Бизнест зориулсан Gmail-д архивлах эсвэл устгах: Зөв сонголт хийх
Мэргэжлийн ертөнцөд имэйлийн менежмент маш чухал байдаг. -тай Gmail Enterprise, танд мессежээ удирдах хоёр үндсэн сонголт байна: архивлах, устгах. Гэхдээ хэзээ нэг нь нөгөөгөөсөө давуу байх ёстой вэ?
Архивлах: эмх замбараагүй хадгалах зориулалттай
Бизнест зориулсан Gmail-д имэйл архивлах үед энэ нь таны ирсэн имэйл хайрцагнаас алга болох боловч таны бүртгэлд хадгалагдсан хэвээр үлдэнэ. Энэ нь таны дараа хянаж үзэхийг хүсч болох чухал мессежүүдэд тохиромжтой сонголт юм. Архивлах нь хайлтын функцээр дамжуулан имэйл рүүгээ хурдан хандахын зэрэгцээ ирсэн имэйлийг эмх цэгцгүй байлгах боломжийг олгоно.
Устгах: байнгын цэвэрлэгээ хийх зориулалттай
Имэйлийг устгаснаар таны Gmail бүртгэлээс устгана. Хогийн саванд 30 хоногийн дараа мессеж бүрмөсөн устгагдана. Энэ сонголтыг хамааралгүй имэйл, спам эсвэл танд хэрэггүй болсон гэдэгт итгэлтэй байгаа бусад мессежүүдэд ашиглахыг зөвлөж байна.
Тэгэхээр архивлах уу, устгах уу?
Шийдвэр нь мессежийн шинж чанараас хамаарна. Бизнесийн чухал мэдээллийг агуулсан имэйлийн хувьд архивлах нь хамгийн сайн сонголт юм. Чухал бус мессеж, анхаарал сарниулах зүйл байвал устгахыг сонго.
Эцэст нь хэлэхэд Gmail нь имэйлийг үр дүнтэй удирдах хүчирхэг хэрэгслийг санал болгодог. Архивлах, устгах хоёрын ялгааг ойлгосноор та платформын хэрэглээгээ оновчтой болгож, бизнесийн харилцаа холбоог жигд болгож чадна.
Бизнесийн Gmail дээр архивлахын ашиг тус
Архивлах нь Gmail-н чухал онцлог бөгөөд мэргэжлийн хүмүүст хэд хэдэн давуу талыг санал болгодог. Нэгдүгээрт, энэ нь ирсэн имэйлийг өгөгдөл алдалгүйгээр устгадаг. Архив хийснээр та цэвэр, эмх цэгцтэй интерфэйсийг хадгалахын зэрэгцээ имэйлдээ бүрэн хандах боломжтой болно.
Түүнчлэн, Gmail-ийн хүчирхэг хайлтын функцийн тусламжтайгаар архивлагдсан имэйлийг олох нь хүүхдийн тоглоом юм. Түлхүүр үг, огноо, илгээгчийн нэрийг санаж байгаа эсэхээс үл хамааран Gmail таны архивлагдсан мессежийг хурдан шүүж, холбогдох үр дүнг хүргэдэг. Энэ нь их хэмжээний захидал харилцаатай ажилладаг мэргэжилтнүүдийн гол хөрөнгө юм.
Устгах: эргэлт буцалтгүй шийдвэр
Архивлахаас ялгаатай нь Gmail дээрх имэйлийг устгах нь 30 хоногийн дараа байнгын үйлдэл юм. Энэ бол үнэхээр ашиггүй эсвэл шаардлагагүй мессежийг нөөцлөх алхам юм. Үнэн хэрэгтээ, имэйлийг бүрмөсөн устгасны дараа түүнийг сэргээх боломжгүй болно.
Тиймээс устгахаасаа өмнө давуу болон сул талуудыг жинлэх нь чухал юм. Gmail аз болоход устгасан имэйлүүд 30 хоногийн турш хадгалагдах "хогийн сав"-ыг санал болгож, алдаа гарсан тохиолдолд тэдгээрийг сэргээх боломжийг олгодог.
Дүгнэж хэлэхэд, Gmail дахь имэйлийн удирдлага нь архивлах, устгах үйл явцын ялгаа, ашиг тусын талаар тодорхой ойлголтод тулгуурладаг. Мэргэжилтэн бүр оновчтой харилцахын тулд өөрийн хэрэгцээнд нийцсэн стратеги баримтлах ёстой.
Бизнест зориулсан Gmail дэх шилдэг менежментийн хэрэглээний стратеги
Мэргэжлийн хүрээнд цахим шуудангийн менежментийг эзэмших нь маш чухал юм. Gmail Enterprise нь архивлах, устгах функцүүдтэй бөгөөд таны захидал харилцааг үр дүнтэй зохион байгуулах хүчирхэг хэрэгслийг санал болгодог. Гэхдээ та имэйлийг хэзээ архивлах эсвэл устгахаа хэрхэн шийдэх вэ?
- Урт хугацааны хамаарлын үнэлгээ : Архивлах, устгах хоёрын хооронд сонголт хийхээсээ өмнө имэйлийн ирээдүйн үнэ цэнийн талаар өөрөөсөө асуулт асуугаарай. Хэрэв мессеж нь төслийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл эсвэл харилцагчийн яриа гэх мэт хожим хэрэг болох мэдээлэл агуулсан бол архивлах нь дээр.
- Нууцлал ба аюулгүй байдал : Ашигтай байх хугацаа нь дууссаны дараа нууц эсвэл нууц мэдээлэл агуулсан имэйлийг мэдээлэл алдагдуулах эрсдэлийг багасгахын тулд устгах хэрэгтэй.
- Хадгалах зайг оновчтой болгох : Хэдийгээр Gmail Business нь их хэмжээний хадгалах зайг санал болгодог ч шаардлагагүй имэйлийг тогтмол устгах нь үйлчилгээг жигд, хурдан ашиглахад тусалдаг.
- Удирдлагын дэг журам : Имэйлээ шалгахын тулд долоо хоног эсвэл сар бүрийн горимыг бий болго. Энэ нь ирээдүйд үзэхийн тулд аль мессежийг архивлах, алийг нь бүрмөсөн устгахаа шийдэхэд тусална.
Эцсийн эцэст Gmail-г бизнест үр дүнтэй ашиглах гол түлхүүр нь архив, устгах хэрэгслийг ойлгож, ухаалгаар ашиглах явдал юм. Бодлоготой стратеги баримталснаар мэргэжилтнүүд харилцаа холбоогоо аюулгүй, үр дүнтэй байлгахын зэрэгцээ бүтээмжийг нэмэгдүүлэх боломжтой.
