ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਢਾਂਚਾ ਕਰਨਾ ਹੈ

ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ, ਸਪਸ਼ਟ ਵਿਕਾਸ ਅਤੇ ਦਿਲਚਸਪ ਸਿੱਟਾ

ਢਾਂਚਾ ਇੱਕ ਸਫਲ ਅਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਈਮੇਲ ਰਿਪੋਰਟ ਦੀ ਕੁੰਜੀ ਹੈ। ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇੱਕ 3-ਭਾਗ ਫਰੇਮਵਰਕ ਦੇ ਆਲੇ-ਦੁਆਲੇ ਆਪਣੀ ਸਮੱਗਰੀ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਲਓ: ਜਾਣ-ਪਛਾਣ, ਵਿਕਾਸ, ਸਿੱਟਾ।

ਇੱਕ ਛੋਟੀ, ਪੰਚੀ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ, ਆਦਰਸ਼ਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਰਿਪੋਰਟ ਦੇ ਮੁੱਖ ਉਦੇਸ਼ ਦੀ ਰੂਪਰੇਖਾ ਦੇਣ ਵਾਲਾ ਇੱਕ ਕੈਚਫ੍ਰੇਜ਼। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ: "ਪਿਛਲੇ ਮਹੀਨੇ ਸਾਡੇ ਨਵੇਂ ਉਤਪਾਦ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਮਿਸ਼ਰਤ ਨਤੀਜੇ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।"

ਪ੍ਰਤੀ ਭਾਗ ਇੱਕ ਉਪਸਿਰਲੇਖ ਦੇ ਨਾਲ, 2 ਜਾਂ 3 ਭਾਗਾਂ ਵਿੱਚ ਬਣਤਰ ਵਾਲੇ ਵਿਕਾਸ ਦੇ ਨਾਲ ਜਾਰੀ ਰੱਖੋ। ਹਰੇਕ ਹਿੱਸਾ ਤੁਹਾਡੀ ਰਿਪੋਰਟ ਦਾ ਇੱਕ ਖਾਸ ਪਹਿਲੂ ਵਿਕਸਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਆਈਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਦਾ ਵਰਣਨ, ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਹੱਲ, ਅਗਲੇ ਕਦਮ, ਆਦਿ।

ਬਿੰਦੂ 'ਤੇ ਪਹੁੰਚਦੇ ਹੋਏ, ਛੋਟੇ ਅਤੇ ਹਵਾਦਾਰ ਪੈਰੇ ਲਿਖੋ। ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਸਬੂਤ, ਠੋਸ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਸਿੱਧੀ, ਨੋ-ਫ੍ਰਿਲਸ ਸ਼ੈਲੀ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਰਿਪੋਰਟ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾ ਦੇਵੇਗੀ।

ਇੱਕ ਦਿਲਚਸਪ ਸਿੱਟੇ 'ਤੇ ਸੱਟਾ ਲਗਾਓ ਜੋ ਮੁੱਖ ਬਿੰਦੂਆਂ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਦੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦਾ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਦੇ ਕੇ ਜਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਤੋਂ ਜਵਾਬ ਨੂੰ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਕੇ ਇੱਕ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਖੋਲ੍ਹਦਾ ਹੈ।

ਇਹ 3-ਪੜਾਅ ਬਣਤਰ - ਜਾਣ-ਪਛਾਣ, ਸਰੀਰ, ਸਿੱਟਾ - ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਅਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਈਮੇਲ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਫਾਰਮੈਟ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਕੇ, ਤੁਹਾਡੀ ਲਿਖਤ ਤੁਹਾਡੇ ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਅੰਤ ਤੱਕ ਮੋਹਿਤ ਕਰੇਗੀ।

ਆਪਣੀ ਰਿਪੋਰਟ ਨੂੰ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਵਰਣਨਯੋਗ ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ

ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਰਿਪੋਰਟ ਦੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹਿੱਸਿਆਂ ਨੂੰ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੋੜਨ ਲਈ ਉਪਸਿਰਲੇਖ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ। ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਮੁੱਖ ਬਿੰਦੂਆਂ 'ਤੇ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਨੈਵੀਗੇਟ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।

ਛੋਟੇ ਸਿਰਲੇਖ (60 ਅੱਖਰਾਂ ਤੋਂ ਘੱਟ), ਸਟੀਕ ਅਤੇ ਉਕਸਾਊ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਤਿਮਾਹੀ ਵਿਕਰੀ ਨਤੀਜੇ" ਜਾਂ "ਸਾਡੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ਾਂ" ਲਿਖੋ।

ਪੜ੍ਹਨ ਨੂੰ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਆਪਣੇ ਅੰਤਰ-ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਦੀ ਲੰਬਾਈ ਨੂੰ ਬਦਲੋ। ਤੁਸੀਂ ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਹਾਂ-ਪੱਖੀ ਜਾਂ ਪੁੱਛ-ਪੜਤਾਲ ਵਾਲੇ ਫਾਰਮੂਲੇ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਹਰ ਸਿਰਲੇਖ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਖਾਲੀ ਲਾਈਨ ਛੱਡੋ ਤਾਂ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਵੱਖਰਾ ਬਣਾਇਆ ਜਾ ਸਕੇ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਬੌਡੀ ਟੈਕਸਟ ਤੋਂ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੱਖ ਕਰਨ ਲਈ ਬੋਲਡ ਜਾਂ ਇਟੈਲਿਕ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।

ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਸਿਰਲੇਖ ਹਰੇਕ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਕਵਰ ਕੀਤੀ ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ ਸਹੀ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੇ ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਅੰਤਰ-ਸਿਰਲੇਖ ਪੜ੍ਹ ਕੇ ਹੀ ਵਿਸ਼ੇ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਵਿਚਾਰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.

ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਰਿਪੋਰਟ ਨੂੰ ਸਾਫ਼-ਸੁਥਰੇ ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾ ਕੇ, ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੇਗਾ। ਤੁਹਾਡਾ ਪਾਠਕ ਬਿਨਾਂ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕੀਤੇ ਉਹਨਾਂ ਬਿੰਦੂਆਂ 'ਤੇ ਸਿੱਧਾ ਜਾਣ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਵੇਗਾ ਜੋ ਉਸਦੀ ਦਿਲਚਸਪੀ ਰੱਖਦੇ ਹਨ.

ਇੱਕ ਦਿਲਚਸਪ ਸੰਖੇਪ ਦੇ ਨਾਲ ਸਮਾਪਤ ਕਰੋ

ਤੁਹਾਡਾ ਸਿੱਟਾ ਮੁੱਖ ਨੁਕਤਿਆਂ ਨੂੰ ਸਮੇਟਣਾ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਰਿਪੋਰਟ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰੇਰਿਤ ਕਰਨਾ ਹੈ।

2-3 ਵਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਸੰਖੇਪ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਦੇ ਮੁੱਖ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਵਿਕਸਿਤ ਕੀਤੇ ਗਏ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਨੁਕਤਿਆਂ ਅਤੇ ਸਿੱਟਿਆਂ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿਓ। ਉਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਉਜਾਗਰ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਪਾਠਕ ਪਹਿਲਾਂ ਯਾਦ ਰੱਖੇ।

ਤੁਸੀਂ ਢਾਂਚੇ ਨੂੰ ਯਾਦ ਕਰਾਉਣ ਲਈ ਆਪਣੇ ਅੰਤਰ-ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਤੋਂ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਸ਼ਬਦਾਂ ਜਾਂ ਸਮੀਕਰਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ: "ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਤਿਮਾਹੀ ਨਤੀਜਿਆਂ ਦੇ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਸਾਡੇ ਉਤਪਾਦਾਂ ਦੀ ਨਵੀਂ ਰੇਂਜ ਮੁਸ਼ਕਲਾਂ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰ ਰਹੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਹੱਲ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ"।

ਅੱਗੇ ਕੀ ਹੈ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਦੇ ਨਾਲ ਸਮਾਪਤ ਕਰੋ: ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਲਈ ਬੇਨਤੀ, ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਕਾਲ ਕਰੋ, ਜਵਾਬ ਲਈ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਰੋ... ਤੁਹਾਡੇ ਸਿੱਟੇ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਜ਼ੋਰਦਾਰ ਸ਼ੈਲੀ ਅਤੇ "ਹੁਣ ਸਾਨੂੰ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ..." ਵਰਗੇ ਸੰਮਲਿਤ ਵਾਕਾਂਸ਼ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਦੀ ਭਾਵਨਾ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੀ ਰਿਪੋਰਟ ਨੂੰ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਦੇਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡਾ ਸਿੱਟਾ ਰਣਨੀਤਕ ਹੈ।

ਤੁਹਾਡੀ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਅਤੇ ਸਿੱਟੇ ਦਾ ਧਿਆਨ ਰੱਖ ਕੇ, ਅਤੇ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਅੰਤਰ-ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਵਿਕਾਸ ਨੂੰ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾ ਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਅਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਰਿਪੋਰਟ ਦੀ ਗਾਰੰਟੀ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਜੋ ਜਾਣੇਗੀ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਪਾਠਕਾਂ ਦਾ ਧਿਆਨ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਅੰਤ ਤੱਕ ਕਿਵੇਂ ਖਿੱਚਣਾ ਹੈ।

ਲੇਖ ਵਿੱਚ ਵਿਚਾਰੇ ਗਏ ਸੰਪਾਦਕੀ ਸੁਝਾਵਾਂ 'ਤੇ ਆਧਾਰਿਤ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਰਿਪੋਰਟ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਲਪਨਿਕ ਉਦਾਹਰਨ ਇੱਥੇ ਹੈ:

[/ਡੱਬਾ]