Google Workspace-г эзэмших нь: Админ мэргэжилтнүүдэд зориулсан алхам алхмаар гарын авлага

Та бол захиргааны мэргэжилтэн бөгөөд та хүсч байна Google Workspace-г эзэмш ? Дахиж хайх хэрэггүй! Дижитал эрин зуунд Google-ийн ажлын талбарыг эзэмших нь эмх цэгцтэй байх, үр дүнтэй хамтран ажиллах, бүтээмжийг нэмэгдүүлэх гол түлхүүр юм. Та туршлагатай мэргэжилтэн эсвэл дөнгөж эхэлж байгаа эсэхээс үл хамааран энэхүү алхам алхмаар зааварчилгаа нь Google-ийн ажлын талбарыг жинхэнэ мэргэжилтэн шиг удирдахад тань туслах зорилготой юм. Энэхүү иж бүрэн гарын авлага нь Gmail болон Google Drive-ыг эзэмшихээс эхлээд Google Docs болон Google Sheets-н мэргэжилтэн болох хүртэл бүгдийг багтаасан болно. Дагахад хялбар заавар, тустай зөвлөмж, практик жишээнүүдийн тусламжтайгаар та даалгавраа хялбарчилж, харилцаа холбоогоо сайжруулж, үр ашгаа нэмэгдүүлэх боломжтой болно. Тиймээс админ ур чадвараа дараагийн түвшинд гаргаж, Google ажлын талбарын багш болоход бэлэн байгаарай. Адал явдалд шумбаж, энэхүү хүчирхэг хэрэгслийн бүрэн боломжийг ашиглацгаая!

Захиргааны мэргэжилтнүүдэд зориулсан Google Workspace ашиглахын ашиг тус

Google Workspace нь захиргааны мэргэжилтнүүдэд олон давуу талыг санал болгодог. Юуны өмнө энэ нь өдөр тутмын ажилд шаардлагатай бүх хэрэгслийг нэг дор төвлөрүүлэх боломжийг олгодог. Та имэйл удирдах, файл хадгалах, хуваалцах, баримт бичиг дээр хамтран ажиллах, уулзалт зохион байгуулах зэрэгт хэрэгтэй бүх зүйлээ Google Workspace-с олох болно.

Нэмж дурдахад Google-ийн ажлын талбар нь хамтын ажиллагааны хувьд маш уян хатан байдлыг санал болгодог. Та хамтран ажиллагсдаа бодит цаг хугацаанд баримт бичиг дээр ажиллахад хялбархан урьж, баг доторх зохицуулалт, харилцахад хялбар болгоно. Нэмж дурдахад Google-ийн ажлын талбар нь танд алсаас ажиллах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь өнөөгийн ертөнцөд зайлшгүй шаардлагатай болсон.

Эцэст нь, Google Workspace-г Google байнга шинэчилж, сайжруулдаг. Энэ нь та үргэлж хамгийн сүүлийн үеийн онцлог, хамгийн сайн гүйцэтгэлтэй байх болно гэсэн үг юм. Та засвар үйлчилгээ, шинэчлэлтийн талаар санаа зовох хэрэггүй болно, учир нь Google энэ бүхнийг таны өмнөөс хариуцдаг.

Дүгнэж хэлэхэд, Google Workspace-ийг ашиглах нь удирдлагын мэргэжилтнүүдэд хэрэглүүрийг төвлөрүүлэхээс эхлээд хамтын ажиллагааны уян хатан байдал, байнгын шинэчлэлт зэрэг олон давуу талыг өгдөг.

Google ажлын талбарын бүртгэлийн тохиргоо

Google-ийн ажлын талбарыг эзэмших эхний алхам бол бүртгэлээ тохируулах явдал юм. Эхлэхийн тулд, хэрэв танд байхгүй бол Google бүртгэл үүсгэх шаардлагатай. Үүнийг хэд хэдэн энгийн алхамаар хийж болно:

1. Google бүртгэл үүсгэх хуудас руу очно уу.

2. Өөрийн нэр, имэйл хаяг, нууц үг зэрэг шаардлагатай мэдээллийг бөглөнө үү.

3. Үйлчилгээний нөхцөл болон Нууцлалын бодлогыг хүлээн зөвшөөр.

4. Имэйл хаяг руугаа илгээсэн баталгаажуулах кодыг оруулах гэх мэт акаунтаа баталгаажуулах зааврыг дагана уу.

Бүртгэлээ тохируулсны дараа та өөрийн итгэмжлэлээр нэвтэрч Google Workspace-д хандах боломжтой. Нууц үгээ аюулгүй байлгаж, бүртгэлээ хамгаалахын тулд хүчтэй нууц үг сонгоорой.

Та бүртгэлээ тохируулсан тул Google Workspace интерфейсийг судалж, түүний төрөл бүрийн функцуудыг хэрхэн удирдах талаар сурцгаая.

Google Workspace интерфейсээр явж байна

Google Workspace интерфейс нь ойлгомжтой бөгөөд хэрэглэгчдэд ээлтэй байхаар бүтээгдсэн. Нэвтрэх үед та өөрийн апп-ууд болон сүүлийн үеийн үйл ажиллагааны тоймыг өгөх хяналтын самбарыг харах болно. Та энэ хяналтын самбарыг өөрийн хэрэгцээнд нийцүүлэн виджет нэмэх, хасах замаар өөрчлөх боломжтой.

Дээд талын навигацийн талбараас та Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Calendar, Google Meet, Google Chat, Google Tasks, Google Keep гэх мэт Google-ийн үндсэн бүх хэрэгслийг олох болно. Хүссэн хэрэгсэл рүү хандахын тулд харгалзах дүрс дээр дарна уу.

Дээд талын навигацийн самбараас гадна та бусад функц, сонголтуудад хурдан нэвтрэх боломжийг олгодог хажуугийн цэсийг олох болно. Жишээлбэл, та нэмэлт тохиргоо, гуравдагч талын интеграцчлал, гарын товчлолыг олох боломжтой.

Google Workspace интерфейсийг удирдах нь энгийн бөгөөд ойлгомжтой. Янз бүрийн онцлог, цэстэй танилцах цаг гарга, энэ нь танд туслах болно бүтээмжээ дээд зэргээр нэмэгдүүлэх.

Файлын менежментийн хувьд Google Драйвыг ойлгож, ашиглах

Google Drive нь Google-ийн ажлын талбар дахь файлуудыг удирдах хамгийн хүчирхэг хэрэгслүүдийн нэг юм. Энэ нь танд файлуудыг онлайнаар хадгалах, хуваалцах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь хаанаас ч хамаагүй хамтран ажиллах, файлдаа хандахад хялбар болгодог.

Эхлэхийн тулд та файлуудаа цэгцлэхийн тулд Google Драйвд хавтас үүсгэж болно. Жишээлбэл, та төсөл бүр эсвэл үйлчлүүлэгч бүрт хавтас үүсгэж болно. Фолдер үүсгэхийн тулд Google Драйв дахь "Шинэ" товчийг дараад "Хавтас"-ыг сонгоно уу. Фолдерт нэр өгөөд "Create" дээр дарна уу.

Фолдер үүсгэсний дараа та тэдгээрийг харгалзах хавтас руу чирж, буулгах замаар файл нэмж болно. Та мөн Google Драйв дахь "Импорт" товчийг дарж компьютерээсээ файл импортлох боломжтой.

Google Драйв нь файл хадгалахаас гадна баримт дээр бодит цаг хугацаанд хамтран ажиллах боломжийг олгодог. Жишээлбэл, та Google Docs баримт бичгийг үүсгэж, хамтран ажиллагсдаа үүн дээр ажиллахыг урьж болно. Та бүгд баримт бичгийг нэгэн зэрэг засварлаж, өөрчлөлтүүдийг шууд үзэх боломжтой. Энэ нь хамтын ажиллагааг хөнгөвчлөх бөгөөд баримт бичгийн янз бүрийн хувилбартай холбоотой будлианаас зайлсхийх болно.

Файлуудаа үр дүнтэй хадгалах, цэгцлэх, хуваалцахын тулд Google Драйвыг ашигла. Та мөн тодорхой файлуудыг хурдан олохын тулд хайлтын функцуудыг ашиглаж, таны файлд хэн хандах боломжтойг хянах боломжтой.

Google Docs, Sheets болон Slides ашиглан бодит цаг хугацаанд хамтран ажиллана уу

Google Docs, Google Sheets болон Google Slides нь Google-ийн ажлын талбар дахь бүтээмжийн чухал хэрэгсэл юм. Эдгээр нь танд бодит цаг хугацаанд баримт бичиг, хүснэгт, үзүүлэнг үүсгэх, засах, хамтран ажиллах боломжийг олгоно.

Та Google Docs документ, Google Sheets хүснэгт эсвэл Google Slides үзүүлэн үүсгэхдээ текст, зураг, хүснэгт, диаграм болон бусад зүйлийг нэмж болно. Эдгээр хэрэгслүүд нь форматлах, тохируулах талаар маш уян хатан байдлыг санал болгодог.

Google Docs, Sheets болон Slides-ийн гол давуу талуудын нэг нь бодит цаг хугацаанд хамтран ажиллах чадвар юм. Та хамт ажиллагсдаа баримт бичиг дээр ажиллахыг урьж, нэгэн зэрэг өөрчлөлт оруулах боломжтой. Энэ нь танай баг доторх зохицуулалт, харилцаа холбоог хөнгөвчилдөг.

Бодит цагийн хамтын ажиллагаанаас гадна Google Docs, Sheets болон Slides нь сэтгэгдэл бичих, засварлах зөвлөмж, шүүмж зэрэг дэвшилтэт функцуудыг санал болгодог. Эдгээр функцууд нь бусдаас санал авах, баримт бичгийн өөрчлөлтийг цаг хугацааны явцад хянах боломжийг олгодог.

Google Docs, Sheets болон Slides-ийг ашиглан баримт бичгийг үр дүнтэй үүсгэж, хамтран ажиллана уу. Эдгээр хүчирхэг хэрэглүүрээс хамгийн их ашиг хүртэхийн тулд янз бүрийн онцлог, сонголтуудыг туршиж үзээрэй.

Gmail ашиглан имэйлийн үр дүнтэй удирдлага

Gmail бол дэлхийн хамгийн алдартай, хүчирхэг имэйл үйлчилгээний нэг бөгөөд Google-ийн ажлын талбартай нэгдсэн. Захиргааны мэргэжилтний хувьд имэйлийг үр дүнтэй удирдах нь эмх цэгцтэй, бүтээмжтэй байх гол түлхүүр юм.

Gmail нь танд имэйлээ үр дүнтэй удирдахад туслах олон боломжуудыг санал болгодог. Энд Gmail-ийг хамгийн их ашиг тустай болгох хэдэн зөвлөмж байна:

1. Шошго ашиглах: Шошго нь Gmail-ийн хүчирхэг функц бөгөөд имэйлээ категори болгон цэгцлэх боломжийг олгодог. Жишээлбэл, та "Тэргүүлэх", "Боловсруулах ёстой", "Хариулт хүлээж байна" гэх мэт шошго үүсгэж болно. имэйлээ ач холбогдол эсвэл статусаар нь ангилах.

2. Шүүлтүүрийг тодорхойлох: Шүүлтүүр нь таны имэйл дээрх тодорхой үйлдлүүдийг автоматжуулах боломжийг олгодог. Жишээлбэл, та имэйлийг тодорхой илгээгчээс тодорхой шошго руу автоматаар шилжүүлэх эсвэл зарим имэйлийг чухал гэж тэмдэглэх шүүлтүүр үүсгэж болно.

3. Санал болгож буй хариултуудыг ашиглах: Gmail нь танд богино өгүүлбэр бүхий имэйлд хурдан хариу бичих боломжийг олгодог санал болгосон хариултуудыг санал болгодог. Энэ нь олон имэйлд хариулах шаардлагатай үед таны цагийг хэмнэж чадна.

4. “Reply on wait” функцийг идэвхжүүлэх: “Reply on wait” функц нь цахим шууданд хариу бичих, дараа нь илгээх хуваарь гаргах боломжийг олгоно. Энэ нь таныг зам дээр байх гэх мэт тодорхой цагт имэйлд хариу бичихийг хүссэн үед хэрэг болно.

Gmail ашиглан имэйлээ үр дүнтэй удирдахын тулд эдгээр зөвлөмжийг ашиглаарай. Шаардлагагүй имэйлийг устгах эсвэл архивлах замаар ирсэн имэйлээ тогтмол цэвэрлэхээ мартуузай.

Google Календарь ашиглан зохион байгуулалт, төлөвлөлт

Google Хуанли нь танд хуваариа удирдах, эмх цэгцтэй байх боломжийг олгодог хүчирхэг хуваарь гаргах хэрэгсэл юм. Захиргааны мэргэжилтний хувьд төлөвлөлт, уулзалт, уулзалт, даалгаврыг удирдахад зайлшгүй шаардлагатай.

Google Календар нь танд үйл явдал, сануулагч үүсгэх, тэдгээрийг өөр өөр ангилалд оруулах, бусад хүмүүстэй хуваалцах боломжийг олгоно. Google Календарийг хамгийн сайн ашиглах зарим зөвлөмжийг энд оруулав.

1. Янз бүрийн харагдац ашиглах: Google Хуанли нь өдөр бүр, долоо хоног бүр, сар бүр харах гэх мэт өөр өөр үзэл бодлыг санал болгодог. Эдгээр харагдацыг ашиглан хуваариа янз бүрийн аргаар төсөөлж, үүний дагуу төлөвлө.

2. Үйл явдалд дэлгэрэнгүй мэдээлэл нэмэх: Үйл явдал үүсгэхдээ байршил, тайлбар, оролцогчид гэх мэт дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэмнэ үү. Энэ нь бүх чухал мэдээллийг нэг дор хадгалахад тусална.

3. Хуанлигаа бусадтай хуваалцах: Та бусадтай хуанлигаа хуваалцах боломжтой бөгөөд энэ нь багийн зохицуулалт, төлөвлөлтийг илүү хялбар болгодог. Та мөн үйл явдлын урилгыг хүлээн авч, календартаа шууд нэмэх боломжтой.

4. Сануулагч ашиглах: Сануулагч нь чухал ажил эсвэл эцсийн хугацааг танд сануулах Google Календарийн ашигтай функц юм. Та имэйл, түлхэх мэдэгдэл эсвэл SMS-ээр сануулагч тохируулах боломжтой.

Google Хуанли ашиглан цагийн хуваариа цэгцэлж, ажил, товлолтоо цаг тухайд нь аваарай. Хуваариа тогтмол төлөвлөж, өөрчлөлт гарах үед хуанлигаа шинэчил.

Google Meet болон Chat-тай харилцах харилцааг хялбаршуулна уу

Захиргааны мэргэжилтнүүдийн хувьд үр дүнтэй харилцаа холбоо зайлшгүй чухал бөгөөд Google Meet болон Google Chat нь танай багийн харилцаа холбоог хялбарчлах хүчирхэг хэрэгсэл юм.

Google Meet нь танд хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчид эсвэл түншүүдтэйгээ виртуал уулзалт хийх боломжийг олгодог видео хурлын хэрэгсэл юм. Та бодит цаг хугацаанд хамтран ажиллахын тулд уулзалт үүсгэж, оролцогчдыг урих, дэлгэцээ хуваалцах боломжтой.

Google Chat бол хамт олонтойгоо бодит цаг хугацаанд харилцах боломжийг олгодог шуурхай мессежийн хэрэгсэл юм. Та чат өрөө үүсгэх, ганцаарчилсан болон бүлгийн мессеж илгээх, файл хуваалцах боломжтой.

Хүмүүстэй алсаас хамтран ажиллах шаардлагатай үед Google Meet ашиглан виртуал уулзалт зохион байгуулаарай. Хамтран ажиллагсадтайгаа хурдан бөгөөд албан бус харилцахын тулд Google Chat-г ашиглаарай.

Google Tasks болон Google Keep ашиглан бүтээмжээ сайжруулаарай

Харилцаа холбооноос гадна даалгаврын үр дүнтэй удирдлага нь захиргааны мэргэжилтнүүдийн хувьд бас нэг чухал тулгуур юм. Энд л Google Tasks болон Google Keep орж ирж, таны бүтээмжийг нэмэгдүүлэх найдвартай шийдлүүдийг санал болгодог.

Google Tasks нь танд хийх ажлын жагсаалт үүсгэх, хянах, дуусах хугацааг тохируулах, Google календарьтайгаа синк хийх боломжийг олгодог даалгаврын удирдлагын хэрэгсэл юм.

Энэ нь нарийн төвөгтэй төслүүдийг удирдах, өдөр тутмын ажлуудыг бүртгэх, эцсийн хугацааг хэзээ ч алдахгүй байх зэрэгт маш сайн. Нөгөөтэйгүүр, Google Keep нь тэмдэглэл хөтлөх хэрэгсэл бөгөөд танд хурдан санаа авах, хийх ажлын жагсаалт үүсгэх, бусадтай тэмдэглэл хуваалцах боломжийг олгодог.

Энэ нь таны бодлыг цэгцлэх, чухал мэдээллийг бүртгэх, багтайгаа санаан дээр хамтран ажиллахад төгс төгөлдөр юм. Даалгаврын менежментэд зориулсан Google Tasks болон тэмдэглэл хөтлөх Google Keep-г хослуулснаар та бүтээмжээ дээд зэргээр нэмэгдүүлж, өдөр тутмын удирдлагын ажилдаа эмх цэгцтэй байх боломжтой.