Mblidhni lexuesin tuaj nga hyrja

Hyrja është thelbësore për të tërhequr vëmendjen e lexuesit tuaj dhe për t'i inkurajuar ata të lexojnë pjesën tjetër të raportit tuaj. me e-mail.

Filloni me një fjali të fuqishme që përcakton kontekstin ose nënvizon objektivin kryesor, për shembull: "Pas lançimit të dështuar të linjës sonë të re të produkteve, është e domosdoshme të analizohen shkaqet dhe të veprohet shpejt".

Struktojeni këtë hyrje të shkurtër në 2-3 fjali kryesore: situata aktuale, çështjet kryesore, perspektiva.

Bast për një stil të drejtpërdrejtë dhe fjalë të forta. Vendosni informacionin thelbësor në fillim të fjalive.

Ju mund të përfshini shifra për të mbështetur pikën tuaj.

Në disa rreshta të synuar, prezantimi juaj duhet ta bëjë lexuesin tuaj të dëshirojë të lexojë për të mësuar më shumë. Që në sekondat e para, fjalët tuaja duhet të vazhdojnë.

Me një hyrje të hartuar mirë, raporti juaj i emailit do të tërheqë vëmendjen dhe do të motivojë lexuesin tuaj për të hyrë në thelbin e analizës suaj.

Rritni raportin tuaj me pamjet përkatëse

Vizualet kanë fuqi të pamohueshme tërheqëse në një raport me email. Ata e përforcojnë mesazhin tuaj në një mënyrë të fuqishme.

Mos hezitoni të integroni grafikët, tabelat, diagramet, fotot nëse keni të dhëna përkatëse për të paraqitur. Një grafik i thjeshtë me byrek që ilustron shpërndarjen e shitjeve do të ketë më shumë ndikim sesa një paragraf i gjatë.

Kini kujdes, megjithatë, të zgjidhni pamje të qarta që kuptohen shpejt. Shmangni grafikët e mbingarkuar. Gjithmonë citoni burimin dhe shtoni një titull shpjegues nëse është e nevojshme.

Gjithashtu sigurohuni që pamjet tuaja të mbeten të lexueshme në celular, duke kontrolluar ekranin. Nëse është e nevojshme, krijoni një version të përshtatshëm për ekrane të vogla.

Ndryshoni pamjet vizuale në raportin tuaj për të stimuluar vëmendjen, me masë. Një email i mbingarkuar me imazhe do të humbasë qartësinë. Alternoni tekstin dhe pamjet vizuale për një raport dinamik.

Me të dhënat përkatëse të theksuara mirë, pamjet tuaja vizuale do të tërheqin vëmendjen dhe do ta bëjnë raportin tuaj të emailit më të lehtë për t'u kuptuar në një mënyrë tërheqëse dhe profesionale.

Përfundoni duke hapur perspektivat

Përfundimi juaj duhet të frymëzojë lexuesin tuaj që të ndërmarrë veprime për raportin tuaj.

Së pari, përmblidhni shpejt pikat kryesore dhe përfundimet në 2-3 fjali koncize.

Theksoni informacionin që dëshironi që marrësi juaj të kujtojë fillimisht. Ju mund të përdorni disa fjalë kyçe nga titujt për të kujtuar strukturën.

Më pas, përfundoni emailin tuaj me një hapje për atë që do të vijë më pas: propozim për një takim pasues, kërkesë për vërtetimin e një plani veprimi, vazhdim për të marrë një përgjigje të shpejtë...

Përfundimi juaj ka për qëllim të jetë tërheqës në mënyrë që të nxisë një reagim nga lexuesi juaj. Një stil pohues me folje veprimi do ta lehtësojë këtë qëllim.

Duke punuar në përfundimin tuaj, ju do t'i jepni perspektivë raportit tuaj dhe do ta motivoni marrësin tuaj të përgjigjet ose të ndërmarrë veprime.

 

Shembull i një raporti me e-mail për të përshkallëzuar problemet teknike dhe për të propozuar një plan veprimi

 

Tema: Raporti – Përmirësimet që duhen bërë në aplikacionin tonë

I dashur Thomas,

Shqyrtimet e fundit negative në aplikacionin tonë më shqetësojnë dhe kam nevojë për disa ndryshime të shpejta. Duhet të reagojmë përpara se të humbasim më shumë përdorues.

Çështjet aktuale

  • Vlerësimet e App Store deri në 2,5/5
  • Ankesat e shpeshta të gabimeve
  • Karakteristika të kufizuara në krahasim me konkurrentët tanë

Rruga e Përmirësimeve

Unë sugjeroj që të përqendrohemi tani në:

  • Korrigjimi i gabimeve kryesore të raportuara
  • Shtimi i veçorive të reja të njohura
  • Një fushatë për të promovuar shërbimin tonë ndaj klientit

Le të organizojmë një takim këtë javë për të përcaktuar saktë zgjidhjet teknike dhe tregtare që do të zbatohen. Është thelbësore të veprojmë shpejt për të rifituar besimin e përdoruesve tanë dhe për të rritur vlerësimet e aplikacionit.

Duke pritur për kthimin tuaj, Zhan