Имэйлийн үр дүнтэй менежментийн чухал ач холбогдол
Өнөөгийн бизнесийн ертөнцөд цахим шуудан нь харилцааны үндсэн хэрэгслийн нэг болжээ. Өдөр бүр маш чухал мэдээлэл, шинэчлэлт, хүсэлт гэх мэт олон тэрбум цахим шуудан солилцдог. Энэхүү байнгын урсгалд имэйлийг үр дүнтэй удирдах нь хүсүүштэй ур чадвар төдийгүй зайлшгүй чухал юм.
Юуны өмнө, сайн зохион байгуулалттай ирсэн имэйл хайрцаг нь цагийг хэмнэдэг. Тодорхой и-мэйл хайхад үнэ цэнэтэй хэдэн минут, бүр хэдэн цаг зарцуулахын оронд та хэрэгтэй зүйлдээ хурдан хандах боломжтой. Энэ нь зөвхөн ажлын бүтээмжийг дээшлүүлэхээс гадна эмх замбараагүй ирсэн имэйл хайрцагны стрессийг бууруулдаг.
Нэмж дурдахад, имэйлээ үр дүнтэй удирдах нь алдаа, орхигдох эрсдлийг бууруулдаг. И-мэйл хайхрамжгүй хандсан эсвэл үерт алдсаны улмаас боломжоо алдсан тухай бид хэдэн удаа сонссон бэ? Зохих ёсоор ангилж, бөглөж, хариу өгснөөр та ямар ч зүйлийг алдахгүй байх болно.
Нэмж дурдахад, цахим шуудангийн зөв менежмент нь таны мэргэжлийн ур чадварыг бэхжүүлдэг. Имэйлд хурдан бөгөөд зохих ёсоор хариулах нь таныг зохион байгуулалттай, анхааралтай, бусад хүмүүсийн харилцаанд хүндэтгэлтэй ханддаг болохыг харуулж байна.
Эцэст нь, өгөгдлийн аюулгүй байдал хамгийн чухал байдаг эрин үед имэйлийн үр дүнтэй менежмент нь сэжигтэй имэйлийг илрүүлж, зөв зохицуулах замаар болзошгүй аюулаас хамгаалахад тусалдаг.
Дүгнэж хэлэхэд, цахим шуудангийн менежментийг эзэмших нь өнөөгийн мэргэжлийн ертөнцөд амжилтанд хүрэх чухал ур чадвар юм.
Ирсэн имэйлээ орчин үеийн хэрэгслээр оновчтой болго
Өдөр бүр хүлээн авсан имэйлийн хэмжээ тогтмол нэмэгдэж байгаа тул эдгээр мессежийг ангилах, удирдах арга хэрэгсэл, арга хэрэгсэлтэй байх нь зайлшгүй юм. Аз болоход, Gmail гэх мэт орчин үеийн цахим шуудангийн платформууд нь хэрэглэгчдэд ирсэн имэйлээ оновчтой болгоход туслах олон хэрэгслийг санал болгодог.
Хамгийн хүчирхэг хэрэгслүүдийн нэг бол шүүлтүүрийн систем юм. Захиалгат шүүлтүүр үүсгэснээр та ирж буй имэйлийг тодорхой хавтсанд автоматаар ангилах, уншсан гэж тэмдэглэх эсвэл бүр устгах боломжтой. Жишээлбэл, хэрэв та тодорхой компаниас тогтмол мэдээллийн товхимол хүлээн авдаг бол шүүлтүүр үүсгэснээр тэдгээр имэйлүүд автоматаар "Мэдээний товхимол" хавтас руу зөөгдөж, ирсэн мэйлийг бөглөхгүйгээр хүссэн үедээ унших боломжтой болно.
Харин дүрмүүд нь тодорхой шалгуур дээр үндэслэн тодорхой үйлдлүүдийг тодорхойлоход ашиглаж болно. Жишээлбэл, та "нэхэмжлэх" гэсэн үгийг агуулсан бүх имэйлийг тодруулж, чухал төлбөр тооцоогоо хэзээ ч алдахгүй байх дүрмийг тогтоож болно.
Имэйл удирдлагын өөр нэг чухал тал бол чухал имэйлийг ач холбогдол багатай имэйлээс ялгах чадвар юм. Өнөөдрийн хэрэглүүрүүд нь зарим имэйлийг "онцлох" эсвэл "тэргүүлэх" боломжтой болгож, тэдгээр нь таны ирсэн имэйл хайрцагт тодрох болно.
Эдгээр хэрэгслүүдийг бүрэн хүчин чадлаараа ашигласнаар эмх замбараагүй ирсэн имэйл хайрцгийг цахим шуудан бүр өөрийн гэсэн байр суурьтай зохион байгуулалттай ажлын талбар болгон хувиргаж, илүү үр дүнтэй, зорилготой ажиллах боломжийг олгоно.
Бизнесийн бүтээмжид имэйлийн удирдлагын үзүүлэх нөлөө
Бидний имэйлийг хэрхэн удирдах нь бидний ажлын үр ашигт шууд нөлөөлдөг. Эмх замбараагүй ирсэн имэйл хайрцаг нь хурдан стрессийн эх үүсвэр болж, бидний анхаарлыг сарниулж, илүү чухал ажлуудад анхаарлаа төвлөрүүлэхэд саад болдог. Үүний эсрэгээр, үр дүнтэй имэйлийн менежмент нь бидний ажлын бүтээмж, сайн сайхан байдлыг ихээхэн сайжруулдаг.
Нэгдүгээрт, сайн зохион байгуулалттай ирсэн имэйл хайрцаг нь имэйлийг илүү хурдан боловсруулах боломжийг бидэнд олгодог. Тодорхой имэйлийг хаанаас олохоо мэдэж авснаар бид хайхад бага цаг зарцуулж, илүү үр дүнтэй хариу өгөх боломжтой. Нэмж дурдахад, ирсэн имэйл хайрцагны эмх замбараагүй байдлаас зайлсхийснээр бид чухал имэйл эсвэл чухал эцсийн хугацааг алдах эрсдэлийг бууруулдаг.
Дараа нь имэйлээ тогтмол ангилж, хамааралгүй болсон имэйлүүдийг устгаснаар бид оюун санааны орон зайг чөлөөлдөг. Энэ нь бидэнд мэдэгдэл эсвэл имэйлээ шалгах уруу таталтанд байнга сатааралгүйгээр илүү чухал ажлуудад анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгодог.
Эцэст нь, цахим шуудангийн сайн менежмент нь бидний мэргэжлийн ур чадварыг бэхжүүлдэг. Шуурхай, зохион байгуулалттай хариу арга хэмжээ авснаар бид хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчид, түншүүддээ найдвартай, үүрэг хариуцлагаа биелүүлдэг гэдгээ харуулж байна.
Дүгнэж хэлэхэд, үр дүнтэй имэйлийн удирдлага нь зөвхөн зохион байгуулалтын асуудал биш, энэ нь бидний ажлын бүтээмж, үр ашгийг нэмэгдүүлэхэд зайлшгүй шаардлагатай элемент юм. Одооноос сайн зуршилтай болох нь бидний карьер, мэргэжлийн сайн сайхан байдалд удаан хугацааны эерэг нөлөө үзүүлэх болно.
