Уншихад илүү хялбар болгохын тулд имэйлээ ангилж, цэгцлээрэй
Мянга мянган имэйлийг стрессгүй удирдах эхний алхам бол таны ирсэн имэйл хайрцгийг сайтар зохион байгуулах явдал юм. Үүнийг хийхийн тулд бизнесийн Gmail нь танд үүнийг хийхэд туслах хэд хэдэн функцийг санал болгодог.
Эхлээд ирсэн имэйлийн цонхны давуу талыг ашиглаарай. Gmail нь "Үндсэн", "Урамшуулал", "Нийгмийн сүлжээ" гэх мэт өөрчлөх боломжтой табуудыг санал болгодог. Эдгээр табуудыг идэвхжүүлснээр та имэйлийг мөн чанараар нь салгаж, уншихад хялбар байх болно.
Дараа нь имэйлээ ангилахын тулд шошго ашиглах талаар бодож үзээрэй. Та өөрийн чухал төслүүд, үйлчлүүлэгчид эсвэл сэдвүүддээ зориулж тусгай шошго үүсгэж, тэдгээрийг хялбархан сэргээхийн тулд имэйлдээ оноож болно. Янз бүрийн ангиллыг хурдан ялгахын тулд өнгийг бас ашиглаж болно.
Gmail шүүлтүүр нь тодорхой үйлдлүүдийг автоматжуулах, ирсэн имэйл хайрцгаа илүү үр дүнтэй удирдах бас нэг гайхалтай боломж юм. Жишээлбэл, та тодорхой хаягаас эсвэл тодорхой сэдэвтэй имэйлийг автоматаар архивлах шүүлтүүр үүсгэх, шошго тавих эсвэл уншсан гэж тэмдэглэх боломжтой.
Эцэст нь, чухал имэйлүүдийг тэмдэглэж, дараа нь хялбар олохын тулд туг, од ашиглахаа бүү мартаарай. Та имэйлээ илүү сайн цэгцлэхийн тулд Gmail-н тохиргоонд байгаа од, тугны төрлийг өөрчлөх боломжтой.
Эдгээр зөвлөмжийг дагаснаар та Gmail-н имэйл хайрцагаа үр дүнтэй зохион байгуулж, олон мянган имэйлийг стрессгүй удирдах боломжтой.
Ирсэн имэйлээ удирдахдаа идэвхтэй хандаарай
Стрессгүй олон мянган имэйлийг удирдахын тулд байнга ирж буй мессежүүдэд дарагдахгүй байхын тулд идэвхтэй хандлагыг шаарддаг. Бизнесийнхээ Gmail-н ирсэн имэйлийг удирдахад тань туслах зарим стратеги энд байна.
Нэгдүгээрт, ирсэн имэйлээ тогтмол шалгаж, аль болох хурдан имэйлтэй харьцаж хэвшээрэй. Энэ нь танд чухал мессежүүдэд хурдан хариу өгөх, уншаагүй имэйлийн хоцрогдолоос зайлсхийх боломжийг олгоно. Мөн та өөрийн цахим шуудангаа шалгах, боловсруулах тодорхой цагийн хуваарийг тохируулах боломжтой бөгөөд ингэснээр та ажилдаа байнга саад болохгүй.
Дараа нь яаралтай имэйлүүд болон хүлээх боломжтой имэйлийг ялгаж сур. Яаралтай арга хэмжээ авах шаардлагатай мессежүүдийг хурдан тодорхойлсноор та тэдгээрийг эрэмбэлж, ач холбогдол багатай имэйлд цаг үрэхээс зайлсхийх боломжтой.
Бизнест зориулсан Gmail нь шууд боловсруулах боломжгүй имэйлүүдэд сануулагч тохируулах боломжийг санал болгодог. Сануулагчийг тохируулахын тулд "Барьцах" функцийг ашиглана уу, танд илүү их цаг гарвал дараа нь имэйл илгээх хуваарь гарга.
Эцэст нь, хуучирсан имэйлийг устгах эсвэл архивлах замаар ирсэн имэйлээ тогтмол цэвэрлэж байхаа бүү мартаарай. Энэ нь танд эмх цэгцтэй ирсэн имэйлийг хадгалах, чухал хэвээр байгаа мессежүүдэд анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгоно.
Эдгээр идэвхтэй стратегийг хэрэгжүүлснээр та мянга мянган имэйлийг стрессгүй үр дүнтэй удирдаж, өдөр бүр хүлээн авдаг мессежийн хэмжээгээ тайван байлгах боломжтой болно.
Имэйлийн хэмжээг багасгахын тулд харилцаа холбоогоо оновчтой болго
Олон мянган имэйлийг стрессгүйгээр удирдах өөр нэг арга бол хүлээн авах, илгээх имэйлийн хэмжээг багасгахын тулд харилцаа холбоогоо оновчтой болгох явдал юм. Бизнесийн хувьд Gmail-тэй харилцах харилцаагаа сайжруулах зарим зөвлөмжийг энд оруулав.
Өөрийн мессежийг ойлгоход хялбар болгож, нэмэлт харилцан яриа хийх хэрэгцээг багасгахын тулд тодорхой, товч имэйл бичиж эхэл. Имэйлээ илүү уншигдахуйц, сонирхол татахуйц болгохын тулд богино догол мөр, гарчиг, тэмдэглэгдсэн жагсаалт бүхий зохион байгуулалтад оруулахаа мартуузай.
Хамтран ажиллахын тулд Gmail-ийн хэрэгслийг ашиглан шаардлагагүй имэйл солилцохоос зайлсхий. Жишээлбэл, имэйлээр хавсралт илгээхийн оронд Google Docs, Sheets эсвэл Slides ашиглан баримт бичгийг хуваалцаж, бодит цаг хугацаанд хамтран ажиллана уу.
Мөн албан бус хэлэлцүүлэг эсвэл хурдан асуултын хувьд бусад харилцааны хэрэгслийг ашиглах талаар бодож үзээрэй Google чат эсвэл имэйл илгээхийн оронд Google Meet. Энэ нь таны цагийг хэмнэж, ирсэн имэйлийн тоог багасгах болно.
Эцэст нь, ирж буй имэйлийн хэмжээг багасгахын тулд хамааралгүй мэдээллийн товхимол эсвэл мэдэгдлийн бүртгэлээс татгалзаж болно. Бизнест зориулсан Gmail нь сурталчилгааны имэйл бүрийн дээд хэсэгт бүртгэлээ цуцлах холбоос оруулснаар захиалгаа удирдахад хялбар болгодог.
Харилцаа холбоогоо оновчтой болгож, имэйлийн хэмжээг бууруулснаар та өөрийн бизнесийн Gmail ирсэн имэйлийг илүү сайн удирдаж, олон мянган имэйлийг удирдах стрессээс зайлсхийх боломжтой болно.
