Email-i është një nga mjetet kryesore të komunikimit në mjedisin profesional. Megjithatë, disa priren të harrojnë rregullat. Kjo duke pasur parasysh se emaili konsiderohet të jetë më pak formal se letra. Është e rëndësishme të dini se ky shkrim megjithatë mbetet një shkrim funksional, edhe nëse ka një stil më të lehtë ose më të përshtatshëm për përdoruesit. Si të keni sukses në një email profesional? Zbuloni praktikat që duhen adoptuar për një hartim në rregullat e artit.

Rreshti i temës së postës elektronike duhet të jetë i shkurtër

Gjëja e parë që marrësi juaj do të lexojë është padyshim tema e emailit tuaj. Kjo në të vërtetë është rreshti i vetëm që shfaqet në kutinë hyrëse. Kjo është arsyeja pse duhet të jetë e shkurtër, precize dhe e hijshme. Po kështu, ai duhet të ketë një lidhje me qëllimin e postës suaj elektronike (njoftoni, informoni, ftoni). Me fjalë të tjera, marrësi duhet të kuptojë shpejt se çfarë është, thjesht duke lexuar temën.

Subjekti i postës elektronike mund të formulohet në një fjali nominale, një fjali pa një fjalë lidhëse, një fjali nga 5 deri në 7 fjalë, një fjali pa një artikull. Këtu janë disa shembuj: "kërkesa për informacion", "aplikimi për pozicionin e ...", "anulimi i trajnimit të CSE të 25 janarit", "ftesa për 10 vitet e kompanisë X", "raporti i takimit nga ”, Etj.

Gjithashtu, vini re se mungesa e një teme mund ta bëjë postën elektronike të padëshiruar.

Formula e fillimit

E quajtur ndryshe formula e thirrjes, kjo përcakton fjalët e para të postës elektronike. Me fjalë të tjera, janë fjalët ato që sigurojnë kontakt me bashkëbiseduesin.

Kjo formulë e apelit varet veçanërisht nga faktorët e mëposhtëm:

  • Marrëdhënia juaj me marrësin: a e njihni marrësin? Nëse po, në cilën pikë?
  • Konteksti i komunikimit: zyrtar apo informal?

Prandaj është e qartë që ju nuk do t'i drejtoheni një eprori në të njëjtën mënyrë siç do t'i drejtoheni një kolegu. Po kështu, është një formulë tjetër që do të përdorni kur i drejtoheni një të huaji.

Pas formulës së apelit vjen fjalia e parë e postës elektronike e cila duhet të lidhet me temën e shkrimit profesional.

Trupi i postës elektronike

Konsideroni përdorimin e teknikës së piramidës së përmbysur për të shkruar pjesën e emailit tuaj. Kjo konsiston në fillimin me informacionin kryesor të postës elektronike e cila më së shpeshti është subjekt i postës elektronike. Pas kësaj, do t'ju duhet të evokoni informacionin tjetër në një mënyrë në rënie, që do të thotë nga më e rëndësishmja tek më pak thelbësoreja.

Arsyeja pse ju duhet të shkoni për këtë metodë është se pjesa e parë e një fjalie është leximi më i mirë dhe më i mbajtur mendi. Në një fjali me 40 fjalë, ju zakonisht mbani mend vetëm 30% të pjesës së parë.

Emaili juaj duhet të shkruhet në fjali të shkurtra dhe në gjuhën profesionale, të përditshme. Në këtë kuptim, shmangni termat teknikë dhe sigurohuni që midis fjalive të ketë fjalë lidhëse.

Në fund, mos harroni frazën e sjellshme për të përfunduar emailin tuaj. Pastaj përdorni një mirësjellje të shkurtër në fund duke e përshtatur atë në kontekstin e shkëmbimit, por edhe në marrëdhëniet tuaja me marrësin.