Nëse nuk keni një rutinë të qartë në trajtimin e postave elektronike, ato mund të bëhen shpejt një burim i humbjes së konsiderueshme të kohës. Nga ana tjetër nëse bëni atë që është e domosdoshme në nivelin organizativ, në mënyrë që të mos e lejoni veten të pushtohet nga dhjetëra email të palexuar. Atëherë mund ta çlironi mendjen tuaj nga çdo mundësi për të humbur një email të rëndësishëm. Në këtë artikull janë renditur një numër praktikash të provuara. Duke i adoptuar ato, me siguri do të jeni në gjendje të menaxhoni kutinë tuaj postare shumë më qetësisht.
Klasifikoni automatikisht ose manualisht çdo email në një dosje ose nën-dosje të dedikuar.
Ky është lloji i metodës që do t'ju lejojë të renditni me shpejtësi emailet tuaja për nga rëndësia. Ju mund të zgjidhni të klasifikoni emailet tuaj sipas temës, sipas temës, sipas afateve. Gjëja e rëndësishme është të përfitoni nga të gjithë tiparet të kutisë tuaj postare për të menaxhuar postat tuaja në një mënyrë plotësisht funksionale. Pasi të keni krijuar një direktori me dosje dhe nënfolder sipas mënyrës së organizimit që ju përshtatet. Çdo mesazh do të ketë vendin e tij në kutinë tuaj postare, si çdo skedar letre në tryezën tuaj. Pra, pasi të ketë kaluar momenti për të përpunuar postat tuaja elektronike, ju mund të përqendroheni 100% në pjesën tjetër të punës tuaj.
Planifikoni një kohë specifike për përpunimin e postave elektronike
Sigurisht, ju duhet të qëndroni të përgjegjshëm dhe të jeni në gjendje të përpunoni mesazhe që presin një përgjigje të menjëhershme nga ju. Për pjesën tjetër, planifikoni momentin (et) më të rëndësishme, që të merren me email tuaj në një mënyrë të qëndrueshme. Filloni duke përgatitur të gjithë elementët e nevojshëm për përpunimin e punës suaj. Skedarët e letrës, staplers, printerët, gjithçka duhet të jetë e dobishme për të lehtësuar përqendrimin maksimal. Pavarësisht kur zgjedhni. Tani që kutia juaj postare është e organizuar si një qendër postimi e klasifikimit, ju keni mundësinë e përpunimit të postave elektronike me qetësi me efikasitet dhe shpejtësi.
Pastroni kutinë tuaj postare duke fshirë të gjitha gazetat e panevojshme
A është kutia e postës tuaj e parazitizuar vazhdimisht nga gazetat ose reklamat pa interes? Kujdesuni të heqni qafe kutinë tuaj postare nga të gjitha këto gazetat që duken më shumë si spam se çdo gjë tjetër. Ju duhet të abononi në mënyrë sistematike nga të gjitha këto lista të postimeve, të cilat nuk ju sjellin asgjë konkrete dhe të cilat mund të bëhen shpejt më pushtuese. Ju mund të përdorni mjete si cleanfox ku Më zhvesh mua bëni të nevojshme në disa klikime. Pa ju marrë një mëngjes, kjo lloj zgjidhje do t'ju ndihmojë të mbaroni jashtëzakonisht shumë këtë ndotje dixhitale. Mijëra e-mail mund të përpunohen relativisht shpejt.
Vendosni një përgjigje automatike
Shumë shpejt do të shkoni me pushime për një kohë të gjatë. Një detaj për të mos u anashkaluar, aktivizoi përgjigjen automatike të kutisë tuaj postare. Kjo është diçka e rëndësishme në mënyrë që të gjithë njerëzit me të cilët ju korrespondoni profesionalisht me email të jenë të informuar mirë për mungesën tuaj. Shumë keqkuptime janë të mundshme kur një klient ose furnizues humbet durimin, sepse këto mesazhe mbeten pa përgjigje. Kjo lehtë mund të shmanget me një mesazh të shkurtër që do të dërgohet automatikisht gjatë pushimeve tuaja. Thjesht duhet të tregoni datën e kthimit tuaj nga pushimet dhe pse jo emailin e një kolegu nëse është e nevojshme.
Temperifikoni numrin e postave elektronike që dërgoni në kopje
Duke përdorur sistematikisht emailet e dërguara në kopjen e karbonit (CC) dhe kopjen e padukshme të karbonit (CCI) mund të gjenerojnë shpejt shkëmbime të pafundme. Njerëzit që vetëm duhej të merrnin mesazhin tuaj për informacion, tani kërkojnë sqarime. Të tjerët pyesin pse e morën këtë mesazh dhe me të drejtë e perceptojnë atë si një humbje kohe. Kur bëni zgjedhjen për të vendosur dikë në lak, sigurohuni që zgjedhja juaj të jetë me të vërtetë e rëndësishme. Mesazhet e dërguara kujtdo në çfarëdo mënyre duhet të shmangen.
Mos harroni se një email mund të ketë vlerë juridike
Sa më shumë të jetë e mundur mbani të gjitha emailet tuaja, ato kanë forcën e provës, veçanërisht të gjykatës industriale. Një mesazh elektronik nëse është i çertifikuar me të njëjtën vlerë ligjore si një letër që do të kishit shkruar me dorë. Por kini kujdes, madje edhe një mesazh të thjeshtë dërguar pa menduar te një koleg apo një klient mund të ketë pasoja të rënda. Nëse një klient dëshmon, emaili ka mbështetjen, që ju nuk keni respektuar angazhimet tuaja në lidhje me dorëzimin ose ndonjë tjetër. Do të duhet të mbani pasojat për biznesin tuaj dhe për veten tuaj. Në mosmarrëveshjet tregtare si në gjykatat industriale, prova thuhet se është "falas". Kjo do të thotë se është gjykatësi që do të vendosë dhe se është më mirë të keni klasifikuar me kujdes email-et e tij sesa t'i vendosni ato në plehra.
