Имэйл илгээх урлагийг эзэмш
Өнөөгийн бизнесийн ертөнцөд цахим шуудангаар харилцах зайлсхийх боломжгүй болсон. Gmail, гол бүрэлдэхүүн хэсэг болгон Google ажлын талбар, энэ харилцаанд хамгийн их ашиглагддаг хэрэгслүүдийн нэг юм. Дөнгөж компанид элссэн, Gmail хаягаа IT-ээр тохируулсан хэрэглэгчийн хувьд имэйл илгээх үндсийг ойлгох нь чухал юм.
Имэйл бичихдээ эхний алхам бол хүлээн авагчийн имэйл хаягийг оруулах явдал юм. Аливаа үл ойлголцол, саатлаас зайлсхийхийн тулд энэ хаягийг зөв эсэхийг шалгах нь маш чухал юм. Дараа нь, сэдвийн мөрийг бичих нь ихэвчлэн үл тоомсорлодог алхам боловч хамгийн чухал зүйл юм. Тодорхой бөгөөд нарийн гарчгийн мөр нь хүлээн авагчид юу болохыг шууд мэдэх боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь имэйлийг удирдах, эрэмбэлэхэд хялбар болгодог.
Имэйлийн үндсэн хэсгийг бичих нь бас онцгой анхаарал шаарддаг. Мэргэжлийн хүрээнд товч, тодорхой, хүндэтгэлтэй байх нь чухал. Хүлээн авагч үүнийг ойлгоно гэдэгт итгэлтэй биш л бол үг хэллэгээс зайлсхийхийг зөвлөж байна. Эцэст нь, "Илгээх" товчийг дарахын өмнө имэйлээ алдаагүй, хүссэн мессежийг үр дүнтэй дамжуулж байгаа эсэхийг шалгах нь үргэлж сайн санаа юм.
Имэйл хүлээн авах: эрэмбэлэх, удирдах
Имэйл хүлээн авах нь ихэнх мэргэжилтнүүдийн өдөр тутмын ажил юм. Gmail-ийн тусламжтайгаар имэйл хүлээн авах нь илүү хялбар болсон боловч эдгээр мессежийг хэрхэн үр дүнтэй удирдахыг мэдэх нь таны цаг хугацаа, бүтээмжийг оновчтой болгоход чухал юм.
Gmail-ийг нээхэд хамгийн түрүүнд таны ирсэн имэйл хайрцаг харагдана. Энэ нь уншаагүй болон сүүлийн үеийн бүх имэйлийг агуулдаг. Уншаагүй имэйл нь тод үсгээр гарч ирэх бөгөөд энэ нь түүнийг бусдаас ялгахад хялбар болгодог. Цахим шуудан дээр дарснаар та үүнийг дэлгэрэнгүй унших боломжтой.
Gmail нь имэйлийг "Үндсэн", "Урамшуулал" эсвэл "Мэдэгдэл" гэх мэт өөр өөр ангилалд автоматаар ангилдаг гэдгийг анхаарах нь чухал. Энэ ангилал нь чухал имэйлийг чухал ач холбогдолтой имэйлээс салгахад тусалдаг. Хэрэв имэйлийг буруу ангилсан бол та хүссэн категори руу чирээд л зөөж болно.
Хүлээн авсан имэйлийг удирдах өөр нэг чухал тал бол шошго ашиглах явдал юм. Тэд танд имэйлийг төсөл, үйлчлүүлэгч эсвэл өөрт тохирсон бусад шалгуураар ангилах боломжийг олгодог. Жишээлбэл, хэрэв та тодорхой төсөл дээр ажиллаж байгаа бол төслийн нэр бүхий шошго үүсгэж, тухайн төсөлтэй холбоотой бүх имэйлд уг шошгыг оноож болно.
Эцэст нь, ирсэн имэйлээ эмх цэгцтэй байлгах нь маш чухал юм. Мэдээллийн хэт ачааллаас зайлсхийхийн тулд имэйлийг тогтмол устгах эсвэл архивлах шаардлагагүй бөгөөд ирээдүйд тодорхой имэйлийг олоход хялбар болгоно.
Имэйлд хариулах: үр ашиг, мэргэжлийн ур чадвар
Имэйлд хариулах нь өнөөгийн мэргэжлийн ертөнцөд зайлшгүй шаардлагатай ур чадвар юм. Шуурхай бөгөөд сайн томъёолсон хариулт нь авсан боломж, алдсан боломж хоёрын ялгаа байж болно. Gmail нь харилцааны гол хэрэгсэл болохын хувьд энэ ажлыг хөнгөвчлөх хэд хэдэн функцийг санал болгодог.
Хэрэв танд хариу өгөх шаардлагатай и-мэйл ирсэн бол үүнийг боломжийн хугацаанд хийхийг зөвлөж байна. Энэ нь таны мэргэжлийн ур чадвар, ярилцагчдаа тууштай ханддагийг харуулж байна. Gmail нь хурдан хариулах функцийг санал болгодог бөгөөд энэ нь хүлээн авсан имэйлийн агуулгад тулгуурлан автомат хариултыг санал болгодог. Хэдийгээр хэрэглэхэд хялбар боловч эдгээр хариултуудыг тухайн нөхцөл байдалд тохируулан өөрчлөх нь үргэлж сайн санаа юм.
Форматлах нь бас чухал юм. Gmail нь таны текстийг баяжуулах, холбоос оруулах эсвэл хавсралт нэмэх форматлах хэрэгслийн мөрийг санал болгодог. Мессеж тань урт текстээс зайлсхийж, тодорхой, бүтэцтэй эсэхийг шалгаарай. Уншихад хялбар болгохын тулд богино догол мөр, энгийн өгүүлбэр ашигла.
Эцэст нь, хариултаа илгээхээсээ өмнө зөв бичгийн болон дүрмийн алдаа гаргахгүйн тулд үргэлж уншаарай. Gmail-д алдаатай үгийн доогуур зурсан алдаа шалгагч байдаг. Сайн бичсэн хариулт нь таны мэргэжлийн ур чадварыг илтгэж, ярилцагчдын тань итгэлийг бий болгодог.
Gmail ашиглан имэйлд хариулах урлагийг эзэмшсэнээр та бизнесийн харилцаа холбоогоо оновчтой болгож, ажлын харилцаагаа бэхжүүлэх болно.
