídete príliš ďaleko s výrokmi alebo ilustráciami.

Používajte rovnaké písmo, veľkosť a farbu ako zvyšok e-mailu.

Použite profesionálne pozdravy

Nepoužívajte uvoľnený a známy výraz, ako napríklad "Ahoj", "Ahoj!" Alebo "Ako sa máš?"

Uvoľnená povaha našich spisov by nemala ovplyvniť pozdrav v e-maile. "Ahoj!" Je to veľmi neformálny pozdrav a vo všeobecnosti by sa nemal používať v pracovnej situácii. Namiesto toho použite "Dobrý deň" alebo "Dobrý večer".

Použite výkričníky v mierke

Ak sa rozhodnete použiť výkričník, použite len jeden na vyjadrenie vášho nadšenia.

Ľudia sa niekedy rozhnevajú a na konci svojich viet uvádzajú niekoľko vykríkaní. Výsledok sa môže zdať príliš emocionálny alebo nezrelé, výkričníky by sa mali používať šetrne písomne.

Buďte opatrní s humorom

Humor sa môže ľahko stratiť v preklade bez správneho tónu alebo výrazov tváre. V profesionálnej výmene je lepšie nechať humor z e-mailov, pokiaľ nepoznáte príjemcu. Okrem toho niečo, čo si myslíte, že je smiešne, nemusí byť pre niekoho iného.

Vedzte, že ľudia z rôznych kultúr hovoria a píšu inak

Slabá komunikácia sa môže ľahko vyskytnúť kvôli kultúrnym rozdielom, najmä v písomnej podobe, keď sa nemôžeme stretnúť s jazykom tela. Prispôsobte svoju správu kultúrnemu pozadiu príjemcu alebo svojmu stupňu vedomostí.

READ  Najlepší spôsob, ako dobre napísať profesionálny list 

Je dobré mať na pamäti, že vysoko kontextuálne kultúry (japonské, arabské alebo čínske) vás chcú poznať predtým, ako s vami podnikáte. V dôsledku toho môže byť bežné, že zamestnanci v týchto krajinách sú pri písaní osobnejší. Na druhej strane ľudia z nižších kultúr (nemecký, americký alebo škandinávsky) radšej idú veľmi rýchlo.

Odpovedajte na svoje e-maily, aj keď e-mail nie je pre vás

Je ťažké odpovedať na všetky e-maily, ktoré vám boli zaslané, ale mali by ste to skúsiť. Patria sem aj prípady, kedy bol e-mail omylom poslaný, najmä ak odosielateľ čaká na odpoveď. Odpoveď nie je potrebná, ale je dobrým štítkom pre e-mail, najmä ak osoba pracuje v rovnakej spoločnosti alebo odvetví.

Tu je ukážka odpovede: „Viem, že si veľmi zaneprázdnený, ale nemyslím si, že by si mi chcel poslať tento e-mail. A chcel som vám dať vedieť, aby ste to mohli poslať tej správnej osobe. „

Prezrite si každú správu

Vaše chyby nezostane bez povšimnutia príjemcom vášho e-mailu. A v závislosti od príjemcu môžete byť vyskúšaní.

Nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu. Čítajte a opätovne prečítajte svoju poštu niekoľkokrát, najlepšie nahlas, pred jej odoslaním.

Pridať poslednú e-mailovú adresu

Pred dokončením písania a opravou správy sa vyhýbajte náhodnému odosielaniu e-mailu. Aj pri odpovedi na správu je dobré odstrániť adresu príjemcu a vložiť ju iba vtedy, keď ste si istí, že správa je pripravená na odoslanie.

READ  Každý príjemca má príslušný zdvorilý vzorec!

Skontrolujte, či ste vybrali správneho príjemcu

Pri zadávaní mena z adresára na riadok „Komu“ e-mailu musíte byť veľmi opatrní. Je ľahké vybrať zlé meno, ktoré môže byť trápne pre vás a osobu, ktorá dostane poštu omylom.

Používajte klasické písma

Pre profesionálnu korešpondenciu vždy zachovávajte písma, farby a štandardné veľkosti.

Základné pravidlo: Vaše e-maily by mali byť pre ostatných ľahko čitateľné.

Vo všeobecnosti je najlepšie použiť znaky 10 alebo 12 a ľahko čitateľné písmo, ako Arial, Calibri alebo Times New Roman. Pokiaľ ide o farbu, čierna je najbezpečnejšou voľbou.

Sledujte váš tón

Rovnako ako vtipy sa stratia v preklade, vaša správa môže byť rýchlo nesprávne interpretovaná. Pamätajte si, že váš rozhovor nemá vokálne podnety a výrazy tváre, ktoré by dostali v diskusii "one-to-one".

Aby ste sa vyhli akémukoľvek nedorozumeniu, odporúča sa, aby ste si prečítali svoju správu nahlas pred kliknutím na tlačidlo Odoslať. Ak sa vám to zdá ťažké, pre čitateľa to bude ťažké.

Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, vyhnite sa používaniu úplne negatívnych slov („zlyhanie“, „zlé“ alebo „zanedbané“) a vždy vyslovte „prosím“ a „ďakujem“.