ਜੀਮੇਲ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਨਾਲ ਆਪਣੇ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਓ
ਤੁਹਾਡੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਚਿੱਤਰ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਗੁਣਵੱਤਾ. ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ Gmail ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੇ ਸਹਿਯੋਗੀਆਂ ਅਤੇ ਭਾਈਵਾਲਾਂ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਐਕਸਚੇਂਜ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨ ਲਈ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਹਨ।
ਲਾਭ ਲੈਣ ਲਈ ਪਹਿਲੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਸੁਝਾਇਆ ਗਿਆ ਜਵਾਬ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਐਕਸਚੇਂਜ ਦੇ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਪੂਰਵ-ਲਿਖਤ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਕੇ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਵਾਰਤਾਕਾਰਾਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਅਤੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਜਵਾਬਦੇਹੀ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰਤਾ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਫਿਰ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਹੋਰ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸੁਨੇਹਾ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਬੋਲਡ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਬਿੰਦੂ, ਇਟਾਲੀਕਾਈਜ਼ ਕੋਟਸ, ਅਤੇ ਕੀਵਰਡਸ ਨੂੰ ਰੇਖਾਂਕਿਤ ਕਰੋ। ਇਹ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈ-ਮੇਲਾਂ ਦੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਤੱਤਾਂ ਨੂੰ ਉਜਾਗਰ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦੇਵੇਗੀ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਲਈ ਪੜ੍ਹਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਵੇਗੀ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਨਿੱਜੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਦਸਤਖਤ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦਾ ਫਾਇਦਾ ਉਠਾਓ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਚਾਰਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਪਰਕ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵਿਆਂ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਲੋਗੋ ਤੁਹਾਡੇ ਵਾਰਤਾਕਾਰਾਂ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਚਿੱਤਰ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰੇਗਾ।
ਇੱਕ ਨਿਰਦੋਸ਼ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਚਿੱਤਰ ਲਈ ਆਪਣੇ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕਰੋ
ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਚਿੱਤਰ ਨੂੰ ਵਿਅਕਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਐਕਸਚੇਂਜ ਦੇ ਸਖ਼ਤ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੰਗਠਿਤ ਇਨਬਾਕਸ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ Gmail ਉਹਨਾਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਅਤੇ ਸੰਗਠਿਤ ਇਨਬਾਕਸ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਪਹਿਲਾਂ, ਆਪਣੀ ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਫਿਲਟਰ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਫਿਲਟਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਭੇਜਣ ਵਾਲੇ, ਸਮਗਰੀ ਜਾਂ ਵਿਸ਼ੇ ਦੁਆਰਾ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕ੍ਰਮਬੱਧ ਕਰਨ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਢੁਕਵੇਂ ਨਿਯਮ ਬਣਾ ਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਖਾਸ ਫੋਲਡਰਾਂ 'ਤੇ ਰੀਡਾਇਰੈਕਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹੇ ਜਾਂ ਪੁਰਾਲੇਖ ਵਜੋਂ ਮਾਰਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਵੱਡੀ ਗਿਣਤੀ ਵਿੱਚ ਗੈਰ-ਪ੍ਰਾਥਮਿਕ ਈਮੇਲਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ।
ਫਿਰ ਖਾਸ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਲੱਭਣ ਲਈ Gmail ਦੀ ਉੱਨਤ ਖੋਜ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਲਈ ਸੁਤੰਤਰ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰੋ। ਖੋਜ ਓਪਰੇਟਰਾਂ ਵਿੱਚ ਮੁਹਾਰਤ ਹਾਸਲ ਕਰਕੇ ਅਤੇ ਫਿਲਟਰਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਲੱਭ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬੇਨਤੀ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਜਾਂ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਖੋਦਣ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚਾਏਗਾ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਧੇਰੇ ਜਵਾਬਦੇਹ ਅਤੇ ਕੁਸ਼ਲ ਬਣਨ ਦੇਵੇਗਾ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਅਤੇ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਈਮੇਲ ਨਹੀਂ ਗੁਆਉਂਦੇ। ਤਰਜੀਹੀ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਲਈ ਅਲਰਟ ਸਥਾਪਤ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਤੁਰੰਤ ਬੇਨਤੀਆਂ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਵੋਗੇ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਅਤੇ ਸਹਿਭਾਗੀਆਂ ਨੂੰ ਦਿਖਾ ਸਕੋਗੇ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਭਰੋਸੇਮੰਦ ਅਤੇ ਸੰਗਠਿਤ ਵਿਅਕਤੀ ਹੋ।
ਆਪਣੀ ਭਰੋਸੇਯੋਗਤਾ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰਨ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਚਾਰ ਅਪਣਾਓ
ਕੰਮ 'ਤੇ Gmail ਰਾਹੀਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਅਤੇ ਸਹਿਭਾਗੀਆਂ ਨਾਲ ਜਿਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸੰਚਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਉਸ ਦਾ ਤੁਹਾਡੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਚਿੱਤਰ 'ਤੇ ਸਿੱਧਾ ਅਸਰ ਪੈਂਦਾ ਹੈ। ਇੱਥੇ ਲਈ ਕੁਝ ਸੁਝਾਅ ਹਨ ਆਪਣੇ ਸੰਚਾਰ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਭਰੋਸੇਯੋਗਤਾ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰੋ।
ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਲਿਖਣ ਵੱਲ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਧਿਆਨ ਦਿਓ। ਸ਼ਬਦ-ਜੋੜ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਅਤੇ ਵਾਕਾਂਸ਼ ਦੇ ਅਸਪਸ਼ਟ ਮੋੜਾਂ ਤੋਂ ਪਰਹੇਜ਼ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਆਪਣੇ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਕੱਢੋ। ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ, ਸ਼ਿਸ਼ਟ ਟੋਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਨਿੱਜੀ ਸੰਪਰਕ ਜੋੜ ਕੇ ਆਪਣੇ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਨਿੱਜੀ ਬਣਾਉਣਾ ਨਾ ਭੁੱਲੋ। ਇਹ ਧੰਨਵਾਦ ਦਾ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਸ਼ਬਦ ਜਾਂ ਉਤਸ਼ਾਹ ਦਾ ਵਾਕੰਸ਼ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਧਿਆਨ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਵਾਰਤਾਕਾਰਾਂ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਉਮੀਦਾਂ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਦਿੰਦੇ ਹੋ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ ਵਾਲੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ। ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਜਵਾਬ ਤੁਹਾਡੀ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਅਤੇ ਗੰਭੀਰਤਾ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣ ਲਈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣ ਲਈ Gmail ਦੇ ਟੂਲਸ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸਵੈ-ਜਵਾਬ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਵੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇਹਨਾਂ ਸੁਝਾਵਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਅਤੇ ਭਾਈਵਾਲਾਂ ਨੂੰ ਦਿਖਾਓਗੇ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਗੰਭੀਰ ਅਤੇ ਭਰੋਸੇਮੰਦ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਹੋ, ਅਤੇ ਇਹ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਅੰਦਰ ਤੁਹਾਡੀ ਛਵੀ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ।
