Rëndësia e raportit është se ju jep të gjithë informacionin pa pasur nevojë të kaloni nëpër njëqind faqe. Nëse duhej të kufizohemi për të kopjuar shkëmbimet gjatë takimeve, do të kishit dokumente të një vëllimi të madh. Por kjo shmanget kur raportet janë bërë dhe veçanërisht kur bëhet me metodologjinë e duhur. Në takime pune, seminare, misione, shumë pika debatohen, prezantohen prezantime të gjata, identifikohen sfida të mëdha. E gjithë kjo duhet t'i paraqitet stafit të kompanisë, seminarëve ose sponsorëve të operacioneve. pastaj, si të shkruani një raport relevant ne kete kontekst? Shkrimi i tij nuk është një detyrë e lehtë, veçanërisht nëse duhet të theksoni të gjithë elementët e detyrueshëm në një raport.

Përgjithësi dhe veçori për të shkruar një raport

Raporti duhet të raportojë në mënyrë të plotë vendimet që janë marrë gjatë takimit, si dhe temat që janë studiuar. Ajo duhet të paraqesë linjat e përgjithshme që janë evokuar gjatë bisedave. Ky është një pikë referimi e besueshme për të gjithë punonjësit e kompanisë. Në të vërtetë, jo të gjithë mund të jenë në takime në të njëjtën kohë për shkak të sëmundjes apo të tjera. Prandaj, raporti lejon të jetë në të njëjtin nivel informacioni si të tjerët. duke shkruar një raport paraqitet në formën e një shkrimi, është krejtësisht ndryshe nga procesverbalet ose deklaratat e thjeshta të diskutimeve.

Nëse dokumentet janë paraqitur në takim, këto duhet të përmenden. Gjithashtu vendosni faqet ku t'i gjeni ato, bëni një fotokopje që do t'i bashkëngjitni raportit tuaj. Kur të merren vendime që duhet të ndërmerren veprime, do të jetë e nevojshme të përcaktohet se kush do t'i ekzekutojë ato. Në të njëjtën mënyrë, do të jetë e nevojshme të theksohet koha e ekzekutimit e përcaktuar gjatë takimit. Sapo të përcaktohen këto veprime, do të jetë e lehtë t'i jepni fjalën interpretuesve në mbledhjet e ardhshme për përmbledhjet e asaj që është bërë konkretisht. Shkruani një raport, kërkon që të kujdeset për një neutralitet absolut, pikat që duhet korrigjuar, vështirësitë e hasura gjatë takimit duhet të evokohen. Gjithashtu prezanto të gjitha pozitive që janë vënë re.

Dini si të shkruani një raport relevant

Un raport relevant duhet të shkruhet brenda disa orësh nga ngjarja. Nëse prisni ditë pas, është e sigurt që do të lini disa informacione vitale. Në të njëjtën mënyrë, mençuria e shkrimit ju lejon të vendosni të gjitha ngjarjet në kontekstin e tyre. Ngjeshja është fjala kryesore për të shkruar një raport të mirë. Të gjithë informacionin e nevojshëm për lexuesin duhet të dalin drejtpërdrejt. Shmangni të tepërt ose kthesat shumë të gjata. Shko drejtë në pikë.

Derdh shkruaj një raport të mirë, është e nevojshme të prezantohen pikat që i interesonin rendit të ditës. Bëni një tekst të strukturuar në mënyrë perfekte sepse do ta bëjë leximin më fluid. Në përgjithësi, prezantimi në një hyrje, një zhvillim dhe një përfundim është një dokument i përshtatshëm. Ju mund të keni aq paragrafë në trupin e raportit sa pikat e studiuara. Plani gjithashtu duhet të merret shumë seriozisht. Do të bëni një plan analitik nëse një shqetësim i vetëm ka marrë të gjithë takimin. Nga ana tjetër, nëse shumë pika janë rregulluar, do të duhet të bëni një plan tematik i cili do t'i paraqesë ato sipas rëndësisë në rënie. Në nivelin e përfundimit të raportit, do të jetë e nevojshme që pikat që mbeten për t'u studiuar të dalin qartë. E njëjta gjë sigurisht për detyrat që ende duhet të ekzekutohen. Së fundi, për të shkruar një raport përkatës, do të ishte e preferueshme të kishim njohuri mjaft të sakta në fushën në të cilën do të diskutohen pyetjet. Kjo do të bëjë të mundur prodhimin e teksteve të shkurtra dhe sintetike, me terminologji të përshtatshme.

Kriteret për të shkruar një raport

Vëzhgoni kriteret për të shkruar një raport është thelbësore, bën të mundur të jesh objektiv dhe besnik ndaj ngjarjeve. Ju duhet të shmangni dhënien e mendimeve personale ose pëlqimin e asaj që është vendosur. Duhet të shmangni transkriptimin e të gjitha fjalimeve të pjesëmarrësve në takim. Ju duhet të kufizoheni në përmendjen e thelbit të asaj që është thënë, vijave të përgjithshme.

Për të arritur këtë, është përgjegjësia juaj për të zgjedhur informacionin. Në klasifikimin tuaj, shmangni sidomos të fokusoheni në aksesorin, ndërsa drejtori nuk del nga raporti. Bëni një përpjekje të vërtetë për të përmbledhur dhe renditur prioritetin e informacionit në mënyrë të rendësishme.

Shmangni përdorimin e kushteve personale, me fjalë të tjera, shmangni "Unë" si dhe "NE", të gjitha që sugjerojnë përfshirjen personale të autorit. Meqenëse ju duhet të mbeteni sa më neutral, mos përdorni mbiemra ose adverb. Jini të kujdesshëm për të minimizuar përsëritjen në tekstin tuaj.

Po kështu, të gjitha komentet që largohen nga debati duhet të jenë të ndaluara. Është gjithashtu e rëndësishme për të monitoruar gramatikën tuaj, fjalorin dhe drejtshkrimi juaj. Frengjishtja që ju do të përdorni duhet të jetë i patëmetë.

Zgjidhni stilin e shkrimit të një raporti

Para se të filloni, mendoni së pari për zgjedhjen e shkruani stilin e shkrimit që do të bësh:

  • Stili i plotë për fillestarët

Nëse kjo është hera e parë që ju nevojitet shkruaj një raportështë më mirë për ju që të zgjedhni stilin shterues. Ky stil është edhe më i përshtatshëm kur prezantimet në seminar ose takim janë bërë me PowerPoint. Prandaj do të jetë e nevojshme të shmanget reduktimi i informacionit në mënyrë të panevojshme. Megjithatë, do të jetë e nevojshme të mendoni për ripërpunimin e transkriptimit tuaj, për të mos thënë gjithçka, që nuk do të ishte më një raport. Për të zgjedhur këtë stil, duhet të keni kujdes për të regjistruar seminarin.

Ju mund të sillni një pajisje të përshtatshme ose të kërkoni regjistrimet e bëra nga dhoma e kontrollit kur dhoma është e pajisur. Nëse nuk doni të regjistroni, merrni shënime duke shkurtuar sa më shumë që mundeni. Jini efikas dhe të shpejtë. Të gjitha dokumentet që do të ndahen gjatë seminarit duhet të jenë në posedim tuaj. Për këto dokumente, ju thjesht mund t'i bashkëngjitni ato në procesverbal. Nuk ka nevojë të përsëritet. Vetëm sigurohuni që t'i përfshini ato në trupin e raportit.

  • Stili i përzier

Do të ketë një stil të drejtpërdrejtë dhe tërësisht neutral. Në debatimin e rasteve, është më e përshtatshme të zgjedhësh një formë nominative. Kjo formë do të bëjë të mundur përmendjen e emrit, emrit dhe shërbimeve të përfaqësuara nga secili prej folësve.

  • Në nivelin e formës

Theksoni datën, pjesëmarrësit dhe programin që u ndoq gjatë takimeve. Sigurohuni që informacioni juaj të jetë sa më i besueshëm që të jetë e mundur duke e përditësuar atë kur seminari përparon.

Çfarë informacioni duhet të gjendet në një raport?

Derdh raportoni për një takimju duhet të filloni me emrin e kompanisë në fjalë. Gjithashtu vendosni koordinatat e saj. Më pas, theksoni titullin e dokumentit dhe identitetin e personit që e ka shkruar atë. Gjithashtu shtoni datën e takimit tuaj, si dhe vendin ku po mbahet. Përveç kësaj, do të jetë e nevojshme të numërohen personat të cilët kanë marrë pjesë në takim. Përmend edhe mungesat, si dhe ata që dhanë një justifikim për mungesën e tyre.

Nga të gjithë këta njerëz, theksoni edhe funksionet e tyre përkatëse brenda kompanisë. Më pas, theksoni qëllimin e takimit tuaj, i cili zakonisht quhet axhendë. Më pas, prezantoni temat që u diskutuan duke vendosur tituj për secilën. Do të jetë e nevojshme që rezolutat e marra në fund të debateve të dalin qartë. Mos harroni të vendosni nënshkrimin tuaj, është e rëndësishme që ne të dimë identitetin e personit që ka shkruar raportin.

Rekomandim për të shkruar një raport të misionit

La duke shkruar raportin e një misioni është një detyrë edhe më specifike. Misionet e auditimit, misionet humanitare, misionet e kontabilistëve të autorizuar apo edhe misionet ligjore duhet të përmbahen në një raport. Kjo përmbledhje duhet t'i dërgohet sponsorit të misionit. Në këtë rast, ju duhet të theksoni vëzhgimet tuaja, por edhe rekomandimet dhe analizat tuaja:

  • Faza e hartimit

Në faqen e parë të raportit tuaj, duhet të përmendni emrin e agjentëve dhe emrin e përfaqësuesit / eve të autorizuar. Duhet gjithashtu të paraqiten datat, qëllimi i caktimit dhe kohëzgjatja aktuale e caktimit. Në nivelin përmbledhës, ai duhet të tregojë qartë aspektet më të dukshme të misionit. Është më mirë të bëhet një përmbledhje, përpara se të futesh në hyrje.

Paraqitja duhet të jetë e drejtpërdrejtë dhe të listojë plotësisht çështjet që janë trajtuar gjatë misionit. Në zhvillim, duhet të tregoni kompanitë e agjentëve. Ju gjithashtu duhet të transkriptoni gjërat thelbësore të letrës që autorizon misionin. Kjo bën të mundur nxjerrjen në pah të kuadrit dhe buxhetit të misionit.

  • Përmendet të tjera

Objekti, emri i komitetit të ekspertëve dhe funksionet e tyre. Metoda e ekspertizës, vështirësitë të cilat ishin prerogativë e misionit. Të gjitha këto duhet të regjistrohen. Kurdoherë që do të kryhen intervista me anëtarët e strukturës, do të jetë e nevojshme të kryhen raportet përkatëse dhe t'i futen ato në raportin e përgjithshëm të misionit.

Nëse keni garantuar anonimitetin e disa prej bashkëbiseduesve tuaj gjatë misionit tuaj, ju mund të transkriptoni informacionin që ata ju kanë dërguar në formë statistikore jo nominative. Sigurohuni që të shënoni shpirtin e agjentit me një përfundim të mirëpunuar. Së fundi, mund të bashkëngjitni raportet për analiza, llogaritë, matje dhe mbi të gjitha, të bëni një bibliografi shteruese.

  • Rekomandime të vogla

Derdh shkruaj një raport të mirë, dokumenti duhet të jetë konciz dhe konciz, ju mund të përdorni grafikë, foto dhe madje plane. Nëse analizat tuaja kanë detaje shumë të detajuara, vendosini ato në shtojca. Meqenëse dokumenti mund të lexohet nga të gjithë, shmangni kushtet shumë teknike dhe të pakuptueshme për lexuesit e përbashkët. Nëse ju duhet t'i vendosni ato, shpjegoni ato shpejt.

Raporti juaj duhet të ketë tituj dhe nëntituj me shenja të plota, paragrafë dhe numërim. Mos u ndjeni sikur duhet t'i bashkangjitni të gjitha dokumentet. Në thelb kufizohuni në ata që keni përmendur në raportin e misionit tuaj. Shmangni gabimet që njollosin anën profesionale të punës tuaj. Shkarkoni softuer korrigjimi si Cordial ose Antidote për të korrigjuar gabimet. Ose, bëni që dikush pranë jush të bëjë një lexim përfundimtar që do të vlerësojë gjithashtu rëndësinë e punës suaj. Ai madje mund t'ju tregojë shpejt nëse është e kuptueshme apo jo.

Raporti më në fund mund të jetë i shkurtër ose edhe sinoptik. Ai që është sinoptik bëhet me tabela në format Word ose Excel. Nga ana tjetër, stenografi grupon të gjithë informacionin në një mënyrë kronologjike duke kryer një transkriptim që ndonjëherë mund të jetë integral. Shkruani mirë, raporti juaj do të shërbejë si arkiv dhe informacion shtesë për të gjithë punonjësit.