Print Friendly, PDF & Email

Shkruani për t'u lexuar

Një koleg sapo ju dërgoi email për një takim që keni brenda një ore. Email-i supozohet të përmbajë informacionin kryesor që ju duhet të paraqisni, si pjesë e një projekti të rëndësishëm.

Por ka një problem: emaili është shkruar aq keq sa nuk mund të gjesh të dhënat që të duhen. Ka gabime drejtshkrimore dhe fjali të paplota. Paragrafët janë aq të gjatë dhe konfuzë saqë ju merr tre herë më shumë se sa për të gjetur informacionin që dëshironi. Si rezultat, ju jeni të papërgatitur për takimin dhe nuk po shkon aq mirë sa keni shpresuar.

A jeni përballur ndonjëherë me një situatë të ngjashme? Në një botë të mbingarkuar me informacion, është thelbësore të komunikosh në mënyrë të qartë, koncize dhe efektive. Njerëzit nuk kanë kohë për të lexuar emaile të gjata të librave dhe nuk kanë durim të interpretojnë emailet që janë të ndërtuara keq dhe ku informacione të dobishme shpërndahen kudo.

Plus tuaj aftësi shkrimi janë të mira, aq më mirë do të lini përshtypjen tek ata që ju rrethojnë, duke përfshirë shefin, kolegët dhe klientët tuaj. Asnjëherë nuk e dini se sa larg do t'ju çojnë këto përshtypje të mira.

Në këtë artikull, ne do të shohim se si mund të përmirësoni aftësitë tuaja të shkrimit dhe të shmangni gabimet e zakonshme.

Publiku dhe formati

Hapi i parë për të shkruar qartë është të zgjidhni formatin e duhur. Keni nevojë të dërgoni një email joformal? Shkruani një raport të detajuar? Apo shkruani një letër zyrtare?

Formati, së bashku me audiencën tuaj, do të përcaktojë "zërin tuaj të të shkruarit", d.m.th. sa formal ose i relaksuar duhet të jetë toni. Për shembull, nëse po i shkruani një email një klienti të mundshëm, a duhet të ketë të njëjtin ton si një email për një mik?

Sigurisht jo.

Filloni duke identifikuar se kush do ta lexojë mesazhin tuaj. A është për drejtuesit e lartë, të gjithë ekipin apo një grup të vogël që punon në një dosje specifike? Në gjithçka që shkruani, lexuesit ose marrësit tuaj duhet të përcaktojnë tonin tuaj, si dhe aspektet e përmbajtjes.

LEXO  Shpërndarja e mesazhit të sintezës së mbledhjes

Përbërja dhe stili

Pasi ta dini se çfarë jeni duke shkruar dhe për të cilin po shkruani, duhet të filloni të shkruani.

Një ekran bosh dhe i bardhë kompjuteri shpesh është frikësues. Është e lehtë të ngecesh sepse nuk di si të fillosh. Provoni këto këshilla për hartimin dhe formatimin e dokumentit tuaj:

 

  • Filloni me audiencën tuaj: Mos harroni se lexuesit tuaj mund të mos dinë asgjë nga ajo që ju u tregoni. Çfarë duhet të dinë së pari?
  • Krijo një plan: Kjo është veçanërisht e dobishme nëse jeni duke shkruar një dokument më të gjatë, të tillë si një raport, prezantim ose fjalim. Përvijimet ju ndihmojnë të identifikoni se cilat hapa duhet të ndiqni sipas renditjes dhe zbërtheni detyrën në informacione të menaxhueshme.
  • Provoni pak empati: Për shembull, nëse po shkruani një email shitjesh për klientët e mundshëm, pse duhet të kujdesen ata për produktin tuaj ose planin tuaj të shitjeve? Cili është përfitimi për ta? Mbani mend nevojat e audiencës tuaj në çdo kohë.
  • Përdorni trekëndëshin retorik: Nëse po përpiqeni të bindni dikë të bëjë diçka, sigurohuni që të shpjegoni pse njerëzit duhet t'ju dëgjojnë, të jepni mesazhin tuaj në një mënyrë që do të angazhojë audiencën tuaj dhe ta paraqisni informacionin në një mënyrë racionale dhe koherente.
  • Identifikoni temën tuaj kryesore: Nëse keni vështirësi në përcaktimin e temës kryesore të mesazhit tuaj, pretendoni se ju kanë mbetur edhe 15 sekonda për të shpjeguar pozicionin tuaj. cfare thua ti ? Kjo është ndoshta tema juaj kryesore.
  • Përdor gjuhën e thjeshtë: Nëse nuk jeni duke shkruar një punim shkencor, zakonisht është më mirë të përdorni një gjuhë të thjeshtë dhe të drejtpërdrejtë. Mos përdorni fjalë të gjata vetëm për t'u bërë përshtypje njerëzve.

Strukturë

Dokumenti juaj duhet të jetë sa më i përshtatshëm për përdoruesin. Përdorni tituj, titra, plumba dhe numra sa më shumë që të jetë e mundur për të ndarë tekstin.

Në fund të fundit, çfarë mund të jetë më e lehtë për t'u lexuar: një faqe e mbushur me paragrafë të gjatë apo një faqe e ndarë në paragrafë të shkurtër me tituj seksionesh dhe pika? Një dokument që skanohet lehtë do të lexohet më shpesh sesa një dokument me paragrafë të gjatë e të dendur.

LEXO  Email profesional, shmang formulat e njohura!

Titujt duhet të tërheqin vëmendjen e lexuesit. Përdorimi i pyetjeve është shpesh një ide e mirë, veçanërisht në kopjet e reklamave, sepse pyetjet ndihmojnë në mbajtjen e lexuesit të interesuar dhe kurioz.

Në e-mail dhe propozime, përdorni tituj të shkurtër dhe faktikë, si ato në këtë artikull.

Shtimi i grafikut është gjithashtu një mënyrë e mençur për të ndarë tekstin tuaj. Këto ndihma vizuale jo vetëm që e lejojnë lexuesin të mbajë vëmendjen e tij mbi përmbajtjen, por edhe të komunikojë informacione të rëndësishme shumë më shpejt se teksti.

Gabime gramatike

Ju ndoshta e dini se gabimet në emailin tuaj do ta bëjnë punën tuaj të duket joprofesionale. Është thelbësore të shmangni gabimet e mëdha duke marrë një kontrollues drejtshkrimi dhe duke rishikuar drejtshkrimin sa më shumë që të jetë e mundur.

Këtu janë disa shembuj të fjalëve të përdorura zakonisht:

 

  • Unë ju dërgoj / dërgoj / ju dërgoj

 

Folja "për të dërguar" duke qenë një folje e grupit të parë, gjithmonë do të shkruaj në personin e parë të njëjës "Unë po dërgoj" me një "e". "Dërgesa" pa "e" është një emër ("një dërgesë") dhe mund të jetë shumës: "dërgesa".

 

  • Unë ju bashkohem / unë ju bashkuar

 

Dikush gjithmonë do të shkruajë "Unë bashkohem me ju" me një "s". "Bashkuar" me një "t" është bashkimi i personit të tretë, njëjës "ai bashkohet".

 

  • Afati / afati

 

Edhe nëse "parakolpi" është ngjitur me një emër femëror, mos i jepni tundimit dhe gjithmonë shkruani "parakolp" pa "e".

 

  • Rekomandim / rekomandim

 

Nëse në anglisht shkruajmë "rekomandim" me një "e", në frëngjisht ne gjithmonë shkruajmë "rekomandim" me një "a".

 

  • A ekziston / ekziston

 

Ne shtojmë një “t” eufonike në formulat pyetëse për të lehtësuar shqiptimin dhe për të parandaluar dy zanoret radhazi. Prandaj do të shkruajmë "është atje".

 

  • Përsa i përket / në aspektin e

 

Askush nuk shkruan kurrë "për sa i përket" pa një "s". Ka me të vërtetë gjithmonë disa "terma" në përdorimin e kësaj shprehjeje.

LEXO  Si të shkruaj një raport relevant?

 

  • Nga / mes

 

Kini kujdes të mos mashtroni me fjalën "përveç", e cila përfundon me një "s". Askush nuk shkruan kurrë "mes" me një "s". Është një paragjykim dhe është i pandryshueshëm.

 

  • Siç është rënë dakord / siç është rënë dakord

 

Edhe sikur të vendoset në një emër femëror, "siç është rënë dakord" është gjithmonë i pandryshueshëm dhe kurrë nuk merr një "e".

 

  • Mirëmbajtje / shërbim

Mos e ngatërroni emrin dhe foljen. Emri "intervistë" pa "t" përshkruan një shkëmbim ose një "intervistë pune". Folja konjuguar në personin e tretë të "ruan" njëjës përdoret kur është fjala për të bërë veprimin e mbajtjes së diçkaje.

Disa nga lexuesit tuaj nuk do të jenë të përsosur në drejtshkrim dhe gramatikë. Ata nuk mund të vërejnë nëse i bëni këto gabime. Por mos e përdorni këtë si një justifikim: zakonisht do të ketë njerëz, sidomos drejtues të lartë, të cilët do të vënë re!

Për këtë arsye, çdo gjë që shkruani duhet të jetë e një cilësie të pranueshme për të gjithë lexuesit.

vërtetim

Armiku i një korrektimi të mirë është shpejtësia. Shumë njerëz nxitojnë përmes emaileve të tyre, por kështu humbisni gabimet. Ndiqni këto udhëzime për të verifikuar atë që keni shkruar:

  • Kontrolloni headers dhe footers tuaj: Njerëzit shpesh i injorojnë për t'u fokusuar vetëm në tekst. Vetëm për shkak se kokat janë të mëdha dhe të theksuara nuk do të thotë se janë pa gabime!
  • Lexoni me email lart: Kjo ju detyron të shkoni më ngadalë, që do të thotë se ju keni më shumë gjasa të zbuloni gabime.
  • Përdorni gishtin tuaj për të ndjekur tekstin ndërsa lexoni: Është një tjetër gjë që ju ndihmon të ngadalësoni.
  • Filloni në fund të tekstit tuaj: Re-lexoni një fjali nga fundi në fillim, ai ju ndihmon të përqëndroheni te gabimet dhe jo te përmbajtja.