یک کارمند فرانسوی به طور متوسط حدود یک چهارم از هفته را صرف بررسی صدها ایمیلی می کند که هر روز ارسال و دریافت می کنند.
با این حال ، با وجود این واقعیت که ما در بخش پستی ما گیر کرده ایم ، بسیاری از ما ، حتی حرفه ای ترین ، هنوز هم نمی دانیم چگونه از ایمیل مناسب.
در حقیقت، با توجه به حجم پیامهایی که هر روز در حال خواندن و نوشتن می گذاریم، احتمال بیشتری برای اشتباهات شرم آور داریم که می تواند عواقب جدی کسب و کار را داشته باشد.
در این مقاله، ما مهم ترین قوانین "cybercourt" را برای دانستن تعریف کردیم.
یک خط موضوع واضح و مستقیم بگنجانید
نمونه هایی از یک موضوع خوب عبارتند از: «تغییر تاریخ جلسه»، «سؤال سریع درباره ارائه شما» یا «پیشنهاداتی برای پیشنهاد».
مردم اغلب تصمیم می‌گیرند ایمیلی را بر اساس موضوع باز کنند، یکی را انتخاب کنند که به خوانندگان اجازه دهد بدانند که به نگرانی‌ها یا مسائل کاری آنها رسیدگی می‌کنید.
از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید
اگر برای یک شرکت کار می کنید، باید از آدرس ایمیل شرکت خود استفاده کنید. اما اگر از یک حساب ایمیل شخصی استفاده می‌کنید، چه خوداشتغال باشید و چه دوست دارید گهگاه از آن برای مکاتبات تجاری استفاده کنید، باید در انتخاب این آدرس دقت کنید.
همیشه باید یک آدرس ایمیل داشته باشید که نام شما روی آن باشد تا گیرنده دقیقا بداند چه کسی ایمیل را ارسال می کند. هرگز از آدرس ایمیلی که برای کار مناسب نیست استفاده نکنید.
قبل از کلیک روی "پاسخ به همه" ، دو بار فکر کنید
هیچ کس نمی خواهد ایمیل های 20 نفر را بخواند که ربطی به آنها ندارد. نادیده گرفتن ایمیل‌ها می‌تواند دشوار باشد، زیرا بسیاری از مردم اعلان‌های پیام‌های جدید را در تلفن هوشمند خود یا پیام‌های بازشوی حواس‌پرتی را روی صفحه نمایش رایانه‌شان دریافت می‌کنند. از کلیک کردن روی "پاسخ به همه" خودداری کنید، مگر اینکه فکر کنید همه افراد در لیست باید ایمیل را دریافت کنند.
شامل یک بلوک امضا
اطلاعاتی در مورد خودتان در اختیار خواننده خود قرار دهید. به طور معمول، نام کامل، عنوان، نام شرکت و اطلاعات تماس، از جمله شماره تلفن خود را وارد کنید. شما همچنین می توانید کمی تبلیغات برای خود اضافه کنید، اما با گفته ها یا تصاویر زیاده روی نکنید.
از همان فونت، اندازه و رنگ بقیه ایمیل استفاده کنید.
از سلامتی حرفه ای استفاده کنید
از عبارات معمولی و محاوره ای مانند "سلام"، "سلام!" استفاده نکنید. یا "حالت چطوره؟"
ماهیت آرام نوشته های ما نباید بر سلامت ایمیل تاثیر بگذارد. "سلام!" یک تبریک بسیار غیررسمی است و به طور کلی نباید در شرایط کار استفاده شود. به جای استفاده از "سلام" یا "شب عروسی".
از علامت تعجب کم استفاده کنید
اگر می خواهید از علامت تعجب استفاده کنید، فقط از یکی برای ابراز اشتیاق خود استفاده کنید.
مردم گاهی اوقات فریفته می شوند و تعدادی علامت تعجب در انتهای جملات خود قرار می دهند. نتیجه ممکن است بیش از حد احساسی یا ناپخته به نظر برسد، از علامت تعجب باید در نوشتن به مقدار کم استفاده کرد.
مراقب باشید با طنز
طنز بدون لحن و حالات صورت صحیح می تواند به راحتی در ترجمه گم شود. در یک مکالمه حرفه ای، طنز بهتر است از ایمیل ها کنار گذاشته شود، مگر اینکه گیرنده را به خوبی بشناسید. همچنین، چیزی که فکر می کنید خنده دار است ممکن است برای شخص دیگری نباشد.
می دانید که مردم از فرهنگ های مختلف صحبت می کنند و نوشتار متفاوت دارند
ارتباط نادرست می تواند به راحتی به دلیل تفاوت های فرهنگی ایجاد شود، به خصوص در شکل نوشتاری که نمی توانیم زبان بدن یکدیگر را ببینیم. پیام خود را با پیشینه فرهنگی یا سطح دانش گیرنده تطبیق دهید.
خوب است به یاد داشته باشید که فرهنگ های بسیار متداول (ژاپنی، عربی یا چینی) می خواهند قبل از انجام کسب و کار با شما از شما مطلع شوند. در نتیجه، ممکن است کارکنان این کشورها رایج تر از نوشتن آنها باشند. از سوی دیگر، افرادی که از فرهنگ های کمچربی (آلمانی، آمریکایی یا اسکاندیناوی) ترجیح می دهند به سرعت به نقطه ای برسند.
به ایمیل های خود پاسخ دهید، حتی اگر ایمیل برای شما در نظر گرفته نشده باشد
پاسخ دادن به تمام ایمیل هایی که برای شما ارسال می شود دشوار است، اما باید تلاش کنید. این شامل مواردی می شود که ایمیل به طور تصادفی برای شما ارسال شده است، به خصوص اگر فرستنده منتظر پاسخ باشد. پاسخ لازم نیست، اما آداب ایمیل خوبی است، به خصوص اگر آن شخص در همان شرکت یا صنعت شما کار می کند.
در اینجا نمونه‌ای از پاسخ آمده است: «می‌دانم که شما خیلی سرتان شلوغ است، اما فکر نمی‌کنم بخواهید این ایمیل را برای من ارسال کنید. و من می خواستم به شما اطلاع دهم تا بتوانید آن را برای شخص مناسب ارسال کنید. »
هر پیام را مرور کنید
اشتباهات شما از سوی گیرندگان ایمیل شما بی توجه نخواهد ماند. و بسته به گیرنده، ممکن است برای انجام این کار مورد قضاوت قرار بگیرید.
به غلط املایی تکیه نکنید. قبل از ارسال نامه خود را چندین بار ترجیحاً با صدای بلند بخوانید و دوباره بخوانید.
آدرس ایمیل را در آخر اضافه کنید
از ارسال تصادفی ایمیل قبل از اتمام نوشتن و تصحیح پیام خودداری کنید. حتی زمانی که به یک پیام پاسخ می دهید، بهتر است آدرس گیرنده را حذف کرده و تنها زمانی که مطمئن هستید پیام آماده ارسال است، آن را وارد کنید.
تأیید کنید که گیرنده صحیح را انتخاب کرده اید
هنگام تایپ نام از دفترچه آدرس خود در خط "به" ایمیل باید بسیار مراقب باشید. انتخاب نام اشتباه آسان است، که می تواند برای شما و شخصی که به اشتباه ایمیل را دریافت می کند شرم آور باشد.
از قلم های کلاسیک استفاده کنید
برای مکاتبات حرفه ای، همیشه فونت ها، رنگ ها و اندازه های استاندارد خود را حفظ کنید.
قانون اصلی: ایمیل شما باید برای افراد دیگر خواندن آسان باشد.
به عنوان یک قاعده کلی، بهتر است از نوع 10 یا 12 نقطه ای و حروف خوانا مانند Arial، Calibri یا Times New Roman استفاده کنید. وقتی صحبت از رنگ می شود، مشکی مطمئن ترین انتخاب است.
نگاهی به لحن خود داشته باشید
به طوری که جوک ها در ترجمه از بین رفته اند، پیام شما به سرعت می تواند اشتباه تفسیر شود. به یاد داشته باشید که مصاحبه کننده شما نشانه های صوتی و علامت های صورت را که در بحث یک به یک می گیرند ندارد.
برای جلوگیری از هر گونه سوء تفاهم، توصیه می شود قبل از کلیک کردن بر روی ارسال، پیام خود را با صدای بلند بخوانید. اگر به نظر شما سخت است، برای خواننده به نظر می رسد.
برای بهترین نتیجه، از استفاده از کلمات کاملاً منفی ("شکست"، "بد" یا "نادیده گرفته شده") اجتناب کنید و همیشه بگویید "لطفا" و "متشکرم".
