Hur man skriver professionella e-postmeddelanden

 

Idag är e-post det bästa sättet att kommunicera med lätthet, snabbhet och effektivitet. För professionell utbyte är det det vanligaste sättet.

Att skriva en professionell postVi måste respektera vissa kriterier, tips och regler, som vi kommer att försöka förklara för dig i hela artikeln.

Exempel på en skrivplan för en professionell e-post 

Ibland kan posten vara komplicerat att hantera i ett professionellt sammanhang. Planen att följa för att skriva en professionell e-post måste ställa till mottagarens förfogande alla nödvändiga delar är korta och exakta.

För att skriva ett professionellt e-postmeddelande kan du anta följande plan:

• Ett tydligt och tydligt objekt
• En överklagande formel
• En början som måste ställa samman kommunikationskontexten
• En courtesy formel för att avsluta
• En signatur

Välj ämne för en professionell e-postadress

Det beräknas att en professionell kan få i genomsnitt 100 e-postmeddelanden per dag. Du måste därför välja ämnet i din e-post för att uppmuntra dem att öppna den. För att göra detta finns det regler att följa:

1-Skriv ett kort objekt

För att öka den öppna hastigheten för din e-post rekommenderar experter att du använder ett ämne på högst 50 tecken.

Du har bara ett begränsat utrymme för att skriva ditt objekt, så du måste välja ett visst objekt medan du använder åtgärdsverken relaterade till innehållet i din e-post.

I allmänhet är långa föremål dåligt lästa på smartphones, som alltmer används av proffs för att kontrollera sina e-postmeddelanden.

2-Anpassa ämnet för ditt e-postmeddelande

Om möjligt måste du ange namn och förnamn på dina kontakter på objektnivå. Det är ett element som kan öka öppningsgraden.

Genom att ange detaljerna för din mottagare på nivån av ämnet i e-postmeddelandet kommer han att känna sig värderad och erkänd, vilket kommer att uppmuntra honom att öppna och läsa din e-post.

Kroppen av en professionell email 

För att skriva ett professionellt e-postmeddelande är det lämpligt att skriva tydligt på din e-postadress utan att avvika från ämnet och allt baserat på vissa standarder för stil och presentation.

Var försiktig med att skriva en kort epost med korta och exakta meningar som ger dig mer komfort till din mottagare.

Här är några saker att komma ihåg: 

1-Använd en klassisk typsnitt

De flesta e-posttjänster tillåter användaren att välja typsnitt och stil för texten. När det gäller ett företags-e-postmeddelande, välj ett klassiskt typsnitt som "Times New Roman" eller "Arial".

Det rekommenderas inte att använda en dekorativ typsnitt.

Vi rekommenderar också:

• Anta en läsbar teckenstorlek
• Undvik kursiv, markera eller färger
• Att inte skriva hela texten i stora bokstäver

2-Skriva en bra samtal formel

För ett professionellt e-postmeddelande är det att föredra som ovan för att adressera adressaten med namn, samtidigt som titeln på beskaffenhet hos personen följd av hans efternamn.

3-Introducera dig själv i första stycket

Om du skriver till någon för första gången (en ny klient till exempel) är det väldigt viktigt att presentera dig själv och förklara kortfattat syftet med ditt meddelande.

Du kan ägna dig åt den här lilla presentationen en eller två meningar.

4-Den viktigaste informationen i prioritet

Efter din presentation går vi till den viktigaste punkten.

Det är väldigt intressant att citera den viktigaste informationen i början av ditt mail. Du sparar din mottagartid genom att förtydliga dina avsikter.

Du måste fånga din korrespondent och komma direkt till saken.

5-Använd ett formellt ordförråd

Eftersom du skriver ett professionellt mail måste du göra ett bra intryck.

Vi rekommenderar dig att skriva fullständiga meningar i en artig stil.

Det rekommenderas inte att använda:

• Slangord;
• Uselessa förkortningar;
• Uttryckssymboler eller emojis;
• Skämt;
• Oförskämda ord;

6-Gör en lämplig slutsats

För att slutföra ett e-postmeddelande måste vi tänka på signaturen som ska användas, tonen som ska adopteras och den polisformeln att välja.

Vi måste komma ihåg att professionell kommunikation förblir en högkodifierat språk. Det är mycket viktigt att känna till reglerna och välja rätt formel att använda i slutet av e-postmeddelandet.

Den använda formeln måste anpassas till mottagarens kvalitet och växelns sammanhang.

Om du till exempel pratar med en handledare eller en klient kan du använda “uppriktiga hälsningar”, vilket är den mest lämpliga frasen. Medan det är en kollega kan vi avsluta vår e-post med uttrycket "Bra slutet på dagen!" "

När det gäller signaturen kan du ställa in din e-postprogramvara för att automatiskt infoga en personlig signatur i slutet av våra e-postmeddelanden.

För att vara effektiv måste signaturen vara kort:

• Högst fyra rader;
• Högst 70 tecken per rad;
• Inkludera ditt för- och efternamn, din funktion, företagets namn, din webbplatsadress, ditt telefon- och faxnummer och eventuellt en länk till din LinkedIn- eller Viadeo-profil;

Exemple :

Robert Holliday

Företrädare för företaget Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Mobil: 06 00 00 00 00

Några artiga uttryck:

• Hjärtligt;
• Vänliga hälsningar ;
• Vänliga hälsningar;
• Med respekt;
• Hjärtliga hälsningar;
• Vänliga hälsningar ;
• Din,
• Det är ett nöje att se dig igen;
• Varma hälsningar ...

För människor vi känner särskilt bra kan vi använda hjärtliga formler som "hej", "vänskap", "vi ses" ...

Andra exempel på klassiska formler:

• Vänligen acceptera, herr / fru, uttrycket för mina framstående känslor;
• Vänligen acceptera, min fru, mitt uttryck för min hjärtliga hälsning;
• Vänligen ta emot mina hälsningar, herr / fru!
• Ta emot mina respektfulla och hängivna känslor, herr / fru;
• Vänligen acceptera, min fru, mina uppriktiga hälsningar;
• Vänligen acceptera, herr / fru, uttrycket för min högsta hänsyn;
• Genom att be dig acceptera mina bästa hälsningar;
• Tackar dig för din uppmärksamhet på min begäran;
• Värt att acceptera, herr / fru, hyllningen till min djupa respekt;
• Medan du väntar på att läsa från dig, vänligen acceptera, Sir / Madam, försäkran om min högsta hänsyn;
• Med mitt tack ber jag er att hitta här, herr / fru, uttrycket för mina framstående känslor;

7-Inkludera bilagor

När det gäller bilagor, glöm inte att informera mottagaren genom att nämna dem i din e-postadress med artighet.

Det är väldigt intressant att nämna storleken och antalet bilagor som skickas till mottagaren.

Fokus: Den inverterade pyramiden

När det gäller den så kallade inverterad pyramid metod är det att starta text din professionella e-post med den viktigaste informationen i ditt meddelande och sedan fortsätta med andra uppgifter i fallande prioritetsordning.

Men varför anta denna metod?

Vanligtvis läser den första meningen bättre än resten av meddelandet. Det måste vara attraktivt. Genom att använda den inverterade pyramidmetoden kan vi enkelt fånga läsarens uppmärksamhet och få honom att vilja läsa e-postmeddelandet till slutet.

När det gäller skrivning är det lämpligt att använda högst fyra stycken, från 3 till 4-linjer var och en, samtidigt som man fokuserar på en specifik idé per stycke.

Om du vill använda den här metoden rekommenderar vi att du använder:

• relativt korta meningar;
• länka ord för att länka meningarna samman;
• ett aktuellt och professionellt språk.

 

                                                    PÅMINNELSE 

 

Som du har förstått har ett professionellt mejl inget att göra med ett som skickas till en vän. Det finns regler som måste följas till punkt och pricka.

1-Behandla försiktigt ämnet

Som vi tydligt har specificerat måste du korrekt skriva ämnesfältet (eller ämnet) i ditt professionella e-postmeddelande. Den ska vara kortfattad och tydlig. Din mottagare måste omedelbart förstå innehållet i ditt e-postmeddelande. Han kan därför bestämma om han ska öppna den omedelbart eller läsa den senare.

2-Att vara artig

Som du väl har förstått är det nödvändigt att använda formlerna för hälsning och artighet i sitt sammanhang.

Formlerna ska vara korta och mycket väl utvalda.

3-Korrigera stavfel

Först och främst måste du läsa ditt mail igen och se till att du inte har glömt någon nödvändig information, och varför inte någon annan läst den. Det är väldigt intressant att ha en annan persons uppfattning.

För att rätta till stavnings- och grammatikfel rekommenderar vi dig att kopiera och klistra in ditt e-postmeddelande på en ordbehandlare och göra en automatisk kontroll. Även om den här programvaran inte rensar alla fel kan den hjälpa dig. Alternativt kan du också investera i professionell korrektionsprogramvara.

4-Signera din e-postadress

Det är väldigt viktigt att lägga till en signatur till din professionella email. Du måste följa reglerna ovan för att skriva en professionell signatur.

Genom att nämna de olika uppgifterna om din funktion, ditt företag ... kommer din mottagare snabbt att förstå vem han har att göra med.

5-Anpassa din e-postadress

Om det är generellt är posten mindre sannolikt att läsas. Du måste få mottagaren att känna att posten endast riktas till honom. Så du måste anpassa objektet och välja formeln för att anta för att starta din e-postadress.

Om det är en grupppost är det viktigt att skapa olika listor utifrån dina mottagares egenskaper, deras preferenser, deras intressen och deras plats. Med segmenteringen av dina mottagare kan du öka öppen hastighet för dina e-postmeddelanden.

6-Give vill öppna posten

När du skriver ett professionellt e-postmeddelande måste du alltid göra mottagaren vill öppna den. Generellt är objektet det första elementet som driver en korrespondent för att öppna ditt e-postmeddelande och läsa det. Så du måste ge större vikt åt ditt föremål, läka det och göra det så attraktivt som möjligt.

I samma mening måste de två första meningarna i din e-post göra mottagaren vill fortsätta läsa. Det rekommenderas att citera den viktigaste informationen i början av ditt mail och att utlösa nyfikenhet hos din korrespondent.

7-Undvik vilseledande objekt

Du bör aldrig använda ett vilseledande objekt för att öka öppningsfrekvensen för dina e-postmeddelanden.

Var medveten om att bilen maila din bild (eller ditt företag) .Så det är mycket viktigt att undvika vilseledande och provokativa objekt. Objektet måste överensstämma med innehållet i ditt e-postmeddelande.

8-Sätt dig själv i läsarens plats

Empati är ett mycket viktigt element att ta hänsyn till. Du måste sätta dig själv i mottagarens skor för att korrekt kunna skriva ämnet i din e-post och göra det attraktivt. Du måste sätta dig själv i din korrespondent och lista en rad frågor som han kan ställa sig själv. Det är från svaren att du kan anpassa titeln på din e-post.

9-Använd en professionell e-postadress

Personliga adresser så härliggirl @ ... eller gentleman @ ... är helt förbjudna. I samband med professionella relationer adresseras du aldrig till en samtalspartner med hjälp av denna typ av e-postadresser.

Det rekommenderas att du använder en professionell e-postadress, eller åtminstone en personlig adress med ditt efternamn och efternamn.

Den professionella e-posten kräver en mycket bra kommunikation, ett exakt ordförråd, en kortfattad text, en tydlig förfrågan och en obestridlig stavning. Genom att anta de regler, tips och råd vi just citerade kan du skriva ett attraktivt e-postmeddelande som direkt kommer att intressera din mottagare och väcka hans intresse.