Эцэсгүй болсон мессеж нь ажлын бичих чухал ажил юм. Гэхдээ олон шалтгааны улмаас тэдгээрийг үл тоомсорлож болно. Энэ нь тэдний бичсэн агуулга, заримдаа үзүүлж болох нөлөөллийг тооцдоггүйтэй холбоотой гэж тайлбарладаг.
Үнэн хэрэгтээ байхгүй гэсэн мессеж нь автомат мессеж юм. Тодорхой хугацааны дотор эсвэл тодорхой хугацаанд хүлээн авсан аливаа мессежийн хариуд илгээсэн болно. Заримдаа амралт чөлөөт цагаа өнгөрөөх хүрээнд зурвас бэлтгэдэг. Та өөр газар оюун санаагаа аль хэдийнээ эзэмшсэн байж магадгүй энэ үе бол зурвас бичих хамгийн тохиромжтой үе биш байж магадгүй юм.
Автоматаар байхгүй гэсэн мессежийг тохируулах нь юу вэ?
Ажлын зурвас байхгүй байх нь олон талаараа чухал юм. Энэ нь таны байхгүй байгаа тухай бүх ажилчдад мэдэгдэхэд ашиглагддаг. Энэ нь таныг эргэж ирэхийг хүлээж байхад үйл ажиллагаагаа үргэлжлүүлэх боломжийг олгодог мэдээллээр хангах зорилготой юм. Энэ мэдээлэл нь ихэвчлэн таны эдгэрсэн огноо, тантай холбоо барих яаралтай холбоо барих холбоо барих хаяг эсвэл яаралтай тусламжийн үед холбоо барих хамтрагчийн холбоо барих мэдээлэл юм. Энэ бүхнийг харгалзан үзвэл эзгүй байх тухай мессеж нь аливаа мэргэжлийн хүний хувьд харилцааны чухал үйлдэл болдог.
Ямар алдаанаас зайлсхийх ёстой вэ?
Ирээгүй тухай мессежийн ач холбогдлыг харгалзан ярилцагчаа цочирдуулахгүй, үл хүндэтгэхийн тулд хэд хэдэн параметрүүдийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Хүндэтгэлгүй байснаас хэт хүндэтгэлтэй сонсох нь дээр. Тиймээс та OUPS, pff гэх мэт илэрхийллийг ашиглаж чадахгүй. Та бүх оролцогч талуудын профайлыг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Тиймээс дээд албан тушаалтнууд, үйлчлүүлэгчид, ханган нийлүүлэгчид, тэр ч байтугай төрийн байгууллагууд танд мессеж бичиж байх үед хамт ажиллагсадтайгаа ярьж байгаа юм шиг бичихээс зайлсхий.
Ийм эвгүй байдлаас зайлсхийхийн тулд Outlook нь компанийн дотоод захидал, гаднах имэйлд зориулсан өөр мессеж байхгүй байх боломжтой. Ямар ч тохиолдолд сайн зохион байгуулалттай байхгүй гэсэн мессеж гаргахын тулд та бүх профайлыг анхаарч үзэх хэрэгтэй болно.
Нэмж дурдахад мэдээлэл нь хэрэгтэй, нарийн байх ёстой. Энэ мэдээллийг хүлээн авсан хүн энэ "маргааш" -ын огноог мэдэх боломжгүй гэдгийг мэдэж байгаа тул "Би маргаашнаас байхгүй болно" гэх мэт хоёрдмол утгатай мессежээс зайлсхий.
Эцэст нь танил, энгийн аялгуу ашиглахаас зайлсхий. Үнэн хэрэгтээ амралтаараа баяр хөөртэй байх нь таныг хэт танил аялгуу ашиглахад хүргэж болзошгүй юм. Эцсээ хүртэл мэргэжлийн түвшинд байхаа мартуузай. Хамтран ажиллагсадтайгаа ийм зүйл тохиолдож болох боловч ялангуяа ажлын баримт бичгийн хүрээнд тийм биш юм.
Ямар төрлийн байхгүй тухай мессежийг сонгох вэ?
Эдгээр бүх бэрхшээлээс зайлсхийхийн тулд ердийн хэв маягийг сонгох хэрэгтэй. Үүнд таны овог нэр, хүлээн авсан мессежийг хэзээ боловсруулах боломжтой тухай мэдээлэл, онцгой байдлын үед холбоо барих хүмүүс орно.
