ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਕਲਾ ਵਿੱਚ ਮੁਹਾਰਤ ਹਾਸਲ ਕਰੋ
ਅੱਜ ਦੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਸੰਸਾਰ ਵਿੱਚ, ਈ-ਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਸੰਚਾਰ ਅਟੱਲ ਬਣ ਗਿਆ ਹੈ। ਜੀਮੇਲ, ਦੇ ਇੱਕ ਪ੍ਰਮੁੱਖ ਹਿੱਸੇ ਵਜੋਂ ਗੂਗਲ ਵਰਕਸਪੇਸ, ਇਸ ਸੰਚਾਰ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਸਾਧਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੈ। ਇੱਕ ਉਪਭੋਗਤਾ ਲਈ ਜੋ ਹੁਣੇ ਇੱਕ ਕੰਪਨੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਇਆ ਹੈ ਅਤੇ ਜਿਸਦਾ ਜੀਮੇਲ ਖਾਤਾ IT ਦੁਆਰਾ ਸਥਾਪਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀਆਂ ਮੂਲ ਗੱਲਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਲਿਖਦੇ ਸਮੇਂ, ਪਹਿਲਾ ਕਦਮ ਹੈ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਦਰਜ ਕਰਨਾ। ਕਿਸੇ ਵੀ ਗਲਤਫਹਿਮੀ ਜਾਂ ਦੇਰੀ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਪਤਾ ਸਹੀ ਹੈ। ਅੱਗੇ, ਵਿਸ਼ਾ ਲਾਈਨ ਲਿਖਣਾ ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਕਦਮ ਹੈ ਜੋ ਅਕਸਰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਟੀਕ ਵਿਸ਼ਾ ਲਾਈਨ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਇਹ ਜਾਣਨ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਅਤੇ ਤਰਜੀਹ ਦੇਣਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਈਮੇਲ ਦੇ ਮੁੱਖ ਭਾਗ ਨੂੰ ਲਿਖਣਾ ਵੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਧਿਆਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ. ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ, ਸੰਖੇਪ, ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਤਿਕਾਰਯੋਗ ਰਹਿਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਤੋਂ ਬਚਣ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਹਾਨੂੰ ਯਕੀਨ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ ਕਿ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਇਸ ਨੂੰ ਸਮਝੇਗਾ। ਅੰਤ ਵਿੱਚ, "ਭੇਜੋ" ਬਟਨ ਨੂੰ ਦਬਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਇਸ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਗਲਤੀ ਨਹੀਂ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਲੋੜੀਂਦੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਪਹੁੰਚਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕਰਨਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਵਿਚਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਈ-ਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ: ਛਾਂਟੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਂ ਲਈ ਈਮੇਲਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੀ ਗਤੀਵਿਧੀ ਹੈ। ਜੀਮੇਲ ਦੇ ਨਾਲ, ਈਮੇਲਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਸਰਲ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਪਰ ਤੁਹਾਡੇ ਸਮੇਂ ਅਤੇ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇਹਨਾਂ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਦਾ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨਾ ਜਾਣਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਜੀਮੇਲ ਖੋਲ੍ਹਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦੇਖਦੇ ਹੋ ਉਹ ਹੈ ਤੁਹਾਡਾ ਇਨਬਾਕਸ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਸਾਰੀਆਂ ਨਾ-ਪੜ੍ਹੀਆਂ ਅਤੇ ਹਾਲੀਆ ਈਮੇਲਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਇੱਕ ਨਾ-ਪੜ੍ਹੀ ਈਮੇਲ ਬੋਲਡ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਇਸਨੂੰ ਦੂਜਿਆਂ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਕਿਸੇ ਈ-ਮੇਲ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਵਿਸਥਾਰ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇਹ ਨੋਟ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ Gmail ਸਵੈਚਲਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ", "ਪ੍ਰੋਮੋਸ਼ਨ" ਜਾਂ "ਸੂਚਨਾਵਾਂ" ਵਿੱਚ ਵਰਗੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਵਰਗੀਕਰਨ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਘੱਟ ਤਰਜੀਹ ਵਾਲੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕਿਸੇ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਗਲਤ ਸ਼੍ਰੇਣੀਬੱਧ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਛਤ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਵਿੱਚ ਖਿੱਚ ਕੇ ਲਿਜਾ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਪ੍ਰਾਪਤ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦਾ ਇੱਕ ਹੋਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਪਹਿਲੂ ਲੇਬਲਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਹੈ। ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੁਆਰਾ, ਕਲਾਇੰਟ ਦੁਆਰਾ ਜਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਢੁਕਵੇਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਮਾਪਦੰਡ ਦੁਆਰਾ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਵਰਗੀਕਰਨ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਨਾਮ ਨਾਲ ਇੱਕ ਲੇਬਲ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਉਸ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਸਾਰੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਲੇਬਲ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਰੱਖਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਉਹਨਾਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਨਿਯਮਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਿਟਾਓ ਜਾਂ ਪੁਰਾਲੇਖ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੁਣ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਓਵਰਲੋਡ ਤੋਂ ਬਚਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਖਾਸ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਲੱਭਣਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਓ।
ਈ-ਮੇਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ: ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰਤਾ
ਅੱਜ ਦੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਸਾਰ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਇੱਕ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੁਨਰ ਹੈ। ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਜਵਾਬ ਜ਼ਬਤ ਕੀਤੇ ਮੌਕੇ ਅਤੇ ਖੁੰਝੇ ਹੋਏ ਮੌਕੇ ਵਿੱਚ ਅੰਤਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੀਮੇਲ, ਇੱਕ ਪ੍ਰਮੁੱਖ ਸੰਚਾਰ ਸਾਧਨ ਵਜੋਂ, ਇਸ ਕੰਮ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਈ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਈ-ਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਿਸ ਲਈ ਜਵਾਬ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਉਚਿਤ ਸਮੇਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਦੀ ਸਲਾਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਪੇਸ਼ੇਵਰਤਾ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਵਾਰਤਾਕਾਰਾਂ ਪ੍ਰਤੀ ਤੁਹਾਡੀ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਜੀਮੇਲ ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਜਵਾਬ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਈਮੇਲ ਦੀ ਸਮੱਗਰੀ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬਾਂ ਦਾ ਸੁਝਾਅ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ, ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਹੋਣ ਲਈ ਇਹਨਾਂ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਕਰਨਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਵਿਚਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਵੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ. ਜੀਮੇਲ ਤੁਹਾਡੇ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਅਮੀਰ ਬਣਾਉਣ, ਲਿੰਕਸ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਜਾਂ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਜੋੜਨ ਲਈ ਇੱਕ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਟੂਲਬਾਰ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪੱਕਾ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਢਾਂਚਾਗਤ ਹੈ, ਟੈਕਸਟ ਦੇ ਲੰਬੇ ਬਲਾਕਾਂ ਤੋਂ ਪਰਹੇਜ਼ ਕਰੋ। ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹਨ ਲਈ ਛੋਟੇ ਪੈਰੇ ਅਤੇ ਸਧਾਰਨ ਵਾਕਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਆਪਣਾ ਜਵਾਬ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਸਪੈਲਿੰਗ ਜਾਂ ਵਿਆਕਰਣ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਪਰੂਫ ਰੀਡ ਕਰੋ। ਜੀਮੇਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਬਿਲਟ-ਇਨ ਸਪੈਲ ਚੈਕਰ ਹੈ ਜੋ ਗਲਤ ਸ਼ਬਦ-ਜੋੜ ਵਾਲੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਰੇਖਾਂਕਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲਿਖਿਆ ਜਵਾਬ ਤੁਹਾਡੀ ਪੇਸ਼ੇਵਰਤਾ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਵਾਰਤਾਕਾਰਾਂ ਦਾ ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਵਧਾਉਂਦਾ ਹੈ।
Gmail ਨਾਲ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਕਲਾ ਵਿੱਚ ਮੁਹਾਰਤ ਹਾਸਲ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਸੰਚਾਰਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਕਰੋਗੇ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਕੰਮਕਾਜੀ ਸਬੰਧਾਂ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰੋਗੇ।
